Das Corona-Virus hat viele Unternehmen dazu gezwungen, über Nacht auf Home-Office umzustellen. Während einige Firmen davon zunächst auf dem falschen Fuß erwischt wurden, ist das Arbeiten von zuhause beim digitalen Vorreiter nexible (www.nexible.de) schon lange gelebte Praxis. Der Anbieter von Online-Kfz-Versicherungen beschäftigt sich intensiv mit den Arbeitstrends der Zukunft und ist davon überzeugt, dass Home-Office auf breiter Basis auch nach Corona als Dauerlösung taugt. Betriebe senken ihre Kosten und Mitarbeiter werden flexibler – ein Deal, der sich für beide Seiten lohnt.

Obwohl Home-Office bereits vor der Corona-Krise im Trend lag, hatten viele Firmenchefs Vorbehalte. Die Angestellten seien dann nicht mehr greifbar und Kontrolle kaum möglich, so zwei häufige Argumente. Zum Teil sahen Vorgesetzte darin gar den Versuch findiger Angestellter, zusätzliche freie Tage zu ergattern. Eine Sichtweise, die nexible-CEO John-Paul Pieper nicht nachvollziehen kann: „Wir befassen uns nicht nur mit der digitalen Versicherung der Zukunft, sondern organisieren uns auch modern. Agiles Arbeiten und Home-Office sind von Anfang an feste Bestandteile unserer Unternehmenskultur“, erklärt der Chef des 2017 gegründeten InsurTech mit Sitz in Düsseldorf.

Erfolgreicher Praxistest in der Corona-Krise

Während nexible in Corona-Zeiten also weiterarbeiten konnte wie bisher, standen andere Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Organisation von heute auf morgen umkrempeln zu müssen. Aufgrund der Erfahrungen in den vom Corona-Virus geprägten Wochen könnten jetzt zahlreiche Firmen langfristig umdenken. „Viele Unternehmensverantwortliche, die vor Corona skeptisch waren, haben krisenbedingt gesehen, dass Home-Office in der Praxis gut funktionieren kann und für beide Seiten attraktiv ist, wenn die Rahmenbedingungen für alle festgelegt wurden und die Infrastruktur gegeben ist“, so Pieper. Der Zukunftsforscher Matthias Horx vertritt die These, dass wir uns gerade im fließenden Übergang zu einer neuen Lebensrealität befinden, in der Home-Office für viele selbstverständlich sein wird.

Effizientere Meetings, sinkende Kosten

Aus Unternehmersicht bietet gut organisiertes Home-Office jede Menge Einsparungspotenzial. Arbeiten Teams vermehrt von zuhause, ermöglicht das den Unternehmen Fixkosten zu sparen, indem etwa weniger Büroplätze notwendig sind. Außerdem haben sich in den vergangenen Wochen Videokonferenzen nahezu überall etabliert und bewährt. „Moderne Tools können teure und oft zeitraubende Geschäftsreisen zumindest größtenteils ersetzen – wie wir in den letzten Wochen zusätzlich gelernt haben“, ist Pieper überzeugt, der auch eine Lanze für interne Online-Meetings bricht: „Wir haben bereits in der Vergangenheit die Erfahrung gemacht, dass gut organisierte Video-Calls häufig disziplinierter ablaufen und produktiver sind, als stundenlange persönliche Meetings im Besprechungsraum“, berichtet Pieper.

Flexible und eigenverantwortliche Mitarbeiter

Was die Mitarbeiter betrifft, setzt funktionierende Heimarbeit ein hohes Maß an Eigenverantwortung voraus. Der bei nexible gelebte Ansatz für das Arbeiten in kleineren Gruppen fördert diese. „Unsere Teammitglieder haben großen Handlungsspielraum und können die Produktentwicklung aktiv gestalten, ohne dass Ergebnisse schon im Vorfeld feststehen. Dadurch entsteht beispielsweise ein viel stärkeres Bewusstsein für Ausgaben und den daraus resultierenden Outcome“, erzählt Pieper. Die größten Vorteile des Home-Office für Arbeitnehmer sind, dass sie sich den täglichen Weg zur Arbeit und wieder nach Hause ersparen und flexibler in ihrer Zeiteinteilung sind, etwa um Beruf und Familie miteinander vereinbaren zu können.

Wie das zu Hause klappt und man im Home-Office damit richtig umgeht, haben viele in den vergangenen Wochen gelernt. Für immer mehr Jobsuchende ist das Fehlen einer attraktiven Home-Office Regelung ein Knock-out-Kriterium. Im Umkehrschluss heißt das: Will ein Unternehmen bei potenziellen Bewerbern punkten und die besten Mitarbeiter für sich gewinnen, sollte es flexible Arbeitszeiten anbieten und die regelmäßige Tätigkeit zuhause fördern.

Klare Regeln gefragt

Bei allen Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeiter ist dauerhaftes Home-Office kein Selbstläufer. Um zuhause effizient arbeiten zu können, müssen neben der richtigen persönlichen Einstellung auch ein unternehmensweit gleiches Verständnis von Home-Office sowie die technischen Voraussetzungen gegeben sein. Dazu zählt, dass alle Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf benötigte Dokumente und Dateien haben und es ein klar definiertes Set an Tools gibt, mit denen kommuniziert wird – samt Regeln, wann sie eingesetzt werden. „Festzulegen, in welchen Fällen wir E-Mails schreiben, ein Chat-Tool nutzen oder telefonieren, hat uns geholfen, effizienter zu kommunizieren, ohne das Zwischenmenschliche zu vernachlässigen. Das muss aber jedes Unternehmen für sich selbst ausarbeiten“, sagt Pieper.

Eine Herausforderung beim Home-Office besteht zudem darin, dass die Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem in den eigenen vier Wänden viel leichter verschwimmen können. „Deshalb braucht es neben Eigenverantwortung und Flexibilität aller eben vor allem klare Kommunikationsregeln im Home-Office“, macht Pieper deutlich. So sollte stets klar sein, wer noch arbeitet und wer bereits Feierabend macht, nicht zuletzt um dem Gefühl der ständigen Erreich- und Verfügbarkeit entgegenzuwirken. Unternehmen müssen jedenfalls nicht befürchten, dass die Arbeit im Home-Office plötzlich ruht – denn es zeigt sich, dass zu Hause tatsächlich meist sogar länger gearbeitet wird als im Büro.