Mit trebono haben Sie Anfang des Jahres eine App für steueroptimierte Lohnzahlungen vorgestellt. Was genau ist trebono und was bietet die App?

Thorsten Stein: Grundsätzlich sieht das deutsche Einkommensteuerrecht zahlreiche Möglichkeiten steuerfreier Bezüge für Arbeitnehmer vor. Diese werden nur viel zu selten genutzt, da sie eine lückenlose Dokumentation aller erstatteten Auslagen erfordern. Unzählige Kleinbelege von seinen Arbeitnehmern einzufordern, zu verwalten und langfristig zu archivieren ist den meisten Unternehmen einfach zu viel Aufwand. trebono ermöglicht nun erstmals eine einfache und rechtssichere Dokumentation mit Hilfe der Mobiltelefone der Arbeitnehmer. Belege werden fotografiert, im Cloud Service geprüft und 12 Jahre lang gespeichert, so dass sie für eine Überprüfung der Finanzbehörden jederzeit zur Verfügung stehen. Schnittstellen zum Lohnabrechnungssystem des Arbeitgebers sorgen für die reibungslose Auszahlung. So können Arbeitgeber schnell, sicher und ohne Verwaltungsaufwand ihren Arbeitnehmern steuerfreie Zahlungen zukommen lassen. Davon profitieren alle Seiten.

Was waren die größten Meilensteine bei der Entwicklung der App? Und wie viel Zeit haben Sie dafür investiert?

Jörg Klingler: Die wichtigsten Meilensteine seit Gründung waren sicherlich der go live mit den ersten produktiven Kunden nach nur sechs Monaten Entwicklungszeit im Oktober 2018 und die Erteilung des TR-RESISCAN-Zertifikates durch das BSI im Mai 2019. Damit hatten wir innerhalb eines Jahres unsere Entwicklungsziele voll erreicht.

Am aufwändigsten war die Erstellung der softwaretechnischen Basis: Einer Cloud-Plattform mit modularen Komponenten wie einem rechtssicheren mobilen Digitalisierungsprozess, OCR-Erkennung, Verknüpfung der digitalen Belege mit individuellen Verarbeitungsprozessen je nach Service, der Mobile-App mit sicherem Chat, und vielen mehr. In der Spitze haben sieben Entwickler daran mitgearbeitet.

Vor kurzem haben Sie als erstes Unternehmen das TR-RESISCAN-Zertifikat für mobilen Scanprozess erhalten – was bedeutet dies?

Jörg Klingler: Nicht nur für uns ist diese BSI-Zertifizierung ein entscheidender Fortschritt. Wollte man belegersetzend scannen, war das bisher ja nur rechtssicher möglich, indem man den Originalbeleg in einem abgeschlossenen Raum an stationären Scannern digitalisiert hat. Die BSI-Zertifizierung erlaubt es jetzt erstmals, Belege und Dokumente auch überall außerhalb, wo immer diese anfallen, rechtssicher zu digitalisieren und das Papier sofort zu vernichten.

Zu allererst einmal bedeutet dies für unsere Kunden, dass sie nun sicher sein können, dass die durch trebono digitalisierten Belege ohne Wenn und Aber als Original anerkannt werden – auch noch bei einer Betriebsprüfung. Zum anderen bedeutet es aber auch für uns, dass wir nun weitere rechtssichere Services wie beispielsweise eine Reisekostenbelegverwaltung anbieten können und werden. Bei ersten Kunden wird dieser neue Service bereits aktiv eingesetzt.

Auf den Punkt gebracht: Was unterscheidet Ihre Lösung von anderen Karten- oder Gutscheinsystemen?

Thorsten Stein: Wir bieten keine punktuelle Lösung für die Nutzung einzelner Sachbezüge, wie es die üblichen Karten- oder Gutscheinsysteme tun. Mit unserer App kann man alle relevanten steuerfreien Bezüge dokumentieren und so enorme Einsparungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer realisieren. Die eingebaute Chat-Funktion bildet einen kurzen Dienstweg innerhalb unseres Cloud Services. Darüber können sich Mitarbeiter und Sachbearbeiter jederzeit austauschen, etwa um Fragen rund um den Beleg zu klären oder zusätzliche Informationen zur Anerkennung zu geben.

trebono ist eine Unternehmens-App, die Arbeitgebern die Möglichkeit gibt, die Vorzüge von steuerfreiem Lohn und anderen Boni effizient und einfach zur Verfügung zu stellen. Außerdem lassen sich auf unsere Plattform mit relativ geringem Aufwand auch andere Prozesse entwickeln, die mit Belegen und Dokumenten zu tun haben. Da die zertifizierte Cloud-Plattform bereits vorhanden ist, können neue kundenspezifische Anforderungen meist sehr schnell, innerhalb von vier bis sechs Wochen, umgesetzt werden. Das ist gerade im Mittestand wichtig, um bestehende Rückstände bei der Digitalisierung zügig und zugleich kostengünstig aufzuholen. Denken Sie nur an das Urteil des EU-Gerichtshofes zur Dokumentationspflicht der Arbeitszeit für Unternehmen. Auch hierfür braucht es wieder einfache und schnell zu implementierende Lösungen ohne große Vorab-Investitionen – genau die Lücke, die wir schließen. Kurzum: trebono ist die strategische Digitalisierungsplattform für den Mittelstand.

Wer sind Ihre Kunden?

Thorsten Stein: Unsere Kunden kommen aus Branchen wie der Kfz-Industrie, der Logistik, der Pflege oder auch aus Handel und Handwerk – also überall her, wo es schwierig ist, gute Mitarbeiter zu finden und zu halten. In der Regel sind es mittelständische Unternehmen, die sich mit trebono als Arbeitgeber differenzieren können. Unsere mobile App und Cloud-Software sind zwar auch in Konzernen nutzbar, aber die Zeitspanne der Entscheidung zur Einführung ist dort deutlich länger, so dass wir uns momentan auf den Mittestand konzentrieren. Abgesehen davon verfolgen wir eine Partnerstrategie und stehen in intensiven Gesprächen mit anderen Lösungsanbietern, die unseren trebono Cloud Service in ihre Anwendungen integrieren wollen.

Wie machen Sie auf sich bzw. Ihr Produkt aufmerksam? Welche Kanäle nutzen Sie dafür?

Jörg Klingler: Für die Gewinnung von Endkunden setzten wir neben dem Direktvertrieb auch auf einen starken Partnerkanal. Speziell haben wir solche Partner im Visier, die im Themengebiet Personal bereits über eine eigene Kundenbasis im Markt verfügen, wie etwa Personalberatungen, Lohnunternehmen, Steuerberater etc. Momentan besteht unser Netzwerk aus sechs Partnern, die trenono aktiv im Markt empfehlen und vertreiben.

Im Direktvertrieb fokussieren wir uns auf ausgewählte Zielunternehmen, vorwiegend in der Rhein-Main Region, sowie auf die Leads, die wir über unsere inzwischen angelaufenen Marketingaktivitäten generieren. Da sind wir sehr rührig, von Pressemitteilungen und Fachartikeln in ausgesuchten Magazinen bis hin zur Teilnahme an regionalen Netzwerken und Events, auf denen die Eigentümer und/oder Geschäftsführer präsent sind. Für uns ist es wichtig, möglichst frühzeitig in Kontakt mit der Top-Entscheiderebene zu treten und auf die Möglichkeiten von trebono aufmerksam zu machen, da hier in der Regel die Entscheidung für trebono getroffen wird.

Was sind Ihre weiteren unternehmerischen Pläne?

Jörg Klingler: Wir fahren zweigleisig. Zum einen entwickeln und vermarkten wir unsere eigenen Services für den Mittelstand wie eben die Bonus-Module oder die Reisekostenbelegverwaltung. Weitere trebono-Services werden in Kürze folgen. Zum anderen werden wir mit weiteren Partnern neue Lösungen auf Basis von trebono auf den Markt bringen. Den nächsten Meilenstein bildet die Schwelle von 10.000 Anwendern, die wir im Laufe des kommenden Jahres erreichen werden. Danach gehen wir die 100.000er-Marke an.

Und last but not least: Was raten Sie anderen Gründern aus eigener Erfahrung?

Thorsten Stein: Nach der Idee steht die Ausführung, die einiges an Selbstvertrauen und Beharrlichkeit erfordert. Vor der Markteinführung spielen ein professioneller Internetauftritt und die dazugehörige Außendarstellung eine große Rolle. Schon bei der Entwicklung des Webauftritts sollte die Platzierung in Suchmaschinen in Angriff genommen werden. Die Gründer und mit ihnen das ganze Unternehmen müssen anpassungsfähig genug sein, um neuen Anforderungen am Markt schnell gerecht werden zu können. Aber auch der finanzielle Background ist nicht zu unterschätzen, denn neben anstehenden Investitionen muss auch für Gründer selbst die Zeit überbrückt werden, bis das Unternehmen profitabel wird.

Jörg Klingler: Und als letztes: Man kann nie zu früh mit dem Vertrieb beginnen! Nur im Kontakt mit den Interessenten lernt man, was die Kunden wirklich wollen. UND: Der erfolgreiche Abschluss dauert immer länger als man denkt. Kunden und damit Umsatz kann man nie früh genug haben.

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Das Interview führte Hans Luthardt