Bürochaos war gestern: 6 Tipps für mehr Ordnung am Schreibtisch
So organisieren Sie sich und Ihren Schreibisch besser
Was am Anfang auf dem Schreibtisch noch übersichtlich erscheint, wird mehrere Projekte später meist zum Problem: Man verliert den Überblick bzw. es fehlt eine Ablagesystematik. Das kostet nicht nur Zeit (nämlich zum Suchen), sondern im schlimmsten Fall sogar Geld: 6 Tipps, wie Sie sich mit einfachen Mitteln von Anfang an besser organisieren.
1. Mit Aktenordnern arbeiten
Bilden Sie mit verschiedenfarbigen Rückenschildern fünf Hauptkategorien (zum Beispiel Gründung, Verwaltung, Finanzen, Allgemeines, Familie).
2. Ablagekästen nutzen
In den Kasten „Eingang“ werden alle eingehenden Briefe, Zeitungen, Zeitschriften etc. zur späteren Bearbeitung abgelegt. Im Kasten „Ausgang“ landet alles, was man verschicken, faxen oder an jemand anderen weitergeben muss. Der dritte Kasten „Ablage“ ist zur Zwischenlagerung für Unterlagen gedacht, die bearbeitet, aber noch nicht abgeheftet worden sind.
3. Termin-Mappe anlegen
In eine Termin-Mappe, die Fächer mit Zahlen von 1 bis 31 enthält, werden alle Unterlagen gelegt, die an dem jeweiligen Tag erledigt werden müssen: Wann müssen Sie auf ein Angebot reagieren, wann welche Projektschritte erledigen? An welchem Tag findet das Treffen mit dem Kunden statt? Schauen Sie jeden Morgen und jeden Abend in diese Mappe.
4. Kontakte sammeln
Kleben Sie Visitenkarten auf verschiedenfarbige Karteikarten und sortieren Sie sie alphabetisch in einem Karteikartenkasten ein. Private Kontakte können auf andersfarbige Karten geklebt werden als berufliche Kontakte. Neben jeder Visitenkarte ist Platz für Notizen.
5. Notizen machen
Schreiben Sie jede Notiz auf ein separates DIN-A4-Blatt. Somit können die Notizen sofort den richtigen Kunden zugeordnet werden. Bei vielen Kunden empfiehlt sich ein Ablageordner von A bis Z. Klebezettel sind tabu!
6. Schreibtisch von Nippes freihalten
Private Dinge wie Souvenirs, Bilder und Plüschtiere im Überfluss haben auf dem Schreibtisch nichts verloren. Allenfalls ein bis zwei Kleinigkeiten sind OK – schließlich kann eine schöne Erinnerung oder das Bild eines lieben Menschen auch inspirieren.
