Beteiligungen für Mitarbeitende sind für junge Unternehmen essentiell, um auf dem Arbeitsmarkt um die besten Talente konkurrieren zu können. Arbeitnehmende müssen sich dank gut ausgestalteter Beteiligungsprogramme nicht mehr zwischen lukrativem Gehalt und innovativem Arbeitgebenden entscheiden – wovon insbesondere Start-ups profitieren.

Die technische Umsetzung eines Beteiligungsprogramms für Mitarbeitende kann auf unterschiedliche Arten und Weisen erfolgen. Aktuell sind in Deutschland Virtual Stock Option Plans (VSOPs) die gängige Form in der Praxis. Doch seit der Verabschiedung des Zukunftsfinanzierungsgesetzes wird eine weitere – bisher wenig beachtete – Methode für Jungunternehmen interessant: Genussrechte. Doch welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede haben Genussrechte und VSOPs und warum lohnt es sich, diese Alternative genauer zu betrachten?

Virtuelle Beteiligung

Im deutschen Venture Capital-Markt werden Mitarbeitendenbeteiligungen typischerweise durch virtuelle Anteile abgebildet (VSOPs). Mitarbeiter*innen werden dabei wirtschaftlich so gestellt, als hätten sie eine echte (gesellschaftsrechtliche) Beteiligung am Unternehmen erhalten. Allerdings erhalten Beschäftigte bei VSOPs nur einen schuldrechtlichen Anspruch gegen das Unternehmen. Das bedeutet, dass sie im Falle eines Exits eine Sonderzahlung erhalten. Dabei ist der Strukturierungs- und Verwaltungsaufwand gering, da Unternehmen zur vertraglichen Beteiligung in der Regel auf standardisierte Verträge zurückgreifen können. Da keine Gesellschaftsanteile übertragen werden, gelangen keine Mitarbeiter*innen in das Cap Table und der Gang zum Notariat bleibt erspart. Nachteilig sind hingegen die steuerlichen Konsequenzen für die Mitarbeitenden: Bei entsprechender Ausgestaltung kommt es zwar zum Zeitpunkt der Ausgabe der virtuellen Beteiligung nicht zu einer Besteuerung der Mitarbeiter*innen.  Allerdings unterliegt der Erlös dann bei Zahlung der normalen Lohnversteuerung mit einem Spitzensteuersatz von 45 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer.

Genussrechte als Alternative?

Aufgrund aktueller steuerlicher Gesetzesänderungen rückt eine andere Gestaltungsmöglichkeit (wieder) in den Fokus: eigenkapitalähnliche Genussrechte. Im Folgenden werfen wir einen detaillierten Blick auf das Beteiligungsmodell.

Ausgestaltung

Genussrechte können inhaltlich annähernd genauso flexibel ausgestaltet werden wie VSOPs und stellen aus juristischer Sicht ebenfalls keine reale Beteiligung dar, sondern nur einen schuldrechtlichen Anspruch gegen das Unternehmen auf die Beteiligung am Gewinn. Aber auch eine Teilhabe am klassischen Exit-Erlös kann vereinbart werden. Bei der Ausgabe der Genussrechte leistet der Arbeitnehmende entweder eine Kapitaleinlage oder er erhält das Genussrecht schlicht unentgeltlich/verbilligt. Genussrechte können vom Arbeitgeber zu einem beliebigen Nennwert ausgegeben werden und eine Teilhabe am Gewinn und/ oder einem Liquidations-/Exiterlös mit oder ohne Verzinsung sowie mit oder ohne Verlustbeteiligung vermitteln.

Aufwand und praktische Umsetzung

Verträge für Genussrechte können für nahezu jede Gesellschaft maßgeschneidert gestaltet werden. Die Ausgabe obliegt – wie auch bei VSOPs – grundsätzlich der Geschäftsführung. In der Praxis sollte bei der Ausgabe ein entsprechender Gesellschafterbeschluss die Geschäftsführungsmaßnahme flankieren, um mögliche Streitigkeiten in Bezug auf die Wirksamkeit der Maßnahme vorzubeugen. Oftmals ist dies aufgrund von satzungsrechtlichen Zustimmungsvorbehalten ohnehin notwendig.

Der Beteiligungs- und Verwaltungsaufwand ist gering, da Unternehmen – wie bei den VSOPs – auf standardisierte Verträge zurückgreifen können. Formerfordernisse sind nicht gegeben und ein Gang zum Notar ist ebenfalls nicht notwendig.

Die für Mitarbeitendenbeteiligungen üblichen Vesting- bzw. Leaver-Regelungen unterscheiden sich bei den Genussrechten von den VSOPs kaum. Ein Augenmerk sollte bei einem Verfall aufgrund eines Leaver-Events auf die Rückübertragung von Genussrechten an den Arbeitgebenden gelegt werden. Dies sollte im Beteiligungsprogramm geregelt werden.

Steuerliche Vorteile der Genussrechte

Die Gewährung von Genussrechten (wie auch von echten Anteilen) führte bislang zum Zeitpunkt der Zuteilung zu einer lohnsteuerpflichtigen Sachzuwendung in Höhe des Marktwerts der gewährten Beteiligung, auch wenn noch kein Exit-Erlös erzielt wurde (Dry-Income-Problematik). Dafür profitieren echte Anteile sowie Genussrechte von einem linearen Steuertarif für Kapitaleinkünfte mit einem maximalen Steuersatz von 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer (§ 32d EStG).

Zukunftsfinanzierungsgesetz – Steuerliche Begünstigung von Genussrechten

Mit Inkrafttreten des Zukunftsfinanzierungsgesetz (ZuFinG) am 1. Januar 2024 hat der Gesetzgeber die Regelungen des § 19a EStG überarbeitet, um die genannte Dry-Income-Problematik zu mildern und um Beteiligungen für Mitarbeitende im Venture Capital-Bereich attraktiver zu machen. Die Vorschrift findet sowohl auf echte Anteile wie auch auf Genussrechte Anwendung.

Eine Dry-Income-Problematik besteht zwar bei VSOPs nicht, denn die Lohnsteuerpflicht fällt bei entsprechender Strukturierung bei VSOPs erst zum Zeitpunkt eines Exits in Höhe des individuellen (progressiven) Steuersatzes mit maximal 45 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer an. Der lineare Steuertarif für Kapitaleinkünfte (max. 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) auf etwaige Wertzuwächse findet im Rahmen der VSOPs jedoch gerade keine Anwendung – im Gegensatz zu eigenkapitalähnlich ausgestalteten Genussrechten. Damit können Genussrechte bei entsprechender Ausgestaltung das „Beste aus beiden Welten“ vereinen: Einen Besteuerungsaufschub im Rahmen der Lohnsteuer für die unentgeltliche/verbilligte Einräumung des Genussrechts und einen niedrigen Steuertarif für Kapitaleinkünfte bei der Realisierung des Wertzuwachses beim Exit. Sollte der Wert des Genussrechts dann niedriger sein als zum Zeitpunkt der Gewährung, ist für die aufgeschobene Lohnsteuer dann auch nur der niedrigere Wert maßgebend.

Bedingungen für den Besteuerungsaufschub

Der Besteuerungsaufschub für etwaig anfallende Lohnsteuer im Zusammenhang mit der unentgeltlichen/verbilligten Einräumung wird unter bestimmten Voraussetzungen gewährt:  Zu diesen zählt, dass eine qualifizierte Unternehmensbeteiligung vom Arbeitgebenden zusätzlich zum regulären Arbeitslohn unentgeltlich oder vergünstigt am Unternehmen eingeräumt wird (keine bloße Entgeltumwandlung), die Gründung des Unternehmens nicht länger als 20 Jahre zurückliegt und das Unternehmen zum Zeitpunkt der Einräumung des Genussrechts einen Jahresumsatz von EUR 100 Mio. oder eine Jahresbilanzsumme von EUR 86 Mio. nicht überschreitet sowie nicht mehr als 1.000 Mitarbeitende hat.

Dies stellt ein absolutes Alleinstellungsmerkmal der eigenkapitalähnlichen Genussrechte gegenüber den VSOPs dar. Denn eine Beteiligung über virtuelle Anteile an einem Unternehmen gilt gerade nicht als Vermögensbeteiligung im Sinne des § 19a EstG i.V.m. dem 5. VermBG und profitiert somit – anders als die Genussrechte – nicht von der Begünstigung des § 19a EStG.

Der Besteuerungsaufschub endet nach § 19a EStG erst, wenn entweder das Genussrecht ganz oder teilweise entgeltlich oder unentgeltlich übertragen wird (Exit) oder das Dienstverhältnis beendet wird, spätestens aber nach 15 Jahre. Sofern das Unternehmen gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich erklärt, im Exit-Fall für die Lohnsteuer zu haften, endet der Besteuerungsaufschub auch nicht beim Wechsel des Arbeitgebenden oder spätestens nach 15 Jahren, sondern tatsächlich erst beim Exit.

Fazit

Für die Einführung eines Beteiligungsprogramms für Mitarbeitende in Form von eigenkapitalähnlichen Genussrechten bzw. die Umstellung eines bestehenden virtuellen Mitarbeitendenbeteiligungsprogramms (VSOP) auf eigenkapitalähnliche Genussrechte sprechen steuerrechtliche Vorteile. Dazu zählt insbesondere der Besteuerungsaufschub für etwaig anfallende Lohnsteuer im Zusammenhang mit der unentgeltlichen/ verbilligten Einräumung und die Anwendung des linearen Steuersatzes für Kapitaleinkünfte auf etwaige Wertzuwächse. Hierdurch bekommen Start-ups im umkämpften Arbeitsmarkt um die besten Talente starke Argumente im Vergleich zur Konkurrenz.

Allerdings sollten sich Unternehmer*innen durch eine fachkundige Beratung absichern, um Risiken von eigenkapitalähnlichen Genussrechten vorzubeugen. Dazu zählen insbesondere die saubere Strukturierung zur Einhaltung der steuerlichen Erfordernisse sowie die Abwägung mit alternativen Modellen, insbesondere virtuelle und reale Beteiligungsmodelle für Mitarbeitende.

Die Autoren:

Dr. Andreas Demleitner ist Rechtsanwalt & Steuerberater im Bereich Corporate Tax bei PwC und berät als Partner sowohl Start-ups als auch Investor*innen im Venture Capital-Umfeld mit den Schwerpunkten Durchführung von Finanzrunden und Implementierung von Mitarbeiterbeteiligungsmodellen, [email protected]
Dr. Minkus Fischer, EMBA, ist Local Partner bei PwC Legal im Bereich Legal Deals im Stuttgarter Büro. Er berät seit über zehn Jahren in den Bereichen Corporate/M&A, mit einem Schwerpunkt in Venture Capital-Transaktionen, [email protected]

Wer Verpackungen in den Umlauf bringt, muss sich laut Gesetzgeber im Anschluss finanziell an deren Verwertung beteiligen. Das betrifft insbesondere Gründer*innen im E-Commerce, deren Waren in den meisten Fällen per Paketdienst oder Spedition zugestellt werden. Denn das Verpackungsgesetz, das am 1. Januar 2019 in Kraft getreten ist, gilt für die meisten Unternehmer*innen, die mit Ware befüllte und beim Endverbrauchenden anfallende Verpackungen inklusive Füllmaterial in Verkehr bringen. Vielen Gründer*innen ist nicht bewusst, dass sie als Onlinehändler*in vom Prinzip der erweiterten Produktverantwortung betroffen sind. Und das bedeutet konkret, dass sie für die Rücknahme und Verwertung zu sorgen haben.

Konkret statt abstrakt

Besteht Unsicherheit, ob ein Unternehmen ein sogenannter Erstinverkehrbringer ist, sind ein paar einfache Fragen zu beantworten. Zunächst einmal muss geklärt sein, ob die Ware von einem anderen Händler erhalten oder zuerst in den Umlauf gebracht wurde. Dann gilt es herauszufinden, ob die Verpackung systembeteiligungspflichtig ist und ob sie als Müll beim Endverbraucher anfällt. Zu den systembeteiligungspflichtigen Verpackungen gehören sowohl Um- und Verkaufsverpackungen als auch Packstoffe und Packmittel. Das umfasst Kartonagen genauso wie beispielsweise Stretchfolie. Aber auch Glas, Kunststoffe und Naturmaterialien zählen dazu. In der Praxis ist oftmals zu sehen, dass sich Gründer*innen mit der Definition des Begriffs Endverbraucher*in schwertun. In diesem konkreten Fall sind damit nicht ausschließlich Privathaushalte gemeint, der Gesetzgeber schließt auch sogenannte vergleichbare Anfallstellen mit ein. Dazu können beispielsweise Gastronomiebetriebe zählen, wenn sie ein bestimmtes Volumen an Müll nicht überschreiten. Fallen Händler*innen unter das Verpackungsgesetz, steht vor dem ersten Versand die Pflicht zur Registrierung bei der Stiftung Zentrale Stelle Verpackungsregister LUCID. Im Anschluss muss die Lizensierung durch ein duales System erfolgen. Beim Überschreiten von bestimmten Mengen schreibt der Gesetzgeber zudem eine Vollständigkeitserklärung gemäß Verpackungsgesetz vor.

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht

Erfahrungsgemäß verstehen einige Unternehmen die Nichteinhaltung des Gesetzes als eine Art Kavaliersdelikt. Dabei gilt es zu bedenken, dass es sich dabei um eine Ordnungswidrigkeit handelt, die nach § 34 Abs. 1 und Abs. 2 VerpackG mit einer Geldbuße von bis zu 200.000 Euro geahndet werden kann. Da der Gesetzgeber keine Unterschiede bei der Unternehmensgröße macht, betrifft das Großhändler*innen genauso wie Kleinunternehmen. Um Gründer*innen Support bei der Erfüllung des Verpackungsgesetzes zu geben, hilft ein(e) verlässliche(r) Partner*in, der/die weiß, wie das optimale Vorgehen ist und Tipps bei der Umsetzung geben kann.

Der Autor Jens Mühlenbruch ist Verantwortlicher für Projekt- und Vertriebsentwicklung bei der BB-Verpackungen GmbH in Stuhr.

Ein für Gründer*innen regelmäßig relevantes Thema ist die Beteiligung eines/einer später hinzutretenden Co-Founder*in zu dem als UG/GmbH organisierten Start-up. Klassischerweise soll der/die hinzutretende Gründer*in dabei kein Cash Investment mitbringen, sondern das Start-up durch seine künftige Tätigkeit unterstützen. Das Ziel ist mithin regelmäßig, dass der/die hinzutretende Co-Founder*in lediglich den Nominalbetrag der Anteile (in der Regel ein Euro je Anteil) leistet, nicht aber den ggf. weit höheren Verkehrswert. Dies ist etwa beabsichtigt, wenn das Gründungsteam nachträglich erweitert werden soll, auf Betreiben eines/einer beteiligten Investor*in oder wenn in einer Nachfolgekonstellation ein(e) neue(r) Co-Founder*in für ein ausgeschiedenes Teammitglied nachrückt.

Das Problem besteht nun darin, dass die Gewährung der Anteile in diesen Szenarien nach deutschem Steuerrecht grundsätzlich der Einkommensteuer unterliegen kann. Ein für die Einkommensbesteuerung relevanter Zufluss liegt bei der Gewährung einer Beteiligung grundsätzlich schon vor, wenn „echte“ Anteile (im Gegensatz zu virtuellen Anteilen) rechtlich wirksam übernommen werden.

Je nach konkreter Situation dürfte dann der/die beitretende Co-Founder*in, der/die für die Einräumung lediglich den Nominalbetrag leistet, im Hinblick auf den Differenzbetrag bis zum Verkehrswert der eingeräumten Anteile einkommensteuerpflichtig sein. Es erfolgt mithin eine Besteuerung auf Grundlage des Werts der Anteile, obgleich dem/der Co-Founder*in kein Cash-Betrag zufließt (sog. Dry Income). Dies ist ein ganz erhebliches Steuerrisiko, das den/die beitretende(n) Co-Founder*in direkt betrifft. Es ist wegen der Pflicht der Gesellschaft zur ordnungsgemäßen Abführung entsprechender Lohnsteuer auch ein Thema für die Geschäftsführung der Gesellschaft.

Fondsstandort- und  Einkommensteuergesetz

Der Gesetzgeber hatte an sich im Jahr 2021 die Intention, dieses Thema zu regeln, und als Folge sollte auch der/die beitretende Co-Founder*in entlastet werden. Der in diesem Zusammenhang im Rahmen des sog. Fondsstandortgesetzes (2021) neu gefasste § 19a Einkommensteuergesetz (EStG) hilft an dieser Stelle allerdings nur bedingt. Nach § 19a Abs. 1 EStG unterliegen die Anteile bei Einräumung zwar zunächst nicht der Einkommensbesteuerung, sondern gemäß § 19 Abs. 4 Nr. 1 EStG erst bei der späteren Übertragung im Exit-Fall. Dies würde für sich gesehen dem/der Co-Founder*in zur Risikominimierung steuerrechtlich entgegenkommen, da eine Besteuerung dann erst erfolgt, wenn tatsächlich der Exit-Erlös erzielt wird.

Allerdings wird die Einkommensteuer nach den weiteren Varianten des § 19 Abs. 4 EStG auch dann fällig, wenn seit der Übertragung der Vermögensbeteiligung zwölf Jahre vergangen sind oder das Dienstverhältnis des/der Gründer*in beendet wird.

Nach § 19a Abs. 5 EStG hat das Betriebsstättenfinanzamt den nicht besteuerten Vorteil im Rahmen einer Anrufungsauskunft gemäß § 42e EStG bei Einräumung der Anteile zu bestätigen. Im Falle des späteren Exits wird dann für die Bewertung des zu besteuernden geldwerten Vorteils auf diese Feststellungen Bezug genommen.

Aus Sicht des/der beitretenden Co-Founder*in besteht damit auch bei Anwendung des § 19a EStG weiterhin die Gefahr, dass sich das Steuerrisiko zu einem Zeitpunkt realisiert, in dem er/sie aus dem Beitritt noch keine Erlöse erzielt hat. Auch wird die Steuerlast nicht abhängig von der Wertentwicklung der eingeräumten Anteile reduziert, sondern lediglich auf einen späteren Zeitpunkt verlagert.

Hurdle Shares und Growth Shares

Dieses Thema wird im Rahmen einer Finanzierungsrunde aktuell anderweitig über die Gewährung von sog. Hurdle Shares oder auch Growth Shares gelöst. Hierbei handelt es sich um Anteile (in der Regel Common Shares mit Stimmrechten etc.), deren Wert im Ergebnis im Zeitpunkt der Übertragung bei einer späteren Erlösverteilung als negativer Rechnungsposten zum Abzug gebracht wird (sog. negative Liquidationsprä­ferenz). Deren Anerkennung durch die Finanzverwaltung setzt dabei voraus, dass sämtliche Erlöse, also Liquidations-, Gewinn- und sonstige Erlöse, erfasst werden. Im Zeitpunkt der Einräumung wird so der Wert der Anteile und damit der zu besteuernde geldwerte Vorteil neutralisiert.

Wesentlich bei der Einräumung dieser Anteile ist damit die Festlegung eines sog. Hurdle Amount je Anteil, der definiert, welcher Abzug von künftigen Erlösen erfolgen soll. Dieser Wert entspricht regelmäßig dem Verkehrswert des jeweiligen Anteils zum Zeitpunkt der Einräumung abzüglich des tatsächlich gezahlten Anteilspreises (in der Regel Nominalbetrag). Vereinfacht ist der/die hinzutretende Co-Founder*in bei einem künftigen Exit mithin nur mit der Wertsteigerung ab seinem/ihrem Beitritt beteiligt. In der Folge erzielt der/die Co-Founder*in, anders als in den Fällen der Dry-Income-Besteuerung, keinen unmittelbaren Lohnzufluss, der bereits bei Einräumung zu versteuern wäre. Dies gilt allerdings nur insoweit, als der Hurdle Amount der tatsächlichen Differenz zwischen dem gezahltem Anteilspreis und dem Verkehrswert entspricht. Bei Abweichungen zugunsten des/der Co-Founder*in führt die Differenz zu einem sog. geldwerten Vorteil, der als Teil des Arbeitslohns im Zeitpunkt des Zuflusses zu versteuern ist.

Neben der Vermeidung der Anfangsbesteuerung bei Einräumung der Anteile erzielen die Hurdle Shares auch eine reduzierte Steuerlast im Exit-Fall. Aufgrund der Gestaltung als echte Beteiligung (im Gegensatz etwa zu einer virtuellen Beteiligung, hier Besteuerung mit dem persönlichen Steuersatz – also unter Umständen bis zu 45 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag), werden aus der Beteiligung Kapitaleinkünfte erzielt, die dem sog. Abgeltungssteuersatz (25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag) unterliegen oder (bei Beteiligungen von mindestens einem Prozent) im Teileinkünfteverfahren zu 40 Prozent steuerfrei gestellt sind. Bei Zwischenschaltung einer Holding-UG kann die Steuerlast unter Umständen noch weiter reduziert werden (bis zu 95 Prozent der Einkünfte steuerfrei).

Zur Vermeidung von steuerlichen Risiken empfiehlt es sich, die Strukturierung der Co-Founder-Beteiligung über Hurdle Shares im Rahmen einer Lohnsteueranrufungsauskunft (denkbar, aber aufwendiger ist auch eine verbindliche Auskunft oder eine Kombination) mit der Finanzverwaltung abzustimmen. Die diesbezügliche Rückmeldung hat zwar nur Bindungswirkung für die Gesellschaft und nimmt zudem einige Monate in Anspruch – während dieser Zeit kann die Beteiligung noch nicht final umgesetzt werden –, sollte aber insbesondere wegen der Bewertungsunsicherheiten bei Start-ups als Absicherung erwogen werden.

Diese Wartezeit bedeutet jedoch nicht, dass der Beitritt der/des Co-Founder*in (etwa im Rahmen einer Finanzierungsrunde) bis zur positiven Auskunft des Finanzamts aufgeschoben werden muss. Dieser Umstand kann im Rahmen der Erstellung der Beteiligungsdokumentation entsprechend abgebildet werden und die finale Einräumung der Beteiligung vom Eingang einer positiven Rückmeldung abhängig gemacht werden. Auch für den Fall einer negativen Rückmeldung werden in der Regel bereits Vorkehrungen getroffen, etwa durch die alternative Einräumung von virtuellen Anteilen (dann allerdings mit höherer Besteuerung; s.o.).

Zukunftsfinanzierungsgesetz

Aktuell bestehen Diskussionen über weitere gesetzgeberische Maßnahmen, die für das hier beschriebene Thema relevant sind. Insbesondere durch den aktuell vorliegenden Referenten­entwurf des Gesetzes zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (kurz: Zukunftsfinanzierungsgesetz) werden verschiedene Maßnahmen vorgesehen, durch die unter anderem die o.g. Punkte an den bestehenden Regelungen aufgegriffen werden.

Bezüglich der Beteiligung eines/einer Co-Founder*in sind die rechtlichen und insbesondere steuerrechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Hier wird der Gesetzgeber seit einiger Zeit tätig; es ist jedoch noch nicht absehbar, mit welchen Änderungen zu rechnen ist. Bis dahin wird es in den meisten Fällen einer nachträglichen Beteiligung naheliegen, eine Gestaltung von Hurdle Shares vorzusehen und den Vorgang steuerrechtlich mit der Finanzverwaltung entsprechend vorab zu klären.

Die Autoren: Alexander Weber, LL.M. (Victoria University of Wellington) ist Partner und Roman Ettl-Steger, LL.M. (King’s College London) Salaried Partner, beide am Münchner Standort der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek im Bereich Venture Capital, www.heuking.de

Nicht zuletzt die Covid-19 Pandemie hat gezeigt, dass sich der Arbeitsmarkt verändert. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird mehr gefordert denn je – sei es von Arbeitnehmenden oder Arbeitgebenden. Die tatsächliche Umsetzung von Remote Work über Ländergrenzen hinweg ist jedoch auf dem Papier leichter als in der Arbeitswelt. Während Prozesse und Strukturen vergleichsweise unkompliziert angepasst werden können, stellen komplexe, rechtliche Anforderungen in den jeweiligen Ländern die größere Herausforderung dar. Konkret lohnt sich für Unternehmen daher zunächst die Frage: Welche Compliance Aspekte gibt es zu beachten?

Andere Länder, andere Sitten

Angefangen bei Arbeitserlaubnissen, müssen Unternehmen die rechtlichen Gegebenheiten individuell für jedes Land prüfen. Sobald die Arbeitsgenehmigung vorhanden ist, warten aber weitere Herausforderungen, die viel Bürokratie und wenig Gestaltungsfreiraum mitbringen. Steuervorgaben, Sozialversicherungen und Arbeitsschutzregelungen unterscheiden sich oft von Land zu Land, insbesondere außerhalb der EU. Bevor also ein Arbeitsverhältnis zwischen Unternehmen und Mitarbeitende aus dem Ausland eingegangen wird, müssen beide Parteien sich mit Fragen zu Probezeiten, verpflichtenden Sozialleistungen und Mindesturlaub auseinandersetzen oder – bestenfalls – bereits auseinandergesetzt haben.

Da die Anforderungen und Informationen zu internationalen Arbeitsbedingungen sehr vielfältig und komplex oder zum Teil auch schwer zugänglich sind, empfiehlt sich eine Employer of Record-Lösung. Diese ermöglicht Unternehmen, Mitarbeitende weltweit einzustellen, ohne dafür Niederlassungen oder Tochtergesellschaften zu gründen und verantwortet zudem Personalprozesse. Ab einer gewissen Größe können EOR-Lösungen jedoch sehr kostspielig werden. Deshalb müssen Unternehmen abwägen, inwiefern sich der Einsatz der finanziellen Ressourcen für den grenzübergreifenden Zugang zu qualifizierten Mitarbeitenden lohnt. Und erst, wenn sichergestellt wurde, dass alle rechtlichen Bedingungen erfüllt werden können, folgt der nächste Punkt auf der Agenda: Mitarbeitende weltweit mit dem richtigen aber auch sicherem Equipment ausstatten.

Einheitliches Equipment überall – aber bitte nur mit sicheren Daten

Um ihrer Tätigkeit – zumindest technisch – überhaupt erst nachgehen zu können, benötigen Arbeitnehmende die nötige Ausstattung. Laptops, Smartphones und alle weiteren erforderlichen Endgeräte müssen dementsprechend an Orte auf der ganzen Welt verschickt werden. Als weniger problematisch erweisen sich dabei Lieferungen in die USA, EU oder UK. Der Versand in Drittstaaten hingegen ist aufgrund von hohen Zöllen und damit verbundenen Auflagen oft mit hohem logistischem Aufwand verbunden. Um Lieferungen auf globaler Ebene zu vereinfachen und zu automatisieren, bieten sich auf dem Markt verschiedene Software-Lösungen an.

Als weitere Herausforderung kommt die Sicherheit der Daten hinzu, mit denen Arbeitnehmende und Arbeitgebende von überall aus arbeiten. Anders als bei einem festen Bürostandort mit stationären Computern, lassen sich Daten in remote-first Unternehmen nur schwer überwachen. Um die Datensicherheit trotzdem zu gewährleisten, setzen an dieser Stelle Mobile-Device-Management-Systeme an. Damit werden Computerdaten unabhängig von Zeit und Ort sicher verwaltet – auch bei Offboarding-Prozessen. Sind die Mitarbeitenden erst einmal ausgestattet, die Daten gesichert und die Arbeit erledigt, stehen Gehaltszahlungen an.

Die nächste Herausforderung: Währungen weltweit

Sobald Arbeitnehmende von unterschiedlichen Ländern aus arbeiten, bedeutet das für Unternehmen häufig, die Gehälter in lokalen Währungen auszuzahlen. Damit sind gleichzeitig Wechselkursrisiken und hohe Spesen verbunden. Ein Lösungsansatz, um Spesen zu reduzieren, stellt die aktive Zusammenarbeit mit Banken dar. Insbesondere moderne Online-Banken wie Revolut, Wise, n24 bieten den zusätzlichen Vorteil, Überweisungen mit verringerten Wechselkursrisiken zu tätigen. Doch neben der rechtmäßigen Bezahlung von Gehältern sehen sich viele Unternehmen mit einer weiteren Schwierigkeit konfrontiert: Alle Mitarbeitenden gleich zu behandeln.

Gleichbehandlung vs. Gesetze

Arbeitskräfte in der ganzen Welt einzustellen, hat zur Folge, dass für diese unterschiedliche Gesetze gelten. Auch wenn Unternehmen den Anspruch haben, alle Mitarbeitenden gleich zu behandeln, stoßen sie spätestens bei dem Thema Urlaubs- und Feiertage an ihre Grenzen. Die Anzahl der gesetzlichen Urlaubstage ist in jedem Land individuell festgelegt. Auch die gesetzlichen Feiertage unterscheiden sich von Land zu Land. Hinzu kommen Ausnahmen, in denen Länder zu besonderem Anlass zusätzliche Feiertage vergeben, wie beispielsweise am Todestag von Queen Elizabeth in den UK. Außerdem werden Feiertage, die auf einen Sonntag fallen, in manchen Ländern laut Gesetz mit einem Urlaubstag ausgeglichen oder sogenannte ‘Floating Holidays’ vergeben, an die sich gehalten werden muss. Und Zuschläge, zum Beispiel für Nacht- oder Wochenendarbeit, variieren ebenfalls. Da nicht alle Länder einheitliche Regelungen haben, sind Unternehmen also gezwungen, eine gerechte Lösung unter Einhaltung aller Gesetze zu finden. Ein Lösungsansatz hierfür sind beispielsweise individuelle Benefits für alle Mitarbeitende, damit ungleiche Gesetze kompensiert werden. Und obwohl eine Reihe von Schwierigkeiten auf remote-first Unternehmen zukommen, weist Fernarbeit trotzdem zentrale Vorteile auf.

Wo Herausforderungen liegen, warten auch Chancen

In Zeiten von Fachkräftemangel ermöglicht es Remote Work, qualifizierte Mitarbeitende auf der ganzen Welt zu finden. Die Suche nach Personal muss nicht mehr nur auf ein Land oder eine Stadt, in der Unternehmen sitzen, beschränkt werden, sondern kann international ausgedehnt werden. Auf der anderen Seite haben Arbeitnehmende, die aufgrund ihrer familiären Situation oder anderer Ursachen ortsgebunden sind, genauso die Möglichkeit, ein passendes Unternehmen zu finden.

Zudem wirkt sich ein internationales Team vor allem auf global agierende Unternehmen positiv aus. Multikulturelle Teams, die unterschiedliche Zeitzonen abdecken und verschiedene Sprachen sprechen, können wegen ihrer unterschiedlichen Hintergründe wertvollen Input liefern, da sie selbst unterschiedliche Zielgruppen darstellen – und davon profitieren Unternehmen auf wirtschaftlicher sowie Mitarbeitende auf persönlicher Ebene.

Da das Thema Work-Life-Balance innerhalb des aktuellen gesellschaftlichen Wandels immer mehr an Bedeutung gewinnt, schafft Fernarbeit einen weiteren Vorteil: Flexibles Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Mitarbeitende sparen sich beispielsweise den Weg zur Arbeit und können sich Arbeitszeiten selbst einteilen. Und Unternehmen gewinnen an Attraktivität, während sie geeignetes Personal weltweit finden können.

Fazit: Nicht alles auf einmal und schon ist Remote Work möglich

Auch wenn internationale Länder und Gesetze viele Hürden für Remote-Arbeit darstellen, liegen darin große Chancen, mit denen sich Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschaffen können. Dabei können durchaus Kompromisse eingegangen werden, indem das Recruiting zunächst in spezifische Länder oder Ländergruppen, wie zum Beispiel innerhalb der EU, erweitert wird. Wichtig ist letzten Endes, eine Balance zwischen eingesetzten Ressourcen und daraus resultierenden Benefits zu finden – sodass letztendlich das “friendly” in remote-friendly in den Vordergrund rückt und das Unternehmen noch attraktiver macht.

Die Autorin Lydia Kothmeier ist VP of Operations bei Storyblok, Anbieter eines Headless Content Management System (Headless CMS). Mit Hintergrund- und Fachwissen aus M&A, Financial Planning & Analysis, People Management sowie Erfahrung als Business Consultant und als Prokuristin, kann Lydia heute umso mehr Kenntnisse in ihrer Tätigkeit anwenden.

Start-ups gelten als Vorreiter bei neuen Arbeitsweisen und -strukturen. Flache Hierarchien, digitale Lösungen, Innovationsfreude und Austausch zwischen verschiedenen Disziplinen schwirren dabei als Buzzwords in Sachen dynamische Unternehmenskultur durch die Medien. Trotz all der gelebten Offenheit empfiehlt es sich bei arbeitsrechtlichen Fragen, und hier insbesondere in Vertragsangelegenheiten, eher traditionelle Wege einzuschlagen. Vor allem im Arbeitsrecht gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Gesetze, Bestimmungen und Stolperfallen, die Gründer*innen kennen sollten. Schließlich unterliegt das Arbeitsrecht einem sehr dynamischen Wandel.

So kommen gemäß der Arbeitsbedingungenrichtlinie (EU 2019/1152) ab August 2022 neue Vorgaben hinzu. Ein erster deutscher Gesetzesentwurf, der die EU-Regelungen in nationales Recht übertragen soll, sieht weitreichende Änderungen vor. Bei Nichtbeachtung drohen Sanktionen.

Vom Müssen, Können und Sollen

Schon jetzt macht der Gesetzgeber bei Arbeitsverträgen Vorgaben zu verpflichtenden Inhalten. Gemäß § 2 des Nachweisgesetzes gehören dazu Name und Adresse der beschäftigten Person sowie Name und Adresse des Unternehmens – inklusive Nennung der Geschäftsleitung. Ebenso essenziell sind eine Jobbeschreibung sowie allgemeine Hinweise auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Darüber hinaus muss nicht nur der Beginn des Arbeitsverhältnisses, sondern auch der Arbeitsort und, wenn zutreffend, eine Information auf wechselnde Tätigkeitsorte angegeben werden. Ergänzt wird das Ganze von einzelnen Klauseln, die Details zu Vertragsdauer, Arbeitszeiten, Entgelt, Sonderzuwendungen, Kündigungsfristen und Urlaubsanspruch enthalten.

Unabhängig von diesen unbedingt erforderlichen Punkten räumt der Gesetzgeber Unternehmen jedoch Gestaltungspielräume ein, um auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten im Unternehmen einzugehen. Konkret bedeutet das: Innerhalb der Grenzen des Arbeitsschutzrechts gilt die Vertragsfreiheit. Finden Gleichbehandlungsgrundsatz, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz und AGB-Recht Berücksichtigung, bestimmen beide Parteien nicht nur über den Inhalt, sondern auch über den Abschluss als solches, der dann mit den jeweiligen Unterschriften Gültigkeit bekommt. Insbesondere bei komplexen Vertragsinhalten lohnt es sich im Einzelfall, juristischen Beistand zu suchen, da eigene Formulierungen etwa zu Arbeitsunfähigkeit, Geheimhaltung oder Nebentätigkeiten im Streitfall nicht immer vor Gericht standhalten.

Zurück ans Reißbrett

In der Praxis wird en détail nicht jede einzelne Klausel diskutiert. Tatsächlich kommen einseitig vom Unternehmen erstellte, vorformulierte Muster zum Einsatz. Aus rechtlicher Sicht werden diese seit 2002 wie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) behandelt und unterliegen daher einer strengen Inhaltskontrolle. Nichtsdestotrotz schleichen sich in dem ein oder anderen Vertragswerk unwirksame Klauseln ein. Wann Bestimmungen in AGBs als unzulässig gelten, ist dabei in § 307 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) klar geregelt. Entsprechend gilt es auf überraschende, unklare und missverständliche Klauseln zu verzichten, die die gesetzlichen Rechte von Arbeitnehmern einschränken und zu unangemessenen Benachteiligungen führen.

Dazu gehören beispielswese Regelungen, die Mitarbeiter gegenüber Kollegen zum Stillschweigen über ihr Gehalt verpflichten sollen (LAG Mecklenburg-Vorpommern, Az. 2 Sa 183/09). Ist die Rede von einer unbestimmten Anzahl von „Überstunden“ (BAG, Az. 5 AZR 517/09) oder sogar „erforderlichen Überstunden“ (LAG Düsseldorf, Az. 9 Sa 1958/07), die nicht gesondert vergütet, sondern vollständig mit dem monatlichen Festgehalt abgegolten werden, ist die Klausel unwirksam. Gleiches gilt für sogenannte Versetzungsklauseln, die es etwa Unternehmen erlauben, Arbeitnehmern eine minderwertige Tätigkeit zuzuweisen. In der Vergangenheit mussten Gerichte aber auch über exzessiv hohe Vertragsstrafen bei Pflichtverletzungen, Freiwilligkeits- und Widerrufsvorbehalte im Zusammenhang mit Sonderzahlungen oder sogar Schwangerschaftsverbote für erwerbstätige Frauen urteilen und sind zum Schluss gekommen, dass sie gegen geltendes Recht verstoßen. In der Folge wurden die entsprechenden Regelungen des Vertrags außer Kraft gesetzt.

Mehr Transparenz wagen

Mit der Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtline der EU (2019/1152) erweitert sich der Katalog von Pflichtangaben in Beschäftigungsverträgen. Ein erster Gesetzesentwurf sieht dabei weitreichende Neuerungen vor, wobei sich im Wesentlichen alles um die Ergänzung bestehender Nachweispflichten dreht. Sollte das Gesetz in dieser Form in Kraft treten, genügt es in Zukunft nicht mehr, etwa eine Arbeitszeit von 40 Wochenstunden anzugeben. Neben genauen Schichtzeiten gilt es vertraglich festzuhalten, wie viel Geld für Überstunden gezahlt wird und ob Überstunden überhaupt angeordnet werden dürfen. Darüber hinaus finden vereinbarte Ruhepausen ebenso Eingang in das Dokument wie die Dauer der Probezeit. Außerdem müssen alle Jobvereinbarungen, die nach dem 31. Juli 2022 aufgenommen werden, auch Kündigungsmodalitäten sowie die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgeltes inklusive Fälligkeit und Art der Auszahlung beinhalten.

Wichtig dabei: Die vorgesehenen Gesetzesänderungen wirken sich nicht nur unmittelbar auf die Gestaltung neuer Verträge aus – also alle Beschäftigungsvereinbarungen, die ab 1. August 2022 geschlossen werden. Im aktuellen Entwurf räumt der Gesetzgeber Lohnempfängern in bestehenden Arbeitsverhältnissen das Recht auf Offenlegung ein. Innerhalb von sieben Tagen müssen Unternehmen dann detailliert Auskunft über besonders wichtige Informationen wie beispielsweise Dauer der Probezeit oder Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts geben. Binnen eines Monats folgen in einer Niederschrift alle restlichen wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses.

Leisten Betriebe dem Widerstand, drohen Strafen. Schon in der EU-Richtline von 2019 ist festgelegt, dass ein wirksamer, angemessener und abschreckender Sanktionsmechanismus bei der Umsetzung in nationales Recht integriert werden muss. Entsprechend definiert der deutsche Gesetzesentwurf, dass Unternehmen ordnungswidrig handeln, wenn die Vertragsbedingungen nicht richtig, rechtzeitig, vollständig oder in der vorgeschriebenen Weise niedergelegt werden. Ein solcher Verstoß kann eine Geldstrafe von bis zu 2.000 Euro nach sich ziehen.

Der Autor Paul-Benjamin Gashon ist Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Korten Rechtsanwälte AG. Die 2003 gegründete Wirtschaftskanzlei mit Standorten in Hamburg, München und Göttingen bietet vor allem mittelständischen Unternehmen Unterstützung, Beratung und Expertise bei zivil- und wirtschaftsrechtlichen Fragen.

Als Unternehmer*in und Arbeitgeber*in ist man in der Verantwortung, Verträge rechtskonform abzuschließen und alle arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Anwaltliche Unterstützung ist nicht nur beim Formulieren von Kündigungen oder Abmahnungen ratsam. Denn auch der Arbeitsvertrag muss natürlich fehlerfrei sein.

Fair und rechtskonform: Was muss im Arbeitsvertrag stehen?

Die Gründung ist erfolgt und nun werden Mitarbeitende eingestellt. Doch wie führt man ein Bewerbungsgespräch und was gehört in den Arbeitsvertrag? Viele Berliner Start-ups arbeiten mit einem Rechtsanwalt für Arbeitsrecht in Berlin zusammen und profitieren von rechtssicheren und fairen Verträgen. Wer als zukünftige(r) Arbeitgeber*in Konflikten im Bezug auf den Urlaub, den Kündigungsschutz oder die Bezahlung von Überstunden aus dem Weg gehen möchte, sollte beim Arbeitsvertrag keine Kompromisse eingehen. Übrigens kann ein(e) Arbeitsrechtsanwalt*in auch als Berater*in für die ersten Bewerbungsgespräche zur Verfügung stehen. Fehler oder mangelnde Eindeutigkeit in mündlichen Absprachen und in Schriftform können langfristig Ärgernisse nach sich ziehen und sollten vermieden werden.

Mitarbeiter*in schaltet Anwalt ein: Was tun?

Grundsätzlich gibt es vor dem Arbeitsgericht weder für den Arbeitgebenden noch für den Arbeitnehmenden Anwaltszwang. Davon abgesehen, sollte ein Unternehmen nicht ohne eigenen Rechtsbeistand auftreten, wenn die Gegenseite bereits einen Anwalt bzw. eine Anwältin eingeschaltet hat. Bei tiefgreifenden Streitigkeiten die vor dem Landes- oder Bundesarbeitsgericht verhandelt werden, besteht grundsätzliche Anwaltspflicht. Um eine Streitigkeit vorher beizulegen und es nicht soweit kommen zu lassen, empfiehlt es sich, frühzeitig mit einem Anwalt bzw. einer Anwältin zu kooperieren und sich unterstützen zu lassen. Als Nicht-Jurist*in ist es nicht möglich, Recht zu bekommen und sich gegen die anwaltlich gestützten Forderungen zu wehren. In diesem Fall kann der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgerberin sogar recht haben, doch Recht bekommen wird er/sie im Regelfall nicht.

Der Unternehmenskauf - eine komplexe Angelegenheit

Wer ein bestehendes Unternehmen aufkauft, sollte die Vertragsabwicklung nicht ohne juristischen Beistand vornehmen. Handelt es sich um eine Firma mit Angestellten, ist ein Anwalt bzw. eine Anwältin für Arbeitsrecht umso wichtiger, da es zusätzliche Fragen zu klären gibt. Dem gegenüber kann man unkompliziert in die Freiberuflichkeit starten, da man in diesem Fall keine Verantwortung für Mitarbeitende eingeht. Neben dem Unternehmenskauf spielt die rechtssichere Abwicklung auch beim Firmenverkauf oder im Falle einer drohenden Insolvenz eine essenzielle Rolle. Hier geht es nicht nur um große Geldsummen, sondern um die Vertragserfüllung gegenüber den Mitarbeitenden.

Um eine Klageflut zu umgehen und sich von Anfang an abzusichern, sollten Kündigungs- und Aufhebungsverträge grundsätzlich rechtssicher sein.

Ein(e) Unternehmer*in haftet für seine Firma und ist zur Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Vorschriften verpflichtet. Doch Hand aufs Herz: Welche(r) Gründer*in und Jungunternehmer*in kennt all die gesetzlichen Vorschriften aus dem Effeff? Die beste Strategie für eine reibungslose Gründung und Mitarbeitendenanstellung beruht auf den Kompetenzen eines Anwalts bzw. einer Anwältin für Arbeitsrecht. Diese kennen die Fallstricke und wissen, welcher Ausdruck in einem Vertrag welche Bedeutung hat. Rechtssicherheit ist ein wichtiges Fundament für Arbeitgeber*innen, die unanfechtbare Verträge abschließen möchten.

Die firmeneigene Webpräsenz ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein für wirtschaftlichen Erfolg. Eine ansprechende Webseite oder ein informativer Blog sorgen für Kundenbindung und Neukundengewinnung. Zur attraktiven Webseitengestaltung gehören auch visuelle Elemente wie Fotos oder Grafiken. Den Unternehmen ist in der Regel bekannt, wie wichtig der Erwerb von Lizenzrechten ist, bevor ein Bild auf der eigenen Firmenseite online gestellt werden kann. Trotz aller Sorgfalt bei der rechtssicheren Bildernutzung kommt es dennoch zu bösen Überraschungen. Eine vermeintlich sichere Lizenz entpuppt sich als Verstoß gegen Urheber- oder Persönlichkeitsrechte – und hohe Kosten drohen.

Es gibt für die rechtssichere Nutzung von Bildern eine ganze Reihe an Regeln zu beachten. Es gibt allerlei Fallstricke, in die Unternehmen unbewusst hineinstolpern können. In diesem Beitrag informiert wir, wie sich Unternehmen rechtlich eindeutig absichern können, wenn sie Bilder für ihre Online-Firmenpräsenz nutzen wollen.

Grundsätzlich für die Lizenzierung sorgen

Im Streitfall um Nutzungsrechte muss der Verwender beweisen, dass er dieses Recht erworben hat. Die Beweislast liegt also beim Unternehmen, das ein Foto nutzen möchte. Es muss deshalb für jedes Foto vorab die Lizenz einholen und klären, ob es auf der eigenen Firmenwebseite eingesetzt werden darf.

Gerichte erwarten in diesem Punkt große Sorgfalt: Wer also Bilder einsetzen möchte, muss deren Herkunft lückenlos nachvollziehbar machen. Wie Abmachungen und Verträge den Weg vom Fotografen als Urheber bis zum Nutzungsrecht des Verwenders geebnet haben, muss dokumentiert sein.

Oft besteht der Irrtum, dass die Geldzahlung für eine Lizenz damit gleichbedeutend sei, man hätte das Foto quasi käuflich erworben und könne damit tun, was man möchte. Im Medienbusiness verwenden Profis detaillierte Rechtekataloge, wenn sie eine umfassende Nutzungserlaubnis erwerben wollen. Es ist entscheidend, dass ein Unternehmen diesen Prozess gewissenhaft regelt.

Eigene Fotos erstellen

Auf den ersten Blick scheint die rechtliche Situation unkompliziert, wenn der Nutzer gleichzeitig der Fotograf ist. An selbst aufgenommenen Fotos hat der Urheber das volle Nutzungsrecht. Doch wie sieht die Situation aus, wenn das Foto von einer GbR genutzt wird und jener Gründer das Unternehmen verlässt, dessen Foto auf der Webseite eingesetzt wird? Derartige Fragen werden selten im Gründungsprozess geregelt und führen später zu Streitfällen. Neben dem Urheberrecht spielen auch Persönlichkeitsrechte eine Rolle: Sind Personen auf einem Foto abgebildet, hängt die Verwendung des Fotos von ihrer Zustimmung ab. Das Gleiche gilt, wenn eine ganze Personengruppe abgebildet ist.

Das Internet als Bildquelle

Beauftragt das Unternehmen angestellte Mitarbeiter mit der Fotoerstellung, ist das juristisch unproblematisch. Nutzungsrechte stehen dem Unternehmen zu, wenn die Fotoerstellung für Unternehmenszwecke zu den Mitarbeiteraufgaben gehört. Allerdings ist es empfehlenswert, eine entsprechende Regelung in den Arbeitsvertrag aufzunehmen.

Die Bildbeschaffung über Dritte kennt meistens zwei Wege. Entweder wird ein externer Fotograf beauftragt oder passende Bilder werden im Internet gesucht. Bei Stockfotos oder generischen Motiven ist es meistens am einfachsten, bereitgestellte Bilder aus dem Internet herunterzuladen.

Doch genau hier lauern Risiken: Viele Bilder stehen scheinbar kostenlos zur Verfügung. Aber das bedeutet nicht, dass ein kostenloses Foto auch frei nutzbar ist. Übersieht man hier wichtige Bedingungen, drohen erhebliche Kosten. Das betrifft hohe Nachzahlungen bei den Lizenzgebühren sowie Opportunitätskosten. Diese entstehen, wenn sich Zeitverluste, Rechtsstreitigkeiten und Vertrauensschäden summieren. Besser ist es, Geld für den Erwerb von passenden Nutzungsrechten zu investieren, anstatt im Internet viel Zeit für die Suche nach angeblich kostenlosen Bilderquellen zu verschwenden.

Bildersuche per Suchmaschine

Wo liegen die Ursachen, wenn Bildnutzer in rechtliche Probleme geraten? Ein wichtiger Grund ist die Angebotsfülle an Fotos in Suchmaschinen. Beliebt ist beispielsweise die Google-Bildersuche: Denn über Suchbegriffe öffnen sich gewaltige Fotosammlungen. Dabei bietet Google eine Filterfunktion an, mit der sich nach vermeintlich lizenzfreien Fotos suchen lässt. Schnell wird dann beim passenden Motiv zugegriffen. Allerdings garantiert Google nicht, dass die gefilterten Fotos tatsächlich den gesuchten Kriterien entsprechen.

Genau hier liegt das Risiko für eine Abmahnung. Das Schlagwort "Nutzungsfreigabe" ist wenig aufschlussreich. Es lässt sich damit nicht herleiten, welchen konkreten Nutzungsbedingungen das Foto unterworfen ist und welche Einschränkungen bestehen.

Die Google-Bildersuche eignet sich lediglich zur internen Vorauswahl. Findet man ein passendes Motiv, ist die Recherche nach den dazugehörigen Nutzungsbedingungen unverzichtbar.

Stockfotos beschaffen

Spezialisierte Datenbanken stellen sogenannte Stockfotos bereit. Sie eignen sich, wenn man keine individuell erstellten Aufnahmen benötigt. Die finanzielle Spannbreite reicht von kostenlos über Pauschaltarif bis zu exklusiven Nutzungsrechten für einige Tausend Euro Lizenzgebühr. Fotomaterial aus diesen Agenturangeboten sollten nie einfach heruntergeladen und in die eigene Webpage eingebaut werden. Zuerst sollten Lizenzbedingungen bei Bilddatenbanken geprüft werden.

Produktbilder als Sonderfall

Auch bei Produktbildern tragen die Händler Verantwortung für den Erwerb der Nutzungsrechte. Keineswegs kann ein beliebiges Produktfoto aus dem Internet verwendet werden – auch wenn es um das gleiche Produkt geht. Hersteller bieten registrierten Händlern oft an, entsprechende Produktfotos zu verlinken oder für Onlineshops herunterzuladen. Werden keine weiteren Angaben genannt, dürfen Händler das Foto für das eigene Verkaufsangebot nutzen.

Anders sieht es mit Fotos im eingerichteten Pressebereich aus. Diese Fotos dürfen nicht für Verkaufsangebote eingesetzt werden. Verwenden Händler solche Fotos ohne Rücksprache, gehen sie das Risiko einer Abmahnung ein. Auch beim Produktbild gilt: Der Hersteller muss klären, ob und zu welchen Bedingungen er das Bild verwenden kann.

Nutzungsrechte vertraglich sichern

Eine Nutzungsvereinbarung kann theoretisch auf vielerlei Weise geschlossen werden – zum Beispiel per Handschlag. In der Praxis empfiehlt sich jedoch eine schriftliche Dokumentation per Dokument oder zumindest per E-Mail.

Bilderverletzung – welche Folgen drohen?

Wer mit Nutzungsrechten nachlässig umgeht, riskiert hohe Konsequenzen. Bei Bilddiebstahl hat ein Fotograf viele Ansprüche. Abmahnen kann er jeden, der auf rechtswidrige Art die Fotos nutzt. Will der Nutzer ihn an den Lieferanten verweisen, muss der Fotograf das nicht hinnehmen. Ganz im Gegenteil kann er beide Seiten abmahnen lassen – Unternehmen und Bildlieferanten.

Ist die Fotonutzung illegal, drohen dem Nutzer Auskunfts- und Unterlassungsansprüche, Schadenersatz sowie Anwaltsgebühren. Leider lässt sich der Sachverhalt nicht durch Löschen des Fotos auf der eigenen Webseite bereinigen. Das muss in rechtlicher Hinsicht mit der gleichzeitigen Abgabe einer sogenannten strafbewehrten Unterlassungserklärung verbunden sein. Sonst droht Klage.

Der Autor: Die Tätigkeitsschwerpunkte von Rechtsanwalt Dr. Michael Metzner sind Gewerblicher Rechtsschutz, Medienrecht und Urheberrecht. Seine Kanzlei berät Onlineshop-Betreiber, Onlinehändler sowie eine Vielzahl an Unternehmen im Segment E-Commerce.

Sich im E-Commerce selbständig machen – davon träumen viele Menschen. Zumal der Onlinehandel mit der Corona-Krise und der fortschreitenden Digitalisierung immer weiter an Attraktivität gewinnt. Es wird dabei jedoch unterschätzt, dass es nicht einfach ist, die Eröffnung von Onlineshops rechtssicher, effektiv und nachhaltig zu gestalten.

Ein wesentlicher Schritt ist die Anmeldung einer Marke, um das mühsam aufgebaute Unternehmen zu schützen. Dabei kommt es darauf an, ob man eine Marke für den deutschen Markt, die EU oder weltweit anmelden möchte. Doch das sind nicht die einzigen Details, die bei der Anmeldung der Marke wichtig sind. Im Folgenden liest du, wie man bei der Anmeldung richtig vorgeht und worauf man dringend achten sollte.

Die Markenanmeldung

Es besteht bei der Markenanmeldung grundsätzlich kein Zwang, einen Anwalt zu nehmen. Geht die Anmeldung schief, werden die Kosten vom Amt allerdings nicht erstattet. Zudem können durch Widersprüche oder Abmahnungen durchaus vierstellige Beträge zusammenkommen. Bei der Wahl des Markenamtes sollte man sich zunächst die Frage stellen, wo die Kunden sitzen, die man in den ersten Jahren überwiegend beliefert. Ist das zu 80 Prozent Deutschland, spricht einiges dafür, eine deutsche Marke anzumelden. Für die Schweiz sollte es dagegen eine internationale Registrierung sein.

Wichtig ist auch, ob der E-Commerce nur im eigenen Onlineshop oder zusätzlich auf Plattformen wie Amazon Marketplace erfolgen soll. Im zweiten Fall sollte die Marke für die Amazon Brand Registry geeignet sein – denn dafür verlangt Amazon bestimmte Voraussetzungen.

Der Name des Shops

Man muss sich bei der Anmeldung zudem darüber bewusst sein, dass man zum einen den Namen des Shops und zum anderen die Marken der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen schützen kann. Der wohl größte Fehler vor der Anmeldung ist eine unzureichende Recherche nach älteren Marken, Firmennamen oder Unternehmenskennzeichen, die mit der eigenen Anmeldung kollidieren könnten. Denn bei Marken gilt das Prioritätsprinzip. Salopp ausgedrückt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Dabei gilt, dass auch ähnliche, verwechslungsfähige Marken neue Anmeldungen verhindern können. Die Verwechslungsfähigkeit ist eine komplizierte Rechtsfrage.

Die Pflege der Marke

Ist die Marke eingetragen, vergessen Onlinehändler*innen oft die nötige Pflege. Bei rund 15.000 monatlichen Anmeldungen allein beim EUIPO ist die Gefahr kollidierender Anmeldungen groß. Passt man nicht auf, rücken konkurrierende Zeichen an die eigene Marke heran und die Marke droht zu verwässern oder wertlos zu werden. Ein konsequentes Vorgehen gegen Markenverletzer*innen ist also angebracht. Im Übrigen verfällt eine Marke, wenn sie innerhalb von fünf Jahren nicht genutzt wird.

Nutzung von Online-Formularen

Die Online-Formulare der Markenämter sind mittlerweile recht nutzerfreundlich und bieten einen günstigen Zugang zur Markenanmeldung. Wer sich auskennt, kann diesen Weg beschreiten. Allerdings darf man nicht vergessen, dass Markenrecht ein sehr spezielles und komplexes Rechtsgebiet ist, bei dem unzählige Fallstricke lauern, die mit erheblichen finanziellen Risiken verbunden sind.

Bei Unsicherheiten oder Zweifeln sollten Gründer*innen von Onlineshops unbedingt erwägen, anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Die Vereinbarung eines Pauschalpreises ist dabei sicherlich sinnvoll.

Der Autor Dr. Michael Metzner ist Rechtsanwalt ist Rechtsanwalt für Urheber- und Medienrecht sowie für gewerblichen Rechtsschutz und mit der komplexen Thematik für Unternehmen im E-Commerce-Bereich langjährig vertraut.