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Liquiditäts-Vorschau
Gutes Controlling beschäftigt sich immer im Voraus mit den Kosten und Entwicklungen, die auf ein Unternehmen zukommen. Die Liquidität lässt sich dafür in zwei Grade einteilen. Der erste ergibt sich aus den kurzfristigen Verbindlichkeiten und Barmitteln. Ein Liquiditätsgrad von über 25 Prozent sollte das erste Ziel sein. Denn das bedeutet, dass 25 Prozent der kurzfristigen Verbindlichkeiten durch freie Barmittel abgedeckt sind.
(Barmittel : kurzfristige Verbindlichkeiten) x 100 = Wert in %
Dies heißt auch, dass man sich nicht allein auf Zahlungseingänge verlassen muss. Im Idealfall liegt die Quote bei 100 Prozent. Bei größeren Abweichungen sollten Gründer schnellstens Einsparmöglichkeiten sondieren oder ihr Forderungsmanagement verbessern, damit ausstehende Rechnungen von Kunden schneller beglichen werden. Ist die Quote sogar besser, schreibt das Unternehmen vielleicht schon schwarze Zahlen und kann investieren.
Konsequentes Controlling erlaubt stets auch einen Blick über den eigenen Unternehmenstellerrand. Etwa alle drei Monate kann eine Konkurrenzanalyse zusätzlich hilfreich sein.
{(Barmittel + Forderungen) : kurzfristige Verbindlichkeiten} x 100 = Wert in %
Dafür werden die eigenen Umsatzzahlen und Gewinne sowie die Betriebskosten und das Preis-Leistungs-Verhältnis der Produkte und Dienstleistungen mit denen der Konkurrenz verglichen. Die nötigen Zahlen erhalten Gründer bei der IHK oder der kommunalen Wirtschaftsförderungsgesellschaft.
Externes Controlling
Trotz finanziell geförderter Kursangebote, in denen Gründer das nötige Fachwissen für Basis-Controlling erlangen können, greifen einige lieber auf externes Controlling zurück. In vielen Großunternehmen praktiziert, ist externes Controlling mittlerweile auch für Gründer eine relativ kostengünstige Alternative. Auf Existenzgründungen spezialisierte Steuerberater übernehmen in der Anfangszeit auch Controlling-Aufgaben, die normalerweise nicht unter die Leistungen einer Steuerberatung fallen. Beides sind Alternativen, wenn dem Gründer selbst die Fachkompetenz oder/und die Zeit fehlen.
„Je nach Unternehmensgröße und Bereich, in dem gegründet wird – vor allem in Technologieunternehmen – kann es auch sinnvoll sein, sich externe Unterstützung zu holen“, sagt Dr. Schäfer. Denn hier ist die Fülle der Zahlen oft sehr hoch und der Überblick über die Konkurrenz besonders wichtig. Diese Aufgabe können externe Controller übernehmen. Grundsätzlich ist auch der Steuerberater dazu in der Lage, sofern er bereit ist, eine Unternehmensplanung zu erstellen. Diese ist nämlich eine wichtige Voraussetzung dafür, dass man das Unternehmen auch wirklich steuern kann. Allerdings sollten Gründer die Angebote ihres Steuerberaters mit denen externer Controlling-Agenturen vergleichen. Je nach Branche ist der Aufwand für den Steuerfachmann sehr viel höher als für spezialisierte Controller – und daher für den Unternehmer teurer.
„Dabei ist es allerdings wichtig, zu hinterfragen, wie der externe Controller arbeitet“, gibt Dr. Schäfer zu bedenken, „was passiert zum Beispiel, wenn der Vertrag mit dem Unternehmen ausläuft. Kann man als Unternehmen dann über die Daten verfügen?“ Diese Fragen sollten unbedingt vor Vertragsabschluss geklärt werden. Denn die Arbeit, die der externe Dienstleister übernimmt, muss letztlich doch wieder mit den internen Controlling-Systemen des Unternehmens kompatibel sein, sonst steigt die eigene Buchhaltung nicht mehr dahinter. Gründer sollten praktisch denken und sich das Leben auch in Sachen Controlling so leicht wie möglich machen.
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Überblick per Excel-Tabelle
Überblick per Excel-Tabelle
Die ersten Schritte sind simpler als mancher befürchtet. „Bei kleinen Unternehmen – insbesondere bei Dienstleistern – ist oft schon viel getan, wenn man das Controlling auf Excel-Basis betreibt. Der Businessplan ist eine gute Grundlage, um eine Finanzplanung auf Monatsbasis zu erstellen“, rät Dr. Schäfer. Wenn die Zahlen im Businessplan nicht umfassend genug oder nicht realistisch kalkuliert waren, bietet es sich an, Vergleichszahlen für die Branche bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer oder bei der Handwerkskammer anzufordern. Diese werden ohnehin für Konkurrenzanalysen benötigt.
Die Datenbasis kann für einen Soll-Ist-Vergleich dienen, indem der Unternehmer die vorhandenen Tabellen mit den Soll-Daten einfach je Monat um eine Spalte erweitert, in die er die „Ist-Daten“ aus der Buchhaltung einträgt. So lässt sich leicht erkennen, wo es Abweichungen zur Planung gibt. In der Tabelle sollten zumindest die Kosten für gemietete Geschäftsräume, Personal, Maschinen, Verbrauchsgüter, Fahrzeuge und für andere Ausstattungsgegenstände aufgeführt werden.
Die Umsatzzahlen, die Gewinne, die kalkulierten Dienstleistungs- und Produktpreise sowie die liquiden Mittel dürfen selbstverständlich auch nicht fehlen. Dem Ausmaß einer solchen Excel-Tabelle sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Je detaillierter die Posten aufgeschlüsselt sind, desto mehr Vergleichsmöglichkeiten ergeben sich. Es ist langfristig sinnvoll, wirklich alle Kosten einzeln aufzulisten und zu beobachten. Nur so können Unternehmer mit den Zahlen spielen und erfahren, wo Sparmöglichkeiten bestehen. Spezielle Controlling- und Buchhaltungssoftware erleichtert die Zahlenüberwachung. Aber als Grundlage reichen die im Kasten „Minimal-Controlling per Excel-Datei“ aufgeführten Punkte. Voraussetzung dafür, dass dieses System funktioniert, ist natürlich, dass die Tabelle gut gepflegt wird, also mindestens einmal im Monat aktualisiert wird.
Soll-Ist-Analyse und Planung
Christiane Sharief hat zusammen mit ihrer Beraterin die wichtigsten Kennzahlen ihres Betriebs identifiziert und einen Soll-Ist-Vergleich angestellt. „Dabei hat sich dann schnell gezeigt, dass meine Mietkosten viel zu hoch sind für meine Umsätze“, sagt Sharief, „die Kenntnis der Zahlen war dann die Grundlage für weitere Überlegungen. Entweder ich erhöhe die Umsätze oder suche andere Praxisräume, diese beiden Wege waren plötzlich glasklar.“
Dass die Praxis bei den hohen Kosten keine Überlebenschance hatte, wurde bei der Analyse und der realistischen Vorausschau schnell deutlich. Neben dem Soll-Ist-Vergleich, der einen Überblick über die gesamte finanzielle Lage des Unternehmens erlaubt, gibt es weitere interessante Analyse-Methoden für die Finanzplanung. Die Deckungsbeitragsrechnung hatte ergeben, dass die Kosten für die Praxismiete in einem nicht mehr vertretbaren Verhältnis zu den Umsätzen stehen.
„Um herauszufinden, wie hoch die Miete für meine Praxis tatsächlich sein darf, habe ich eine Liquiditätsermittlung durchgeführt“, sagt Christiane Sharief. Diese ergibt sich aus der Differenz der Einnahmen und Ausgaben. Vorsicht! Hier bemessen Gründer die Kosten für den eigenen Lebensunterhalt oft zu knapp. „Insbesondere wenn keine Rücklagen vorhanden sind, sollten Gründer hier etwas großzügiger kalkulieren“, warnt Dr. Schäfer. In die Liquiditätsplanung sollte in jedem Fall auch die Kreditschuld einbezogen werden. Selbst dann, wenn der Tag für die erste Ratenrückzahlung noch nicht gekommen ist, müssen Unternehmer vorausschauend einkalkulieren, was vom Gewinn übrig bleibt, wenn es soweit ist.