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Regel 9
Legen Sie Regeln zur automatischen Vorsortierung
und zur Kennzeichnung Ihrer Mails an.
In den meisten Mailprogrammen können Sie Regeln für die automatische Verarbeitung von E-Mails anlegen. Außer einer Weiterleitung können Sie auch das Verschieben in einen Ordner veranlassen, automatische Antworten generieren (am bekanntesten ist sicherlich der Abwesenheits-Assistent) und vieles mehr. Durch entsprechende Regeln werden Mails automatisch in die gewünschten Unterverzeichnisse verschoben. Die Kennzeichnung als ungelesen bleibt dabei erhalten. Wenn Sie bspw. andere Projektmitarbeiter bitten, Mails mit Bezug zum Projekt im Betreff mit dem Projektnamen zu kennzeichnen, können Sie sie automatisch in die Projektverzeichnisse weiterverschieben und sie am Stück und im Zusammenhang mit dem Projektkontext lesen und bearbeiten.
Weiterhin lassen sich in den meisten Mailprogrammen Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen. Wenn das Lesen und Bearbeiten einer Mail also länger als zwei Minuten dauert und die Bearbeitung nicht direkt erledigt werden kann, kennzeichnen Sie die Nachricht zur Nachverfolgung. Da sehr viele von uns ohnehin ihren Posteingang als Aufgabenliste nutzen, können Sie hier gleich mehrere Zielsetzungen erreichen. Bei der Kennzeichnung können Sie insbesondere eine Erinnerung anlegen, damit Sie die wichtige Aufgabe nicht vergessen.
Regel 10
Ein schnelles Medium verlangt nach einer raschen Antwort.
Der größte Vorteil von E-Mails ist die hohe Geschwindigkeit, mit der sich Informationen austauschen lassen. Im geschäftlichen Umfeld sollten an Sie persönlich adressierte Mails in jedem Fall innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Sollte die Bearbeitung längere Zeit in Anspruch nehmen, teilen Sie dem Absender die Zeit bis zur Antwort mit und halten Sie diese Zusage ein. Es gibt kaum einen besseren Beleg für Ihre Zuverlässigkeit und Professionalität als die Verlässlichkeit in Sachen E-Mail-Erreichbarkeit.
Zusammenfassend darf man also getrost behaupten, dass Schwierigkeiten im Umgang mit E-Mails und eine hohe Arbeitsbelastung nicht durch das Medium an sich verursacht werden. Vielmehr ist es der oft unprofessionelle oder unüberlegte Umgang mit den technischen Möglichkeiten, der mit zu einer gefühlten unnötigen Belastung führt. Jeder von uns kann aber durch den disziplinierten und professionellen Einsatz des Mediums die Akzeptanz für die Verwendung von E-Mails auch weiterhin erhalten und sogar deutlich verbessern.
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E-Mail Workshop Seite 3
CC-Mails müssen im Zweifel alle ungelesen gelöscht werden können, ohne dadurch Schaden zu verursachen. Denken Sie vor dem Weiterleiten von Mails auch über die Wahrung der Privatsphäre des Absenders nach und leiten Sie nur den Teil der Nachricht weiter, der auch für den neuen Empfänger relevant ist. Wie eingangs erwähnt, sind E-Mails nicht geeignet, um Streitigkeiten oder andere komplexe Kommunikationsaufgaben zu lösen! Wenn Sie und die Absender der an Sie adressierten Mails die oben dargestellten Regeln befolgen, wird sich die Arbeit mit eingehenden Mails bereits drastisch reduzieren.
Regel 7
Nach jedem Blick in den Posteingang folgt
die erste Bearbeitung mit Hilfe des sog. AHA-Systems.
Bei dem AHA-System handelt es sich um eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Regel: Abfall – Handeln – Ablage. Das funktioniert in der Praxis wie folgt: Bei jedem Blick in Ihren Posteingang entscheiden Sie sofort darüber, was Sie mit der jeweiligen Mail tun werden: Sie können Sie in den Abfall stecken (also A), Sie können sofort handeln (H von Handeln) oder die Mail zur weiteren Bearbeitung in die Ablage verschieben (A). Dadurch kommen Sie zwangsläufig zu einer sehr effektiven Bearbeitung der eingegangenen Mails. Im Laufe der Zeit werden Ihre Entscheidungen durch die Übung immer schneller, und Sie gewinnen zunehmend an Zeit. Damit dieses System funktioniert, benötigen Sie natürlich noch eine entsprechende Ablagestruktur, um die Mails für die weitere Bearbeitung zielgerichtet verschieben zu können.
Strategien zur Mitarbeitergewinnung
Strategien zur Mitarbeitergewinnung
Wenn Freiberufler wachsen, rekrutieren Sie den Nachwuchs zunächst gern über den Bekanntenkreis. Leider sind daran auch schon Freundschaften zerbrochen. So zeigt sich immer wieder, dass Sympathie zwar wichtig, aber nicht die einzige Einstellungsvoraussetzung sein darf. Oft brauchen gerade kreative Köpfe einen Gegenpol – jemand, der mit Ordnung und Übersicht Struktur in die Arbeit bringt.
Werden Sie sich klar über die Persönlichkeit, die Sie in Ihrem Umfeld brauchen. Machen Sie sich eine Liste mit den Kenntnissen, die der ideale Kandidat mitbringen sollte. Im Vorstellungsgespräch hinterfragen Sie auch die Motivation, bei Ihnen arbeiten zu wollen. Die Erfahrung zeigt, dass kleine Unternehmen und Freiberufler-Büros für Jobsuchende oft weniger attraktiv sind als Konzerne – da sie vermeintlich weniger sicher sind. Die Folge davon sind Mitarbeiter auf dem „Sprung“, die nur kurz bleiben, was für Sie letztlich teuer ist.
Suchen Sie gezielt Menschen, deren Lebensumstände und persönliche Vorlieben zu Ihnen passen. Engagieren Sie einen in Gesprächsführung geübten Personaler, der Ihren eigenen Eindruck absichert. Das hier ausgegebene Geld sparen Sie wieder ein, wenn Sie eine Stelle dauerhaft mit einer guten Kraft besetzen können.
Tipps zur Mitarbeitersuche
- Die Internet-Plattform Xing ist gerade auch für Freiberufler ideal für die Suche, da Sie hier z.B. kostenlos Ihr Gesuch einstellen dürfen.
- Erstellen Sie ein Anforderungsprofil, in dem die Aufgaben des Mitarbeiters beschrieben sind.
- Definieren Sie auch die erforderlichen Kenntnisse und die notwendigen Qualifikationen.
- Suchen Sie nicht (nur) nach Sympathie, sondern nach Kompetenzen, die ergänzen, was Ihnen oder Ihrem Büro fehlt.
Arbeitnehmermodelle und Kosten
Mitarbeiter entlasten Sie und sparen Geld, wenn man sie richtig einsetzt. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Arbeitnehmermodelle und die damit verbundenen Kosten und Besonderheiten für Arbeitgeber.
