Anbieter-Check: Elektronische Fahrtenbücher

Autor: Dr. Ute Burghardi
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Das Führen eines Fahrtenbuches, auch eines elektronischen, bedeutet einen gewissen Grad an Disziplin. Je weniger Sie also pro Fahrt tun müssen, desto einfacher wird es sein, die vorgegebenen Anforderungen zu erfüllen. Wir stellen acht wichtige Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern im Überblick vor.

Ein Fahrtenbuch dient in der Regel dazu, private und geschäftliche bzw. dienstliche Fahrten voneinander getrennt aufzuführen und nachzuweisen. Das Führen eines Fahrtenbuches kann unter bestimmten Umständen richterlich angeordnet werden, in den allermeisten Fällen aber hat das Führen eines Fahrtenbuches steuerliche Gründe. Jeder der einen Dienstwagen auch privat nutzt unterliegt in Deutschland der 1%-Pauschalversteuerung. D.h. pro Monat müssen 1% des Brutto-Listen-Neupreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil privat versteuert werden. Hinzu kommt dann noch die Pauschale für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte. Ob sich das Führen eines Fahrtenbuchs lohnt lässt sich bei verschiedenen Anbietern über Vergleichsrechner bzw. Ersparnisrechner ermitteln. Als grober Orientierungswert gilt, je höher der Neuwagenlistenpreis und je weniger oft der Dienstwagen privat genutzt wird, desto höher ist die Ersparnis.

Was verlangt das Finanzamt

Ein Fahrtenbuch wird grundsätzlich für ein komplettes Kalenderjahr geführt. Es muss mindestens Angaben über Datum, Beginn und Ende der Fahrt und Kilometerstand zu Beginn und Ende, gefahrene Kilometer, jeder einzelnen geschäftlichen Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner enhalten. Eventuelle Umwege sind ebenfalls aufzuzeichnen. Für private Fahrten und die Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte genügen das Datum und die Kilometerangaben. Alle Fahrten müssen zeitnah erfasst und ggfs. vervollständigt werden, d.h. innerhalb einer 7-Tages-Frist. Geschieht dies nicht, wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt.

Werden elektronische Aufzeichnungen ausgedruckt, müssen nachträgliche Veränderungen der Aufzeichnungen technisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden. Für etwaige Steuerprüfungen müssen sämtliche Daten, d.h. nicht nur die Ausdrucke, sondern auch die Stammdatenbanken mit den Fahrtaufzeichnungen für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die einzelnen Finanzämter behalten sich vor, über die Anerkennung eines Fahrtenbuchs in jedem Einzelfall zu entscheiden. Wobei dies sowohl für handgeschriebene als auch für elektronisch erstellte Fahrtenbücher gilt. Vor der Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuches sollten Sie auf jeden Fall mit dem Sachbearbeiter Ihres Finanzamtes oder aber zumindest mit Ihrem Steuerberater Kontakt aufnehmen und sich erkundigen, ob das gewählte Fahrtenbuch auch tatsächlich anerkannt wird.

Arten von elektronischen Fahrtenbüchern und typische Funktionen

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten elektronische Fahrtenbücher zu führen. Sowohl für Apple Liebhaber als auch für Android Phone Nutzer gibt es Apps in den entsprechenden Portalen, die entweder nur für die Smartphone Nutzung konzipiert sind oder die Schnittstellen zu Desktop-Software oder Cloud-Software umfassen. Außerdem gibt es Lösungen, die die OBD-Schnittstelle des Fahrzeuges nutzen und ein Smartphone mit entsprechender App benötigen oder auch fest verbaute Hardwarelösungen mit Speicherkarten, deren Inhalt dann entsprechend in den PC überspielt wird und dann am PC weiter bearbeitet wird.

Zu den typischen Funktionen der hier aufgeführten Software gehören:

  • Kategorisierung der Fahrten (privat, geschäftl. usw.)
  • Export bzw. Druck des Fahrtenbuchs monatsweise, komplettes Jahr
  • manipulationssichere PDF-Erstellung
  • Dokumentierung des Änderungsverlaufs von Fahrten

Worauf ist insbesondere zu achten?

Das Führen eines Fahrtenbuches, auch eines elektronischen, bedeutet einen gewissen Grad an Disziplin. Je weniger Sie also pro Fahrt tun müssen, desto einfacher wird es sein, die vorgegebenen Anforderungen zu erfüllen.

Achten Sie bei der Auswahl eines Fahrtenbuchs also vor allem auf:

  • vorhandene Eingabehilfen (z.B. Autovervollständigung, Auswahl aus Kontakten, Sprachsteuerung ...)
  • die Navigationsstruktur
  • den Akkuverbrauch der App (muss eine App ständig aktiv sein?)
  • App sowohl für Android und iOS vorhanden
  • generieren sich die Fahrtdaten automatisch
  • Importoption für Kontaktdaten
  • Datensicherung
  • Finanzamtskonformität

In Kooperation mit SoftGuide, dem Softwareführer im Internet, präsentieren wir im Folgenden acht wichtige Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern:

EURO-FAHRTENBUCH

Das Euro-Fahrtenbuch erfüllt die aktuellen Vorgaben der deutschen Finanzämter, kann aber auch in anderen Ländern eingesetzt werden. Die vom Finanzamt geforderten Daten werden erfasst und die Software umfasst eine Buchungshistorie und ein Änderungsprotokoll. Die Ausgabe erfolgt in einem übersichtlichen PDF-Berichtsformat. Es besteht die Möglichkeit des Datenexports in die Formate .csv,.xls,.txt (z.B. bei einer Betriebsprüfung). Das Euro-Fahrtenbuch ist in drei unterschiedlichen Versionen erhältlich. Es stehen zwei Versionen (Standard und Pro) mit manueller Datenerfassung oder Datenübernahme vom Smartphone (iPhone oder Android) und einer GPS Version mit automatischer Aufzeichnung und im Fahrzeug fest installiertem Datenlogger mit SD-Speicherkarte zur Verfügung. Der Anschluss erfolgt hierbei nicht über einen OBD-Stecker. Eine Einbauanleitung für den GPS-Datenlogger wird mitgeliefert. Der Einbau durch eine Fachwerkstatt wird empfohlen.


Highlights

  • Verwaltung von beliebig vielen Fahrzeugen und Fahrern
  • Software “lernt” automatisch Orte und Routen
  • Fahrtzwecke können bestimmten Zielorten zugeordnet werden
  • Wizard zum Anlegen von Fahrzeugen und Fahrern
  • Schnittstellen zu "Fahrtenbuch iPhone Edition" und "Android Fahrtenbuch"
  • Datenexport in verschiedenen Formaten
  • Integrierte Funktion zur Datensicherung
  • Übersichtlicher Bericht inkl. PDF-Erzeugung
  • Datenübergabe an Reisekostensoftware
  • ab Pro Version ist die Zuordnung von Fahrten zu unterschiedlichen Projekten oder Gewerben möglich
  • auch als elektronisches Fahrtenbuch mit GPS-Datenlogger erhältlich
  • Fahrten können zur Kontrolle auf Straßenkarten nachvollzogen werden (GPS Version)
  • kostenlose Updates bis zum Ende des Kalenderjahres der Version

Plattform: Windows 32- und 64-bit
Testmöglichkeit / Demo: ja
OBD-Stecker: nein
GPS-Unterstützung: ja (Datenlogger Task Log 100)
wird in der Regel vom Finanzamt akzeptiert: ja
Preis: ab 34,95 € bzw. 54,95 €, GPS Version ab 129,95 €


INTEX FAHRTENBUCH

Das INtex Fahrtenbuch gibt es zwei Programmvarianten, als klassische Desktop Software für Einzelbenutzer von MacOS und Windows Computern und das als mobile, cloudbasierte Lösung. Es ist eine rechtssichere Fahrtenbuch-Software, mit der Sie je nach Softwareversion einoder mehrere bis beliebig viele Fahrtenbücher führen können. Eine App-Anbindung an iPhone und iPod touch erlaubt die mobile Datenerfassung, es gibt hierfür verschiedene passende Smartphone-Apps, darunter Fahrtenbuch myLogbook, Drivers, DriversLogPro und die Fahrtenbuch App von Meyer Solutions. Auch ein Client für Google Android steht zur Verfügung.


Highlights

  • Hinterlegte PLZ und Orte Tabelle D, A, CH
  • GPS Standortfeststellung
  • Schätzung von Entfernung und Fahrtzeit
  • frei definierbare Standard-Fahrten und Standard-Adressen
  • Autofill für Fahrtgründe
  • Führung mehrerer Fahrtenbücher parallel möglich
  • integrierte Kostenerfassung mit Auswertung und Summierung nach Kostenarten
  • Terminverwaltung
  • Druck des vom Finanzamt vorgeschriebenen Fahrtenbuchs ganzjährig und monatsweise
  • Export aller Daten z.B. nach Excel
  • Analyseoptionen
  • Tankbuch

Plattform: MacOS 10.11 El Capitan, 10.12 Sierra, 10.13 High Sierra und 10.14 Mojave, Windows 7, 8, 8.1 sowie Windows 10 64 Bit-Software
Testmöglichkeit / Demo: ja
OBD-Stecker: nein
GPS-Unterstützung: ja
wird in der Regel vom Finanzamt akzeptiert: ja
Preis: ab 49 € (Ein Fahrtenbuch /Desktop) oder 2 € / Monat für 1 Jahr Webversion bzw. 1,66 € / Monat für 3 Jahre


KFZ FAHRTENBUCH

Das KFZ Fahrtenbuch ist einfach zu bedienen und umfasst einen rechtssicheren Finanzamts Modus. Sie starten die App und fahren los. Die Fahrten werden automatisch per GPS erfasst. Es gibt eine sichere Cloud-Synchronisation der Fahrten zwischen der KFZ Fahrtenbuch App und dem KFZ Fahrtenbuch Online. Eine Standorterkennung ist enthalten, so dass mittels GPS Ortung Start- und Zieladresse automatisch vorgeschlagen werden. Ist eine Fahrt nicht vollständig erfasst oder es fehlt der Zweck, erhalten Sie eine Erinnerung. Orte, Adressen und Zweck der Fahrt können bequem über die Google oder Siri Spracherkennung eingeben werden. Besteht zwischen zwei Fahrten eine Lücke im KM-Stand, wird daraus automatisch eine editierbare Leerfahrt angelegt.


Highlights

  • Automatische Fahrterfassung per GPS
  • CloudSync
  • Intelligenter Verlauf
  • Standorterkennung
  • Adressvervollständigung
  • Rechtssicherer Finanzamt Modus
  • Spracherkennung
  • Statistiken
  • PDF-Berichte für das Finanzamt
  • mehrere Fahrzeuge können verwaltet werden
  • Intelligenter Kilometerstand
  • Liveansicht Ihrer Fahrtenaufzeichnung
  • Adressverwaltung
  • Automatische Distanzermittlung
  • Vorlagen für Fahrten
  • Fahrtkategorien
  • CSV-Excel Export

Plattform: Kostenlose App für iPhone und Android. Online Version für Windows, Mac und Linux
Testmöglichkeit / Demo: 7 Tage gratis testen
OBD-Stecker: nein
GPS-Unterstützung: über Smartphone
wird in der Regel vom Finanzamt akzeptiert: ja
Preis:
4,99 € pro Monat


LEXWARE FAHRTENBUCH

Das Lexware Fahrtenbuch kombiniert einen OBD-Stecker mit integrierter SIM-Karte und GPS Tracker mit einer einfach zu bedienenden App. Nach der Installation des Steckers werden alle Fahrten automatisch aufgezeichnet und nach Beendigung der Fahrt automatisch an die Fahrtenbuch-App übermittelt. Der OBD-Stecker mit integrierter SIM-Karte erfüllt alle technischen Sicherheitsstandards und besitzt das geforderte E-Zertifikat vom Kraftfahrtbundesamt. Nur sehr wenige Kfz-Modelle benötigen eine besondere Konfiguration des Fahrtenbuchsteckers (zum Beispiel die Modelle VW Tiguan ab Baujahr 2016 oder BMW-Modelle ab dem Baujahr 2014 mit der Sonderausstattung SA302). Das Lexware Fahrtenbuch erfüllt alle Anforderungen der deutschen Finanzbehörden, wird von Steuerexperten empfohlen und ist zusätzlich KPMG-testiert. Die Fahrtenübersicht ähnelt einem E-Mail-Posteingang. Sobald eine neue Fahrt abgeschlossen wurde, erscheint diese in der Übersicht. Die Software bzw. App kann über Smartphone, Computer oder Tablet aufgerufen und bedient werden.


Highlights

  • Fahrten erscheinen automatisch
  • per Klick Kategorisierung in Betriebsfahrt, Arbeitsweg, Privat- oder Mischfahrt vornehmen
  • zoombare Karte zeigt Anfangs- und Endpunkt der Fahrt
  • bereits besuchte Ziele schlägt die App in der Kartenansicht vor
  • elektronisches Fahrtenbuch kann jederzeit über einen beliebigen Zeitraum exportiert werden, z. B. als PDF-Datei
  • für Android und Apple iOS verfügbar
  • webbasierte Version der App für PC und Tablet
  • SSL-verschlüsselte Übertragung
  • online Rechner für Vergleich der 1% Methode oder Fahrtenbuch

Plattform: MacOS und Android, Online Version für PC und Tablet
Testmöglichkeit / Demo: 100-Tage-Geld-zurück-Garantie
OBD-Stecker: ja
GPS-Unterstützung: ja
wird in der Regel vom Finanzamt akzeptiert: ja
Preis: 13,90 € / Monat


MACXPERIENCE

Das MacXperience Fahrtenbuch arbeitet mit GPS Unterstützung und die App braucht nur zwei Berührungen des Screens und die Fahrt kann starten. Der Grund der Fahrt kann später eingegeben werden, die Position wird automatisch erkannt und eingetragen, kann aber auch aus einer vorab gespeicherten Liste ausgewählt werden. Es ist keine weitere Hardware erforderlich. Der Export des Fahrtenbuchs kann beispielsweise monatlich als manipulationssicheres PDF erfolgen und dann ausgedruckt werden. Das MacXperience Fahrtenbuch bietet zahlreiche Schnittstellen zu Desktop Fahrtenbuchsoftware. Diese Exportschnittstellen können über In-App-Käufe erworben werden. Die weitere Desktop Fahrtenbuchsoftware muss dann zusätzlich erstanden werden. Dies ist aber nur notwendig, wenn die Bearbeitung des Fahrtenbuch nicht allein über die App erfolgen soll. Zu den Desktop Lösungen gehören u.a. das Wiso Fahrtenbuch, Euro-Fahrtenbuch und das INtex Fahrtenbuch. MacXperience ist offizieller Partner des DATEV Fahrtenbuchs.


Highlights

  • exakte Streckenaufzeichnung
  • Änderungssicherheit
  • zertifizierte GoBD Schnittstelle
  • Änderungssicheres PDF, CSV Tabelle, iCal. Google Calender, Google Docs
  • Dropbox zum „Drahtlosen Datenaustausch“
  • Apple Watch
  • Pebble Smartwatch Support
  • iBeacon Unterstützung

Plattform: MacOS und Android App, erfordert iOS 9.0 oder höher. Kompatibel mit iPhone, iPad und iPod touch.
Testmöglichkeit / Demo: nein
OBD-Stecker: nein
GPS-Unterstützung: über Smartphone
wird in der Regel vom Finanzamt akzeptiert: ja
Preis: 7,99 €; In-App-Käufe möglich


PACE

PACE bietet mit dem PACE Link (OBD-Stecker) und der App ein elektronisches Fahrtenbuch, dass automatisch alle Fahrten aufzeichnet. Nach Beendigung der Fahrt wird dann diese als private, geschäftliche Fahrt oder Fahrt zur Arbeitsstätte mit einem Klick gekennzeichnet. Für die Nutzung muss eine dauerhafte Internetverbindung bestehen. Das Smartphone verbindet sich automatisch beim Einsteigen ins Fahrzeug mit dem PACE Link. Bei Android Smartphones genügt es, wenn sie über Bluetooth mit dem PACE Link verbunden sind, bei iOS muss die PACE App im Hintergrund aktiv sein. Die GPS Ortung läuft über das Smartphone. Über das PACE Cockpit lassen sich verschiedene Analysen vornehmen oder die Fahrten mit weiteren Anmerkungen innerhalb der vorgeschriebenen 7 Tage-Frist ergänzen. PACE umfasst einige Zusatzfunktionen wie z.B. Find-My-Car, Traffic- und Performance Monitor, Fehlercode Analyse und in Deutschland auch mit einem Tankstellenfinder und einem automatischen Notruf. Der PACE Link ist für verschiedenste Diesel und Benziner verfügbar. PACE bietet zudem eine pdf Downloadfunktion (in der App sowie im Cockpit) mit der Reports einfach für die Steuererklärung oder den Arbeitgeber generiert werden können.


Highlights

  • Spritspartrainer
  • Performance Monitor
  • Find-My-Car Funktion
  • Traffic Monitor
  • Benzinkosten Tracking
  • Fehlercode Analyse
  • Tankstellenfinder (nur in D verfügbar)
  • automatischer Notruf (nur in D verfügbar)

Plattform: iPhone 5 mit iOS 9 und höher, ab Android Version 4.4 mit Bluetooth LE
Testmöglichkeit / Demo: 30 Tage Rückgabe möglich
OBD-Stecker: ja
GPS-Unterstützung: über Smartphone
wird in der Regel vom Finanzamt akzeptiert: ja
Preis: 119 €


VIMCAR

Das Vimcar Fahrtenbuch-System setzt sich aus dem OBD-Stecker zur Dokumentation der Fahrten im Fahrzeug, der gesicherten Verbindung zum Server und der Fahrtenbuch-Software zusammen. Der OBD-Stecker bzw. das Fahrtenbuch funktioniert in Fahrzeugen ab Baujahr 2001 (Benziner) bzw. ab 2004 (Diesel). Der OBD-Stecker zeichnet automatisch und kontinuierlich alle Fahrten des Fahrzeugs auf und überträgt die Daten mittels integrierter SIM-Karte auf den Vimcar-Server (Standort in Deutschland), wo sie verschlüsselt gespeichert und der Fahrtenbuch-Software zur Verfügung gestellt werden. Sie erscheinen automatisch in der App (iOS, Android, Web). Der Nutzer muss dann nur noch den jeweiligen Datensatz in der Software mit Fahrtkategorie, Anlass und Geschäftspartner versehen bzw. die Fahrt als privat kennzeichnen. Die Basisdaten jeder Fahrt (Uhrzeit, Datum und zurückgelegte Strecke) sind nicht editierbar, können auch nicht gelöscht werden und sind von daher manipulationssicher. Beim Datenexport werden nur die Daten wirklich berücksichtigt, die vom Gesetzgeber für das ordnungsgemäße Führen von Fahrtenbüchern gefordert sind. Der Datenexport erfolgt mit nur einem Klick als PDF-Datei. Vimcar bietet auch eine kostenfreie Beratung zum Thema Fahrtenbuch an (Firmenwagenrechner). Die Vimcar Fahrtenbuch-Lösung ist BMF-konform, durch KPMG geprüft und wird von der DATEV als finanzamtskonforme Lösung empfohlen.

Highlights

  • vom Stecker aufgezeichnete Fahrten erscheinen automatisch in der App
  • automatische Vorschläge
  • Kontaktbuch / Kontakte speichern
  • Umkreiserkennung (App erkennt, ob Fahrten in der Nähe eines bekannten Kontakts endeten und passt Adresse automatisch an)
  • Anlässe (z.B. Vertriebsgespräch etc.) speicherbar
  • Rückfahrterkennung
  • privater Modus (Privatfahrten erst nach Passworteingabe sichtbar)
  • keine Streckenverfolgung
  • passwortgeschützter Privatmodus
  • Zusatzfunktion Kostenerfassung
  • Fahrten können sieben Tage lang bearbeitet werden, danach schreibgeschützt
  • unbearbeitete Fahrten werden als private Fahrten abgelegt
  • 10 Jahre Aufbewahrung der Fahrtenbuchdatensätze
  • Änderungshistorie (Anlass der Fahrt, aufgesuchter Geschäftspartner, Fahrtkategorie) wird protokolliert
  • PDF-Export, csv-Export
  • SSL-verschlüsselte Übertragung
  • Schnittstellen zu Lexware Reisekosten und Buhl WISO Softwareprodukten

Plattform: Apple, Android, Browser
Testmöglichkeit / Demo: ja
OBD-Stecker: ja
GPS-Unterstützung: ja
wird in der Regel vom Finanzamt akzeptiert:
ja
Preis: 15,90 € mtl. pro Fahrzeug


WISO FAHRTENBUCH

Das WISO Fahrtenbuch unterstützt die Verwaltung von beliebig vielen Dienstfahrzeugen bzw. Firmenwagen. Die Erfassung erfolgt am PC über das Programm, es gibt Schnittstellen zu mobilen Apps, die ebenfalls zur Erfassung genutzt werden können. Die Navigation der Software orientiert sich an den täglichen Abläufen. Die WISO Fahrtenbuch Software ist finanzamtskonform.

Highlights

  • Vergleichsrechner: Pauschalregelung oder Fahrtenbuchmethode
  • beliebig viele Fahrzeuge
  • KFZ-Steuer-Rechner
  • Ermittlungshilfe für Verpflegungsmehraufwendungen
  • Kostenerfassung und -auswertung, Tankbuch
  • Autom. Entfernungsberechnung per Internet
  • Datenübernahme aus dem Vorjahr
  • Import von Daten aus mobilen Apps
  • kontinuierliche Updates (beispielsweise bei Gesetzesänderungen)
  • Schnittstelle zu DATEV

Plattform: Windows (nicht Windows 10 64-bit Version)
Testmöglichkeit / Demo: ja
OBD-Stecker: nein
GPS-Unterstützung: über Smartphone
wird in der Regel vom Finanzamt akzeptiert: ja
Preis: ab 13,23 €

Fazit

Bei der Auswahl des elektronischen Fahrtenbuches sollten die Anschaffungskosten beziehungsweise die evtl. laufenden Kosten nicht im Vordergrund stehen. Das Führen des Fahrtenbuches nützt nur dann, wenn es auch vom Finanzamt anerkannt wird. Achten Sie vor allem darauf, dass das Fahrtenbuch möglichst Ihren Bedienungsgewohnheiten entspricht und finanzamtskonform ist.

Wenn Sie nicht nur ein Fahrtenbuch führen wollen, sondern zudem auch Reisekosten abzurechnen sind, sollten Sie auf entsprechende Schnittstellen achten. Wenn es um mehrere Firmenfahrzeuge, deren Wartung, Ausstattung etc. und nicht nur allein um das Führen von Fahrtenbüchern geht, ist unter Umständen eine Software für Fuhrparkmanagement beziehungsweise Flottenmanagement die bessere Wahl.

ÜBERSICHT: ELEKTRONISCHE FAHRTENBÜCHER

Die Autorin Dr. Ute Burghardi ist promovierte Naturwissenschaftlerin und seit über 15 Jahren in der IT-Branche tätig. Sie verfolgt seit dieser Zeit intensiv den Softwaremarkt und verantwortet bei SoftGuide den Content zu aktuellen Softwarethemen. So bearbeitet, recherchiert und redigiert Sie u.a. einen umfangreichen Leitfaden zur Auswahl betrieblicher Software. Darüber hinaus unterstützt sie das SoftGuide - Rechercheteam bei der Evaluation für konkrete Softwareprojekte.


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