Für den Schritt in die gewerbliche Selbstständigkeit bietet ein Online-Shop eine ideale Voraussetzung, eine große Zielgruppe anzusprechen. Gleichzeitig ist der erfolgreiche Shopbetrieb mit einigen Herausforderungen und einer hohen und wachsenden Wettbewerbsdichte verbunden. Die Gründung eines Online-Shops will daher durchdacht sein, erfordert ein wohlüberlegtes Konzept und die Berücksichtigung zahlreicher Faktoren von der Auswahl des Shopsystems über die Suchmaschinenoptimierung bis zum Marketing.

Existenzgründung mit Online-Shop: ein Konzept und seine Vorzüge im Überblick

Der Online-Shop bietet jungen Gründern und Selbstständigen einen vergleichsweise simplen und flexiblen Weg, im Internet Waren und Dienstleistungen zu vertreiben. Ebenso kann die Eröffnung des Online-Shops eine Erweiterung eines bereits bestehenden stationären Angebots darstellen.

Die Entscheidung für einen Online-Shop hat für Existenzgründer eine Reihe von Vorteilen:

• Niedrigere Kosten: Der Aufbau und Betrieb eines Online-Shops ist im Vergleich zu einem stationären Geschäft in der Regel kostengünstiger. Sie müssen keine Miete für ein Gewerbeobjekt bezahlen und haben auch keine Personalkosten für Verkäufer.
• Flexibilität: Ein Online-Shop kann rund um die Uhr geöffnet sein, so dass Kunden zu jeder Zeit einkaufen können. Sie sind nicht an Öffnungszeiten gebunden und müssen sich keine Gedanken über Ladenschluss oder Feiertage machen.
• Breiteres Kundenpotential: Mit einem Online-Shop haben Sie die Möglichkeit, Kunden aus der ganzen Welt zu erreichen. Das erhöht die Chance, dass Sie mehr Kunden gewinnen und somit Ihren Umsatz steigern.
• Einfache Verwaltung: Ein Online-Shop bietet die Möglichkeit, alle Geschäftsprozesse digital zu verwalten. Sie können Bestellungen und Zahlungen automatisieren, Kundenbewertungen sammeln und Ihr Angebot schnell und einfach anpassen.
• Steigerung der Markenbekanntheit: Ein professionell gestalteter Online-Shop kann dazu beitragen, die Markenbekanntheit Ihres Unternehmens zu steigern. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Marke auf verschiedenen Plattformen zu präsentieren und so eine größere Zielgruppe zu erreichen.

Herausforderung der Auswahl eines Shopsystems

Der Betrieb eines Online-Shops erfordert zunächst die Auswahl eines geeigneten Shopsystems Das umfassende Angebot unterschiedlich konzipierter Systeme lässt sich kaum überschauen. Die Wahl eines für Sie passenden Systems hängt unter anderem von ihren individuellen Anforderungen, Ihrer Branche und Ihrer Unternehmensgröße ab.

Das seit 2003 existierende und beständig weiterentwickelte Shopsystem Shopware aus Deutschland können Sie sowohl in einer Open-Source-Variante als auch in verschiedenen kommerziellen Varianten verwenden, die sich in ihren Leistungsumfängen unterscheiden.

Shopware 6 ist ein populäres Shopsystem, das von vielen Online-Händlern eingesetzt wird. Es bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber anderen Shopsystemen:

• Benutzerfreundlichkeit: Shopware 6 ist sehr benutzerfreundlich und bietet eine einfache Bedienung. Die Administrationsoberfläche ist übersichtlich gestaltet und bietet viele Funktionen und Tools, die das Verwalten des Online-Shops erleichtern.
• Leistungsstark: Shopware 6 ist ein leistungsstarkes Shopsystem, das schnell und stabil läuft. Es bietet auch viele integrierte Funktionen, die das Management und die Verwaltung des Online-Shops erleichtern.
• Anpassbarkeit: Shopware 6 ist sehr anpassbar und bietet viele Möglichkeiten, das Aussehen und die Funktionalität des Online-Shops an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Es gibt zahlreiche Erweiterungen und Plug-ins, die das Shopsystem erweitern und ermöglichen, zusätzliche Funktionen hinzuzufügen.
• Sicherheit: Shopware 6 ist ein sicheres Shopsystem, das regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft wird. Es bietet auch umfangreiche Möglichkeiten, um den Online-Shop vor Hackerangriffen und anderen Bedrohungen zu schützen.
• Kundenbindung: Shopware 6 bietet viele Funktionen, die dazu beitragen, die Kundenbindung zu stärken. Beispielsweise gibt es integrierte Kundenkonten, die es Kunden ermöglichen, ihre Bestellhistorie einzusehen und ihre Daten zu verwalten. Es gibt auch Möglichkeiten, um Kundenbewertungen zu sammeln und zu veröffentlichen.

Wer Shopware 6 in seinem Shop verwenden möchte, kann eine erfahrene Agentur für Shopware 6 zur Unterstützung beauftragen.

Stellenwert der Suchmaschinenoptimierung (SEO) für den eigenen Online-Shop

Die Suchmaschinenoptimierung (SEO) hat für den Online-Shop einen sehr hohen Stellenwert, da sie dazu beitragen kann, dass der Shop in den Suchergebnissen von Suchmaschinen wie Google besser gefunden wird. Wenn der Shop auf den vorderen Plätzen in den Suchergebnissen erscheint, wird er von mehr Nutzern wahrgenommen und somit auch häufiger besucht. Das kann dazu beitragen, dass der Umsatz des Online-Shops steigt.

Es gibt viele Faktoren, die für die Suchmaschinenoptimierung relevant sind. Dazu gehören beispielsweise die Keywords, die auf der Website verwendet werden, die Qualität und Relevanz der Inhalte, die Ladegeschwindigkeit der Website und die Nutzerfreundlichkeit. Durch das Berücksichtigen dieser Faktoren kann der Online-Shop ein höheres Ranking in den Suchergebnissen aufweisen.

Es ist wichtig, regelmäßig die SEO-Maßnahmen zu überprüfen und zu optimieren, da sich die Anforderungen von Suchmaschinen ständig ändern. Eine gute Suchmaschinenoptimierung ist daher ein zentraler Bestandteil für den Erfolg eines Online-Shops. Bei den sich rasch ändernden Anforderungen der modernen SEO finden Sie bei unserer Agentur erfahrene Unterstützung, damit Ihr Online-Shop ein attraktives Ranking in den Suchergebnissen aufweist.

Kommunikation und Marketing: Zielgruppe ansprechen und Reichweite erhöhen

Es gibt viele Marketing-Maßnahmen, die für den Online-Shop sinnvoll sein können, um neue Kunden zu gewinnen und den Umsatz zu steigern. Einige davon sind:

• Suchmaschinenwerbung: Durch die Schaltung von Anzeigen in den Suchergebnissen von Suchmaschinen wie Google können Sie dafür sorgen, dass Ihr Online-Shop von potenziellen Kunden gefunden wird, die nach bestimmten Produkten oder Dienstleistungen suchen.
• E-Mail-Marketing: Mit Hilfe von E-Mail-Marketing können Sie Ihre Kunden über neue Produkte, Angebote oder Aktionen informieren und so für mehr Traffic auf Ihrem Online-Shop sorgen.
• Social-Media-Marketing: Durch die Nutzung von Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram oder Twitter können Sie Ihre Marke bewerben und auf Ihren Online-Shop aufmerksam machen.
• Affiliate-Marketing: Mit Affiliate-Marketing können Sie Partner finden, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen bewerben und für jede erfolgreiche Empfehlung eine Provision erhalten.
• Content-Marketing: Durch die Erstellung von hochwertigen, informativen Inhalten, die auf Ihrem Online-Shop oder auf anderen Plattformen veröffentlicht werden, können Sie Ihre Zielgruppe ansprechen und für Ihren Online-Shop interessieren.

Es ist wichtig, dass Sie für Ihren Online-Shop eine übergeordnete Marketingstrategie entwickeln, die auf Ihre Zielgruppe und Ihre Geschäftsziele abgestimmt ist. Durch gezielte Marketing-Maßnahmen können Sie Ihren Online-Shop erfolgreich bewerben und den Umsatz steigern.

Für viele Gründer*innen sind sie die großen Vorbilder: charismatische Persönlichkeiten wie Elon Musk oder Jeff Bezos. Auf der einen Seite sind sie unangefochtene Visionäre und wissen (sich) überzeugend zu verkaufen. Auf der anderen Seite sind sie unangepasste Typen, die genauso gut für größenwahnsinnig oder besessen gehalten werden. Der eine möchte alle Waren und Dienstleistungen in einem beinahe schon omnipotenten „Every­thing-Store“ vereinen. Der andere sieht sich als Teil einer bemannten Marsmission auf dem Weg, die Zivilisation auf neue Planeten zu führen. Kurzum: Menschen wie Bezos oder Musk halten nichts davon, tiefzustapeln. Sie haben Großes vor, wollen viel erreichen und haben schier unglaubliche Visionen vor Augen. Aber was sollten sich junge Unternehmen wirklich von ihnen abschauen?

Sind Visionäre die besseren Unternehmer*innen?

Das wirft natürlich die Frage auf, ob Selbstbewusstsein gepaart mit einer mehr oder minder gesunden Portion Größenwahn auch zu exzeptionellem Unternehmertum führt. Oder anders gefragt: Kann das Modell Bezos oder Musk einfach auf andere Unternehmer*innen übertragen werden? Bei der Antwort muss man bedenken: Natürlich greift hier der sogenannte Survivorship-Bias: Nur weil die visionären Gründer von Amazon, Tesla und Space-X Erfolg hatten, heißt das aber nicht, dass nicht ebenso viele Visionäre früh gescheitert sind. Mit anderen Worten: Die wenigen Erfolgreichen werden sehr deutlich wahrgenommen (die Überlebenden, Survivors), während die vielen Gescheiterten geflissentlich ignoriert werden.

In Deutschland erleben wir allerdings eine Besonderheit: Der sehr deutsche Pessimismus wirkt dem Survivorship-Bias entgegen und führt dazu, Visionär*innen vorschnell zu bewerten und sich stattdessen aufs Scheitern zu konzentrieren. Das hemmt leider den Mut zur Disruption.

Wer in einem solchermaßen geprägten Umfeld in völlig neuen Bahnen denkt, wird gern als naiv oder großspurig abgestempelt. Man schaut vielleicht sogar eher etwas abfällig auf das potenzielle Scheitern, als darauf, welche tollen Möglichkeiten in einer neuen Idee schlummern können.

In den USA sieht das ganz anders aus. Dort treten Gründer*innen wie selbstverständlich in dem Bewusstsein auf, der nächste Musk oder Bezos zu sein. Das hängt schon mit den Wurzeln des „American Dream“ zusammen und mit dem festen Glauben, im „Land der unbegrenzten Möglichkeiten“ vom Tellerwäscher zum Millionär werden zu können. All das ist Teil der DNA dieses Landes und seiner Menschen. Es ist also kein Wunder, dass amerikanische Investor*innen diese Art des Storytellings sogar erwarten.

Hinter Hybris steckt Potenzial

Es ist nun einmal so: Meist steckt hinter den „verrückten Gründer*innen“ mehr als nur Größenwahn und Hochmut, nämlich die Getriebenheit und das Selbstbewusstsein, die eigene Idee und Vision für absolut richtig zu halten. Diese Eigenschaften führen wiederum zum unbedingten Willen, die Gedankenkonstrukte auch in die Tat umzusetzen. Wer sich heute Interviews aus den unternehmerischen Anfangsjahren von Musk und Bezos anschaut, wird erstaunt sein, mit welcher Selbstsicherheit sie den Erfolg von E-Commerce bzw. Elektroautos vorhersagen, Kritik abwinken, und überzeugt sind, dass ihnen keine Konkurrenz das Wasser abgraben könnte. Für sie war es schon damals selbstverständlich, ihre Ideen umsetzen zu müssen, aus der festen Überzeugung heraus, dass die Zeit reif dafür ist.

Wenn Investor*innen auf solche Eigenschaften treffen, rollen sie vielleicht kurz mit den Augen. Diese Art Mensch ist schließlich nicht immer einfach im Umgang, manchmal sogar arrogant oder größenwahnsinnig. Investor*innen, insbesondere VCs, erkennen aber auch das Potenzial: Sie sind immerhin nicht einfach auf der Suche nach solide wachsenden Geschäftsmodellen – ihnen geht es darum, ihr Investment mindestens zu verzehnfachen, sonst geht ihre Rechnung nicht auf. Da erscheint es logisch, nicht nur mit biederen Persönlichkeiten zusammenzuarbeiten.

Eine gute Story ist mehr wert als ein Prototyp

Auf Nummer sicher geht dabei kein(e) Investor*in, und selbiges wird auch von Gründer*innen erwartet. Wer nur auf kleine Verbesserungen oder zusätzliche Features bestehender Technik setzt, wird kaum Beachtung finden: Disruptiv ist anders. Wonach Investor*innen Ausschau halten, ist die visionäre Story. In den USA hat man es deutlich besser raus, „das nächste große Ding“ zu präsentieren. Schon Highschooler und College-Kids sind geübte Storyteller und verkaufen die Geschichten hinter ihren Ideen.

Währenddessen sind die Deutschen eher ein Volk der Tüftler*innen und Ingenieur*innen. Sie wollen erst einmal einen funktionierenden Prototyp haben, zeigen, dass alles funktioniert, und dann anhand des Produkts und nicht der Idee überzeugen. Doch viele Frühphasen-Investments leben davon, dass es eben nur eine Idee gibt. Vielleicht ist diese noch nicht einmal ausgereift. Aber wenn der oder die Visionär*in voll und ganz hinter der Idee steht, sind Investor*innen bereit, Geld in die Hand zu nehmen, weil sie an das disruptive Potenzial glauben. Dafür braucht es keinen Prototyp, sondern Menschen, die unkonventionell denken und für ihre Ideen durch Wände gehen.

Das Team macht das Unternehmen

Nun ist es aber so, dass diese Art visionärer Typen auch unkonventionell auftritt. Elon Musk ist der Nerd, der auch Memes bei Twitter postet. Jeff Bezos präsentiert sich gern mit großem Cowboyhut und lässt sich höchstpersönlich ins All schießen. Beide kann man sicherlich guten Gewissens als Querköpfe und Rebellen bezeichnen.

Tatsächlich ist es auch die Aufgabe von Investor*innen, wenn sie denn einsteigen, solchen Persönlichkeiten die richtigen Menschen an die Seite zu stellen. So kann das richtige Team Schwächen oder vermeintliche Allüren der Gründer*innen ausgleichen und das Unternehmen in sicheres Fahrwasser führen. Das ist eine Win-win-Situation: Fähige COOs und CFOs, die sich um das operative Klein-Klein kümmern, während sich die Visionär*innen auf die großen Sprünge konzentrieren. Für die Investor*innen wird so ein visionäres Unterfangen auf ein solides Fundament gestellt.

Bescheidenheit ist eine Zier ...

Gründer*innen sollten wie Künstler*innen betrachtet werden: unangepasster Schaffensdrang und getrieben von den eigenen Ideen. VCs und Investor*innen wissen diese Persönlichkeiten zu schätzen. Das bedeutet: Mehr Elon Musk und Jeff Bezos wagen. Dick auftragen ist somit okay. Gerade im US-amerikanischen Umfeld wird dies sogar erwartet, Bescheidenheit kann im schlimmsten Fall einer brillanten Idee im Weg stehen. Die Suche nach einer Finanzierung ist nicht die Zeit, um tiefzustapeln. Getriebenheit und auch eine Hybris können ein Vorteil sein und zeugen letztlich vom Selbstbewusstsein und Durchhaltevermögen, eine Idee auch zum Erfolg zu führen.

Der Autor Philipp Schlüter ist M&A-Partner bei der Invest­mentbanking-Beratungsgesellschaft Cowen und begleitet Software- und Tech-Firmen bei Finanzierung und Verkauf.

Vor gut 300 Jahren, als in London mit dem ersten Business Club im Westend die Urzelle des Netzwerkens entstand, war der Austausch unter Gleichgesinnten wenigen auserwählten Geschäftsmännern vorbehalten. Heute gehört Netzwerken für jede(n) Unternehmer*in zum Pflichtprogramm. Doch nicht allen fällt das gezielte Kontakteknüpfen leicht.

Das Ziel: Eine Gruppe von Menschen, die sich gegenseitig wertschätzt und unterstützt. Die richtige Person für jede Frage nur eine Nachricht oder einen Anruf entfernt. Fachlicher Austausch zu relevanten Themen. Funktionierende Kooperation. Rat, wenn du ihn brauchst. Kurz: Ein starkes Netzwerk.

Der Weg: Kommt drauf an. Gerade junge Gründer*innen, die nicht über jahrzehntealte Verbindungen verfügen, müssen für ein gutes Netzwerk viel Aufbauarbeit leisten. Aber was genau sollen sie tun? Möglichst viele Live-Events besuchen? Das Internet nach sämtlichen Netzwerken durchforsten, die zur eigenen Branche passen und diesen beitreten? Auf keinen Fall. Auf zu vielen Hochzeiten gleichzeitig zu tanzen, war noch nie eine gute Idee. Es kommt auf eine kluge Mischung an – online wie offline.

Let’s Party! Für Leute, die Spaß an Live-Events haben

Du gehst gern auf Veranstaltungen und hast kein Problem damit, fremde Menschen anzusprechen oder ein paar Stunden mit reichlich Smalltalk zu verbringen? Dann such dir zwei Veranstaltungen pro Jahr aus, die zu dir und deinem Business passen. Zum Beispiel ein Event wie das Online Marketing Rockstars Festival (OMR) in Hamburg, das in diesem Jahr zum ersten Mal seit Beginn der Pandemie wieder stattgefunden hat. 500 Aussteller*innen, 70.000 Besucher*innen, das sind die Zahlen, die zu dieser Messe für digitales Marketing und Technologie gehören. Zu groß für dich?

Wie wäre es mit einer Fuckup-Night? Es gibt sie inzwischen in einer Reihe von Städten. Das Motto: „Sometimes you win, sometimes you learn – Schöner Scheitern“. Drei oder vier Speaker*innen erzählen, wie und warum sie mit ihrem Business versagt und was sie daraus gelernt haben. Aber Fuckup-Night steht auch für FUN.

Egal, wofür du dich entscheidest: Steck deine Visitenkarten ein und geh mit dem festen Vorsatz hin, fünf neue Kontakte zu schließen. Manchmal ist es nicht einmal nötig, jemanden anzusprechen. Aktiv zuzuhören und im richtigen Moment eine kluge Bemerkung zumachen, kann schon Türen öffnen.

Wenn ein Live-Event für dich die Hölle ist

Oberflächliches Geplauder und Shaking Hands mit Leuten, die du nicht kennst, ist nichts für dich? Allein beim Gedanken daran bricht dir der Schweiß aus? 70.000 Leute unter einem Dach sind deine Vorstellung von der Hölle? Nicht schlimm. Es geht nicht nur dir so. Manchen Menschen ist offensives Netzwerken sogar so unangenehm, dass sie sich dabei regelrecht schmutzig fühlen und nach einem Messebesuch sofort ­duschen oder sich wenigstens die Hände waschen müssen. Zu diesem Ergebnis kommt eine US-amerikanische Studie. Als eher introvertierte(r) Gründer*in hast du verschiedene Möglichkeiten: Du überwindest dich, gehst trotzdem zu mindestens einem Event, nimmst aber jemanden mit, damit du dich wohler fühlst. Dennoch geht es natürlich darum, mit neuen Leuten zu sprechen und nicht etwa da­rum, die ganze Zeit mit dem/der mitgebrachten Freund*in deinen potenziellen Kontakten beim aktiven Netzwerken zuzusehen. Du kannst dich auch im Vorfeld der Veranstaltung mit jemandem verabreden, den oder die du bisher nur online kennst. Auch das macht es leichter.

Auf das Wo kommt es nicht an

Erscheint dir die Live-Event-Hürde immer noch zu hoch, dann baust du dein Netz ausschließlich online auf. Real-Life-Kontakte sind gut, aber für dein Business nicht lebensnotwendig. Die Qualität deiner Kontakte hängt nicht davon ab, wo du sie knüpfst. Statt zu einem Live-Event geh in ein bezahltes Netzwerk und sei dort aktiv dabei.

Warum bezahlt? Weil bei bezahlten Angeboten das Commitment der Teilnehmenden meist größer ist. Außerdem organisiert der Host Termine, Zoom-Calls, besondere Vernetzungsaktionen etc. So ist es für dich leichter, auf andere Mitglieder zuzugehen und herauszufinden, wer von ihnen wirklich interessant ist.

Du kennst virtuelle Coffee-Dates? Ich halte sie für eine großartige Alternative und eine pragmatische Lösung, um in einem Online-Netzwerk Menschen besser kennenzulernen. Übernimm die Initiative, geh auf zwei, drei Menschen direkt mit einer Einladung zu und schau, was passiert. Es kann gut sein, dass du auf jemanden triffst, der/die noch zurückhaltender ist als du selbst und sich über deinen ersten Schritt freut.

Ja, es darf das Thema Wetter sein

Online wie offline gibt es beim Kennenlernen immer das gleiche Problem: Womit anfangen? Mit dem Wetter? Nur zu. Wenn es gerade schüttet wie aus Kannen, ist das doch ein naheliegender Gesprächseinstieg. Grundsätzlich ist für mich eine Mischung aus beruflichen und privaten Themen gut. Wie ist dein letzter Launch gelaufen? Was hältst du von diesem und jenem Branchentrend? Schaffst du es regelmäßig zum Sport? Überhaupt Freizeit – kurz nach der Gründung ein rares Gut, das immer Gesprächsstoff liefern kann. Es geht um Austausch auf einer menschlichen Ebene, darum, lockere Anknüpfungspunkte zu finden.

In der Online-Businesswelt, aus der ich komme und in der viele Solopreneur*innen unterwegs sind, werden schnell gute Kontakte geknüpft. Egal, ob es sich um einen Mastermind-Austausch, eine Kooperation oder ein gemeinsames Projekt handelt. Immer mehr (Online-)Unternehmer*innen verstehen, dass sie ihre Kräfte bündeln sollten und so gemeinsam mehr erreichen können.

Die Verabredung zum zweiten Business-Date

Dir ist schon beim ersten Kennenlernen klar: Die Wellenlänge stimmt, mit diesem Menschen würdest du gern öfter reden, vielleicht sogar kooperieren. Dann ist das ein Moment, in dem Schüchternheit nicht überhandnehmen darf. Jetzt musst du dein Interesse offen und direkt aussprechen. Vielleicht so: „Könntest du dir vorstellen, dass wir uns in Zukunft regelmäßig austauschen? Ich schon. Und was hältst du von der Idee, dass wir uns bei unseren nächsten Launches gezielt als Affiliate-Partner*innen unterstützen?“

Die Belohnung für die direkte Frage (besonders gut in Kombination mit einem konkreten Vorschlag) ist Klarheit. Du weißt im nächsten Moment, ob es einen zweiten Kontakt geben wird oder nicht. Auch ein Nein ist okay und muss von beiden Seiten akzeptiert werden. So gesehen ist Online-Netzwerken nicht anders als Daten.

Ein Anfang ist nicht genug – dranbleiben!

Ein kluges Netzwerk aufzubauen, erfordert Zeit. Wie viel davon, entscheiden wir selbst – und machen uns darüber am besten schon im Vorfeld Gedanken. Wichtig zu wissen: Der größte Zeitfresser ist die Pflege der geschlossenen Kontakte. Man muss zwar weder dauernd telefonieren noch sich ständig E-Mails schreiben, um eine Business-Partnerschaft lebendig zu halten. Aber ein regelmäßiger, aktiver Kontakt von beiden Seiten ist unverzichtbar.

Lass dein Netzwerk deshalb nur so groß werden, dass du es gut im Griff behalten kannst. Anders ausgedrückt: Lieber klein und hilfreich als riesig und belanglos. Wenn kein wirklicher Austausch stattfindet, war das Zeitinvestment Verschwendung.

Notiere dir Daten wie Geburtstage, geplante Launches, Produkteinführungen. Schreib ein kurzes Happy Birthday, frag nach, wie ist der jüngste Launch gelaufen ist. Jeder Mensch freut sich über anteilnehmendes Interesse.

Das klingt, als wäre kluges Netzwerken ein harter Job. Nein, ist es nicht. Netzwerken macht Spaß. Der Trick ist, nur so viel zu machen, wie es sich für dich gut anfühlt. Je authentischer du bist, desto mehr Menschen auf gleicher Wellenlänge kommen gern in dein Netz.

Die Autorin Kristin Woltmann begleitet als Holistic Business Coach Frauen auf dem Weg zu ihrem eigenen Business.

Die Welt wird immer digitaler. Unternehmen sprechen Kunden im Metaverse, statt wie bisher im Laden, per Newsletter oder via Social Media an. Non-Fungible Tokens, sogenannte NFTs, ersetzen physische Produkte. Und unser digitaler Zwilling wird uns bald überall hinbegleiten – oder schon da sein, wo wir noch nicht sind. Menschen springen schneller denn je auf solche Trends auf. Das fördert die Wechselwilligkeit, bei Kund*innen und – die Great Resignation zeigt es gerade – bei Mitarbeitenden. Unternehmen mit der zukunftsfähigsten Strategie, sowohl was die Kund*innenbegeisterung als auch die Führung anbelangt, werden den Wettbewerb in jeder Hinsicht gewinnen. Oder?

Immersiv ist das neue Stichwort, wenn es darum geht, in der virtuellen Realität Erlebnisse zu schaffen, die Menschen als real empfinden. Schöne neue (Verkaufs-)Welt? Oder eher Schrecken des Vertriebs? Wie auch immer Unternehmer*innen und Führungskräfte das Geschehen empfinden – beeinflussen wird es den Verlauf nicht. Deshalb können wir uns dagegen wehren, müssen nicht jeden Trend mitmachen, aber eines sollte jeder, der heute wirtschaftlich tätig ist, wissen: Schon in Kürze werden Technologien den Markt bestimmen, die wir heute nur ansatzweise begreifen oder überhaupt noch nicht kennen. Das Fortschreiten der KI lässt bereits jetzt erahnen, welchen Einfluss sie auf eine beschleunigte Automatisierung in der industriellen Fertigung haben wird, ebenso wie auf Produkte und Services. Wie schnell das alles voranschreiten und wie entscheidend es für unterschiedliche Branchen und Unternehmen wird, zeigt uns die Zukunft.

Ressourcenknappheit in jeder Hinsicht

Was es für Anbieter*innen – und natürlich Kund*innen – bedeutet, wenn bestimmte Waren(-gruppen) nicht mehr oder nur in sehr begrenztem Umfang lieferbar sind, haben uns die letzten Monate auf zum Teil dramatische Weise demonstriert. Drastische Verteuerungen bremsen nicht nur die Bauwirtschaft aus. Teuer zu stehen kommt Unternehmen auch, wenn sie sich in den letzten Jahren nicht um eine gute Führung bemüht haben, die Mitarbeitendenbegeisterung vernachlässigt, mit Wertschätzung gespart und kein Vertrauen aufgebaut haben. Letzteres rächt sich gerade jetzt, wenn Kund*innen und Mitarbeitende immer schneller dazu bereit sind, wo anders zu kaufen oder ihren Sinn im täglichen Tun zu finden. Der finanzielle Aspekt spielt dabei hinsichtlich des Preises und Lohnes sicher eine Rolle, aber längst keine so große, wie Unternehmer*innen und Unternehmen oft denken.

Vor allem junge Mitarbeitende, aber längst nicht mehr nur diese, entscheiden sich heute aus ganz anderen Gründen für einen Arbeitgebenden: Selbstbestimmtheit, Flexibilität und ein wertschätzendes Miteinander sind ausschlaggebende Faktoren, ob Mitarbeitende ihr Unternehmen verlassen oder sich für ein neues Unternehmen entscheiden. Ähnlich ist es im Verkauf: Kund*innen schätzen Selbstbestimmtheit im Kaufprozess, beispielsweise die individuelle Zusammenstellung vieler Produkte, vom Müsli bis zur Schrankwand. Sie wollen flexible Anbieter*innen, die auf ihre (Sonder-)Wünsche und oftmals kurzfristigen Änderungen serviceorientiert eingehen. Und über das wertschätzende Miteinander in der Beziehung Anbieter*in – Kund*in ist in den letzten Jahren ausreichend geschrieben worden.

Wie viel Ausbildung und Wissen ist wirklich nötig, um einen Job gut zu machen?

Der Fachkräftemangel ist nicht neu. Allerdings wurde er durch die Geschehnisse in der Corona-Zeit und der dadurch verstärkten „Great Resignation“ in vielen Bereichen regelrecht angeheizt. Ganze Branchen kämpfen um die wenigen verbliebenen Mitarbeitenden. Auch Auszubildende sind kaum zu finden. In der Hotellerie greift man deshalb immer öfter auf branchenfremde Kräfte zurück. Das bringt natürlich auf der einen Seite Unruhe ins Geschehen und erschwert zum Teil die Einarbeitung. Auf der anderen Seite gibt es keine Alternative, haben Hoteliers schlicht und ergreifend keine andere Wahl. Gefragt ist dann vor allem eine gute Führung, die es schafft, neue Mitarbeitende ohne Branchenhintergrund ins Haus und bestehende Teams zu integrieren, ohne dass die vorhandenen Mitarbeitenden sich bedrängt, ausgenützt oder überfordert fühlen. Entscheidend ist unter diesen Umständen mehr denn je ein strukturierter Onboarding-Prozess – vor allem aber regelmäßige Gespräche des Chefs und der Führungskräfte in den jeweiligen Unternehmensbereichen mit allen Beteiligten.

Führung nebenbei funktioniert nicht!

Betrachten wir all diese Aspekte und die Entwicklung des Marktes gesammelt, zeigt sich wieder einmal deutlich: Führung nebenbei funktioniert nicht! Nehmen sich Führungskräfte keine oder zu wenig Zeit für Führung, ist diese zum Scheitern verurteilt. Und dabei sind eben Genannte nicht einmal immer selbst schuld daran. Auch, wenn manche in die Verantwortung hineingerutscht sind oder geschoben wurden und sich fachlich tatsächlich schwertun. Von oben wird vielmehr oft entschieden, dass Führung doch kein Fulltime-Job ist! Abteilungsleiter sind wie selbstverständlich ins operative Tagesgeschäft eingebunden. Nebenbei wird dann ein neuer Mitarbeiter begrüßt, auf die Schnelle eine neue Stellenbeschreibung formuliert, ein Social-Media-Post erstellt und ein Rückkehrgespräch nach einer längeren Krankheitsphase geführt.

Alles nur mal eben zwischen Tür und Angel – und anderen vermeintlich wichtigen Aufgaben. Dabei gibt es nichts Wichtigeres als Führung! Gerade dort ist soziale Kompetenz wesentlicher als Fachkompetenz. Ein Problem, wenn ehemals fachlich gute Mitarbeitende „aus dem stillen Kämmerlein“ plötzlich eine leitende Position übernehmen, gesprächig und nach außen aktiv und initiativ sein sollen. Führungskräfte wissen sehr wohl, dass die sogenannte Software (Menschen) vermeintliche Defizite in der Hardware (Unternehmen, Vertrieb u.a.) bestens ausgleichen kann. Aber wie dieses Potenzial – nebenbei – bei allen Mitarbeitenden wecken?

Loyalität contra Wechselwilligkeit

Sowohl Kund*innen- als auch Mitarbeitendenbindung sieht heute anders aus. Und vielleicht bringt es in Zukunft gar nicht mehr viel, diese Bindung überhaupt anzustreben. Viel schöner ist es doch, wenn jemand freiwillig und gern bleibt! Diese Lust auf Nähe oder besser menschliche Begegnungen tun gerade nach Social Distancing und in einem zunehmend digitalen Umfeld uns allen gut. Und geben Sicherheit. Ob im Vertrieb oder in der Führung ist dafür die Abkehr vom bisherigen Denken und gewohnten Verhaltensmustern gefragt. Eine hohe Anpassungsfähigkeit in der Leitung führt zu einer hohen Identifikation und emotionalen Verbundenheit der Mitarbeitenden. Deren Engagement und Freude am Tun spiegelt sich beispielsweise in einer positiven Mundpropaganda wider – ideal, um aus dem Umfeld neue Mitarbeitende zu gewinnen und zugleich Partner*innen und Kund*innen des Unternehmens zu begeistern. Loyalität in jeder Beziehung: Mitarbeitende – Unternehmen (und umgekehrt), Kund*innen – Unternehmen (und umgekehrt), zahlt sich für alle aus und ist der beste Garant für einen dauerhaften und guten Zusammenhalt.

Dabei zeigt sich diese Loyalität vor allem dann, wenn es einmal eng wird: Eine persönliche Krise das Miteinander bzw. Führen und Geführtwerden schwierig macht. Oder Verzögerungen in der Lieferkette einem Kunden in seinem eigenen Fortkommen Probleme bereitet. Loyalität ist in unserer Arbeitswelt nicht mehr selbstverständlich. Unzählige befristete Arbeitsverträge, unbezahlte Praktika bis hin zu Massenentlassungen, die vermeidbar gewesen wären, aber den Unternehmensgewinn und/oder die Entlohnung der Manager*innen geschmält hätten, hat nicht unbedingt zur Verbundenheit der Mitarbeitenden beigetragen bzw. das Vertrauen der Öffentlichkeit gestärkt. Blieb man früher seiner Firma ein Leben lang – oft von der Ausbildung bis zur Rente – treu, zahlt sich heute eine gewisse Vielfalt im Lebenslauf positiv aus. Auch wenn manche Mitarbeitende ihr Unternehmen nur deshalb verlassen, weil sich keine Entwicklungsmöglichkeiten ergeben, man sich irgendwie nur als Nummer fühlt und – ein ganz entscheidender Punkt – keine Wertschätzung erfährt. Und genau dafür sind nun einmal Chefs und Führungskräfte verantwortlich. Man kann es gar nicht oft genug betonen: Menschen kommen motiviert in ein Unternehmen und verlassen frustriert ihre Führungskraft.

Zum Glück verfügen die meisten Menschen über ein hohes Maß an Resilienz. Dieses Potenzial macht es möglich, unsere innere Stabilität – trotz widriger Führung und wenig verkaufsförderlicher Anbieter*innen – immer wieder herzustellen. Kund*innen und Mitarbeitende haben bewiesen, dass sie fähig sind, sich zu verändern und sich dynamisch an neue Umstände und Gegebenheiten anzupassen. Ob Unternehmen das auch können, sich zwischen Digitalisierung, Agilität und New Work neu und servicestark – sowohl Richtung Mitarbeitende als auch gegenüber Kund*innen – zu erfinden, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.

Die Autorin Maja Schneider, Expertin für Mitarbeiter- und Kundenbegeisterung, unterstützt ihre Kund*innen dabei, Führung und Service im Unternehmen zu durchleuchten und auf das nächste Level zu heben.

Die zwei Gründer, Henning Staudt und Anton Gartner, haben das Unternehmen noch als Studenten gegründet. Bereits damals waren sie eingefleischte Sneakers-Fans und verdienten sich ihren Lebensunterhalt mit Nebenjobs, als Sneaker-Verkäufer. Als Erstes eröffneten sie eine Instagram-Seite mit dem Namen „heat.mvmnt“. Dort fanden Sneaker-Liebhaber tolle Anregungen für ihren nächsten Kauf und starke Fotos zu neuesten Trends, bei den beliebten Turnschuhen. Bei der Namensfindung kam es darauf an das Thema Sneakers aufzugreifen, aber auch den Community-Gedanken beizubehalten.

Eigene Produkte verkaufen – oder Informationen aggregieren

Es gibt Unternehmen, die eigene Produkte verkaufen wie Lands‘ End. Und Start-ups wie HEAT MVMNT, die es sich zur Aufgabe machen, Informationen zu einem ganz speziellen Thema zu sammeln, zu sortieren und weiterzugeben. Auf der Plattform oder über die App können Endverbraucher zwar nicht direkt ihren Traum-Sneaker kaufen, bekommen aber alle wichtigen Informationen, gut verpackt und übersichtlich.

Die zwei Gründer erklären das Konzept ihres Unternehmens gern so: „Wir vermitteln Sneaker fast so wie ein Versicherungsmakler. Diesem gehört nicht das gesamte Versicherungsunternehmen, er verkauft nur die Produkte der Versicherung, wofür er eine Provision erhält. Bei uns kann man die Sneaker nicht direkt bestellen, sondern man findet alle Informationen zu Sneakers in unserer App oder auf unserer Website. Wenn man einen Sneaker bei uns anklickt, wird man weitergeleitet zu einem Shop, bei dem man diesen dann bestellen kann.“

Bei den Sneakers fokussiert sich HEAT MVMNT fast ausschließlich auf limitierte Modelle, die es nur sehr selten gibt und die auch nur in ganz wenigen Shops erhältlich sind, noch dazu zeitlich begrenzt.

2023: große Ziele für das Geburtsland der Sneakers

HEAT MVMNT liefert alle wichtigen Informationen auf einen Blick und aus einer Hand. Das Start-up stellt zudem einen Release-Kalender zur Verfügung, in dem sämtliche Termine aufgelistet sind. Die HEAT MVMNT App ist heute in neun Ländern vertreten, das große Ziel für 2023 ist die Etablierung der App in den USA – im Geburtsland der Sneaker.

Mittlerweile arbeitet das Start-up mit Sitz im rheinland-pfälzischen Neustadt auf 170 Quadratmetern Bürofläche mit 13 Mitarbeitenden, weitere Kolleginnen und Kollegen unterstützen dauerhaft aus dem Homeoffice. Ende 2022 werden weitere 150 Quadratmeter an Bürofläche hinzukommen. Diese wird unter anderem für die Lagerung von „HEAT MVMNT Sneaker-Essentials“ benötigt. Dabei handelt es sich um unternehmenseigene Produkte, die mit wachsendem Erfolg über einen eigenen Onlineshop verkauft werden.

Das Beispiel HEAT MVMNT beweist gleich dreierlei: Auch im schwieriger werdenden wirtschaftlichen Umfeld können pfiffige Start-ups mit der richtigen Idee durchstarten. Zweitens: Besonders im E-Commerce gibt es mit der passenden Geschäftsidee zur richtigen Zeit noch eine Menge zu gewinnen. Und drittens: Customer Centricity ist das A und O für den Erfolg eines Business Case.

Welche Aufgaben hat das IT-Sicherheitsgesetz?

Das „Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme“, kurz: IT-Sicherheitsgesetz, regelt die Sicherheit „kritischer Infrastrukturen“ (KRITIS) bereits seit 2015. Es legt die Aufgaben und Pflichten des Staates und der Betreiber solcher Einrichtungen und Organisationen fest, die für das staatliche Gemeinwesen eine besondere Bedeutung haben. Funktionieren sie nicht richtig oder fallen gar aus, käme es zu Störungen der öffentlichen Sicherheit, gravierenden Versorgungsengpässen und anderen dramatischen Auswirkungen.

Zu den KRITIS gehören folgende Sektoren:

1. Staat und Verwaltung
2. Wasserversorgung
3. Gesundheit
4. Ernährung
5. Energie
6. Telekommunikation und Informationstechnik
7. Versicherungs- und Finanzwesen
8. Kultur und Medien
9. Transport und Verkehr

Der Nachfolger des IT-Sicherheitsgesetzes (IT-SiG) ist das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 (IT-SiG 2.0). Dieses ist seit Mai 2021 gültig. Das Gesetz umfasst mehr Bereiche, räumt dem Staat zusätzliche Befugnisse ein und beinhaltet für die KRITIS-Betreiber noch mehr Pflichten.

Überarbeitung des IT-Sicherheitsgesetzes aufgrund zunehmender Cyberkriminalität

Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Bedrohung durch Cyber-Angriffe. So geht etwa aus einem Bericht des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik hervor, dass im Jahr 2021 mehr als 144 Millionen neue Schadprogramme hervorgebracht wurden. Und dies ist nur die Summe eines einzigen Jahres. Dabei konzentrieren sich die Angreifer weniger auf private Personen, sondern vor allem auf öffentliche Einrichtungen und Unternehmen. Ein erfolgreich durchgeführter Angriff kann hier schnell zum Stillstand führen und stellt deshalb eine deutliche und existenzbedrohende Gefahr dar.

Sind Einrichtungen betroffen, die eine große Rolle für das Funktionieren des Gemeinwesens spielen, können derartige Angriffe wie erwähnt fatale Folgen haben. Aus diesem Grund sind insbesondere die Betreiber dieser „kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) nach dem Sicherheitsgesetz verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um innerhalb des Unternehmens für eine maximale IT-Sicherheit zu sorgen und Cyber-Attacken zu verhindern.

Das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 (IT-SiG 2.0) verschärft diese Pflichten noch einmal deutlich. So müssen die KRITIS-Unternehmen spätestens ab dem 1. Mai 2023 ergänzend spezielle Angriffserkennungssysteme vorhalten. Die Systeme sollen kontinuierlich Merkmale und Parameter aus den Betriebsprozessen erfassen und auswerten. Sie sollten in der Lage sein, mögliche Bedrohungen zu erkennen, zu vermeiden und Beseitigungsmaßnahmen für Störungen vorzusehen.

Wen betrifft das IT-Sicherheitsgesetz 2.0?

Wer sich selbstständig machen und ein Unternehmen gründen möchte, sollte wissen, welche Branchen zu den „kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) zählen. Dabei handelt es sich um Anlagen und Einrichtungen bestimmter Bereiche wie zum Beispiel Ernährung, Wasser, Gesundheit oder Energie, die für die Sicherung der Grundbedürfnisse der Bevölkerung eine besondere Bedeutung haben.

Wie erwähnt, sind die Betreiber solcher „kritischen Infrastrukturen“ nach dem IT-Sicherheitsgesetz 2.0 dazu verpflichtet, notwendige Maßnahmen zu ergreifen, um sich und ihre informationstechnischen Systeme gegen Cyber-Angriffe zu schützen. Die Unternehmen müssen dem BSI gegenüber selbsttätig nachweisen, dass sie alle Anforderungen erfüllen. Aber auch die Behörde darf prüfen, ob die KRITIS-Betreiber ihren Pflichten nachkommen. Bei Verstößen müssen diese mit sehr hohen Bußgeldern im Millionenbereich rechnen.

Die zu treffenden Maßnahmen sollen laut IT-Sicherheitsgesetz 2.0 „dem Stand der Technik“ entsprechen und „angemessen“ sein. Um die notwendigen Maßnahmen näher zu bestimmen, können sich KRITIS-Betreiber zum einen an den sogenannten branchenspezifischen Sicherheitsstandards orientieren, die jeweils nur für einen bestimmten Sektor gelten (etwa Ernährung, Wasser oder Energie). Darüber hinaus stellt das BSI einen Anforderungskatalog mit allgemeingültigen Anforderungen zur Verfügung, in dem es die jeweiligen Sicherheitsvorkehrungen erklärt.

Erweiterung um weitere Bereiche

Neben den Unternehmen der KRITIS sind inzwischen außerdem Betriebe aus anderen Bereichen vom IT-Sicherheitsgesetz 2.0 betroffen. Nunmehr zählen auch Entsorger zur kritischen Infrastruktur und müssen sich an die entsprechenden Aufgaben und Pflichten des IT-SiG 2.0 halten.

Des Weiteren sind besondere Pflichten für „Unternehmen im besonderen öffentlichen Interesse“ hinzugekommen. Diese sind im § 2 Absatz 14 BSIG definiert. Hierunter fallen

• Unternehmen aus dem Bereich der Munitions-, Waffen- oder Rüstungsproduktion sowie Hersteller von Waren, die IT-Sicherheitsfunktionen zur Verarbeitung von Verschluss produzieren (§ 2 Absatz 14 Nr. 1 BSIG),
• große Unternehmen, die für die Volkswirtschaft Deutschlands von erheblicher Bedeutung sind (§ 2 Absatz 14 Nr. 2 BSIG) sowie
• nach § 2 Absatz 14 Nr. 3 BSIG außerdem Betreiber „eines Betriebsbereichs der oberen Klasse im Sinne der Störfall-Verordnung“.

Der Staat hat den Anwendungsbereich damit deutlich ausgeweitet. Die Regelung betrifft nun generell alle Firmen ab einer bestimmten Wichtigkeit für die hiesige Volkswirtschaft. Auch Unternehmen, die sich keinem der im BSI-Gesetz (unter § 2 Absatz 10 BSIG) genannten Sektoren zuordnen lassen, sollten deshalb prüfen, ob sich aufgrund des IT-Sicherheitsgesetzes 2.0 für sie entsprechende Pflichten ergeben.

Teambuilding für Gründer: Ziele definieren und Maßnahmen entsprechend auswählen

Gerade in der Gründungsphase erweist es sich als vorteilhaft, das Zusammenfinden des Teams aktiv zu unterstützen. Doch Vorsicht: Schlecht gewählte Teambuildingmaßnahmen können genau das Gegenteil von dem bewirken, was erreicht werden soll!

Vor der Auswahl teambildender Maßnahmen empfiehlt es sich daher, die Zielsetzungen festzulegen. Was genau soll erreicht werden? Zu den typischen Zielsetzungen gehört beispielsweise, dass

• neue Kollegen und Kolleginnen locker ins Team integriert werden,
• schwelenden Konflikten entgegengearbeitet wird,
• man sich in entspannter Atmosphäre mit anstehenden Unternehmenszielen befassen will,
• die Mitglieder des Teams sich in Soft-Skills wie Kommunikation und Perspektivenwechsel üben,
• der Zusammenhalt und das Wir-Gefühl gestärkt werden.

Einzelne Maßnahmen nach Feierabend leisten dazu einen guten Beitrag, wenn sie es dem Team erlauben, koordiniert, spielerisch und gemeinschaftlich zu agieren.

Outdoorevents: Grenzerfahrungen ermöglichen, aber individuelle Grenzen respektieren

Outdoorevents gehören zu den beliebtesten Teambuildingmaßnahmen. Häufig werden Sportarten oder Touren gewählt, bei denen die einzelnen Teilnehmenden an ihre Grenzen gelangen und erleben, dass sie diese in der Gruppe überwinden können.

Handelt es sich um ein junges, körperlich fittes Team, kann eine Teammaßnahme, wie sie beispielsweise das Canyoning bietet, zielführend sein. Beim Canyoning begeht die Gruppe gemeinsam eine Schlucht, die von einem Fluss gebildet wurde. Zu den typischen Tätigkeiten gehören das Klettern, Springen, Abseilen, Rutschen über nasse Felsen und unter Wasserfällen. All das kostet Mut und fördert den Zusammenhalt: Denn die Teilnehmenden feuern sich gegenseitig an, helfen einander und erleben eine Tour, die ihr Selbstvertrauen ebenso stärkt wie das Vertrauen in die Gruppe.

Gilt es dagegen, körperliche Beeinträchtigungen einzelner Mitarbeitenden zu berücksichtigen, wählen Sie eine Outdoormaßnahme, bei der es ruhiger und ohne extreme Herausforderungen zugeht. Beliebt ist eine moderne Form der Schnitzeljagd, das Geocaching, bei dem das gemeinsame Lösen von Aufgaben und Rätseln wichtiger ist als die Überwindung eigener Grenzen.

Teambuilding indoor: Vertrauen bilden und individuelle Kompetenzen positiv hervorheben

Den Klassiker unter den Teambuilding-Maßnahmen stellen gruppendynamische Spiele dar. Typische Spiele sind solche, bei denen sich Partner*innen zusammenfinden, die sich während der Lösung einer Aufgabe „blind“ aufeinander verlassen müssen. Auch das Sich-Fallenlassen und Aufgefangen-Werden oder das gute alte Kinderspiel „Knotenmutter“ werden gern fürs Teambuilding gewählt.

Teambuildingmaßnahmen mithilfe von gruppendynamischen Übungen eignen sich am besten für Teams, die bewusst den pädagogischen Zweck der Übungen in den Mittelpunkt stellen wollen.

Skeptiker solcher Maßnahmen gewinnst du dagegen eher über Teambuilding-Events, bei denen die pädagogische Absicht nicht wie der Elefant im Raum steht. Indoor können das beispielsweise Quizabende sein, für die sich Teams bilden, deren Teilnehmenden aus verschiedenen Abteilungen stammen und/oder die ganz unterschiedlichen Kompetenzen und Spezialwissen mitbringen.

Die Fragen und Aufgaben sollten dann so gehalten sein, dass deutlich wird: Gerade, weil wir als Individuen unterschiedliche Stärken aufweisen, ergänzen wir uns im Team besonders gut und können aufeinander vertrauen.

Einander neu begegnen: Teambuilding in außergewöhnlichem Ambiente

Teams, die in Büros besonders „kopflastig“ zusammenarbeiten, tun gut daran, die gewohnte Umgebung zu verlassen und sich auf ein Event einzulassen, bei dem die Sinne angesprochen werden. Ein Krimi-Dinner beispielsweise ist eine willkommene Abwechslung, bietet aufgrund der strikten Rahmenbedingungen allerdings wenig Gelegenheit, sich miteinander oder mit einem anderen Inhalt zu befassen.

Weniger streng durchorganisiert ist der Besuch an einem für viele Menschen noch ungewöhnlichen Ort: in einer Shisha-Lounge. Ein lässiges Ambiente, gemeinsames Chillen und Genießen sowie die Möglichkeit, sich entspannt in der Gruppe oder in kleinen Teams auszusprechen, haben schon manches Eis gebrochen oder Kolleg*innen geholfen, einander nach einem Konflikt wieder die Hand zu reichen.

Jüngere Mitarbeitende, die vielleicht sogar eine Shisha zu Hause haben, werden sich bei einer solchen Maßnahme ebenfalls wohler fühlen als beim typischen Kegelabend. Manche Shisha-Lounges oder Bars veranstalten zudem selbst regelmäßig Events oder „Schnupperabende“, sodass auch die Organisation für eine solche Maßnahme des Teambuildings nach Feierabend entfällt.

Fazit: Definierte Ziele sind wichtig. Aber was bleibt und zählt, ist die zwischenmenschliche Begegnung

Geocaching, Canyoning, gruppendynamische Spiele, Quizveranstaltung oder ein Besuch in einer Shisha-Lounge: Wichtig ist, dass du fürs Teambuilding etwas auswählst, was deine Mitarbeitende in ungewöhnliche Situationen bringt, die sie jedoch nicht überfordern. Auch sollte die Zielsetzung klar sein, der Zweck aber nicht im Vordergrund stehen.

Schon der Umstand, an einem gemeinsamen Event teilgenommen zu haben, dass nicht den üblichen 08/15-Standards entsprach, prägt sich dauerhaft ein und wird dazu führen, dass deine Mitarbeitende sich gern gemeinsam daran erinnern. Auf diese Weise entstehen menschliche Verbindungen, die sich mindestens so förderlich auf das Miteinander auswirken wie Teambuilding-Maßnahmen, die sehr eng an explizite Vorgaben geknüpft sind.

Die Digitalisierung ist mittlerweile in nahezu jedem Bereich der Arbeitswelt angekommen. Ein wenig hinkt in vielen Unternehmen die Buchhaltung nach. Wie die Statistik zeigt, wird in Deutschland immer noch sehr viel Papier verbraucht. 18,9 Millionen Tonnen waren es im Jahr 2019. Pro Kopf waren es in diesem Referenzjahr 625 Gramm täglich. Experten gehen davon aus, dass 90 Prozent davon eine äußerst kurze Lebensdauer haben. Ein Teil davon stammt aus Büros: Nach wie vor werden Rechnungen und E-Mails ausgedruckt. Digitales Rechnungswesen hilft dabei, die Papierflut einzudämmen. Das spart nicht nur Geld, sondern trägt auch maßgeblich zum Umweltschutz bei.

Was versteht man unter automatisiertem Rechnungswesen?

Egal ob es sich um ein Start-up handelt, das gerade seine ersten Produkte auf den Markt bringt oder ob ein bereits existierendes Unternehmen seine Buchhaltungsprozesse automatisieren möchte, es gibt passende Lösungen für alle Firmengrößen. Einer der innovativen Anbieter für eine automatisierte Rechnungsverwaltung ist Yokoy, wo man auch physische Eingangsrechnungen digitalisieren kann: Rechnungsverwaltung und Spesenmanagement sind nur einige der Tools, die modernes Arbeiten erleichtern. Rechnungen in Aktenordnern abzulegen und mühsam herauszusuchen, wenn ein Kunde zahlt - diese Tätigkeiten gehören nach dem Umstieg auf ein automatisiertes Rechnungswesen der Vergangenheit an. Mit modernen Tools werden Rechnungen einfach online hochgeladen und so vom System erfasst. Sollte ein Beleg von einem Lieferanten nur in Papierform vorliegen, kann er eingescannt werden. Darüber hinaus ermöglicht es digitales Rechnungswesen, automatisch an Zahlungsziele zu erinnern oder Mahnungen zu erfinden. Praktisch ist auch, dass die Daten direkt an den Steuerberater exportiert werden können. Darüber hinaus senkt der Umstieg auf automatisiertes Rechnungswesen die Personalkosten. Mitarbeiter, die früher mit der Administration von Rechnungen und Mahnungen betraut waren, können andere Aufgaben übernehmen. Noch dazu sinkt das Fehlerpotential und Fehlbuchungen sind fast ausgeschlossen.

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz beim automatisierten Rechnungswesen?

Künstliche Intelligenz (KI) macht das Leben in vielen Bereichen einfacher. Deutsche Unternehmen zeigen sich dabei zögerlich: Nur rund elf Prozent der mittelständischen Firmen setzen auf KI. Ein automatisiertes Rechnungssystem analysiert historische Daten und "lernt" ständig dazu. Dazu dient eine visuelle Texterkennung (Optical Character Recognition). Dieses System liest relevante Daten wie den Namen des Lieferanten, die Einzelposten, die Bestellnummer und den Rechnungsbetrag ein. Wie die Genehmigung erfolgt, bestimmt der User selbst. Es können zum Beispiel bestimmte Standardrechnungen automatisch bezahlt werden. Außerdem kann ein maximaler Rechnungsbetrag festgesetzt werden, bis zu dem eine selbständige Überweisung durch das System erfolgen kann. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz wird die Mehrwertsteuer erkannt und die Rückforderung wird im Hintergrund automatisch vorbereitet.

Wie kann durch automatisiertes Rechnungswesen Betrug vorgebeugt werden?

Immer wieder liest man von Firmen oder einzelnen Mitarbeitern, die sich durch Betrug bereichern. Falsch verbuchte Rechnungen oder das Anlegen eines fiktiven Lieferanten im Buchhaltungssystem sind Möglichkeiten, in die eigene Tasche zu wirtschaften. Mit einem automatischen Rechnungssystem wird diesen Manipulationen Einhalt geboten. Der Abgleich von Rechnungen und zum Teil auch die Bezahlung erfolgt ohne Personaleinsatz. Darüber hinaus sucht es nach doppelt bezahlten Rechnungen und meldet dubiose Vorfälle. Auch wenn die Steuer ID nicht mit älteren Rechnungen übereinstimmt, kommt es zu einer Fehlermeldung. Da das System ständig dazu lernt, erkennt es Betrugsmuster.

Abschließend lässt sich sagen, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen viele Vorteile bietet: Rechnungen und Mahnungen werden vom System automatisch verschickt und so haben Mitarbeiter Zeit für andere Tätigkeiten. Noch dazu sind die Firmendaten auf einen Knopfdruck verfügbar, transparent und nachvollziehbar.

Wer ein Unternehmen führt und dazu ein eigenes IT-System nutzt, der muss dafür sorgen, dass die darin enthaltenen Daten und Informationen möglichst gut gesichert sind. Ist die Cybersicherheit nicht gewährleistet, könnten professionelle Hacker in die IT-Infrastruktur eindringen und große finanzielle oder auch systemische Schäden anrichten. Um vorhandene oder potenzielle Schwachstellen zu identifizieren, kann eine kontrollierte Überprüfung des IT-Systems mithilfe eines Penetrationstests sinnvoll sein.

Die wichtigsten Begriffe kurz erklärt

• IT-Infrastruktur: Sie beschreibt die gesamten, in einem Unternehmen genutzten IT-Systeme (materielle und immaterielle Güter, durch die die Verwendung von Anwendungssoftware gewährleistet ist).
• Netzwerk: Dieses steht in der Informationstechnologie für die Verbindung von mindestens zwei Computersystemen (via Kabel oder Funkverbindung) mit der Möglichkeit des Zugriffs auf die Daten der verbundenen Computer.
• Pentester: Person, die den Penetrationstest durchführt. Es handelt sich um geschulte IT-Sicherheitsexperten, die über fundiertes, aktuellstes Hackerwissen verfügen.  

Der Penetrationstest – Ablauf der IT-Sicherheitsüberprüfung

Schon vor dem eigentlichen Start des Pentests müssen Auftraggeber und ausführendes Unternehmen zahlreiche Details zum bevorstehenden Penetrationstest klären, um beide Seiten bestmöglich rechtlich abzusichern. Immerhin handelt es sich bei einem Penetrationstest im Grunde um einen Hackerangriff auf die IT-Infrastruktur des Auftraggebers. Diese Phase wird als Scoping (Definition von Leistungsumfängen), Planung oder einfach Vorbereitung bezeichnet.

Der wichtigste Unterschied zu einer realen Attacke besteht darin, dass der Penetrationstest vom Auftraggeber gewollt ist und in einer sicheren Umgebung stattfindet. Um diese zu kreieren, braucht es konkrete Absprachen, etwa zum Umfang des Pentests. Das bedeutet, dass er das gesamte Netzwerk beinhalten oder nur bestimmte Bereiche (z.B. Web-Application oder Cloud) berücksichtigen kann.

Zu den besprochenen Details gehören darüber hinaus beispielsweise die Art des Tests (interner oder externer Pentest), der Zeitraum, in dem der Test durchgeführt wird, erlaubte und nicht erlaubte Methoden, die Klärung der Frage, ob der Test angekündigt wird oder nicht sowie rechtliche Aspekte. Hier stehen vor allem die Eigentumsrechte von Software bzw. Dienstleistungen auf Seiten des Auftraggebers im Fokus. Nur was tatsächlich in seinem Eigentum steht, darf getestet werden, für alles andere muss vorher die Genehmigung des Eigentümers eingeholt werden.

Nach Klärung aller Details und ihrer Festschreibung in einem Dienstleistungsvertrag kann der eigentliche Penetrationstest beginnen. In einem kürzlich veröffentlichten Gastbeitrag hat Dr. Ewan Fleischmann, Gründer und Geschäftsführer der auf Penetrationstests spezialisierten Redlings GmbH beschrieben, wie ein solcher Penetrationstest zur Abwehr von Cyberbedrohungen normalerweise abläuft. Vor allem folgende Schritte sind wesentliche Bestandteile:

• Sammeln möglichst umfangreicher technischer Informationen zum zu testenden IT-System (Enumeration).
• Identifikation möglicher Schwachstellen (z.B. Fehlkonfigurationen, Programmierungsfehler, Exploits).
• Ausnutzung identifizierter Schwachstellen (um herauszufinden, wie weit ein Eindringen ins System möglich ist).
• „Aufräumarbeiten“ im System (die Beseitigung von möglichen Test-Spuren, sogenannten Artefakten).
• Analyse & Abschlussbericht (beinhaltet identifizierte Schwachstellen sowie Vorschlägen zu deren Schließung).

Die Ergebnisse des Penetrationstests geben dem beauftragenden Unternehmen die Möglichkeit, sich einen Überblick über Schwachstellen sowie den Istzustand der IT-Sicherheit zu verschaffen. Der Test kann somit als Grundlage für eine Optimierung der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur dienen.

Welche Vorteile bietet die kontrollierte Überprüfung des IT-Systems?

Es gibt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die regelmäßige Penetrationstests durchführen lassen. Diese Vorteile beziehen sich nicht alleine auf finanzielle Aspekte, sondern auch auf die Reputation des Unternehmens.

Größere IT-Sicherheit, geringeres Angriffsrisiko

Sie profitieren vor allem von der gesteigerten Sicherheit des eigenen IT-Systems, denn wenn ein Unternehmen seine Schwachstellen kennt und die vorhandenen Sicherheitsperipherien stärkt, wird Hackern das Eindringen ins System nahezu unmöglich gemacht. Ein daraus erwachsender Vorteil ist das geringere Risiko gestohlener Daten oder lahmgelegter Netzwerke. Das Unternehmen schützt durch Pentests letztendlich seine eigenen Werte bzw. seine wertvollste Ressource.

Erhalt von Vertrauen bei Kunden & Geschäftspartnern

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Penetrationstests, die aus ihnen gewonnen Informationen und entsprechend eingeleitete Optimierungen der Cybersicherheit das Vertrauen der Kunden in das jeweilige Unternehmen stärkt. Letztlich wird ein Kunde nur mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, bei dem er seine Informationen (z. B. Kundendaten, Zahlungsdaten oder Geschäftsdaten) in sicheren Händen weiß.

Effiziente Überprüfung eigener Sicherheitskonzepte

Mit Penetrationstests lassen sich bereits vorhandene Sicherheitskonzepte überprüfen. Sie zeigen nicht nur Schwachstellen auf, sondern benennen auch besonders effizient arbeitende Sicherheitsmaßnahmen bzw. besonders gut geschützte Bereiche der IT-Infrastruktur. Dies ermöglicht es dem Unternehmen sehr zielgerichtet zu agieren und die IT-Sicherheit an der Stelle zu stärken, an der es notwendig ist.

Mit dem Penetrationstest immer einen Schritt schneller

Eine Besonderheit bei Pentests besteht darin, der der ausführende IT-Sicherheitsexperte über umfassendes Hackerwissen verfügt. Das bedeutet, dass er beim Penetrationstest exakt so vorgeht, wie es ein professioneller Cyberkrimineller tun würde. Dadurch verschafft sich das getestete Unternehmen einen Vorteil gegenüber den Hackern, weil es schnell reagieren und identifizierte Schwachstellen zielgenau schließen kann.

Dies erfordert vom Sicherheitsexperten zwar ein stetiges Dazulernen, denn die Hacker entwickeln immer wieder neue Methoden. Neben den bekannten Mitteln wie Ransomware oder DDoS-Attacken kommt immer häufiger Siegeware (spezielle Schadsoftware zur Übernahme ganzer Smart Buildings) zum Einsatz und auch sogenannte „Deep Fakes“, also unechte Video- oder Audiodateien, bzw. Schatten-ITs sind zu finden. Hier gilt es für den IT-Sicherheitsexperten, sich hinsichtlich aktuellster Trends im Bereich Cyber-Security sowie der neuen Hacker-Methoden umfassend zu informieren und diese auch bei einem Penetrationstest zu nutzen. So wird das Unternehmen in die Lage versetzt, sich mit Gegenmaßnahmen ausreichend auf ein entsprechendes Szenario vorzubereiten.

Kosten für Penetrationstests & Folgekosten

Cyberkriminelle hacken IT-Netzwerke nicht zum Spaß, sondern verfolgen ganz bestimmte Ziele. Durch das Eindringen in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens wollen sie Zugang zu Informationen und Daten, um diese zu stehlen und dann zu verkaufen oder gegen ein Lösegeld zurückzugeben. Darüber hinaus platzieren Hacker nur von ihnen selbst zu deaktivierende Schadsoftware, legen mit dieser Teile des IT-Systems oder das gesamte Netzwerk lahm und erpressen Geld vom Unternehmen, nach dessen Erhalt sie die Blockade aufheben. Zu den größten Bedrohungen gehören Attacken auf Systeme, um terroristische Ziele zu erreichen. Das Lahmlegen sämtlicher Kühlsysteme in einem Atomreaktor hätte beispielsweise ungeahnte Konsequenzen, ähnlich denen der Katastrophe im AKW Tschernobyl.

Aus diesen Gründen ist es für Unternehmen sinnvoll, in Penetrationstests zu investieren, denn die Folgekosten in Form von Lösegeld, langwierigen Betriebsausfällen oder gar radioaktiver Verstrahlung ganzer Regionen als Folgen eines erfolgreichen Hackerangriffs wären vermutlich um ein Vielfaches höher.

Wer ein Start-up führen will, muss gute Nerven haben. Ständig ist das Geld knapp, immer wieder gibt es Rückschläge und Zeit zum Entspannen gibt es nicht einmal am Wochenende. Wer nicht verzweifeln will, braucht einen starken Willen – und ein paar gute Strategien, um mit dem andauernden Stress fertig zu werden. Denn ansonsten wird der Traum vom eigenen Unternehmen ganz schnell zum Albtraum.

Am besten ist es, sich die entsprechende Geisteshaltung und die richtigen Rituale schon anzugewöhnen, bevor es in die heiße Phase geht. Denn wer erst einmal in einem Teufelskreis aus Stress und fehlenden Möglichkeiten zur Entspannung gefangen ist, schafft nur schwer den Ausstieg.

Diese Tipps können dir dabei helfen, auch unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren.

CBD statt Nikotin

Dass gestresste Menschen öfter Raucher sind, ist bekannt. Leider sind Zigaretten ein zweischneidiges Schwert. Denn während sie kurzfristig durchaus dabei helfen können, mit Stress umzugehen, verhält es sich langfristig anders. So können sich Raucher beispielsweise insgesamt schlechter konzentrieren als Nichtraucher. Besser ist es also, gegen Stress etwas weniger bedenkliches einzunehmen, wie beispielsweise CBD. Rauchern gelingt es zwar in der Regel nicht, von einem Tag auf den anderen aufzuhören. Es gibt aber bislang keine Hinweise darauf, dass sich CBD und Nikotin nicht kombinieren ließen. Möglicherweise könnten Hanfextrakte wie Cibdol sogar bei der Rauchentwöhnung helfen. Das wäre natürlich ideal, denn so könnten zwei Ziele auf einmal erreicht werden. In jedem Fall aber steht die entspannende Wirkung von CBD nicht im Widerspruch zum Rauchen.

Sport treiben

Eine anstrengende Trainingsrunde im Fitnessstudio oder eine Joggingrunde kostet zunächst einmal Überwindung. Wer seine ganze Willenskraft schon für die Arbeit aufgebraucht hat, lässt den Sport daher gerne einmal ausfallen. Dabei wäre er eine hervorragende Möglichkeit, auf andere Gedanken zu kommen. Denn Sport tut nicht nur dem Körper gut, sondern ist auch eine gute Möglichkeit, festgefahrene Gedankenkreisläufe zu durchbrechen und sich auf etwas anderes zu konzentrieren. Allzu viel Sport kann allerdings auch zur Belastung werden – ein bis zwei mal die Woche dürften für gestresste Unternehmer daher ideal sein.

Mit Freunden sprechen

Wer unter Druck steht, zieht sich oft zurück und vernachlässigt seine sozialen Kontakte. Das ist ein Fehler, denn kaum etwas hilft so gut gegen Stress wie ein Gespräch mit Freunden. Dabei ist es egal, ob man ihnen seine Sorgen anvertraut oder sich über ganz andere Themen unterhält. Die menschliche Interaktion kann so manche Last leichter erscheinen lassen.

Den Schlaf zählen lassen

Start-up-Gründer, die Nacht für Nacht neun Stunden schlafen, sind eher selten, Schlafmangel die Regel. Umso wichtiger ist es, das bisschen Schlaf, das möglich ist, wirklich zählen zu lassen. Dazu gehört es, möglichst regelmäßige Zeiten einzuhalten und schon in der Zeit vor dem Schlafengehen für etwas Entspannung zu sorgen.

Kleine Erfolge zelebrieren

Vor lauter Problemen ist es leicht, kleinere Erfolge nicht richtig wahrzunehmen. Dabei können gerade sie dabei helfen, die nötige Motivation aufzubringen, um mit größeren Herausforderungen fertig zu werden. Wer jeden Tag zumindest eine Kleinigkeit findet, über die er sich freuen kann, gewinnt dadurch Halt und Selbstvertrauen.

Hand aufs Herz, ein eigenes Unternehmen zu gründen, egal ob als Start-up oder Solopreneur*in, ist großartig, aber es gibt auch einige Schatten­seiten. Denn im Mittelpunkt steht nicht nur deine fantastische Idee, sondern auch viel Ausdauer und Zeit, sowie Geld und Personal, weil deine Idee langfristig und gewinnbringend umgesetzt werden will.

Der bürokratische sowie administra­tive Hintergrund wird oft unterschätzt und mit steigenden Umsätzen steigt auch der Aufwand der verwaltungstechnischen Aufgaben. Zusätzlich fehlen auch oft die Fachkompetenzen für die unterschiedlichen Bereiche – so werden vermeintlich kleine Aufgaben zu zeitfressenden Dauerthemen auf deiner To-do-Liste und halten dich von dem ab, was wirklich zählt: die Weiterentwicklung deines Business.

Die Lösung wäre eine Person ohne Festeinstellung, die flexibel auf Abruf wichtige Aufgaben erledigt. Denn ein(e) feste(r) Mitarbeiter*in ist zu Beginn der Selbständigkeit sehr kosten- und zeitintensiv und damit für viele Jungunternehmer nicht zu realisieren.

Outsourcing

Outsourcing ist hier das richtige Stichwort. Als Erstes denkt jede(r) an eine Agentur oder eine(n) Freelancer*in, der/die Grafik- und Marketingthemen übernimmt. Inzwischen ist aber weitaus mehr möglich.

Die Buchung einer virtuellen Assistenz (VA), die in Ländern wie England oder Amerika schon gang und gäbe ist, steckt hierzulande noch in den Kinderschuhen, kann für Solopreneur*innen und Start-ups aber eine interssante personelle Ergänzung sein.

Die Vorteile einer virtuellen Assistenz liegen klar auf der Hand:

• Unternehmer*innen können sich wieder voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und Umsätze steigern.
• Buchungen sind absolut flexibel und können auf den Bedarf des Unternehmens angepasst werden.
• Unternehmer*innen haben die vollständige Kostenkon­trolle, denn Lohn- und Lohnnebenkosten entfallen.
• Eine ortsunabhängige Zusammenarbeit erleichtert das Finden der passenden VA und es müssen weder Räumlichkeiten noch Büroausstattung zur Verfügung gestellt werden.
• Überfüllte To-do-Listen gehören der Vergangenheit an und können durch eine(n) Partner*in mit einem breitgefächerten Erfahrungsschatz fokussiert abgearbeitet werden.
• Eine ausgewogenere Work-Life-Balance rundet das Paket ab und ermöglicht durch eine höhere Zufriedenheit mehr Erfolg und Leichtigkeit im Berufs- und Privatleben.
• Zu guter Letzt arbeiten virtuelle Assistenzen ausschließlich digital und müssen sich täglich an den wandelnden Markt anpassen. Sie sind somit ein Tor für Unternehmer*innen in die digitale Transformation und Automatisierung.

Beliebte Aufgaben, die outgesourct werden können, sind zum Beispiel das Office Management, wie etwa vorbereitende Buchhaltung, Recherchearbeiten, Projektmanagement, Auftragswesen, Pflege und Einführung von Tools oder Prozess­optimierung.

Auch im Marketing können viele Aufgaben delegiert werden. Virtuelle Assistenzen übernehmen die Betreuung von Social-Media-Kanälen, erstellen suchmaschinenfreundliche Webseiten und Wettbewerbsanalysen sowie Grafiken oder unterstützen Unternehmer*innen bei der Planung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen und Strategien. Texterstellung- und korrektur sowie Lektorat und Übersetzung von Texten können ebenfalls problemlos an virtuelle Assitenzen ausgelagert werden.

Eine weitere dankbare VA-Tätigkeit ist die Betreuung und Erstellung von Podcasts und Online-Kursen sowie das Anlegen von Newsletter-Kampagnen.

Welche Aufgaben ein Unternehmen letztlich auslagern möchte, ist von mehreren Faktoren abhängig. Dabei sollte sich jede(r) Unternehmer*in die Frage stellen, welche Aufgaben, diese(r) gut kann, gern selbst erledigt und leicht von der Hand gehen. Unternehmer*innen sollten sich im besten Fall ausschließlich mit produktiven Themen beschäftigen und alle notwendigen unproduktiven Themen an eine VA auslagern.

Vertrauen und Professionalität

In unserer digitalen Zeit ist es inzwischen irrelevant, ob man in einem Raum oder an einem Tisch sitz, um ein gemeinsames Projekt zu verwirklichen. Das Einzige, das zwingend stimmen muss, sind die Vertrauensbasis sowie die Werte. Dabei sind eine offene Kommunikation und eine Begegnung auf Augenhöhe elementare Bestandteile einer digitalen Zusammenarbeit.

Besonders wichtig ist ein vertrauensvolles Verhältnis, da du als Unternehmer*in viele Aufgaben, Zugangsdaten sowie finanzielle oder firmeninterne Informationen offenlegst. Frage deine VA bei eurem Kennenlerntermin, wie sie deine Daten und Passwörter speichert und stelle sicher, dass sie einen sicheren Server sowie ein passwortgeschütztes Programm für deine Zugangsdaten nutzt, bspw. LastPass.

Außerdem sollte das Thema Datenschutz ernst genommen werden. So solltest du spätestens bei der Auftragserteilung eine Verschwiegenheitserklärung und einen AV-Vertrag unterzeichnen lassen.

Transparenz und Kommunikation

Zudem sollte eine möglichst transparente Zusammenarbeit gewährleistet werden, was bedeutet, dass man sich auf eine Kommunikationsplattform verständigt, wie zum Beispiel Teams, Trello oder Slack, um dort alle relevanten Informationen zur Zusammenarbeit auszutauschen. Auch sollten die Stunden getrackt und in regelmäßigen Abständen zur Verfügung gestellt werden.

Ein weiteres wichtiges Thema ist das Briefing der virtuellen Assistenz. Denke immer daran, dass die Person nicht in deinem Unternehmen beschäftigt ist und du alle notwendigen Informationen so ausführlich wie möglich bereitstellen solltest. So vermeidest du lästige Rückfragen und deine VA kann direkt mit der Arbeit beginnen und dich entlasten.

Virtuelle Assistenzen rechnen oft mit Stundenpaketen ab. Das heißt, du buchst ein bestimmtes Stundenkontingent, welches du meist im Voraus bezahlst – deine VA arbeitet die an sie/ihn delegierten Aufgaben ab. Für eine langfristige Zusammenarbeit mit fest zugesagten monatlichen Stundenkontingenten solltet du als Planungssicherheit für beide Seiten einen Dienstleistungsvertrag abschließen. So kann die VA feste Zeiten für dich einplanen und du weißt, dass deine externe Arbeitskraft garantiert deine Aufgaben erledigen kann.

Es gibt VA-Portale, die dir Angebote ab 3,50 Euro pro Stunde anbieten. Dabei muss sich jede(r) Unternehmer*in die Frage stellen, was sie/er für qualitativ hochwertige Arbeit bereit ist zu zahlen. Merke: Die meisten Portale vermitteln fremdsprachige Arbeitskräfte ohne Berufserfahrung.

Wie finde ich meine perfekte virtuelle Assistenz?

Du hast mehrere Möglichkeiten: Suche nach deiner virtuellen Assistenz bei Google und Co. oder in Social-Media-Portalen, vorrangig bei Facebook oder LinkedIn. Bei Facebook gibt es diverse Gruppen. Dort können Gesuche von beiden Seiten gepostet werden, ihr könnt euch vernetzen bzw. interessierte VAs werden dir eine Nachricht schicken. Oder suche bei LinkedIn, vielleicht findet sich sogar in deinem vorhandenen Netzwerk eine passende VA, und sende eine Nachricht. Beachte dabei: Auch VAs haben oft Spezialisierungen, sodass es sinnvoll sein kann, sich ein Team von verschiedenen VAs aufzubauen, um alle Bereiche deines Unternehmens professionell abzudecken.

Die Autorin Aline Pelzer ist Gründerin von Deine virtuelle Assistenz. Sie bietet virtuelle Leistungen rund um Office Management, Marketing, Texterstellung sowie Buiness-Road­map-Erstellung.

Es ist ein offenes Geheimnis, dass insbesondere in der Geschäftswelt der erste Eindruck über alles entscheiden kann. Wer in Business-Fragen erfolgreich sein möchte, sollte sich unbedingt Gedanken machen, was potentielle Geschäftspartner als erstes von einem mitbekommen – und wie man diesen entscheidenden ersten Eindruck optimieren könnte. Je nachdem, in welcher Position man ist und in welcher Branche man sich bewegt, fallen einem vermutlich ganz unterschiedliche Punkte ein, auf die man optimalerweise achten will: das persönliche Auftreten, die Website, der Briefkopf, die Visitenkarte … Woran allerdings nur wenige denken, ist das eigene Impressum. Ein virtuelles Büro ist eine elegante und unkomplizierte Lösung für alle, die beim Kontakt mit Kund*innen und Geschäftspartner*innen Professionalität und Seriosität vermitteln wollen.

Was ist ein virtuelles Büro?

Ein virtuelles Büro ist, wenn man es kurz und knackig ausdrücken möchte, eine Firmenadresse zu repräsentativen Zwecken. Es geht beim Virtual Office nicht darum, selbst am Geschäftsstandort anwesend zu sein. Im Gegenteil ist ein virtuelles Büro ursprünglich für diejenigen Unternehmer*innen gedacht, die für ihren Service oder ihr Produkt eigentlich gar keinen festen Bürostandort brauchen und ihr Büro deswegen nur zu repräsentativen Zwecken nutzen würden.

Die Dienstleistungen, die ein virtuelles Büro bietet, sind vielfältig und können von einer bloßen Postadresse am gewünschten Standort (inklusive der Weiterleitung der erhaltenen Post) bis hin zur bedarfsgerechten Bereitstellung von Büro- und Konferenzräumen reichen, sollten diese doch einmal benötigt werden. Auch in Sachen Telefon, Rezeption und Sekretariatsverwaltung sind Services möglich. Auf diese Weise können auch kleine Start-ups professionell auf der großen Bühne auftreten, ohne sich in zu hohe Unkosten stürzen zu müssen.

Vor- und Nachteile eines virtuellen Büros

Es gibt viele Anbieter für ein virtuelles Büro und alles, was dazugehört. Sie unterscheiden sich durch den angebotenen Leistungsumfang, die Qualität der Services, die sie anbieten, und natürlich durch die Standorte, die Ihnen als Firmenadresse zur Verfügung stehen. Beliebt sind vor allem Adressen in wirtschaftlich relevanten Großstädten und urbanen Knotenpunkten.

Zu den ausschlaggebenden Vorteilen eines virtuellen Büros und der dadurch erhaltenen Geschäftsadresse zählt, neben dem positiven ersten Eindruck bei potenziellen Geschäftspartner*innen, natürlich die finanzielle Ersparnis. Gerade in der Gründungszeit ist das Budget oft knapp. Das Anmieten und Ausstatten von Büroräumen ist teuer, ebenso wie die Beschäftigung von Mitarbeitenden im Bereich Telefon, Empfang und Sekretariat. Diese umfangreichen Kosten nicht stemmen zu müssen, kann in der Anfangszeit eines Unternehmens absolut entscheidend über Erfolg und Misserfolg sein. Schließlich gilt es nicht nur, regelmäßige Kosten wie Miete und Lohnkosten zu tragen, sondern auch einmalige Zahlungen wie Maklerprovision und Kosten für die Büroausstattung.

Ein weiterer entscheidender Vorteil eines virtuellen Büros ist die Flexibilität, die mit dem Modell einhergeht. Wenn das Unternehmen wächst, können die notwendig gewordenen Leistungen meist einfach zugebucht werden; was sich als nicht lukrativ herausgestellt hat, kann man ohne große Umstände wieder kündigen. So zahlen Gründer*innen nur für das, was sie auch wirklich brauchen.

Der Nachteil eines virtuellen Büros kann sein, dass die Gründer*innen nicht ständig selbst physisch vor Ort sind, den Kund*innen oder Geschäftspartner*innen jederzeit aufsuchen könnten, um mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Hierfür wird aber in den professionellen Business Centern auch ein entsprechender Empfang besetzt und Arbeitsplätze lassen sich flexibel nutzen. Auch individualisierter Support am Telefon kann geleistet werden. Selbstverständlich lässt sich ebenfalls eine Ortsrufnummer einrichten, welche an jede beliebige Rufnummer weitergeleitet werden kann.