Regel 9

Legen Sie Regeln zur automatischen Vorsortierung
und zur Kennzeichnung Ihrer Mails an.

In den meisten Mailprogrammen können Sie Regeln für die automatische Verarbeitung von E-Mails anlegen. Außer einer Weiterleitung können Sie auch das Verschieben in einen Ordner veranlassen, automatische Antworten generieren (am bekanntesten ist sicherlich der Abwesenheits-Assistent) und vieles mehr. Durch entsprechende Regeln werden Mails automatisch in die gewünschten Unterverzeichnisse verschoben. Die Kennzeichnung als ungelesen bleibt dabei erhalten. Wenn Sie bspw. andere Projektmitarbeiter bitten, Mails mit Bezug zum Projekt im Betreff mit dem Projektnamen zu kennzeichnen, können Sie sie automatisch in die Projektverzeichnisse weiterverschieben und sie am Stück und im Zusammenhang mit dem Projektkontext lesen und bearbeiten.

Weiterhin lassen sich in den meisten Mailprogrammen Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen. Wenn das Lesen und Bearbeiten einer Mail also länger als zwei Minuten dauert und die Bearbeitung nicht direkt erledigt werden kann, kennzeichnen Sie die Nachricht zur Nachverfolgung. Da sehr viele von uns ohnehin ihren Posteingang als Aufgabenliste nutzen, können Sie hier gleich mehrere Zielsetzungen erreichen. Bei der Kennzeichnung können Sie insbesondere eine Erinnerung anlegen, damit Sie die wichtige Aufgabe nicht vergessen.

Regel 10

Ein schnelles Medium verlangt nach einer raschen Antwort.

Der größte Vorteil von E-Mails ist die hohe Geschwindigkeit, mit der sich Informationen austauschen lassen. Im geschäftlichen Umfeld sollten an Sie persönlich adressierte Mails in jedem Fall innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Sollte die Bearbeitung längere Zeit in Anspruch nehmen, teilen Sie dem Absender die Zeit bis zur Antwort mit und halten Sie diese Zusage ein. Es gibt kaum einen besseren Beleg für Ihre Zuverlässigkeit und Professionalität als die Verlässlichkeit in Sachen E-Mail-Erreichbarkeit.

Zusammenfassend darf man also getrost behaupten, dass Schwierigkeiten im Umgang mit E-Mails und eine hohe Arbeitsbelastung nicht durch das Medium an sich verursacht werden. Vielmehr ist es der oft unprofessionelle oder unüberlegte Umgang mit den technischen Möglichkeiten, der mit zu einer gefühlten unnötigen Belastung führt. Jeder von uns kann aber durch den disziplinierten und professionellen Einsatz des Mediums die Akzeptanz für die Verwendung von E-Mails auch weiterhin erhalten und sogar deutlich verbessern.