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Überblick per Excel-Tabelle
Die ersten Schritte sind simpler als mancher befürchtet. „Bei kleinen Unternehmen – insbesondere bei Dienstleistern – ist oft schon viel getan, wenn man das Controlling auf Excel-Basis betreibt. Der Businessplan ist eine gute Grundlage, um eine Finanzplanung auf Monatsbasis zu erstellen“, rät Dr. Schäfer. Wenn die Zahlen im Businessplan nicht umfassend genug oder nicht realistisch kalkuliert waren, bietet es sich an, Vergleichszahlen für die Branche bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer oder bei der Handwerkskammer anzufordern. Diese werden ohnehin für Konkurrenzanalysen benötigt.
Die Datenbasis kann für einen Soll-Ist-Vergleich dienen, indem der Unternehmer die vorhandenen Tabellen mit den Soll-Daten einfach je Monat um eine Spalte erweitert, in die er die „Ist-Daten“ aus der Buchhaltung einträgt. So lässt sich leicht erkennen, wo es Abweichungen zur Planung gibt. In der Tabelle sollten zumindest die Kosten für gemietete Geschäftsräume, Personal, Maschinen, Verbrauchsgüter, Fahrzeuge und für andere Ausstattungsgegenstände aufgeführt werden.
Die Umsatzzahlen, die Gewinne, die kalkulierten Dienstleistungs- und Produktpreise sowie die liquiden Mittel dürfen selbstverständlich auch nicht fehlen. Dem Ausmaß einer solchen Excel-Tabelle sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Je detaillierter die Posten aufgeschlüsselt sind, desto mehr Vergleichsmöglichkeiten ergeben sich. Es ist langfristig sinnvoll, wirklich alle Kosten einzeln aufzulisten und zu beobachten. Nur so können Unternehmer mit den Zahlen spielen und erfahren, wo Sparmöglichkeiten bestehen. Spezielle Controlling- und Buchhaltungssoftware erleichtert die Zahlenüberwachung. Aber als Grundlage reichen die im Kasten „Minimal-Controlling per Excel-Datei“ aufgeführten Punkte. Voraussetzung dafür, dass dieses System funktioniert, ist natürlich, dass die Tabelle gut gepflegt wird, also mindestens einmal im Monat aktualisiert wird.
Soll-Ist-Analyse und Planung
Christiane Sharief hat zusammen mit ihrer Beraterin die wichtigsten Kennzahlen ihres Betriebs identifiziert und einen Soll-Ist-Vergleich angestellt. „Dabei hat sich dann schnell gezeigt, dass meine Mietkosten viel zu hoch sind für meine Umsätze“, sagt Sharief, „die Kenntnis der Zahlen war dann die Grundlage für weitere Überlegungen. Entweder ich erhöhe die Umsätze oder suche andere Praxisräume, diese beiden Wege waren plötzlich glasklar.“
Dass die Praxis bei den hohen Kosten keine Überlebenschance hatte, wurde bei der Analyse und der realistischen Vorausschau schnell deutlich. Neben dem Soll-Ist-Vergleich, der einen Überblick über die gesamte finanzielle Lage des Unternehmens erlaubt, gibt es weitere interessante Analyse-Methoden für die Finanzplanung. Die Deckungsbeitragsrechnung hatte ergeben, dass die Kosten für die Praxismiete in einem nicht mehr vertretbaren Verhältnis zu den Umsätzen stehen.
„Um herauszufinden, wie hoch die Miete für meine Praxis tatsächlich sein darf, habe ich eine Liquiditätsermittlung durchgeführt“, sagt Christiane Sharief. Diese ergibt sich aus der Differenz der Einnahmen und Ausgaben. Vorsicht! Hier bemessen Gründer die Kosten für den eigenen Lebensunterhalt oft zu knapp. „Insbesondere wenn keine Rücklagen vorhanden sind, sollten Gründer hier etwas großzügiger kalkulieren“, warnt Dr. Schäfer. In die Liquiditätsplanung sollte in jedem Fall auch die Kreditschuld einbezogen werden. Selbst dann, wenn der Tag für die erste Ratenrückzahlung noch nicht gekommen ist, müssen Unternehmer vorausschauend einkalkulieren, was vom Gewinn übrig bleibt, wenn es soweit ist.
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Vom Elevator Pitch zum echten Kontakt: So bleibst du auf Events in Erinnerung
Events sind voll, laut und schnell. Viele Pitches klingen gleich. Was bleibt, sind oft die Zweifel, ob jemand zuhört und ob die Story hängen bleibt. Hier ist ein klarer Plan, mit dem du als Gründer*in nicht nur sprichst, sondern auch lange in Erinnerung bleibst.
Welche Events für Start-ups wichtig sind
Nicht jedes Event bringt dir Reichweite. Große Messen sind gut, um Trends zu sehen und zufällig Investor*innen zu treffen. Kleine Meetups sind oft besser, um echte Gespräche zu führen. Pitch-Wettbewerbe helfen, deine Story zu testen und Sichtbarkeit zu bekommen. Branchenevents bringen dich nah an Kund*innen, die deine Lösung wirklich gebrauchen können. Und dann gibt es noch Netzwerktreffen von Acceleratoren oder Coworking-Spaces - da findest du oft Mentor*innen oder erste Geschäftspartner*innen. Überlege dir vorher: Willst du Investor*innen, Kund*innen oder Sparringspartner*innen treffen? Danach entscheidest du, wo du hingehst.
Vor dem Event: Ziele setzen, Fokus halten
Ein Event ist keine Bühne für endlose Pitches. Es ist ein Spielfeld für Beziehungen. Wer ohne Plan kommt, wirkt schnell beliebig. Deshalb gilt: Vorbereitung ist deine größte Stärke.
Strategische To-dos
1. Definiere dein Ziel: Willst du Investor*innen ansprechen, Kund*innen gewinnen oder Geschäftspartner*innen finden? Du kannst nicht alles gleichzeitig schaffen. Konzentriere dich auf maximal zwei Ziele. So weißt du, wen du ansprechen solltest und wen nicht.
2. Recherchiere die Gästeliste: Viele Events veröffentlichen Speaker*innen oder Sponsor*innen vorab. Schau dir an, wer interessant für dich ist. Markiere drei bis fünf Personen, die du wirklich treffen willst. Bereite eine kurze, persönliche Anknüpfung für jede Person vor. So bist du nicht eine/r von vielen, sondern jemand, die/der sich Mühe gibt.
3. Arbeite an deinem Auftritt: Damit ist nicht nur dein Pitch gemeint. Denk an dein Gesamtbild: Kleidung, Körpersprache, wie du dich vorstellst. Professionell wirkt nicht steif, sondern klar. Auch kleine Dinge zählen, zum Beispiel, ob du leicht erklärst, was dein Startup macht, oder ob du dich in Fachjargon verstrickst.
4. Trainiere deinen Pitch – aber nicht auswendig: Du brauchst keine perfekte Rede. Besser ist, wenn du deine Kernbotschaft so verinnerlicht hast, dass du sie flexibel rüberbringen kannst. Drei klare Punkte reichen: Problem - Lösung - Nutzen. Wenn du das frei variieren kannst, wirkst du authentisch und nicht einstudiert.
5. Plane deinen Erinnerungsanker: Menschen erinnern sich an kleine, konkrete Dinge. Das kann eine Zahl sein, eine kurze Story oder ein visueller Anker wie ein ungewöhnliches Beispiel. Überlege dir vorher, was du nutzen willst, damit dein Gegenüber dich später noch zuordnen kann.
6. Bereite dein Material vor: Visitenkarten wirken altmodisch, sind aber praktisch. Smarter wird es mit einem QR-Code: der führt direkt zu deiner Webseite, deinem Kalender oder einer One-Pager-Landingpage. Wenn du kleine Giveaways einsetzt, dann nur Dinge, die wirklich nützlich sind, z. B. Kugelschreiber oder Notizbücher. Weitere Inspiration findest du hier.
Auf dem Event: Präsenz zeigen, Kontakte knüpfen
Ein Event ist kein Marathon, bei dem du möglichst viele Visitenkarten einsammeln musst. Es geht darum, wie du dich präsentierst, wie du zuhörst und ob andere dich in Erinnerung behalten. Qualität schlägt Quantität – drei gute Kontakte bringen dir mehr als dreißig flüchtige Gespräche.
Sichtbar sein, ohne zu nerven
Stell dich nicht in die Ecke und warte darauf, dass dich jemand anspricht. Such dir bewusst Momente, um auf Leute zuzugehen. Gleichzeitig: niemand mag aufdringliche Monologe oder aggressive Visitenkartenverteilung. Halte die Balance zwischen aktiv und angenehm.
- Stell dich in die Nähe des Buffets oder der Kaffeemaschine. Dort entstehen oft spontane Gespräche.
- Lieber fragen „Kann ich mich kurz dazu stellen?“ als ungefragt in eine Gruppe platzen.
Mit einfachen Fragen starten
Small Talk ist nicht belanglos, er ist der Türöffner. Eine einfache Frage reicht, um ins Gespräch zu kommen: „Was hat dich heute hergebracht?“ oder „Welche Session war für dich bisher die spannendste?“. So entsteht ein natürlicher Einstieg, ohne dass du sofort pitchen musst.
Den Pitch flexibel einsetzen
Dein Kurzpitch bleibt wichtig, aber er sollte sich an die Situation anpassen. Investor*innen wollen etwas anderes hören als potenzielle Kund*innen oder Mentor*innen. Die Grundstruktur ist immer gleich – Problem, Lösung, Ergebnis - aber die Betonung wählst du passend zur Person.
- Beispiel für Investor*innen: „Wir adressieren einen Markt von 2,5 Mrd. € und wachsen aktuell 20% pro Monat.“
- Beispiel für Kund*innen: „Du verlierst weniger Zeit mit Bestandsplanung, weil alles automatisch läuft.“
- Beispiel für Mentor*innen: „Wir haben es geschafft, unser MVP in 6 Wochen zu launchen - aber das Onboarding ist noch unser Schwachpunkt.“
Geschichten bleiben hängen
Zahlen sind nützlich, aber Geschichten prägen sich ein. Ein Beispiel aus dem Alltag deiner Nutzer*innen macht dich viel greifbarer als jede Statistik. „Eine Bäckerei, die wir betreuen, musste keine Kund*innen mehr wegschicken, weil die Croissants nie mehr ausgingen.“ Solche Bilder bleiben im Kopf.
Gespräche klar beenden
Viele Gründer*innen wissen nicht, wann sie ein Gespräch beenden sollen. Aber genau das macht dich professionell: Bedanke dich kurz, kündige an, dass du dich meldest, und geh den nächsten Schritt. Zum Beispiel: „Schön, dich kennenzulernen. Ich schicke dir morgen den Link, wie besprochen.“ oder „Ich will dich nicht länger aufhalten, lass uns gern später weiterreden.”. Das zeigt Respekt und macht den Weg frei für ein Follow-up.
Nach dem Event: Dranbleiben statt abtauchen
Das Wichtigste passiert oft erst nach dem Event. Melde dich innerhalb von ein bis zwei Tagen, solange ihr euch beide noch erinnert. Halte deine Zusagen ein und mach es konkret: ein Link, eine Case Study oder ein Termin. Schreib persönlich und nicht generisch. Ein kurzer Bezug zum Gespräch reicht. Und bleib locker: Nicht jede Begegnung führt sofort zu einem Deal, aber wer sich verlässlich meldet, bleibt im Kopf. So machst du aus einem ersten Pitch eine echte Verbindung, die weit über das Event hinausgeht.