In Kundengesprächen können Floskeln und andere verbale Unsitten „tödlich“ sein. Wenn Sie sich und Ihr Unternehmen überzeugend präsentieren wollen, müssen Sie kundenorientiert und rhetorisch geschickt kommunizieren.

Ein gewisses Maß an „Sprach-Hygiene“ ist erforderlich, wenn Sie mit Ihren Kunden kommunizieren. Sprach-Schlampereien lösen keine Handlung aus und verunsichern möglicherweise den Kunden. Wer Sicherheit und Kompetenz ausstrahlen will, drückt sich eindeutig und klar aus. Kunden mögen keine butterweichen Aussagen. Im Folgenden lesen Sie, worauf Sie im Kundengespräch achten sollten, damit Sie und Ihre Botschaft richtig ankommen.

Es gibt Signalwörter, die Unsicherheit oder Zweifel ausdrücken, wie „in etwa“, „irgendwie“, „sozusagen“, „gewissermaßen“, „oder so“. Wer solche Wörter oft in eine Aussage einfügt, verrät, dass er sich nicht genau auskennt, dass er sich nicht genau festlegen will. „Das wird sich dann technisch irgendwie lösen lassen“, „In etwa kann man sich vorstellen, was dann passiert“, „Das ist gewissermaßen sicher“. Diese wachsweichen Aussagen überzeugen nicht. „Sicher“ ist das Heftpflaster für Unsicherheit. „Sicher ist morgen schönes Wetter“. „Es wird sicher nicht so schlimm sein.“ Wer eigene Zweifel hat, deckt seine Unsicherheit dadurch auf. Soll der Kunde etwa so überzeugt werden?

Null-Aussagen auf den Müll

Formulierungen wie „Eigentlich kann ja nichts schief gehen ...“ oder „Wir sind wahrscheinlich in der Lage...“ brechen der Aussage die Spitze ab, relativieren sie zu einer Null-Aussage. Deshalb: Auf den Müll mit „eigentlich“, „vielleicht“, „eventuell“, „einigermaßen“, „möglicherweise“ und ähnlichen Verbal-Pölsterchen. Zumindest dort, wo Kompetenz und Standing sowie persönliche Durchsetzungsfähigkeit auch sprachlich gefragt sind. Dazu gehören solche Konjunktiv-Aussagen wie „Es könnte sein ...“, „Wir würden gerne ...“ oder „Es wäre gut ...“

Rhetorik-Tipp: Formulieren Sie konkret

Wer sicher wirken will, spricht nicht im Konjunktiv, sondern formuliert konkret in der Wirklichkeitsform. Einige Beispiele:
Falsch: „Diese Technik hätte den Vorteil …“
Richtig: „Diese Technik hat den Vorteil …“
Falsch: „Dadurch würden Sie erreichen …“
Richtig: „Sie erreichen damit …“
Falsch: „Ich glaube, man könnte …“
Richtig: „Ich bin sicher, Sie können …“
Falsch: „Ich würde Folgendes vorschlagen …“
Richtig: „Ich schlage Folgendes vor.“

Konkret statt eventuell

Die Möglichkeitsform (Konjunktiv) im Kundengespräch wirkt unsicher. Wer hingegen sicher wirken will, spricht in der Wirklichkeitsform. Denn durch „würde, wäre, hätte, könnte, müsste“ verunsichert man den Kunden. Der Konjunktiv ist der Höflichkeitsstil der 80er-Jahre und mittlerweile völlig veraltert.

Positiv formulieren

Bemühen Sie sich, positiv zu formulieren. Wohl jeder kennt den psychologischen Unterschied zwischen einem halbvollen und halbleeren Glas. Das halbleere Gefäß suggeriert Mangel und wirkt daher negativ; halbvoll betont das Positive, das Guthaben. Worte wecken also Gefühle und beeinflussen das Gesprächsklima. Oft lässt sich eher negativ Besetztes auch positiv ausdrücken. Und das sollten Sie auch tun. Verfallen Sie also nicht in den Fehler, einfach drauflos zu reden, ohne vorher zu überlegen.

Rhetorik-Tipp: Formulieren Sie positiv

Ein und derselbe Sachverhalt lässt sich negativ oder aber für den Kunden verbindlich positiv formulieren. Einige Beispiele:
Negativ: „Das weiß ich nicht.“
Positiv: „Ich mache mich schlau und melde mich.“
Negativ: „Da müssen Sie warten.“
Positiv: „Bitte gedulden Sie sich etwas.“
Negativ: Dafür bin ich nicht zuständig.“
Positiv: „Zuständig ist …“
Negativ: „Heute geht nichts mehr.“
Positiv: „Bis morgen Abend haben Sie es vorliegen.“
Negativ: „Da haben Sie mich falsch verstanden.“
Positiv: „Da habe ich mich falsch ausgedrückt.“

Klar und verständlich reden

Im Beratungsgespräch stellen Sie Ihr Leistungspaket dar. Da kommen Sie ganz schön ins Reden. Sprechen Sie so, dass es Vergnügen macht, Ihnen zuzuhören. Fachwörter verstehen nur Fachleute. Erklären Sie Ihrem Kunden Fachbegriffe und setzen Sie nicht voraus, dass er diese schon kennt und Ihnen folgen kann. Vermeiden Sie umständliche, lange Sätze, die mit Nebensätzen verlängert werden. Das verwirrt den Kunden. Vereinfachen Sie technische Beschreibungen. Kurze Sätze sind leichter zu verstehen.

Mit der Stimme wirken

Eine lautstarke Stimme klingt leicht aggressiv und autoritär. Schnell fühlt sich ein Kunde dadurch überredet statt überzeugt. Der Schnellsprecher unter den Mitarbeitern wirkt hektisch, drängend, unruhig, ungeduldig. Die leisere Stimme, das langsamere Sprechtempo wird als angenehm empfunden. Sprechen Sie nie schneller als Ihr Kunde. Sie wirken sonst hektisch.

Mehr „Sie“, weniger „Ich“

Im Kundenkontakt müssen Sie die „Ichbezogenheiten“ vermeiden. Ausdrücke wie „Ich finde“, „Meiner Meinung nach ...“, „Meine Erfahrung sagt mir ...“, „Ich an Ihrer Stelle ...“, „ich würde es anders machen“ sind Gift für kundenorientierte Beratung. Abgesehen von den Fällen, in denen der Kunde Sie als Spezialisten um Ihre Meinung bittet oder auf Ihr persönliches Urteil Wert legt, sollten Sie Ihre eigene Person so weit wie möglich aus dem Gespräch ausschalten.

Stellen Sie den Kunden in den Mittelpunkt. Jedes „Ich“, das durch ein „Sie“ ersetzt werden kann, sollte dem „Sie“ Platz machen. Was bewirken Botschaften in Form von „Ich-Sätzen“? Hier werden Ihre eigenen Emotionen, Meinungen, Wünsche, konkret und situativ benannt, ohne das Gegenüber einzubeziehen. Sie dienen der Selbstoffenbarung. Sie wirken weniger bedrohlich, da sie nur subjektive Äußerungen und keine Schuldzuweisung enthalten.

Beispiele: „Ich schlage vor, dass ...“, „Also, da bin ich mir ganz sicher ...“, „Meiner Meinung nach ...“ Was bewirken Sie mit „Sie-Sätzen“? Die eigene Meinung spielt hier keine Rolle. Der Kunde steht im Mittelpunkt des Gesprächs. „Sie“, „Ihre“ und „Ihnen“ zeigen Kundenorientierung. Ein paar Beispiele: „Für Sie ist es besser ...“, „In Ihrer Situation empfiehlt es sich ...“, „Damit ist Ihnen geholfen ...“

Rhetorik-Tipp: Formulieren Sie aus der Kundensicht

Vermeiden Sie „Ichbezogenheit“, indem Sie sich zurücknehmen und kundenorientiert beraten. Einige Beispiele:
Schlecht: „Ich zeige Ihnen mal ...“
Besser: „Sie sehen hier ...“
Schlecht: „Ich meine ...“
Besser: „Meinen Sie nicht auch ...“
Schlecht: „Ich finde ...“
Besser: „Sie finden sicherlich ...“
Schlecht: „Ich halte es für besser ...“
Besser: „Für Sie ist es besser ...“
Schlecht: „Ich gebe Ihnen ...“
Besser: „Sie erhalten ...“
Schlecht: „Ich gewähre Ihnen ...“
Besser: „Sie bekommen ...“

In der Gegenwartsform reden

Zukunftsaussagen wecken Zweifel. Werden Versprechungen für die Zukunft immer eingelöst? Hindernisse können auftauchen oder Versprechen vergessen werden. Die Zukunftsform suggeriert beim Sprechen Unsicherheit, die Gegenwartsform enthält schon den Vollzug und lässt psychologisch gesehen keinen Spielraum für Hindernisse. Bei Gegenwartsaussagen fühlt sich der Kunde schon jetzt als Nutznießer, auch wenn es um Zukünftiges geht.

Rhetorik-Tipp: Formulieren Sie im „Jetzt“

Wenn Sie in der Gegenwartsform reden, wirken Sie augenblicklich verbindlicher. Einige Beispiele:
Falsch: „Herr XY wird sich melden.“
Richtig: „Herr XY meldet sich.“
Falsch: „Die Lieferzeit wird in Zukunft besser.“
Richtig: „Die Lieferzeit ist in Zukunft besser.“
Falsch: „Wir werden das prüfen.“
Richtig: „Wir prüfen das.“
Falsch: „Wir werden Sie noch darüber informieren.“
Richtig: „Wir informieren Sie.“

Wie viel Dialekt ist erlaubt?

Ihr Kunde darf ruhig erkennen, aus welcher Region Sie kommen. Dialekt ist keine Schande. Zu viel Hochdeutsch klingt sogar gekünstelt. Machen Sie aber nicht aus Gefälligkeit den Dialekt des Kunden nach. Hinderlich ist Ihr Dialekt nur dann, wenn dadurch die Verständlichkeit beeinträchtigt wird. Wenn Sie Worte verwenden, die es im Hochdeutschen gar nicht gibt, ist von Dialekt abzuraten. Konzentrieren Sie sich nicht krampfhaft auf Hochdeutsch. Sie brauchen Ihren Kopf und die Konzentration für das Kundengespräch.