Mit den richtigen Systemen zum Erfolg


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Endlich die geniale Geschäftsidee in die Tat umsetzen und mit dem eigenen Unternehmen durchstarten. Auf dem Weg bis dahin kommen auf Gründer jede Menge Herausforderungen zu – eine gute Planung ist dabei das A und O.

© Shutterstock / Panchenko Vladimir

Aber selbst, wenn das Vorhaben „Existenzgründung“ erfolgreich in die Tat umgesetzt ist gilt es, effektiv zu arbeiten, um so den langfristigen Bestand des Unternehmens zu sichern. Bestimmte Systeme, sogenannte ERP-Systeme helfen dabei, den administrativen und manuellen Aufwand zu reduzieren. Damit bieten sie nicht nur großen Betrieben zahlreiche Vorteile. Von einer standardisierten ERP-Lösung profitieren gerade auch kleine Unternehmen und Mittelständler.

Welche Vorteile bieten ERP-Systeme?

ERP-Systeme sind als On-Premise oder Cloud-Lösung erhältlich. Es gibt Standardprogramme ebenso wie Systeme, die individuell auf einen Betrieb oder die Anforderungen an eine Branche zugeschnitten sind. Über mobile Geräte haben Mitarbeiter selbst außerhalb des Unternehmens Zugang zu allen gespeicherten Daten, Terminen oder Aufgaben. Daneben bieten die Programme zahlreiche weitere Vorteile:

  • Einheitliche Datenbasis: Mit einer ERP-Software sind sämtliche Daten in nur ein System einzupflegen. Das bedeutet: Unternehmer sparen sich eine mehrfache Datenpflege wie das beispielsweise beim Arbeiten mit Excel-Listen der Fall ist. Auf diese Datenbasis haben alle Abteilungen gleichermaßen Zugriff. Das verbessert eine transparente Arbeitsweise und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb des gesamten Unternehmens. Die Systeme verfügen in der Regel über eine unbegrenzte Nutzeranzahl.
  • Transparenz durch alle Abteilungen: Ein ERP-System besteht aus einzelnen Modulen für unterschiedliche Unternehmensbereiche, die miteinander vernetzt sind. Über das Programm kann sich jeder Bereich relevante Informationen von anderen Bereichen ziehen. Das bedeutet: Die Warenwirtschaft kann auf Daten der Lagerhaltung zugreifen, Vertrieb und Service können unkompliziert zusammen arbeiten und auch Buchhaltung oder Projektmanagement können sämtliche Daten aufrufen.
  • Einwandfreie Zusammenarbeit: Team-Mitglieder an unterschiedlichen Standorten können uneingeschränkt auf die Daten zugreifen. Das ermöglicht eine ortsunabhängige Zusammenarbeit. Über flexible Zugriffregelungen ist es möglich, einzelne Informationen nur bestimmten Mitarbeitern bereitzustellen. So können spezielle Unternehmens-Interna gewahrt werden.
  • Aussagekräftige Berichte: Das System sorgt dafür, dass alle Zahlen vollständig und aktuell sind. Anhand dieser Daten sind verlässliche Berichte zu erstellen. Außerdem sind individuelle Auswertungen möglich, beispielsweise zur Entwicklung spezieller Projekte. Anhand der Ergebnisse ist eine optimale Unternehmenssteuerung möglich. Jede Abteilung ist damit zu jeder Zeit auskunftsfähig. Alle Unternehmensebenen, an welche die Ergebnisse reportet werden, erhalten einheitliche Angaben.
  • Beseitigen von Fehlerquellen: Sämtliche Daten werden in nur einem Programm erfasst. Zuständigem Personal kann es daher nicht mehr passieren, dass es bei Übertragungen zu Fehlern kommt. Unternehmer können sich darauf verlassen, dass Rechnungen rechtskonform erstellt sind – das erledigt die Software vollständig automatisiert.
  • Zeitersparnis: ERP-Systeme reduzieren den administrativen Aufwand. Benötigte Informationen sind schnell zu finden. Die rationelle Prozessverarbeitung macht es möglich, dass man schnell und flexibel arbeiten und sich auf diese Weise viel Zeit sparen kann.
  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands: Das System erfasst alle Unternehmensdaten und hält diese übersichtlich für den flexiblen und schnellen Zugriff bereit. Auf diese Weise kann der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und damit Personal gespart werden, was wiederum dazu führt, dass weniger Personalkosten anfallen.
  • Reduzierung der Kosten: Aber nicht nur die Personalkosten können reduziert werden. Die Software archiviert alle Daten digital. In der Folge wird weniger Büromaterial gebraucht. Das Bereithalten von Räumlichkeiten für das Archivieren von Dokumenten ist nicht mehr notwendig.
  • Erfolgreiche Projektsteuerung: Sowohl das Controlling als auch verantwortliche Manager haben optimalen Einblick und Überblick über alle laufenden Projekte. Wichtige Kennzahlen lassen sich so optimal überwachen, was eine effektive Planung ermöglicht. Etwaige Schwierigkeiten sind schnell erkannt, es können rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

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