Der perfekte Huddle Room für Meetings und Telkos


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Wertvolle Tipps für eine optimale Arbeitsatmosphäre und die richtige technische Ausstattung deines Huddle Rooms.

Gerade junge Unternehmen kennen das Dilemma: Der Kommunikationsbedarf ist gigantisch, aber der verfügbare Platz für Besprechungen oder Calls knapp bemessen. Entsprechend ausgebucht sind die Konferenzräume – was über kurz oder lang zum Problem wird. Immer mehr Start-ups setzen darum von vornherein auf sogenannte Huddle Rooms, statt eines großen Konferenzraums. Der Vorteil solcher kleinen, schlank ausgestatteten Besprechungsräume: Sie sind ideal für spontane Meetings mit zwei bis sechs Teilnehmern oder Telefonkonferenzen – ohne zeitraubende Reservierung, dafür in lockerer, entspannter Atmosphäre.

Dabei stellt sich die Frage: Wie richtet man einen derart kleinen Raum effizient ein? Im Folgenden neun Tipps für einen eigenen Huddle Room.

1. Den richtigen Raum finden

Zunächst einmal zum Raum selbst: Klein darf er sein, aber nicht stickig. Ein gutes Raumklima hilft beim konzentrierten Arbeiten. Ideal sind darum helle Zimmer mit Fenster. Eine Klimaanlage ist natürlich wünschenswert, aber auch ein Ventilator kann im Sommer für Abkühlung sorgen. Die Raumakustik ist ebenfalls ein wichtiger Faktor – liegt die gut besuchte Kaffeeküche eine Tür weiter, müssen Wände und Tür ausreichend Lärmschutz bieten.

2. Die passenden Möbel

Ein Tisch gehört natürlich zur Standardausstattung eines Huddle Rooms. Sechs Mitarbeiter sollten im Idealfall an ihm Platz finden. Bei den Sitzgelegenheiten bieten sich schlanke Stühle oder bequeme Hocker an. Letztere lassen sich platzsparend unter dem Tisch verstauen, wenn das Meeting vorbei ist. Stehplätze liegen zwar im Trend, aber sind für längere Calls ungeeignet.

3. Die Basics für Produktivität

Ein Whiteboard oder Flipchart sind Klassiker, die auch in einem Huddle Room nicht fehlen dürfen. Dazu die passende Ausstattung wie Stifte, Pinnwand-Nadeln oder Beschriftungszettel. Tipp: nach einem Meeting die Ergebnisse per Smartphone abfotografieren und den Kollegen per E-Mail schicken. Als Alternative zum Whiteboard eignen sich Wandfolien mit Metallschicht, auf die man nicht nur schreiben, sondern auch Zettel mit Magneten befestigen kann.

4. Technische Grundausstattung

Bei der technischen Ausstattung geht der Trend immer öfter zu „Bring your own device“. So können die Mitarbeiter schnell über ihr Smartphone eine Telefonkonferenz einleiten, ihr Tablet für Präsentationen nutzen oder mit dem Notebook einen Videochat abhalten. Darum ist es wichtig, dass die vorhandenen Geräte im Huddle Room eine breite Kompatibilität mitbringen, sich einfach bedienen lassen und die technischen Möglichkeiten der mitgebrachten Geräte optimal ergänzen.

5. Ab ins Internet! Aber wie?

Keine Frage: Eine stabile Verbindung ins Internet muss auf jeden Fall gewährleistet sein. Auch wenn die Versuchung groß ist, heutzutage ausschließlich WLAN zu verwenden, sollte ein zusätzliches LAN-Kabel zur Verfügung stehen. Falls kein eigener Router im Huddle Room ans Internet angeschlossen ist oder eine entsprechende Verkabelung keine Option darstellt, kann ein Powerline-Adapter Abhilfe schaffen, der über die Stromleitung eine Verbindung zum Router herstellt.

6. Worauf präsentieren?

Ein großer Bildschirm oder Fernseher ist für Präsentationen oder Video-Konferenzen wichtig – doch was tun, wenn der Platz im Raum nicht ausreicht? Moderne Kurzdistanz-Projektoren wie zum Beispiel der LG HF85LS sind hier eine praktische Alternative. 20 cm Abstand zur Wand genügen für eine Projektion mit drei Metern Bilddiagonale. Präsentationen im Powerpoint-Format oder Excel-Dateien können direkt vom USB-Stick wiedergegeben werden. Der Bildinhalt von aktuellen Smartphones und Tablets lässt sich außerdem kabellos auf einen solchen Projektor streamen. Ein HDMI-Anschluss ist meistens ebenfalls an Bord.

7. Verbunden mit der ganzen Welt

Telefonkonferenzen sind lebenswichtig für junge Unternehmen – nicht zuletzt, weil die Teams oft über die halbe Welt verstreut arbeiten. Leider erlauben die integrierten Mikrofone eines Notebooks nicht immer eine gute Sprachverständlichkeit, wenn man in einem Hotelzimmer mit den Kollegen in der Heimat spricht. Es gibt heute Kommunikationslösungen, die kompakt und unkompliziert in wenigen Momenten aufgestellt sind und hochwertige Mikrofone mit entsprechender Lautsprecher-Qualität verbinden. Systeme wie bspw. das Speakerphone PHONUM von beyerdynamic bieten zusätzlich eine automatische Ausrichtung des Mikrofons sowie eine hervorragende Unterdrückung von Störgeräuschen, die durch den Raum oder auch durch die Übertragung auftreten können – die sogenannte Echo Cancellation.

8. Sehen und gesehen werden

Notebooks, Smartphones, Tablets – sie alle verfügen über eingebaute Kameras, mit denen sich Videokonferenzen abhalten lassen. Dennoch sollte man über die Anschaffung einer zusätzlichen Webcam nachdenken, denn diese lässt sich flexibler im Raum platzieren und bei Bedarf auch fest anbringen, um die optimale Perspektive zu garantieren. Zwar verfügen die Kameras über integrierte Mikrofone – ein dediziertes System für die Audio-Übertragung (siehe Tipp 7) bietet aber allein aufgrund seiner Platzierung und der besseren Mikrofone eine höhere Sprachqualität.

9. Extras für mehr Produktivität

Ist die technische Basis für den Huddle Room in trockenen Tüchern, machen ein paar Kleinigkeiten die entspannte Arbeitsatmosphäre perfekt. Getränke und frische Gläser sollten immer auf dem Tisch stehen. Etwas Nervennahrung in Form von Keksen wird sicher willkommen sein. Ein Türschild, das auf einen „besetzten“ Raum hinweist, verhindert Störungen. Ein Aufsteller mit dem WLAN-Passwort sowie ein paar Stifte und Schreibblöcke sollten ebenfalls nicht fehlen. So wird der Huddle Room garantiert zum Renner bei der Belegschaft und sorgt für mehr Produktivität im Arbeitsalltag.