Die Geschichte des Ideenmanagements

Historisch entwickelte sich das Ideenmanagement – das nicht gleichzusetzen ist mit dem Innovationsmanagement, bei dem vornehmlich die Experten des Unternehmens Vorschläge machen – aus dem Betrieblichen Vorschlagswesen (BVW), einer Idee des deutschen Industriellen Alfred Krupp von 1872, das die spontanen Ideen der Mitarbeiter eines Unternehmens nutzt, um Abläufe im Unternehmen zu optimieren und auf diese Weise einerseits die Produkte zu verbessern und Kosten zu sparen und andererseits die Motivation die Mitarbeiter zu stärken. Verbunden waren und sind die Verbesserungsvorschläge in der Regel mit der Zahlung von Prämien. In den USA wurde in den 50er Jahren des 20. Jahrhunderts der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) entwickelt, der gleichsam eine Ergänzung des BVW darstellt, indem hier spezielle Teams kontinuierlich kleine Verbesserungen entwickelten. In Deutschland führten große deutsche Unternehmen KVP-Teams in den 1990er Jahren ein, zuerst in der Automobilwirtschaft, dann auch in anderen Wirtschaftsbereichen. Der Begriff des Ideenmanagements wurde 1975 von Siegfried Spahl geprägt und fasst – grob gesagt – den individuellen Ansatz des Betrieblichen Vorschlagswesens und den Teamansatz des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zusammen.

Das Ideenmanagement feiert erst seit wenigen Jahren seinen Siegeszug

Noch vor wenigen Jahren wurden die Methoden des Ideenmanagements lediglich von einer Minderheit der deutschen Unternehmen genutzt. Nach einer Studie von EuPD Research aus dem Jahre 2007 hatten zu diesem Zeitpunkt nur etwa ein Viertel der 500 umsatzstärksten Konzerne ein modernes Ideenmanagement-System etabliert, 20 Prozent ignorierten das Thema völlig. Der dib-Report 2013 "Benchmarking im Ideenmanagement" des Deutschen Instituts für Betriebswirtschaft (dib) konnte dann aber für das Jahr 2012 Belege für eine weitreichende Verwendung präsentieren. Es scheint fast, als hätte just zum Jahreswechsel 2012 ein breiter Strategiewechsel die Unternehmenslandschaft erfasst; Die Studie registrierte gegenüber 2011 eine Verdopplung der Zahl der Vorschläge pro 100 Mitarbeiter von 81 auf 164.

Unternehmen berichten von hohen Einsparungen durch das Ideenmanagement

Dass sich das Thema schließlich in dieser Breite durchsetzen konnte, lag sicherlich an den Erfolgszahlen, die das Ideenmanagement vorweisen konnte. Im Jahr 2012 sparten die allein an der dib-Studie beteiligten Firmen durch die Ideen ihrer Mitarbeiter etwa 700 Millionen Euro. Die Verbesserungsvorschläge brachten den Einreichenden im Durchschnitt eine Prämie von 640 Euro ein. Im Folgenden eine Auflistung großer deutscher Unternehmen und ihrer Einsparungen (laut Angaben der Unternehmen):

Für das Jahr 2012:

Robert Bosch GmbH – 215 Mio Euro
Siemens – 145 Mio Euro
Volkswagen – 119 Mio Euro
AUDI – 115 Mio Euro
Deutsche Telekom – 103 Mio Euro
RWE – 78 Mio Euro
Daimler – 61 Mio Euro

Für das Jahr 2013:

Continental – 160 Mio Euro
Daimler – 75 Mio Euro
BASF – 33 Mio Euro

Ein großes Potential für KMU

Nach Interpretation des dib-Reports konnte sich das Ideenmanagement gerade in mittelständischen Betrieben stark durchsetzen. Betriebe mit weniger als 1000 Mitarbeitern könnten besonders viele Vorschläge pro Mitarbeiter vorweisen. Eine Studie, die die Universitäten Marburg und Kassel gemeinsam mit der Industrie- und Handelskammer Hessen – ebenfalls im Jahr 2013 – mit 730 Unternehmen durchführten, kam zu einem anderen Schluss. Die Untersuchung, die als bisher umfassendste zu dem Thema im deutschsprachigen Raum gilt, legte Zahlen vor, nach denen drei Fünftel der das Ideenmanagement nutzenden Unternehmen mehr als 1000 Beschäftigte hatten. Die mögliche Ursache dafür wurde auch benannt: Zumindest Klein- und Kleinst-Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern verfügen oft nicht über die Ressourcen, um Ideenmanagement professionell durchzuführen. Oder glauben es zumindest. Tatsächlich macht gerade die Zusammenschau der beiden Studien klar, dass in dem Thema Ideenmanagement gerade für KMU ein großes Potential steckt. Offenbar sind die Mitarbeiter weniger großer Firmen mehr noch als die in unüberschaubar großen Konzernen motiviert, ihre Ideen einzubringen. Der Nutzen für KMU wäre also enorm.

Ideenmanagement wird weiterhin oft nicht konsequent umgesetzt

Trotz der Erfolgszahlen, die die Studie meldet, belegt sie zugleich die Inkonsequenz, mit der die befragten Unternehmen das Thema immer noch betrieben. So wurde der Prozess der Ideeneinreichung in den meisten Firmen nicht aktiv umgesetzt. Man beschränkte sich auf das passive Sammeln von Vorschlägen. Auch hinsichtlich der Ideengeber blieb man meist beim alten Modell des Betrieblichen Vorschlagswesens stehen. Die äußerst wertvollen Anregungen der Kunden und Lieferanten werden in den meisten Fällen nicht aufgenommen. Bei der technischen Umsetzung ist man bei zwei Dritteln der Unternehmen ebenfalls inkonsequent.

Die Systeme, die die Vorschläge aufnehmen, bestehen isoliert ohne Integration in bestehende Anwendungen anderer Abteilungen und Kommunikationssystemen wie Qualitäts- und Wissensmanagementsysteme und sind zudem oft nicht online zugänglich. In der Folge ergeben sich große Schnittstellendefizite. Die Mitarbeiter können ihre Ideen nicht anhand des vorhandenen Unternehmenswissens verifizieren bzw. ihre Lösungen nicht untermauern, entsprechend groß ist die Nachrecherche, in vielen Fällen lässt der Mitarbeiter seine Idee lieber fallen, bevor er sich unglaubwürdig macht. Die professionellere Vorgehensweise würde das System dagegen von Anfang an mit den entsprechenden Schnittstellen ausstatten.

Eine innovative Unternehmenskultur schaffen

Wie auch immer man Ideenmanagement technisch umsetzt, den Kern bilden die Stakeholder des Unternehmens, also Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige mögliche Ideengeber. Um deren Meinung gewinnen zu können, muss man dies aber erst einmal (wirklich) wollen und auch umsetzen. Die Schaffung einer offenen, innovationsfördernden Unternehmenskultur ist die Grundvoraussetzung für funktionierendes Ideenmanagement und muss in der Unternehmensleitung und bei den Vorgesetzten garantiert sein und von diesen immer wieder gefördert werden. Zur innovativen Unternehmenskultur gehört im Übrigen auch die Förderung von Weiterbildung, in diesem Fall von Kreativitätstechniken.

Über Gruppenarbeit Barrieren aus dem Weg räumen

Die Barrieren, von denen bei dem Thema immer wieder die Rede ist (Fähigkeitsbarriere, Willensbarriere, Risikobarriere) müssen zur Seite geräumt werden. Das geschieht hauptsächlich durch Aufklärung über den Sinn des Ideenmanagements und durch die Gruppenarbeit, durch die alle Beteiligten Anerkennung gewinnen und Ängste verlieren. Bei der Zusammensetzung der Gruppe ist darauf zu achten, dass diese ausgewogen ist und aus Mitarbeitern verschiedenster Art, keinesfalls aus dem Personal einer Abteilung besteht. Der Austausch zwischen den Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen besteht ohnehin. Kreativität entsteht am ehesten in der Anregung durch das Ungewohnte. Der eigene Blick auf die gewohnte Arbeit ist nicht selten betriebsblind.

Wer wird der Ideenmanager?

Als Ideenmanager, also Person, die die Ideen etwa der Mitarbeiter aufnimmt und betreut, wird oft und vielleicht zu Recht eine neutrale Figur vorgeschlagen. Der Grund: Der Vorgesetzte könnte den Mitarbeiter mit dessen toller Idee möglicherweise als Konkurrenten ansehen und die adäquate Behandlung der Idee deshalb verhindern. Und jeder kennt aus seinem Berufsleben Fälle, in denen Kollegen einen Vorgesetzten aus genau diesem Grunde umgingen und sich damit Ärger einheimsten. Der neutrale Ideenmanager soll das Konkurrenzproblem und den Ärger umgehen.

Motivation und Verantwortung des ideengebenden Mitarbeiters

Ein klassischer Weg der Motivierung des einzelnen Ideengebers ist die Prämie. Mindestens genauso wirksam ist das Motiv der Mitwirkung an sich. Befragungen von Berufseinsteigern haben gezeigt, dass Mitarbeiter sich gerne einbringen, ihre Relevanz erleben möchten. In diesen Zusammenhang ist auch die Frage einzuordnen, wie mit eingebrachten Ideen zu verfahren ist, wenn sie die erste Hürde in der Gruppe genommen haben. Wer eine Idee eingebracht hat, sollte sie auch weiter verfolgen und die Verantwortung für das Thema übernehmen dürfen: Eine Idee entwickeln, sie gegenlesen lassen, als eigenes Projekt weiterverfolgen und später die Meriten dafür einsammeln. So entwickeln sich wertvolle Mitarbeiter.

Welche Verbesserungsvorschläge sind zugelassen?

1. Verbesserungsvorschläge müssen neu sein.
2. Sie müssen einen Lösungsweg aufzeichnen.
3. Sie sollen über die Arbeitsaufgabe hinausgehen.
4. Verbesserungsvorschläge, die die eigene Arbeitsaufgabe betreffen, sind vom Ideenmanagement ausgeschlossen, da sie über das normale Arbeitsgehalt abgedeckt sind (dies betrifft Prämienzahlungen). Vorschläge aus dem Bereich der eigenen Abteilung sind zugelassen.
5. Auch externe Ideen sind zugelassen, z.B. durch Kunden oder Lieferanten.

Wird Ideenmanagement-Software benötigt?

Vom Kerngedanken her ist natürlich keine spezielle Software nötig, um Ideen aufzugreifen und einer Diskussion und Umsetzung zuzuführen. Entscheidend ist hier die Anzahl der Ideen. Wenn ein Kleinstunternehmen ein paar Dutzend Ideen pro Jahr aufgreift, lassen sich die wichtigen Daten mit einem Tabellen- oder Textverarbeitungsprogramm verwalten. Bei etwas größeren Unternehmen könnte eine solche Verfahrungsweise an der Menge der Daten scheitern. Im Zweifelsfall sollte man es zuerst mit der erstgenannten Methode versuchen und erst dann auf eine professionelle Anwendung zurückgreifen, wenn die Notwendigkeit augenscheinlich ist. Wichtig ist, dass in diesem Moment auf die gesamte Datenlage und Kommunikationsstruktur des Hauses geschaut werden muss, damit die oben kurz skizzierte Isolation der Anwendung nicht eintritt.

Features der Ideenverwaltung

Ob mit oder ohne spezieller Software sind bestimmte Features sinnvoll, um Ideen adäquat behandeln zu können.

• Das Einreichen der Ideen sollte so einfach wie möglich sein, damit die Mitarbeiter nicht davon abgehalten werden, Ihre Ideen abzugeben. Das Eingabeformular für neue Ideen muss daher übersichtlich sein.
• Notwendige Eingabefelder sind die Beschreibung des Problems, der Verbesserung, Beschreibung des Nutzens, eine Kennzeichnung als Vorschlag einer Einzelperson oder einer Gruppe, schließlich die Angabe der Gruppenmitglieder.
• Ideenentwürfe müssen als solche gespeichert werden können, um zu einem späteren Zeitpunkt neuen Überlegungen zugeführt werden zu können.
• Entwürfe müssen über andere Mitarbeiter, Vorgesetzte und auch anonym eingereicht werden können. Dieser Punkt bezieht sich auch unter anderem auf Kunden und Lieferanten.
• Ein Problemarchiv sollte ungelöste Lösungen aufnehmen, die später erneut diskutiert werden können. Diese Probleme sollten später per E-Mail-Verschickung oder eine andere Form der internen Publikation erneuten Überlegungen zugeführt werden können.
• Den eingereichten Ideen sollten Dateianhänge mit erläuternden Details angehängt werden können.
• Die eingereichten Ideen sollten automatisch mit bereits eingetragenen Ideen abgeglichen werden können.
• Weil viele Ideen nicht am Arbeitsplatz entstehen, ist ein Online-Zugang zum System hilfreich.
• Jeder Idee sollte ein Bewertungsschema mit Aspekten wie Qualtitätssteigerung, Unfallvermeidung, Steigerung der Rentabilität durch Kostenersparnis, Förderung der Zusammenarbeit der Mitarbeiter etc. beigestellt sein.
• Zu jeder eingetragenen Idee sollte ein Berechnungsformular existieren, das die Berechnung und Darstellung der Kostenersparnis durch die Idee ermöglicht, falls eine solche existiert.
• Die Bewertungsmöglichkeit durch eine Crowd bzw. Community sollte möglich sein, z.B. durch Kollegen.

Der Autor, David P. Heberling, ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der TABLE OF VISIONS GmbH, einem Full-Service-Anbieter für Crowdfunding White-Label-Software für Unternehmen. TABLE OF VISIONS entwickelt Software-Lösungen in den Bereichen Crowdfunding, Crowdinvesting, Crowdengaging und Crowdinnovation.