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CC-Mails müssen im Zweifel alle ungelesen gelöscht werden können, ohne dadurch Schaden zu verursachen. Denken Sie vor dem Weiterleiten von Mails auch über die Wahrung der Privatsphäre des Absenders nach und leiten Sie nur den Teil der Nachricht weiter, der auch für den neuen Empfänger relevant ist. Wie eingangs erwähnt, sind E-Mails nicht geeignet, um Streitigkeiten oder andere komplexe Kommunikationsaufgaben zu lösen! Wenn Sie und die Absender der an Sie adressierten Mails die oben dargestellten Regeln befolgen, wird sich die Arbeit mit eingehenden Mails bereits drastisch reduzieren.
Regel 7
Nach jedem Blick in den Posteingang folgt
die erste Bearbeitung mit Hilfe des sog. AHA-Systems.
Bei dem AHA-System handelt es sich um eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Regel: Abfall – Handeln – Ablage. Das funktioniert in der Praxis wie folgt: Bei jedem Blick in Ihren Posteingang entscheiden Sie sofort darüber, was Sie mit der jeweiligen Mail tun werden: Sie können Sie in den Abfall stecken (also A), Sie können sofort handeln (H von Handeln) oder die Mail zur weiteren Bearbeitung in die Ablage verschieben (A). Dadurch kommen Sie zwangsläufig zu einer sehr effektiven Bearbeitung der eingegangenen Mails. Im Laufe der Zeit werden Ihre Entscheidungen durch die Übung immer schneller, und Sie gewinnen zunehmend an Zeit. Damit dieses System funktioniert, benötigen Sie natürlich noch eine entsprechende Ablagestruktur, um die Mails für die weitere Bearbeitung zielgerichtet verschieben zu können.
Regel 8
Sorgen Sie für eine effiziente Ordnerstruktur.
Der Posteingang ist als Ablage selbst nicht geeignet.
Um Mails schnell und unkompliziert für die spätere Bearbeitung ablegen zu können, benötigen Sie eine zu Ihrem Aufgabengebiet passende Ablagestruktur. Erstellen Sie also mehrere Unterordner mit aussagekräftigen Namen in Ihrem Posteingang. Neben einer Unterteilung in verschiedene laufende Projekte, können Sie auch nach Ihren Zuständigkeitsbereichen unterscheiden. Außerdem sollten Sie unbedingt einen Zwischenspeicher zur zeitnahen Bearbeitung anlegen. Denken Sie an folgende Grundregel: Der Posteingang entspricht dem Briefkasten an der Häuserwand. Hier wird eingehende Post gesammelt. Würden Sie Ihre Post im Briefkasten lagern? Sie können einzelne Verzeichnisse weiter untergliedern, aber: Zergliedern Sie nicht zu stark. Verwenden Sie maximal fünf Gliederungsebenen, drei sind besser, mehr wird unübersichtlich. Die optimale Ordnerstruktur bildet sich erfahrungsgemäß erst nach einer gewissen Anwendung heraus. Passen Sie also weiter an und optimieren Sie die Struktur.
Zur Checkliste Praxis-Tipps für den effektiven und zielgerichteten Umgang mit E-Mails
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E-Mail Workshop Seite 4
Regel 9
Legen Sie Regeln zur automatischen Vorsortierung
und zur Kennzeichnung Ihrer Mails an.
In den meisten Mailprogrammen können Sie Regeln für die automatische Verarbeitung von E-Mails anlegen. Außer einer Weiterleitung können Sie auch das Verschieben in einen Ordner veranlassen, automatische Antworten generieren (am bekanntesten ist sicherlich der Abwesenheits-Assistent) und vieles mehr. Durch entsprechende Regeln werden Mails automatisch in die gewünschten Unterverzeichnisse verschoben. Die Kennzeichnung als ungelesen bleibt dabei erhalten. Wenn Sie bspw. andere Projektmitarbeiter bitten, Mails mit Bezug zum Projekt im Betreff mit dem Projektnamen zu kennzeichnen, können Sie sie automatisch in die Projektverzeichnisse weiterverschieben und sie am Stück und im Zusammenhang mit dem Projektkontext lesen und bearbeiten.
Weiterhin lassen sich in den meisten Mailprogrammen Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen. Wenn das Lesen und Bearbeiten einer Mail also länger als zwei Minuten dauert und die Bearbeitung nicht direkt erledigt werden kann, kennzeichnen Sie die Nachricht zur Nachverfolgung. Da sehr viele von uns ohnehin ihren Posteingang als Aufgabenliste nutzen, können Sie hier gleich mehrere Zielsetzungen erreichen. Bei der Kennzeichnung können Sie insbesondere eine Erinnerung anlegen, damit Sie die wichtige Aufgabe nicht vergessen.
Regel 10
Ein schnelles Medium verlangt nach einer raschen Antwort.
Bessere Erreichbarkeit und Gewinnoptimierung
Strategien zur besseren Erreichbarkeit
Schon wieder der Anrufbeantworter! Lange machen Ihre Kunden das nicht mit. Das Telefon ist das Sorgenkind vieler Freiberufler, wenn sie noch keine Angestellten haben. Auch ein oder zwei Teilzeitkräfte können kaum für eine ausreichende Bürobesetzung sorgen. Und nichts ist unprofessioneller als ein Anrufbeantworter, der schon morgens um 11 Uhr angeht – weil Sie Ihrer Arbeit nachgehen oder im Kunden-, Patienten- oder Mandantengespräch sind. In dieser Situation gibt es eine Paradelösung: den externen Bürodienst.
Solche Bürodienste nehmen Ihre Anrufe an, bearbeiten diese auf Wunsch nach einem von Ihnen vorgegebenen System, vereinbaren Termine oder verschicken Informationen. Technisch gesehen stellen diese Dienste eine Weiterleitung auf eine andere Telefonnummer dar. So können Sie beispielsweise einstellen, dass dieser Dienst erst nach dem fünften Klingeln aktiv wird, und Sie somit nach wie vor Anrufe annehmen können, wenn Sie selbst am Platz sind. Die Telefondienste informieren Sie dann mit einer E-Mail oder SMS über eingegangene Anrufe.
Die Kosten für diese Dienstleistung sind unterschiedlich: Letztlich zahlen Sie für lange Telefonate und sollten daher ein Interesse daran haben, dass der Telefondienst seine Informationen komprimiert weitergibt. Auch die Qualität der Dienste differiert. Werten Sie es als positiv, wenn bei dem Unternehmen „nur“ eine überschaubare Anzahl an Sekretärinnen arbeitet. Ihr Kunde möchte nicht von stets wechselnden Namen begrüßt werden. Meist wird eine Testphase vereinbart, in der Sie die Resonanz beobachten können. Fragen Sie auch Ihre Kunden nach ihrem Eindruck, bevor Sie sich dann fest binden.
Eine Auswahl an Bürodienstanbietern: Ebuero, Telefon- und Büroservice, spezieller Service für Rechtsanwälte, www.ebuero.de; Telias, Telefon- und Büroservice, auch Geschäftsadresse möglich, www.telias.de; Topbuero, Telefon- und Büroservice, www.topbuero.de und www.bueroservice24.de
7 Fragen und 7 Tipps zur Gewinnoptimierung
Wenn Sie als Freiberufler Ihren Gewinn nachhaltig erhöhen wollen, sollten Sie sich folgende sieben Fragen stellen und aktiv werden:
Können Sie Ihre Honorare erhöhen?
Tipp: Schauen Sie sich an, wie viel Geld Ihre Mitbewerber nehmen. Das obere Mittelfeld anzustreben ist ein gutes Ziel, der untere Honorar-Bereich ist für Sie tabu.
Können Sie schlecht zahlende Auftraggeber durch besser zahlende Auftraggeber ersetzen?
Tipp: Denken Sie immer daran: Sie sind nicht aus Spaß selbständig (jedenfalls nicht nur). Es geht zuerst einmal darum, die Kasse zu füllen.
Können Sie organisatorische Aufgaben einem Mitarbeiter übertragen, um sich selbst den wesentlichen Umsatzbringern zu widmen?
Tipp: Wenn Sie selbst 100 Euro in der Stunde verdienen können, ist es die pure Verschwendung, wenn Sie Jobs machen, die auf dem freien Markt mit 10 oder 12 Euro vergütet werden (wie etwa die vorbereitende Buchhaltung).
Können Sie Abstriche an den eigenen Perfektionismus machen, schlicht und ergreifend schneller arbeiten, weniger vor- und nachbereiten?
Tipp: Die Erfahrung zeigt: 80 Prozent Leistung reichen eben oft auch aus, um zufriedene Kunden zu haben, das letzte Detail wird oft weder bemerkt noch wertgeschätzt. An alle Ärzte, Rechtsanwälte und Steuerberater: Diesen Punkt bitte nicht beherzigen und einfach überlesen.
Können Sie Rechnungen schneller stellen und/oder die Zahlungsfristen verkürzen?
Tipp: Kürzen Sie beispielsweise die Zahlungsfrist von den gesetzlichen
30 Tagen auf zwei (Arbeits-)Wochen – das tut keinem Kunden weh.
Können Sie Zahlungen energischer einfordern und damit die Quote der Nicht- und Zuspät-Zahler senken?
Tipp: Es gilt der Grundsatz: Wer einwandfreie Leistung erbringt, darf und muss Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit auch von anderen konsequent einfordern.
Wenn Sie einen „Bauchladen“ mit einem Angebot aus verschiedenen Tätigkeiten haben: Können Sie die Tätigkeit, die die höchsten Gewinne bei kleinstem Zeiteinsatz bringt – die sogenannte Cash Cow – weiter ausbauen?
Tipp: Entlasten Sie sich beispielsweise durch Mitarbeiter, die Sie für weniger Umsatz bzw. Gewinn bringende Arbeiten einsetzen.