Anbieter-Check: Online-Meetingtools

Let’s face it: Viele Unternehmen haben die Anforderungen der Digitalisierung noch nicht verinnerlicht. Oft fehlt es an der Motivation, am nötigen Know-how oder einfach an den Ressourcen bzw. der Ausstattung, um beispielsweise etwas so selbstverständliches wie Home-Office für die Mitarbeiter zu ermöglichen. Die Corona-Krise hat uns in schonungsloser Weise gezeigt, wie wichtig eine funktionierende Home-Office-­Regelung ist. Ein Umdenken hat zwar vielerorts stattgefunden, dennoch tun sich viele nach wie vor schwer damit, in der alltäglichen Remote-Arbeit mit ihrem Team in Kontakt zu bleiben und die Zusammenarbeit im Fluss zu halten.

Um dies noch besser zu meistern, und den Wandel zum flexibleren und oft zugleich auch ressourcenschonenderen Arbeiten aktiv zu fördern, haben wir zusammen mit dem Online-Vergleichsportal trusted sechs Videokonferenzsysteme herausgesucht, mit denen du Meetings, Präsentationen und die digitale Zusammenarbeit mit Kunden und deinem Team via Videocalls leichter meistern kannst.

Im Folgenden erfährst du, was die digitalen Alltagshelfer auf dem Kasten haben, wo ihre Stärken und Schwächen liegen und wie du mit ihnen am besten arbeitest, damit Remote Work in Zukunft nicht mehr nur die außerplanmäßige Ausnahme ist. Weil es darüber hinaus auch viele wertvolle Softwaretools gibt, mit deren Hilfe du Webinare, Schulungen und Videokonferenzen mit bis zu 1000 Teilnehmern auf die Beine stellen kannst, präsentieren wir im Anschluss noch zwei derartige Anbieter.

Cisco Webex

Cisco Webex hat sich vor allem die digitale Zusammenarbeit bzw. reibungslose Durchführung von Remote-Präsentationen auf die Fahne geschrieben. Ein benutzerfreundliches Whiteboard für dein Team, Medienpräsentationen (zum Beispiel mit YouTube-Videos) und ein „Handheben“-Feature, mit dem stummgeschaltete Meetingteilnehmer auf sich aufmerksam machen können, erleichtern vor allem große Teammeetings und Webinare. Auch Umfragen oder Q&A-Sessions kannst du mit Cisco Webex durchführen. Kundenpräsentationen sind ebenfalls kein Problem, wobei deine Kunden dank der optionalen Gastzugänge auch ohne Installation und Anmeldung an deinem Meeting teilnehmen können – dann allerdings als unbeteiligte und passive Zuschauer. Will dein Team auch die Kollaborationsfunktionen von Cisco nutzen, benötigt es zwingend den Cisco Client auf den gewünschten Geräten. Cisco Webex bringt rund 100 native Integrationen mit, mit deren Hilfe du das Videokonferenzsystem u.a. mit dem Business-Chat Slack, dem Google-Kalender oder Facebook verknüpfst, um so beispielsweise deine Webinare live zu streamen. Cisco Webex gibt es als abgespeckte Basisversion (für bis zu 100 Teilnehmer und mit Standardfeatures) kostenlos und kostet als Pro-Verison zwischen 14 und 29 Euro pro Monat. Entscheidend für den Paketpreis sind die maximale Anzahl der Teilnehmer und die enthaltenen Features.

Google Meet

Google Meet ist der offizielle Nachfolger des ehemaligen Meetingtools Google Hangouts, das in der bisherigen Form für Businesskunden nicht mehr existiert. Stattdessen sind die beiden Anwendungen von Hangouts – Videocalls und -meetings sowie Textchat – nun auf die beiden Businessprodukte Google Meet und Google Chat aufgeteilt. Beide sind Teil der Businesstoolbox G Suite (oder Google for Business), die außerdem Gmail und diverse andere Tools enthält. Mit Google Meet sind Onlinemeetings mit bis zu 250 Teilnehmern möglich. Meetings lassen sich dabei einfach und schnell über den Browser aufsetzen und durchführen; Teilnehmer können durch den von dir zur Verfügung gestellten Meeting-Link einfach über den Browser am Meeting teilnehmen. Anders als viele andere Tools in unserem Vergleich benötigst du also für Google Meet keinen Client und keine zusätzliche Software, was die Handhabung erleichtert und das Tool sehr flexibel macht. Besonders schön ist die Einbindung von Google Meet in den Google-Kalender. Erstellst du hier ­einen Termin und lädst Kollegen oder Gäste dazu ein, generiert Google automatisch einen Link zu einem Meetingraum in Google Meet. Abgesehen davon hat Google Meet die wichtigsten Standardfeatures mit an Bord. HD-Video- und Audio-­Meetings sind im 1-zu-1-Call oder mit dem ganzen Team möglich, zudem kannst du als Moderator deinen Bildschirm mit deinem Team teilen. Ein Special sind die automatischen Untertitel, die das Tool auf Wunsch generiert; leider klappt das bislang nur auf Englisch, ähnlich wie bei GoToMeeting. Die G Suite mit Google Meet kostet zwischen 5 und 23 Euro, wobei die Features im Grunde in jedem Preispaket die gleichen sind. Nur die maximale Anzahl an Teilnehmern erhöht sich durch die höheren Tarife: von 100 im Basic-Tarif, über 150 im Business- bis hin zu 250 im Enterprise-Paket.

GoToMeeting

GoToMeeting bringt eine Menge interessanter Features mit, die teilweise weit über die Standards im Videoconferencing hinausgehen. Eines davon ist beispielsweise der Smart Assis­tant, der mithilfe einer KI-Spracherkennung Untertitel für deine Meetings generiert und automatisch Transcripts anlegt. Leider gibt es den smarten Meetingassistenten aktuell nur in englischer Sprache, sodass deutsche Kunden nicht wirklich in den Genuss dieses Features kommen. Daneben bietet GoToMeeting aber auch alle wichtigen Standards: Bildschirm­übertragung, 1-zu-1-Calls sowie Teammeetings mit bis zu 3000 Teilnehmern und mehr. Leider kommen Features wie das digitale Whiteboard oder Zeichenwerkzeuge erst im größeren Businesstarif hinzu. Toll an GoToMeeting: Neben einem Ad-hoc-Meetingraum kannst du hier auch einen persönlichen Meetingraum mit einer einzigartigen individuellen URL erstellen, den du nach Belieben aktivieren oder deaktivieren kannst. Ist der Link aktiviert, kann dein Team dich immer erreichen, sofern deine Mitarbeiter über den Link verfügen. Anders als in einem normalen GoToMeeting­raum ist das auch möglich, wenn deine „Anrufer“ nicht selbst über einen GoToMeeting-Client auf ihrem Gerät verfügen. Zum Aufsetzen eines Meetingraumes ist der Client aber in jedem Fall Pflicht. GoToMeeting kostet zwischen 12,50 Euro und 17 Euro pro Monat für die Professional- bzw. Business-Edition. Dafür sind Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern möglich. Mehr Teilnehmer gibt es im individuellen Enterprise-Tarif, dessen Konditionen du beim Anbieter anfragen musst.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein modernes Kommunikationstool, das neben Video- und Audiokonferenzen außerdem Instant Messaging und File Sharing für dein Team ermöglicht. Als eine Art All-in-One-Kommunikationsplattform macht es eine ordentliche Figur. Die Handhabung des Tools ist einfach: Meetings sind schnell aufgesetzt, die Einladungen dazu ebenso flott verschickt und die Video- und Audioübertragung funktioniert absolut reibungslos. Das klare Manko ist allerdings, dass jeder Teilnehmer über einen Microsoft-Account verfügen muss, um Meetings aufzusetzen oder daran teilzunehmen. Gastzugänge sind zwar möglich, Gäste können allerdings nicht auf alle Features von Microsoft Teams zugreifen, was die Zusammenarbeit im Alltag beeinträchtigen kann. Zudem ist das Tool nicht als alleinstehende Komplettlösung erhältlich. Es gibt zwar eine kostenlose Basisversion, die du unabhängig von anderen Tools nutzen kannst, in dieser gibt es allerdings Einschränkungen. Zum Beispiel kannst du dort keine Termine planen, sondern nur Ad-hoc-Meetings erstellen. Um die volle Power von Microsoft Teams und alle Features nutzen zu können, benötigst du deswegen eine Lizenz von Microsoft Office 365; entweder in der Essentials- oder in der Business-Version. Diese kostet zwischen 4 und 11 Euro und enthält neben Microsoft Teams eine ganze Reihe weiterer Microsoft-Tools.