Anbieter-Check: Online-Meetingtools

Autor: Maximilian Reichlin
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Spätestens seit dem Lockdown in aller Munde bzw. Augen und nicht mehr wegzudenken: digitale Videokonferenz- bzw. Meetingtools. Wir haben acht wichtige Anbieter unter die Lupe genommen und zeigen, was sie dir und deinem Team über die Kommunikation in Krisenzeiten hinaus dauerhaft bieten.

Let’s face it: Viele Unternehmen haben die Anforderungen der Digitalisierung noch nicht verinnerlicht. Oft fehlt es an der Motivation, am nötigen Know-how oder einfach an den Ressourcen bzw. der Ausstattung, um beispielsweise etwas so selbstverständliches wie Home-Office für die Mitarbeiter zu ermöglichen. Die Corona-Krise hat uns in schonungsloser Weise gezeigt, wie wichtig eine funktionierende Home-Office-­Regelung ist. Ein Umdenken hat zwar vielerorts stattgefunden, dennoch tun sich viele nach wie vor schwer damit, in der alltäglichen Remote-Arbeit mit ihrem Team in Kontakt zu bleiben und die Zusammenarbeit im Fluss zu halten.

Um dies noch besser zu meistern, und den Wandel zum flexibleren und oft zugleich auch ressourcenschonenderen Arbeiten aktiv zu fördern, haben wir zusammen mit dem Online-Vergleichsportal trusted sechs Videokonferenzsysteme herausgesucht, mit denen du Meetings, Präsentationen und die digitale Zusammenarbeit mit Kunden und deinem Team via Videocalls leichter meistern kannst.

Im Folgenden erfährst du, was die digitalen Alltagshelfer auf dem Kasten haben, wo ihre Stärken und Schwächen liegen und wie du mit ihnen am besten arbeitest, damit Remote Work in Zukunft nicht mehr nur die außerplanmäßige Ausnahme ist. Weil es darüber hinaus auch viele wertvolle Softwaretools gibt, mit deren Hilfe du Webinare, Schulungen und Videokonferenzen mit bis zu 1000 Teilnehmern auf die Beine stellen kannst, präsentieren wir im Anschluss noch zwei derartige Anbieter.

Cisco Webex

Cisco Webex hat sich vor allem die digitale Zusammenarbeit bzw. reibungslose Durchführung von Remote-Präsentationen auf die Fahne geschrieben. Ein benutzerfreundliches Whiteboard für dein Team, Medienpräsentationen (zum Beispiel mit YouTube-Videos) und ein „Handheben“-Feature, mit dem stummgeschaltete Meetingteilnehmer auf sich aufmerksam machen können, erleichtern vor allem große Teammeetings und Webinare. Auch Umfragen oder Q&A-Sessions kannst du mit Cisco Webex durchführen. Kundenpräsentationen sind ebenfalls kein Problem, wobei deine Kunden dank der optionalen Gastzugänge auch ohne Installation und Anmeldung an deinem Meeting teilnehmen können – dann allerdings als unbeteiligte und passive Zuschauer. Will dein Team auch die Kollaborationsfunktionen von Cisco nutzen, benötigt es zwingend den Cisco Client auf den gewünschten Geräten. Cisco Webex bringt rund 100 native Integrationen mit, mit deren Hilfe du das Videokonferenzsystem u.a. mit dem Business-Chat Slack, dem Google-Kalender oder Facebook verknüpfst, um so beispielsweise deine Webinare live zu streamen. Cisco Webex gibt es als abgespeckte Basisversion (für bis zu 100 Teilnehmer und mit Standardfeatures) kostenlos und kostet als Pro-Verison zwischen 14 und 29 Euro pro Monat. Entscheidend für den Paketpreis sind die maximale Anzahl der Teilnehmer und die enthaltenen Features.

Google Meet

Google Meet ist der offizielle Nachfolger des ehemaligen Meetingtools Google Hangouts, das in der bisherigen Form für Businesskunden nicht mehr existiert. Stattdessen sind die beiden Anwendungen von Hangouts – Videocalls und -meetings sowie Textchat – nun auf die beiden Businessprodukte Google Meet und Google Chat aufgeteilt. Beide sind Teil der Businesstoolbox G Suite (oder Google for Business), die außerdem Gmail und diverse andere Tools enthält. Mit Google Meet sind Onlinemeetings mit bis zu 250 Teilnehmern möglich. Meetings lassen sich dabei einfach und schnell über den Browser aufsetzen und durchführen; Teilnehmer können durch den von dir zur Verfügung gestellten Meeting-Link einfach über den Browser am Meeting teilnehmen. Anders als viele andere Tools in unserem Vergleich benötigst du also für Google Meet keinen Client und keine zusätzliche Software, was die Handhabung erleichtert und das Tool sehr flexibel macht. Besonders schön ist die Einbindung von Google Meet in den Google-Kalender. Erstellst du hier ­einen Termin und lädst Kollegen oder Gäste dazu ein, generiert Google automatisch einen Link zu einem Meetingraum in Google Meet. Abgesehen davon hat Google Meet die wichtigsten Standardfeatures mit an Bord. HD-Video- und Audio-­Meetings sind im 1-zu-1-Call oder mit dem ganzen Team möglich, zudem kannst du als Moderator deinen Bildschirm mit deinem Team teilen. Ein Special sind die automatischen Untertitel, die das Tool auf Wunsch generiert; leider klappt das bislang nur auf Englisch, ähnlich wie bei GoToMeeting. Die G Suite mit Google Meet kostet zwischen 5 und 23 Euro, wobei die Features im Grunde in jedem Preispaket die gleichen sind. Nur die maximale Anzahl an Teilnehmern erhöht sich durch die höheren Tarife: von 100 im Basic-Tarif, über 150 im Business- bis hin zu 250 im Enterprise-Paket.

GoToMeeting

GoToMeeting bringt eine Menge interessanter Features mit, die teilweise weit über die Standards im Videoconferencing hinausgehen. Eines davon ist beispielsweise der Smart Assis­tant, der mithilfe einer KI-Spracherkennung Untertitel für deine Meetings generiert und automatisch Transcripts anlegt. Leider gibt es den smarten Meetingassistenten aktuell nur in englischer Sprache, sodass deutsche Kunden nicht wirklich in den Genuss dieses Features kommen. Daneben bietet GoToMeeting aber auch alle wichtigen Standards: Bildschirm­übertragung, 1-zu-1-Calls sowie Teammeetings mit bis zu 3000 Teilnehmern und mehr. Leider kommen Features wie das digitale Whiteboard oder Zeichenwerkzeuge erst im größeren Businesstarif hinzu. Toll an GoToMeeting: Neben einem Ad-hoc-Meetingraum kannst du hier auch einen persönlichen Meetingraum mit einer einzigartigen individuellen URL erstellen, den du nach Belieben aktivieren oder deaktivieren kannst. Ist der Link aktiviert, kann dein Team dich immer erreichen, sofern deine Mitarbeiter über den Link verfügen. Anders als in einem normalen GoToMeeting­raum ist das auch möglich, wenn deine „Anrufer“ nicht selbst über einen GoToMeeting-Client auf ihrem Gerät verfügen. Zum Aufsetzen eines Meetingraumes ist der Client aber in jedem Fall Pflicht. GoToMeeting kostet zwischen 12,50 Euro und 17 Euro pro Monat für die Professional- bzw. Business-Edition. Dafür sind Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern möglich. Mehr Teilnehmer gibt es im individuellen Enterprise-Tarif, dessen Konditionen du beim Anbieter anfragen musst.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein modernes Kommunikationstool, das neben Video- und Audiokonferenzen außerdem Instant Messaging und File Sharing für dein Team ermöglicht. Als eine Art All-in-One-Kommunikationsplattform macht es eine ordentliche Figur. Die Handhabung des Tools ist einfach: Meetings sind schnell aufgesetzt, die Einladungen dazu ebenso flott verschickt und die Video- und Audioübertragung funktioniert absolut reibungslos. Das klare Manko ist allerdings, dass jeder Teilnehmer über einen Microsoft-Account verfügen muss, um Meetings aufzusetzen oder daran teilzunehmen. Gastzugänge sind zwar möglich, Gäste können allerdings nicht auf alle Features von Microsoft Teams zugreifen, was die Zusammenarbeit im Alltag beeinträchtigen kann. Zudem ist das Tool nicht als alleinstehende Komplettlösung erhältlich. Es gibt zwar eine kostenlose Basisversion, die du unabhängig von anderen Tools nutzen kannst, in dieser gibt es allerdings Einschränkungen. Zum Beispiel kannst du dort keine Termine planen, sondern nur Ad-hoc-Meetings erstellen. Um die volle Power von Microsoft Teams und alle Features nutzen zu können, benötigst du deswegen eine Lizenz von Microsoft Office 365; entweder in der Essentials- oder in der Business-Version. Diese kostet zwischen 4 und 11 Euro und enthält neben Microsoft Teams eine ganze Reihe weiterer Microsoft-Tools.

Skype

Skype ist ein Klassiker unter den Videocall- und Videokonferenzsystemen. Anders als das ebenfalls aus dem Hause Microsoft stammende Microsoft Teams ist das kostenlose Skype eigentlich für den privaten Gebrauch gedacht, lässt sich aber (mit ein paar Einschränkungen und Workarounds) auch im Businessalltag einsetzen. Zwar fehlen einige Features – zum Beispiel ein digitales Whiteboard oder Notiz- und Zeichenwerkzeuge für dein Team –, die wichtigsten Grundfunktionen wie Screen Sharing, Dateiaustausch sowie der Privat- und Gruppenchat sind aber mit an Bord. Skype ist für Meetings mit bis zu 50 Personen ausgelegt, was für kleine Teams mehr als ausreichend sein dürfte. Eines der coolsten Features sind die automatischen Untertitel, die aktuell in rund 10 Sprachen (darunter auch in Deutsch) zur Verfügung stehen. Dabei generiert Skype während des Gesprächs automatisch Untertitel, was sich vor allem für hörbeeinträchtigte User eignet. Ein anderes tolles Feature ist der Translator, der in 1-zu-1-Gesprächen die erzeugten Untertitel auf Wunsch in die Sprache des Gesprächspartners übersetzt. Schade ist, dass dieses Feature aktuell nur für Face-to-Face-Calls und noch nicht für Teammeetings mit mehr als zwei Teilnehmern zur Verfügung steht. Für den Kontakt mit ausländischen Kunden oder Partnern ist das Feature aber ideal. Ein Problem an Skype sind die berühmt-berüchtigten Verbindungsschwierigkeiten, die das Tool in unregelmäßigen Abständen hat. Diesen Vorwurf muss sich der Oldtimer unter den Videocallsystemen leider nach wie vor gefallen lassen. Dafür ist das Tool allerdings vollständig kostenlos zu haben, was die genannten Schwächen ein wenig ausgleicht. Für kleinere Teams mit weniger hohen technischen Ansprüchen ist Skype damit eine ernstzunehmende Alternative zu Zoom und Co.

Zoom

Zoom hat in der Corona-Krise einen unglaublichen Boom erlebt und gilt mittlerweile – trotz anfänglich starker Kritik an möglichen Sicherheitslücken der Software – als der große Gewinner der Krise. Dass der Name „Zoom“ beinahe zum Synonym für Videokonferenzen und -calls geworden ist, ist kein Zufall, immerhin hat das Tool drei nicht von der Hand zu weisende Vorzüge. Erstens: Es ist in der Basisversion kostenlos. Zweitens: Es ist easy to use und legt dir und deinem Team so gut wie keine Steine in den Weg. Drittens: Es hat selbst in der kostenlosen Version die wichtigsten Features und Tools für gelungene Meetings am Start. Das Setup eines Meetings via Zoom ist denkbar einfach: Per Klick startest du einen neuen Meetingraum und lädst anschließend deine Kollegen per E-Mail oder Meeting-Link zur Besprechung ein.Diese können durch Klick auf den Link den Client des Anbieters starten und sofort beitreten. So schnell und einfach das auch geht, einen kleinen Nachteil gibt es leider doch: Alle Teilnehmer benötigen den Zoom-Client, den es kostenlos zum Download gibt, sonst klappt das Meeting nicht. Bist du aber erst mal im Call, kannst du eine ganze Menge anstellen. So hat das System zum Beispiel ein digitales Whiteboard im Gepäck, auf dem du mit deinem Team Skizzen oder Notizen anfertigen kannst. Außerdem könnt ihr euren Bildschirm teilen und so beispielsweise Präsentationen durchführen. In den größeren Preispaketen kannst du außerdem deinen Meetingraum individuell gestalten und Aufzeichnungen deiner Meetings in der Cloud speichern. Eine der großen Stärken von Zoom ist die Anpassbarkeit des Systems. Es lässt sich mit über 280 Drittsystemen wie Marketingtools, CRM-Systemen und anderen Softwarelösungen nahtlos verbinden. Dazu gehören beispielsweise auch Educational-Tools für Lehrer und Schulen, Tele­health-Tools für Ärzte und Krankenhäuser und vieles mehr. So kannst du Zoom an deine Bedürfnisse und deine Branche anpassen. Zoom ist für Meetings mit bis zu 100 Personen (und bis zu 40 Minuten Länge) kostenlos. Längere und größere Meetings kosten dich zwischen 14 und 19 Euro pro Monat, je nach gewähltem Paket. Insgesamt sind mit Zoom digitale Events mit bis zu 1000 Teilnehmern möglich.

Edudip next

Edudip next ist nicht wirklich ein Onlinemeetingtool, sondern läuft eher unter dem Schlagwort Webinarsoftware. Als die etwas andere Art von Videokonferenzsystem erlaubt edudip next Veranstaltungen wie Webinare, Schulungen etc. mit bis zu 1000 Teilnehmern im virtuellen Seminarraum. Für solche Events bringt das Tool die wichtigsten Features wie Präsentationen, Whiteboards und mehr mit. Kleinere Gruppen lassen sich mit edudip next allerdings nur umständlich und mit Work­arounds händeln. Hinzu kommt, dass die Webinarsoftware mit 50 bis 250 Euro pro Monat zu den teuren Tools gehört. Für die Durchführung schneller und flexibler Calls ist edudip next also denkbar ungeeignet. Große Events hingegen organisierst und verwaltest du mit diesem Tool ohne Probleme.

ClickMeeting

ClickMeeting stößt ins selbe Horn wie edudip next. Individuell anpassbare Webinarräume, eine umfangreiche Teilnehmerverwaltung sowie schnelle und einfache Einladungen zum Online-Event zeichnen ClickMeeting aus. Anders als bei edudip next ist es mit ClickMeeting nicht ganz so umständlich, auch kleinere Teammeetings aufzusetzen. Der Fokus des Tools liegt aber ebenfalls klar auf Webinaren und Co. mit 30 bis 1000 Teilnehmern. Nett: Webinare lassen sich auf Wunsch sogar live streamen oder mithilfe von automatisierten Erinnerungs- und Dankes-E-Mails in einen Marketingworkflow einpassen. Obwohl ClickMeeting auch für kleinere Teams und Meetings eine gute Alternative ist, dürfte der Preis dafür sorgen, dass man sich dann doch eher bei Zoom und Co. umschaut. Zwischen 26 und 320 Euro pro Monat lässt sich ClickMeeting seine Leistungen kosten.

Hier findest du die wichtigsten Fakten aus unserem Anbieter-Check im Überblick als Download

Der Autor Maximilian Reichlin ist Leiter der Online-Redaktion bei trusted.de. Das Vergleichsportal für Business-­Tools ist eines der führenden Informationsmedien für B2B-Software im deutschsprachigen Raum.

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