Die ersten Schritte sind simpler als mancher befürchtet. „Bei kleinen Unternehmen – insbesondere bei Dienstleistern – ist oft schon viel getan, wenn man das Controlling auf Excel-Basis betreibt. Der Businessplan ist eine gute Grundlage, um eine Finanzplanung auf Monatsbasis zu erstellen“, rät Dr. Schäfer. Wenn die Zahlen im Businessplan nicht umfassend genug oder nicht realistisch kalkuliert waren, bietet es sich an, Vergleichszahlen für die Branche bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer oder bei der Handwerkskammer anzufordern. Diese werden ohnehin für Konkurrenzanalysen benötigt.

Die Datenbasis kann für einen Soll-Ist-Vergleich dienen, indem der Unternehmer die vorhandenen Tabellen mit den Soll-Daten einfach je Monat um eine Spalte erweitert, in die er die „Ist-Daten“ aus der Buchhaltung einträgt. So lässt sich leicht erkennen, wo es Abweichungen zur Planung gibt. In der Tabelle sollten zumindest die Kosten für gemietete Geschäftsräume, Personal, Maschinen, Verbrauchsgüter, Fahrzeuge und für andere Ausstattungsgegenstände aufgeführt werden.

Die Umsatzzahlen, die Gewinne, die kalkulierten Dienstleistungs- und Produktpreise sowie die liquiden Mittel dürfen selbstverständlich auch nicht fehlen. Dem Ausmaß einer solchen Excel-Tabelle sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Je detaillierter die Posten aufgeschlüsselt sind, desto mehr Vergleichsmöglichkeiten ergeben sich. Es ist langfristig sinnvoll, wirklich alle Kosten einzeln aufzulisten und zu beobachten. Nur so können Unternehmer mit den Zahlen spielen und erfahren, wo Sparmöglichkeiten bestehen. Spezielle Controlling- und Buchhaltungssoftware erleichtert die Zahlenüberwachung. Aber als Grundlage reichen die im Kasten „Minimal-Controlling per Excel-Datei“ aufgeführten Punkte. Voraussetzung dafür, dass dieses System funktioniert, ist natürlich, dass die Tabelle gut gepflegt wird, also mindestens einmal im Monat aktualisiert wird.

Zur Checkliste Minimal-Controlling per Excel-Tabelle

Christiane Sharief hat zusammen mit ihrer Beraterin die wichtigsten Kennzahlen ihres Betriebs identifiziert und einen Soll-Ist-Vergleich angestellt. „Dabei hat sich dann schnell gezeigt, dass meine Mietkosten viel zu hoch sind für meine Umsätze“, sagt Sharief, „die Kenntnis der Zahlen war dann die Grundlage für weitere Überlegungen. Entweder ich erhöhe die Umsätze oder suche andere Praxisräume, diese beiden Wege waren plötzlich glasklar.“

Dass die Praxis bei den hohen Kosten keine Überlebenschance hatte, wurde bei der Analyse und der realistischen Vorausschau schnell deutlich. Neben dem Soll-Ist-Vergleich, der einen Überblick über die gesamte finanzielle Lage des Unternehmens erlaubt, gibt es weitere interessante Analyse-Methoden für die Finanzplanung. Die Deckungsbeitragsrechnung hatte ergeben, dass die Kosten für die Praxismiete in einem nicht mehr vertretbaren Verhältnis zu den Umsätzen stehen.

„Um herauszufinden, wie hoch die Miete für meine Praxis tatsächlich sein darf, habe ich eine Liquiditätsermittlung durchgeführt“, sagt Christiane Sharief. Diese ergibt sich aus der Differenz der Einnahmen und Ausgaben. Vorsicht! Hier bemessen Gründer die Kosten für den eigenen Lebensunterhalt oft zu knapp. „Insbesondere wenn keine Rücklagen vorhanden sind, sollten Gründer hier etwas großzügiger kalkulieren“, warnt Dr. Schäfer. In die Liquiditätsplanung sollte in jedem Fall auch die Kreditschuld einbezogen werden. Selbst dann, wenn der Tag für die erste Ratenrückzahlung noch nicht gekommen ist, müssen Unternehmer vorausschauend einkalkulieren, was vom Gewinn übrig bleibt, wenn es soweit ist.