Aktuelle Events
Praxis-Tipps für den effektiven und zielgerichteten Umgang mit E-Mails
- E-Mails sind nicht geeignet, um Streitigkeiten oder andere komplexe Kommunikationsaufgaben zu lösen.
- Verwenden Sie eine aussagekräftige und eindeutige Betreffzeile, um Aufmerksamkeit oder sogar Neugier zu wecken.
- Im Idealfall sagt bereits die Betreffzeile einer Mail aus, ob und was wer zu leisten hat.
- Auf den ersten Blick sollte erkennbar werden, worum es in der Mail geht und wie die Informationen gegliedert sind.
- Schreiben Sie für jedes einzelne Thema eine eigene Mail.
- Achten Sie auf einen Schreibstil, der dem Sinn der Mail und dem Verhältnis zum Empfänger entspricht.
- Schreiben Sie mindestens so förmlich wie Sie selbst angeschrieben wurden.
- CC-Mails so selten wie möglich, so oft wie unbedingt nötig! Sie müssen im Zweifel ungelesen gelöscht werden können, ohne Schaden zu verursachen.
- Abfall – Handeln – Ablage: Bei jedem Blick in Ihren Posteingang entscheiden Sie sofort darüber, was Sie mit der Mail tun werden: In den Abfall stecken, sofort handeln oder die Mail zur weiteren Bearbeitung in die Ablage verschieben.
- Um Mails schnell und unkompliziert für die spätere Bearbeitung ablegen zu können, benötigen Sie eine modifizierbare Ablagestruktur.
- Durch zuvor definierte Regeln können Mails automatisch in Unterverzeichnisse verschoben werden, ohne dabei zugleich auch als gelesen markiert zu sein.
- Dauert das Lesen und Bearbeiten einer Mail länger als zwei Minuten bzw. kann die Bearbeitung nicht direkt erfolgen, kennzeichnen Sie die Nachricht zur Nachverfolgung.