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Nach dem Lesen der Betreffzeile wird Ihre Mail geöffnet: Auf den ersten Blick sollte jetzt erkennbar werden, worum es in der Mail geht und wie die Informationen gegliedert sind. Denken Sie daran, dass im professionellen Umfeld viele Empfänger Ihre Mail nicht im HTML-Format, sondern in der Nur-Text-Darstellung öffnen. Damit gehen Formatierungen wie Fettdruck, verschiedene Schriftzeichen, Aufzählungspunkte und ähnliches verloren. Arbeiten Sie daher mit einer klaren und eindeutigen Sprache. Gliedern Sie Ihren Text durch Absätze an den richtigen Stellen. Unter Umständen werden in verschiedenen Systemen die Leerzeilen automatisch entfernt.
Verwenden Sie Überschriften, um den Inhalt längerer Texte klar zu gliedern. Das vereinfacht die Aufnahme der Information erheblich. Wenn Sie konkrete Reaktionen des Empfängers erwarten, teilen Sie ihm das auch unmissverständlich mit. Bis zu welchem Termin erwarten Sie welche Aktionen? Wenn der Empfänger die Ausführung nicht übernehmen kann, was sind die Alternativen?
Regel 4
Schreiben Sie für jedes Thema eine separate Mail.
Viele E-Mail-Nutzer verwenden ihr Postfach auch zur Aufgabenorganisation. Diese Personen können dann einzelne Mails bearbeiten, die darin enthaltenen Aufgaben erledigen und Ihr „To-Do“ im Anschluss löschen oder es an andere weiterleiten. Die damit einhergehende Vergrößerung der Anzahl empfangener Mails wird bei Einhaltung der hier vorgestellten Regeln mehr als ausgeglichen.
Achten Sie auf einen Schreibstil, der dem Sinn der Mail und dem Verhältnis zum Empfänger entspricht. Hierzu gehört insbesondere eine höfliche Anrede, die den Gepflogenheiten Ihres Sprach- und Kulturraumes entspricht. Das bedeutet beispielsweise im Deutschen immer noch die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ bei elektronischen Briefen an Geschäftspartner. Wenn Sie in regelmäßigem Informationsaustausch mit einer Person – etwa einem Kunden – stehen und dieser durch seinen Schreibstil erkennen lässt, dass er einen kurzen und formlosen Ton bevorzugt, können Sie ebenfalls beim Schreiben der Mail dazu übergehen, aber bitte nicht vorher. Als Faustregel kann immer gelten:
Regel 5
Schreiben Sie mindestens so förmlich,
wie Sie selbst angeschrieben wurden.
Die detaillierten Informationen zum Absender sind im Normalfall durch Ihr Unternehmen vorgegeben. Fügen Sie der Signatur keine weiteren, über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehenden Ergänzungen hinzu. Wenn Sie mit Dateianhängen arbeiten, achten Sie darauf, dass sie in einem üblichen Format vorliegen und dass der Empfänger genau weiß, was er damit tun soll. Das am weitesten verbreitete und wohl auch am besten für den Austausch von Information auf elektronischem Weg geeignete Format ist die PDF-Datei. Hier kann der Inhalt zur Kenntnis genommen, gedruckt und kommentiert werden. Bei größeren Dateien ist es innerhalb einer Organisation oftmals sinnvoller, sie an einem zentralen Speicherort im Netzwerk zu speichern und nur Verweise, sog. Links, zu verschicken. Das spart zum einen erheblichen Datenverkehr, beschleunigt andererseits oft den Zugriff und erlaubt darüber hinaus eine genaue Vergabe von Nutzungsrechten.
Regel 6
Nur wenn der Versand von Kopien einer Nachricht
sinnvoll und berechtigt ist,
verwenden Sie hierfür das „CC-Feld“.
Achten Sie unbedingt darauf, dieses in der Regel 6 geschilderte Vorgehen nur zu wählen, wenn es unabdingbar ist oder Sie durch entsprechende Dokumentationsvorschriften dazu gezwungen sind. Ansonsten wenden Sie sich mit einer gesonderten Mail an die Empfänger, die ebenfalls etwas mit der Information unternehmen sollen, und teilen Sie Ihnen (am besten bereits im Betreff) genau mit, was zu geschehen hat. Vielerorts ist es zur unhöflichen Angewohnheit geworden, überflüssige CC-Mails zu versenden und im gleichen Augenblick davon auszugehen, dass die Empfänger sich angesprochen und zur detaillierten Kenntnisnahme verpflichtet sehen.
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Bessere Erreichbarkeit und Gewinnoptimierung
Strategien zur besseren Erreichbarkeit
Schon wieder der Anrufbeantworter! Lange machen Ihre Kunden das nicht mit. Das Telefon ist das Sorgenkind vieler Freiberufler, wenn sie noch keine Angestellten haben. Auch ein oder zwei Teilzeitkräfte können kaum für eine ausreichende Bürobesetzung sorgen. Und nichts ist unprofessioneller als ein Anrufbeantworter, der schon morgens um 11 Uhr angeht – weil Sie Ihrer Arbeit nachgehen oder im Kunden-, Patienten- oder Mandantengespräch sind. In dieser Situation gibt es eine Paradelösung: den externen Bürodienst.
Solche Bürodienste nehmen Ihre Anrufe an, bearbeiten diese auf Wunsch nach einem von Ihnen vorgegebenen System, vereinbaren Termine oder verschicken Informationen. Technisch gesehen stellen diese Dienste eine Weiterleitung auf eine andere Telefonnummer dar. So können Sie beispielsweise einstellen, dass dieser Dienst erst nach dem fünften Klingeln aktiv wird, und Sie somit nach wie vor Anrufe annehmen können, wenn Sie selbst am Platz sind. Die Telefondienste informieren Sie dann mit einer E-Mail oder SMS über eingegangene Anrufe.
Die Kosten für diese Dienstleistung sind unterschiedlich: Letztlich zahlen Sie für lange Telefonate und sollten daher ein Interesse daran haben, dass der Telefondienst seine Informationen komprimiert weitergibt. Auch die Qualität der Dienste differiert. Werten Sie es als positiv, wenn bei dem Unternehmen „nur“ eine überschaubare Anzahl an Sekretärinnen arbeitet. Ihr Kunde möchte nicht von stets wechselnden Namen begrüßt werden. Meist wird eine Testphase vereinbart, in der Sie die Resonanz beobachten können. Fragen Sie auch Ihre Kunden nach ihrem Eindruck, bevor Sie sich dann fest binden.
Eine Auswahl an Bürodienstanbietern: Ebuero, Telefon- und Büroservice, spezieller Service für Rechtsanwälte, www.ebuero.de; Telias, Telefon- und Büroservice, auch Geschäftsadresse möglich, www.telias.de; Topbuero, Telefon- und Büroservice, www.topbuero.de und www.bueroservice24.de
7 Fragen und 7 Tipps zur Gewinnoptimierung
Wenn Sie als Freiberufler Ihren Gewinn nachhaltig erhöhen wollen, sollten Sie sich folgende sieben Fragen stellen und aktiv werden:
Können Sie Ihre Honorare erhöhen?
Tipp: Schauen Sie sich an, wie viel Geld Ihre Mitbewerber nehmen. Das obere Mittelfeld anzustreben ist ein gutes Ziel, der untere Honorar-Bereich ist für Sie tabu.
Können Sie schlecht zahlende Auftraggeber durch besser zahlende Auftraggeber ersetzen?
Tipp: Denken Sie immer daran: Sie sind nicht aus Spaß selbständig (jedenfalls nicht nur). Es geht zuerst einmal darum, die Kasse zu füllen.
Können Sie organisatorische Aufgaben einem Mitarbeiter übertragen, um sich selbst den wesentlichen Umsatzbringern zu widmen?
Tipp: Wenn Sie selbst 100 Euro in der Stunde verdienen können, ist es die pure Verschwendung, wenn Sie Jobs machen, die auf dem freien Markt mit 10 oder 12 Euro vergütet werden (wie etwa die vorbereitende Buchhaltung).
Können Sie Abstriche an den eigenen Perfektionismus machen, schlicht und ergreifend schneller arbeiten, weniger vor- und nachbereiten?
Tipp: Die Erfahrung zeigt: 80 Prozent Leistung reichen eben oft auch aus, um zufriedene Kunden zu haben, das letzte Detail wird oft weder bemerkt noch wertgeschätzt. An alle Ärzte, Rechtsanwälte und Steuerberater: Diesen Punkt bitte nicht beherzigen und einfach überlesen.
Können Sie Rechnungen schneller stellen und/oder die Zahlungsfristen verkürzen?
Tipp: Kürzen Sie beispielsweise die Zahlungsfrist von den gesetzlichen
30 Tagen auf zwei (Arbeits-)Wochen – das tut keinem Kunden weh.
Können Sie Zahlungen energischer einfordern und damit die Quote der Nicht- und Zuspät-Zahler senken?
Tipp: Es gilt der Grundsatz: Wer einwandfreie Leistung erbringt, darf und muss Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit auch von anderen konsequent einfordern.
Wenn Sie einen „Bauchladen“ mit einem Angebot aus verschiedenen Tätigkeiten haben: Können Sie die Tätigkeit, die die höchsten Gewinne bei kleinstem Zeiteinsatz bringt – die sogenannte Cash Cow – weiter ausbauen?
Tipp: Entlasten Sie sich beispielsweise durch Mitarbeiter, die Sie für weniger Umsatz bzw. Gewinn bringende Arbeiten einsetzen.
Strategien zur Mitarbeitergewinnung
Strategien zur Mitarbeitergewinnung
Wenn Freiberufler wachsen, rekrutieren Sie den Nachwuchs zunächst gern über den Bekanntenkreis. Leider sind daran auch schon Freundschaften zerbrochen. So zeigt sich immer wieder, dass Sympathie zwar wichtig, aber nicht die einzige Einstellungsvoraussetzung sein darf. Oft brauchen gerade kreative Köpfe einen Gegenpol – jemand, der mit Ordnung und Übersicht Struktur in die Arbeit bringt.
Werden Sie sich klar über die Persönlichkeit, die Sie in Ihrem Umfeld brauchen. Machen Sie sich eine Liste mit den Kenntnissen, die der ideale Kandidat mitbringen sollte. Im Vorstellungsgespräch hinterfragen Sie auch die Motivation, bei Ihnen arbeiten zu wollen. Die Erfahrung zeigt, dass kleine Unternehmen und Freiberufler-Büros für Jobsuchende oft weniger attraktiv sind als Konzerne – da sie vermeintlich weniger sicher sind. Die Folge davon sind Mitarbeiter auf dem „Sprung“, die nur kurz bleiben, was für Sie letztlich teuer ist.
Suchen Sie gezielt Menschen, deren Lebensumstände und persönliche Vorlieben zu Ihnen passen. Engagieren Sie einen in Gesprächsführung geübten Personaler, der Ihren eigenen Eindruck absichert. Das hier ausgegebene Geld sparen Sie wieder ein, wenn Sie eine Stelle dauerhaft mit einer guten Kraft besetzen können.
Tipps zur Mitarbeitersuche
- Die Internet-Plattform Xing ist gerade auch für Freiberufler ideal für die Suche, da Sie hier z.B. kostenlos Ihr Gesuch einstellen dürfen.
- Erstellen Sie ein Anforderungsprofil, in dem die Aufgaben des Mitarbeiters beschrieben sind.
- Definieren Sie auch die erforderlichen Kenntnisse und die notwendigen Qualifikationen.
- Suchen Sie nicht (nur) nach Sympathie, sondern nach Kompetenzen, die ergänzen, was Ihnen oder Ihrem Büro fehlt.
Arbeitnehmermodelle und Kosten
Mitarbeiter entlasten Sie und sparen Geld, wenn man sie richtig einsetzt. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Arbeitnehmermodelle und die damit verbundenen Kosten und Besonderheiten für Arbeitgeber.
