Gründungslegenden klingen oft zu glatt für die Realität – wie Sahis Skateboard-Unfall, der in einer Notaufnahme zur Idee für sein neuestes Venture führte. Wer den Mann kennt, der in den 90ern mit „Traffics“ die Reisebranche digitalisierte, weiß jedoch: Er macht keine halben Sachen. Jetzt, im Februar 2026, steht er mit einer europäischen Aktiengesellschaft (SE) und einem enorm breiten Versprechen wieder auf dem Platz.

Wie Touristik-Know-how in die Klinik kommt

Der Sprung von der Touristik zur Service-Automatisierung im Gesundheitswesen wirkt wie ein harter Bruch. Doch unter der Haube geht es in beiden Welten um hochvolumige Transaktionen, Termin-Slots und Datenabgleich in Echtzeit. Wer Millionen Pauschalreisen fehlerfrei abwickelt, so die Wette von HoloLogix.AI, beherrscht auch das Termin-Management von Kliniken, Hotels und Restaurants.

Für CEO und Gründer Salim Sahi ist das Projekt dennoch ein „kompletter unternehmerischer Neuanfang“. Gegenüber StartingUp räumt er ein, von 25 Jahren Travel-Tech-Erfahrung zu profitieren, doch seine wahre Passion gelte der künstlichen Intelligenz. Das Herzstück bilde dabei die MIA Service KI: „Wir haben eine holistische KI-Plattform geschaffen, also ein Tool, das ganzheitlich agiert und eingesetzt werden kann.“ MIA verstehe Gespräche, erledige parallel Aufgaben und verbinde Systeme – „rund um die Uhr und branchenübergreifend“. Auch wenn der Fokus aktuell auf Gesundheitswesen und Hospitality liege, sei das System laut Sahi letztlich „nahezu überall einsetzbar, wo Kunden- oder Patientenkontakt herrscht.“

Der Angriff auf die Platzhirsche

Der Markt für Conversational AI ist 2026 kein blauer Ozean mehr. Etablierte Player wie Aaron.ai haben sich tief in die Health-Landschaft eingegraben, flankiert von Plattform-Giganten wie Doctolib. HoloLogix.AI reagiert mit aggressiven Preisen ab 99 Euro im Monat und einer massiven technologischen Breite.

Aber warum sollten Klinikverantwortliche das Risiko eines Wechsels eingehen? Salim Sahi sieht den „Killer-USP“ in der Architektur der Interaktion: „Unser Ansatz ist ein anderer: Statt starrer Skripte bieten wir echte Gesprächsintelligenz durch Conversational AI an.“ Das System sei eine KI, die im laufenden Gespräch aktiv Aufgaben erledige, was eine beispiellose Integrationstiefe erfordere. „Hier gehen wir ganz tief rein und verarbeiten Daten in Echtzeit“, so der CEO. Da Aufgaben direkt ausgeführt werden, optimiere sich das Zeitmanagement drastisch – konzipiert als Omnichannel-Ansatz über Telefon, Website, E-Mail, Wearables oder bald sogar über Robotik.

Die schmale Gratwanderung am Handgelenk

HoloLogix.AI belässt es nicht bei Software, sondern bringt mit der MIA Watch eigene Hardware ins Spiel. Die Smartwatch für Senior*innen soll Stürze erkennen und sofort einen aktiven Sprachdialog führen. Eine Gratwanderung: Reines Assistenz-System oder medizinisches Gerät mit komplexer Zertifizierungspflicht (MDR)?

Prof. Dr. Thomas Fuchs, Co-Founder und Aufsichtsrat für den Bereich Health Care, ordnet das rechtlich eindeutig ein: „MIA Protect ist ein Teil der holistischen KI-Plattform, die mit verschiedenen Health Watches wie z.B. auch der Apple Watch kompatibel ist. Sie ist ein Assistenz- und Companion-System.“ Die Hardware erkenne Stürze, ersetze aber „keine ärztliche Untersuchung oder medizinische Entscheidung“. Um Geschwindigkeit und Nutzer*innenfreundlichkeit zu wahren, bewege man sich „bewusst außerhalb der Medizinprodukt-Zertifizierung (MDR), ohne den Sicherheitsrahmen zu verlassen“.

Ein mehrstufiges Sicherheitsnetz aus Sensorik, KI-Algorithmen und menschlichem Service-Team federt Fehlinterpretationen ab. Haftungsfragen sind laut Fuchs über klare Nutzungsbedingungen geregelt. Für den Mediziner steht ohnehin der „Companion Aspekt“ im Vordergrund: Nach einem Sturz, wenn Patient*innen hilflos am Boden liegen, alarmiere MIA in einer Kaskade Notfallkontakte und beruhige das Unfallopfer, bis Hilfe eintrifft. „MIA Protect soll an diesem Punkt Sicherheit und damit Lebensqualität geben, vielleicht sogar die Möglichkeit schaffen für Senioren, länger selbstbestimmt in ihrem Zuhause zu leben“, resümiert Fuchs.

Pflegeheim und Luxushotel: (K)ein operativer Widerspruch?

Das vielleicht Spannendste an HoloLogix.AI ist das Personal: Salim Sahi hat sich politische und ethische Schwergewichte in den Aufsichtsrat geholt. Darunter Dr. Marcel Klinge, ehemaliger FDP-Bundestagsabgeordneter und Tourismus-Experte. Er muss Investor*innen den Spagat erklären, warum ein Start-up gleichzeitig Pflegeheime und Luxushotels digitalisieren will – was oft als Warnsignal für operative Verzettelung gilt.

Dr. Marcel Klinge sieht darin jedoch keinen Widerspruch, sondern die Stärke der technischen Basis: „Der gemeinsame Nenner liegt im Kern: Unsere holistische KI-Infrastruktur kann über das Telefon Gespräche führen, kann aber auch über die Website, Health Watches und Devices und direkt im Gespräch Aufgaben ausführen.“ Das Backend orchestriere lediglich Termin-Slots, Daten und Anfragen in Hochgeschwindigkeit. Dabei spiele es schlichtweg keine Rolle, „ob der Kunde Patient in einem Pflegeheim oder Gast in einem Luxushotel ist.“

Wenn die KI-Vision auf den deutschen Fax-Alltag trifft

Ein Blick auf die Website verrät große Visionen, doch diese müssen sich im harten Alltag deutscher IT-Infrastrukturen und oft veralteter Praxis-Server beweisen. Zudem ist die Frage des Datenschutzes elementar: Nutzt das Unternehmen US-amerikanische Sprachmodelle via API, oder hostet man eigene „Sovereign AI“ in Europa?

Für Prof. Dr. Thomas Fuchs sind Datenschutz und Systemintegration absolute Kernpunkte. Um digitale Souveränität zu wahren, setzt das Unternehmen auf einen hybriden Weg: „Wir orchestrieren auf die gängigen sowie auf eigene Modelle auf deutschen Servern, die in Europa bereits genutzt werden.“ Laut Fuchs verlässt man sich dabei nicht nur auf das Versprechen von Sicherheit, sondern arbeitet seit der ersten Stunde eng mit dem renommierten Fraunhofer-Institut zusammen und lässt die eigene Infrastruktur „regelmäßig durch deren Experten prüfen“. Das bloße Versprechen von Sicherheit reicht HoloLogix.AI dabei nicht.

Mehr als nur ein GPT-Wrapper?

HoloLogix.AI ist eine der vielleicht ambitioniertesten Gründungen des Jahres. Technologisch muss es beweisen, dass es mehr ist als ein „GPT-Wrapper“ mit Smartwatch. Aber die Kombination aus Sahis Exekutiv-Erfahrung, Klinges Netzwerk und Fuchs‘ ethischem Korrektiv macht es zu einem spannenden Herausforderer. Wenn die Uhr im Alltag für Sicherheit sorgt – und die KI den deutschen Datenschutz überlebt – könnte aus Berlin der nächste europäische Champion kommen.

Gegründet wurde Plato 2024 von Benedikt Nolte, Matthias Heinrich Morales und Oliver Birch. Die Plattform entstand ursprünglich aus Noltes familiengeführten Großhandelsunternehmen heraus, das mit veralteter Software und Fachkräftemangel zu kämpfen hatte. Dieser praxisnahe Ursprung prägt bis heute Platos industriegetriebenen Ansatz für KI-Transformation.

Das Unternehmen entwickelt KI-native Software, die zentrale Workflows in den Bereichen Vertrieb, Angebotserstellung und ERP-Prozesse für Großhandelsunternehmen automatisiert. Großhändler bewegen jeden fünften Dollar der globalen Produktionsleistung, sind jedoch bis heute massiv unterversorgt mit moderner Software. Platos Lösung stattet Vertriebsteams mit einem KI-Copiloten aus, steigert Profite und erhöht die Vertriebseffizienz via AI agents.

„Wir haben die Probleme aus erster Hand im Großhandel meiner Familie erlebt und Plato gemeinsam mit Experten entwickelt, um die Arbeitsweise der Branche neu zu denken. Wir bauen das KI-Betriebssystem für den Großhandel, beginnend mit einer intelligenten Automatisierungsplattform im Vertrieb. Mit dieser Finanzierung skalieren wir Plato, um die gesamte Branche zu transformieren und einen Tech-Champion für die Handelsökonomie aufzubauen – aus Deutschland, für die Welt“, sagt Benedikt Nolte, CEO von Plato.

Skalierung des KI-Betriebssystems für den Großhandel

Die Plattform erschließt verborgene ERP-Daten und automatisiert manuelle Aufgaben, sodass Vertriebsteams vom reaktiven ins proaktive Verkaufen kommen. Plato hat bereits mehrere der führenden Großhändler Europas mit sechsstelligen Vertragsvolumina gewonnen. Die 14,5 Mio.-USD-Finanzierung soll es Plato ermöglichen, sein vertikales Produktangebot auf Kundenservice und Einkauf auszuweiten und die internationale Expansion voranzutreiben.

„Besonders überzeugt hat uns an Plato die außergewöhnliche Qualität des Gründerteams. Das Team hat in diesem Bereich ein echtes „Right to winˮ und brennt für den Großhandel. Es vereint tiefgehende Branchenexpertise aus erster Hand mit starker technischer Umsetzung und dem Anspruch, ein branchenprägendes vertikales KI-Unternehmen aufzubauen. Großhändler suchen dringend nach branchenspezifischer KI-Software, um operative Herausforderungen zu lösen – und genau diese Lösung ist Plato“, sagt Andreas Helbig, Partner bei Atomico.

Daten werden oft als das „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet, doch ihre Lagerung gleicht technologisch oft noch dem Stand der 1950er Jahre. Während Künstliche Intelligenz und IoT-Anwendungen den weltweiten Datenhunger exponentiell in die Höhe treiben, werden Informationen physisch meist noch auf Magnetbändern (LTO) oder Festplatten archiviert. Diese Medien sind energiehungrig, müssen alle paar Jahre aufwändig migriert werden und sind anfällig für physikalische Zerfallsprozesse.

In diesen Markt für sogenannte Cold Data – also Daten, die archiviert, aber selten abgerufen werden – stößt nun das Münchner DeepTech-Start-up ewigbyte. Das Unternehmen, das erst im Jahr 2025 gegründet wurde, gab heute den Abschluss einer Finanzierungsrunde bekannt, die den Übergang in die industrielle Entwicklung ermöglichen soll. Angeführt wird das Konsortium von Vanagon Ventures und Bayern Kapital, ergänzt durch Business Angels aus dem BayStartUP-Netzwerk. Doch der Weg zum Markterfolg ist kein Selbstläufer, denn das Startup betritt ein Feld, auf dem sich bereits globale Giganten und etablierte Industriestandards tummeln.

Der Markt: Ein schlafender Riese erwacht

Der Zeitpunkt für den Vorstoß scheint indes gut gewählt. Branchenanalysten schätzen den globalen Markt für Archivdaten („Cold Storage“) auf ein Volumen von rund 160 bis 180 Milliarden Euro, mit Prognosen, die bis Mitte der 2030er Jahre auf über 450 Milliarden Euro ansteigen. Getrieben wird dies nicht nur durch KI-Trainingsdaten, sondern auch durch verschärfte Compliance-Regeln und den massiven Anstieg unstrukturierter Daten. Die derzeit dominierende Magnetband-Technologie stößt jedoch zunehmend an physikalische Dichtegrenzen und zwingt Rechenzentren zu kostspieligen Migrationszyklen alle fünf bis sieben Jahre, um Datenverlust durch Entmagnetisierung („Bit Rot“) zu verhindern.

Lasergravur statt magnetischer Ladung: So funktioniert es

Der Ansatz von ewigbyte bricht radikal mit diesem Paradigma. Statt Daten magnetisch oder elektronisch zu speichern, nutzt das Startup Femtosekunden-Laser, um Informationen mittels ultrakurzer Lichtpulse direkt in Quarzglas einzuschreiben.

Das Verfahren ähnelt mikroskopisch kleinen QR-Codes, die dreidimensional in das Material „graviert“ werden (Voxel). Das zentrale Versprechen: Einmal geschrieben, benötigen die Daten keinerlei Energie mehr zur Erhaltung. Das Glas ist resistent gegen Hitze, Wasser, elektromagnetische Impulse (EMP) und Cyberangriffe, da die Daten physisch fixiert sind (WORM-Speicher: Write Once, Read Many). Laut ewigbyte ermöglicht dies eine dauerhafte Archivierung über Jahrhunderte ohne die sonst üblichen laufenden Kosten für Klimatisierung und Migration.

Vom Hardware-Verkauf zum „Storage-as-a-Service“

Interessant für Gründer ist der strategische Schwenk im Geschäftsmodell, den ewigbyte vollzieht. Anstatt teure und wartungsintensive Lasermaschinen an Kunden zu verkaufen (CAPEX-Modell), positioniert sich das Start-up als Anbieter von „Storage-as-a-Service“. Kunden mieten Speicherkapazität, ewigbyte übernimmt das komplexe Handling der Laser. Dies senkt die Einstiegshürde für Pilotkunden massiv, erfordert aber vom Start-up hohe Vorab-Investitionen in die eigene Infrastruktur – ein klassisches „DeepTech“-Wagnis, das nur mit geduldigem Kapital funktioniert.

David gegen Goliath: Das Rennen um das Glas

Mit der Technologie ist ewigbyte allerdings nicht allein auf weiter Flur. Das Start-up begibt sich in direkten Wettbewerb mit einem der größten Technologiekonzerne der Welt: Microsoft forscht unter dem Namen „Project Silica“ seit Jahren an exakt dieser Technologie, um seine eigene Azure-Cloud-Infrastruktur unabhängiger von Magnetbändern zu machen. Auch lokal gibt es Konkurrenz: Das ebenfalls in München und den USA ansässige Unternehmen Cerabyte verfolgt einen ähnlichen Ansatz mit keramisch beschichtetem Glas, setzt dabei aber stärker auf kassettierte Hardware-Verkäufe.

Ewigbyte muss sich in diesem „Haifischbecken“ also klug positionieren. Mit dem frischen Kapital von 1,6 Millionen Euro will das Gründungsteam um CEO Dr. Steffen Klewitz, Technologiechef Phil Wittwer und Operations-Chefin Dr. Ina von Haeften nun den Schritt von der Forschung in die industrielle Anwendung vollziehen. Geplant ist die Entwicklung eines Prototyps, der als Basis für erste Pilotprojekte ab 2026 dienen soll. Ein entscheidender Vertrauensbeweis ist dabei der kürzlich erhaltene Validierungsauftrag der Bundesagentur für Sprunginnovationen (SPRIND). Dieses Mandat gilt in der DeepTech-Szene als Ritterschlag, da SPRIND gezielt Technologien fördert, die das Potenzial haben, Märkte disruptiv zu verändern, für klassische VCs aber oft noch zu risikoreich sind.

Die technologischen Nadelöhre

Trotz der Euphorie über die Finanzierung und das SPRIND-Siegel bleiben die technischen und ökonomischen Hürden hoch. Die Achillesferse optischer Speichermedien war historisch immer die Schreibgeschwindigkeit (Throughput). Während ein Magnetband Daten in rasender Geschwindigkeit aufspult, muss ein Laser beim Glas-Speicher physische Punkte brennen. Um im Zeitalter von Petabytes konkurrenzfähig zu sein, muss ewigbyte eine massive Parallelisierung des Schreibvorgangs erreichen – das Start-up spricht hier von „über einer Million Datenpunkten pro Puls“.

Ein weiterer Knackpunkt sind die Kosten pro Terabyte. Magnetbänder sind in der Anschaffung spottbillig. Glas als Rohstoff ist zwar günstig, doch die komplexe Lasertechnik treibt die Initialkosten. ewigbyte muss beweisen, dass die Gesamtkostenrechnung (Total Cost of Ownership) über 10 oder 20 Jahre hinweg günstiger ausfällt, weil Strom- und Migrationskosten entfallen. Zudem entsteht für Kunden ein neues Risiko: Da die Daten nur mit speziellen optischen Geräten lesbar sind, begeben sie sich in eine Abhängigkeit vom Technologieanbieter (Vendor Lock-in).

Digitale Souveränität als Verkaufsargument

Hier kommt der strategische Aspekt der „Digitalen Souveränität“ ins Spiel, den auch die Investoren betonen. Da ein Großteil europäischer Daten derzeit auf US-amerikanischer Cloud-Infrastruktur liegt oder von Hardware aus Fernost abhängt, könnte eine physische, langlebige Speicherlösung „Made in Germany“ für Behörden, Banken und kritische Infrastrukturen ein entscheidendes Argument sein. Sandro Stark von Vanagon Ventures sieht im Ausbau der Speicherinfrastruktur den „Schlüssel für alles, was davor liegt: KI, Energie, Rechenleistung“.

Ob ewigbyte tatsächlich zu einem Unternehmen von „generationeller Bedeutung“ wird, wie es die Investoren hoffen, wird sich zeigen, wenn der angekündigte industrielle Prototyp die geschützten Laborbedingungen verlässt. Der Bedarf an einer Alternative zum Magnetband ist unbestritten da – das Rennen darum, wer den Standard für das Glas-Zeitalter setzt, ist hiermit eröffnet.

Wenn in den Vorstandsetagen der Automobilhersteller über die Zukunft gesprochen wird, geht es meist um Reichweiten und Software-Defined Vehicles. Doch am anderen Ende der Wertschöpfungskette braut sich ein Sturm zusammen. Millionen von Elektrofahrzeugen werden in den kommenden Jahren ihr Lebensende erreichen. Die derzeitige Realität in vielen Recyclinghöfen wirkt dagegen fast archaisch: Menschen, die mit Handwerkzeugen komplexe Systeme auseinanderschrauben. Das ist nicht nur teuer und schwer skalierbar, sondern bei Hochvolt-Systemen auch lebensgefährlich.

Genau hier setzen Antoine Welter und Xavier Kohll an. Die Nachricht, die das deutsch-luxemburgische Unternehmen Anfang Februar 2026 verkündete, ist mehr als nur eine Finanzierungsrunde. Die 20 Millionen Euro – aufgeteilt in 14 Millionen Euro Series-A-Kapital und 6 Millionen Euro öffentliche Fördergelder – heben die Gesamtfinanzierung des Unternehmens auf ein neues Level. Angeführt wird die Runde von HG Ventures und Suma Capital, unterstützt von Co-Investoren wie der Oetker Collection und dem EIC Fund.

Doch das Geld ist nur der Treibstoff für eine strategische Evolution. Aus Circu Li-ion wird R3 Robotics. Der neue Name ist Programm: Repair, Reuse, Recycle. Antoine Welter erklärt die Motivation hinter der Umbenennung pragmatisch: „Circu Li-ion hat beschrieben, wo wir angefangen haben. R3 Robotics beschreibt, was wir aufbauen: industrielle Robotik, die Demontage skalierbar, sicher und kosteneffizient macht.“

Wenn der Roboter Augen bekommt

Die größte Hürde im Recycling ist nicht die Chemie, sondern die Variabilität. Kein Batteriepack gleicht dem anderen, E-Motoren sind unterschiedlich verbaut, Schrauben sind korrodiert. Starre Fertigungsstraßen scheitern hier. R3 Robotics löst dies mit einer Plattform, die Computer Vision, künstliche Intelligenz und Robotik verschmilzt.

Das System fungiert dabei fast wie ein „ChatGPT für die physische Welt“: Anstatt Text zu generieren, plant die KI physische Handlungen. Sensoren scannen das Bauteil, die KI erkennt den Zustand und promptet den Roboterarm dynamisch durch den Demontageprozess. Der entscheidende Vorteil: Der Mensch wird aus der Gefahrenzone der Hochspannung genommen, während der Roboter Aufgaben erledigt, die für klassische Automatisierung zu komplex wären.

Angesprochen auf den Vergleich mit Generative AI und die Frage, wie die Roboter tatsächlich „sehen“ und „entscheiden“, bestätigt Welter die Parallele: „Der Vergleich mit Generative AI passt gut: Das Modell bekommt einen Input – keinen Text, sondern einen Scan des Bauteils – und generiert daraus eine Handlungssequenz.“ Es gehe darum zu erkennen, um welches Modell es sich handelt, wie der Zustand ist und wo die Verbindungspunkte liegen. „Das klingt simpel, ist es aber nicht – kein Pack ist identisch“, so Welter. Die eigentliche Herausforderung liege jedoch in der Entscheidung davor: „Welche Reihenfolge ist sicher? Ein falscher Griff an ein Hochvoltsystem kann tödlich sein. Unser System sieht, bewertet und entscheidet.“

Smart Hardware: Warum das Rad neu erfinden?

Ein Detail, das Investor*innen besonders aufhorchen lässt, ist die Kapitaleffizienz der Gründer. Wer an Industrie-Robotik denkt, denkt an teure Hardware-Entwicklung. R3 Robotics geht einen pragmatischen Weg: Ein Großteil der verwendeten Hardware wird „von der Stange“ gekauft.

Die Roboterarme sind Standardprodukte. Die Innovation – und damit das geistige Eigentum – steckt in den spezialisierten „End-Effektoren“ (den Roboterhänden), den Sensorsystemen und vor allem dem Software-Stack, der alles steuert. Das erlaubt eine Skalierung, die mit proprietärer Hardware kaum möglich wäre. Mitgründer Dr. Xavier Kohll betont, dass dies eine bewusste Entscheidung gegen „Over-Engineering“ war: „Der Roboterarm ist Standard und die Intelligenz sitzt in den Endeffektoren, der Sensorik und dem Software-Stack, der alles zusammenbringt. Das ist unser geistiges Eigentum, und genau das lässt sich skalieren.“

David gegen Goliath – oder Partner?

Während große Recycling-Konzerne oft noch auf den Schredder setzen und die manuelle Demontage an ihre Grenzen stößt, positioniert sich R3 Robotics in einer neuen Nische. Es geht nicht darum, die Chemie-Giganten zu ersetzen, sondern ihnen den Rohstoff so rein wie möglich zu liefern – als strategische Quelle für kritische Materialien. Doch der Markt schläft nicht: Weltweit entstehen Initiativen zur Automatisierung.

Trotz des aktuellen „Gegners“ – dem Menschen mit dem Schraubenzieher – und potenzieller Konkurrenz durch Tech-Start-ups oder Autohersteller, bleibt Welter gelassen. „Wir konkurrieren nicht mit den Chemie-Giganten, wir liefern ihnen den reinsten möglichen Stoffstrom“, stellt er klar. Gegenüber potenziellen Nachahmern sieht er einen entscheidenden Vorteil, den „Unfair Advantage“: die Kombination aus Flexibilität und industrieller Automatisierungstiefe. „Wir sind aktuell die einzige Plattform, die sowohl Variabilität managt als auch für kontinuierlichen Industriebetrieb ausgelegt ist.“

Deutschland als Labor, USA als Skalierungsmarkt

Die Wachstumsstrategie von R3 Robotics ruht auf zwei massiven Säulen: technologischer Tiefe in Europa und kommerzieller Breite in den USA.

Deutschland fungiert dabei als das technologische Rückgrat. Mit der Erweiterung der Anlage in Karlsruhe zur Lighthouse Facility demonstriert das Unternehmen industrielle Leistungsfähigkeit direkt vor der Haustür der großen Autobauer. Hier wird die Technologie gehärtet. Das zeigt sich auch im Leuchtturmprojekt ReDriveS, wo R3 Robotics Seite an Seite mit Giganten wie Schaeffler und VW an der Demontage von E-Achsen arbeitet.

Doch für das massive Volumen blickt das Team über den Atlantik. Der für 2026 geplante Markteintritt in den USA ist Kern der neuen Strategie. Die frischen 20 Millionen Euro sollen gezielt in den Aufbau strategischer Partnerschaften vor Ort fließen, um die Technologie dort auszurollen, wo Pragmatismus auf riesige „End-of-Life“-Volumina trifft. Für Welter ist dieser Doppelschlag essenziell: „Deutschland ist unser Beweisstand. Hier zeigen wir Schaeffler, VW und Co., dass unsere Technologie industriellen Maßstäben in Deutschland standhält.“ Die USA seien hingegen der wichtige Skalierungsmarkt, wo pragmatische Entscheider auf gigantische Volumina treffen. „Beides brauchen wir: die Glaubwürdigkeit aus Europa und das Volumen aus Amerika.“

Industrialisierung statt Romantik

Mit Peter Mohnen, dem ehemaligen CEO des Roboter-Riesen KUKA, holte sich das Start-up zudem einen Beirat, der wie kaum ein anderer weiß, was Industriestandard bedeutet. Er beschreibt den Ansatz von R3 als Beweis für die nötige Automatisierungsexpertise, um Variabilität und Sicherheit gleichzeitig zu managen.

Um diese Expertise weiter auszubauen, wächst das Team rasant. Die Belegschaft soll mit der neuen Finanzierung massiv aufgestockt werden, vor allem im Bereich Engineering und KI. R3 Robotics hat den Beweis erbracht, dass Kreislaufwirtschaft kein ökologisches Nischenprojekt sein muss, sondern ein harter industrieller Prozess ist, der sich rechnet.

Denn letztlich, so das Fazit von Antoine Welter, sei Automatisierung der einzige Weg, das Problem wirklich zu lösen – nicht allein aus ökologischen Gründen, sondern weil es wirtschaftlich Sinn ergibt. „Was wir aufbauen, ist am Ende ein harter industrieller Prozess: Er muss zuverlässig funktionieren und sich rechnen.“ Es gehe aber um mehr als ein Geschäftsmodell: „Europa braucht eine Antwort auf die Frage, woher seine kritischen Materialien in Zukunft kommen“, mahnt Welter abschließend. „Wenn Europa diesen Zugang sichern will, braucht es Unternehmen, die genau das industriell umsetzen können. Dafür bauen wir diese Infrastruktur, und mit dem neuen Kapital und Team haben wir jetzt die Mittel dazu.“

Das Problem liegt nicht darin, dass gängige Automatisierungsansätze grundsätzlich nicht funktionieren. Vielmehr reicht es nicht aus, lediglich Tickets zu automatisieren, wenn Customer Support tatsächlich einen belastbaren ROI liefern soll. Der wahre Wert von Support liegt heute nicht mehr in der massenhaften Bearbeitung von Anfragen, sondern darin, Probleme frühzeitig zu verhindern, bevor sie sich zu messbaren wirtschaftlichen Verlusten entwickeln.

Warum sich Support-ROI 2026 schwerer belegen lässt

Moderne Support-Organisationen entwickeln sich zunehmend hin zu hybriden Modellen, in denen KI und menschliche Agents zusammenarbeiten. Eine Gartner-Umfrage zeigt: 95 % der Customer-Service-Verantwortlichen planen, auch künftig menschliche Agents parallel zu KI einzusetzen. Hybride Setups sind damit längst auf dem Weg zum Standard.

In der Praxis übernehmen KI-Systeme heute Routineanfragen, während Menschen komplexe oder kritische Fälle bearbeiten. Mit dieser veränderten Arbeitslogik verlieren klassische Kennzahlen wie Kosten pro Ticket, durchschnittliche Bearbeitungszeit oder Automatisierungsquote an Aussagekraft. In manchen Fällen verschleiern sie den tatsächlichen Wert von Support sogar.

Das führt dazu, dass Führungsteams häufig Folgendes beobachten:

• steigende Automatisierungsquoten bei stagnierenden Einsparungen,
• verbesserte CSAT-Werte ohne klaren finanziellen Effekt,
• starke CX- und Effizienzkennzahlen, die sich dennoch nicht in unternehmerische Ergebnisse übersetzen lassen.

Support ist nicht weniger wertvoll geworden. Doch durch den Einsatz von KI sind die Erwartungen gestiegen – und lineares Denken in einzelnen Metriken reicht nicht mehr aus, um den tatsächlichen Beitrag von Support zu bewerten.

Wo sich Customer-Support-ROI tatsächlich zeigt

Der ROI von Customer Support zeigt sich nur selten als „direkt generierter Umsatz“. Stattdessen wird er sichtbar in vermiedenen Verlusten und reduzierten Risiken. Konkret äußert sich das in Veränderungen im Kundenverhalten, etwa durch:

• weniger Rückerstattungen,
• geringere Eskalationen,
• einen Rückgang öffentlicher Beschwerden,
• sinkendes Abwanderungsrisiko.
• höheres Vertrauen an entscheidenden Punkten der Customer Journey

Diese Signale entstehen nicht über Nacht. Sie bauen sich über Zeit auf – und werden deshalb in Budgetdiskussionen häufig unterschätzt.

In einem unserer Kundenprojekte (Details aufgrund einer NDA anonymisiert) wurde der Customer Support über einen Zeitraum von zwölf Monaten vollständig neu aufgebaut. Ziel war nicht allein eine schnellere Reaktionszeit, sondern eine frühere und konsistentere Problemlösung entlang der gesamten Customer Journey. Die Ergebnisse waren eindeutig:

• Rückerstattungsquote von 40 % auf 4 % gesenkt.
• CSAT-Anstieg von 50 auf 95.
• NPS-Steigerung von 32 auf 80.
• Verbesserung der Trustpilot-Bewertung von 3,0 auf 4,7.
• Erhöhung der Chargeback-Erfolgsquote von 5 % auf 90 % durch ein dediziertes Billing-Team im Support.

Keine dieser Kennzahlen für sich genommen „beweist“ ROI. In ihrer Gesamtheit zeigen sie jedoch, wie Support begann, Ergebnisse zu beeinflussen, die in klassischen CX-Dashboards kaum sichtbar sind: Rückerstattungen gingen zurück, weil Probleme frühzeitig gelöst wurden; öffentliche Bewertungen verbesserten sich, weil weniger Kunden an ihre Belastungsgrenze kamen; Loyalität wuchs, weil Support von Schadensbegrenzung zu echter Bedürfnislösung überging.

Darüber hinaus begann das Team, Kundenanfragen systematisch zu analysieren, um Muster und frühe Reibungspunkte zu identifizieren. Dadurch wurden Abweichungen zwischen angenommener Customer Journey und tatsächlichem Kundenerlebnis sichtbar. Für das Management entstand so eine deutlich belastbarere Grundlage für strategische Entscheidungen. Diese Erkenntnisse führten zu neuen Services, die sich am realen Kundenverhalten orientierten – und damit Wachstum und Umsatz beschleunigten.

So zeigt sich Support-ROI in der Praxis: nicht als einzelne Kennzahl, sondern als Zusammenspiel aus vermiedenen Verlusten, gestärktem Vertrauen und datenbasierten Entscheidungen.

Wie hybrider Support die Wirtschaftlichkeit verändert

Über Jahre hinweg galt Automatisierung als vermeintliche „Wunderlösung“ zur Kostensenkung. Die Logik war simpel: geringere Supportkosten führen automatisch zu höherem ROI. In der Realität ist der Zusammenhang komplexer. Niedrigere Kosten bedeuten nicht automatisch höhere Erträge – insbesondere dann nicht, wenn Automatisierung genau die Mechanismen entfernt, die Verluste verhindern.

Wird Support ausschließlich auf Effizienz optimiert, verschwinden ungelöste Probleme nicht. Sie verlagern sich: in Rückerstattungen, Chargebacks, Abwanderung und öffentliche Beschwerden. Einsparungen tauchen in einer Zeile der GuV auf, während sich der Schaden still im restlichen Unternehmen summiert. Hybrider Support kann diese Gleichung verändern – aber nur, wenn er bewusst gestaltet wird.
Wenn KI im Support richtig eingesetzt wird:

• lassen sich bis zu 85 % der Anfragen automatisiert bearbeiten,
• liegt der CSAT rund 15 % höher als in nicht-hybriden Setups,
• führt KI echte Aktionen aus (Rückerstattungen, Kündigungen, Account-Änderungen) statt nur standardisierte Antworten zu versenden.

In abonnementbasierten Geschäftsmodellen beginnen wir beispielsweise stets mit einer Analyse eingehender Anfragen, um zu verstehen, welche Aktionen sich sicher vollständig automatisieren lassen. Rund 50 % der Kündigungsanfragen sind in der Regel unkompliziert und risikoarm – und damit gut für eine End-to-End-Automatisierung geeignet.

Die verbleibenden Fälle unterscheiden sich deutlich. Etwa ein Viertel der Kündigungsanfragen stammt von frustrierten oder emotional belasteten Kunden. Diese Interaktionen bergen das höchste Risiko für Abwanderung. In gut konzipierten hybriden Setups übernimmt Automatisierung hier die Rolle eines Co-Piloten: Sie kennzeichnet risikoreiche Fälle, eskaliert sie an menschliche Agents und liefert Kontext – während Tonfall, Urteilsvermögen und finale Entscheidungen bewusst beim Menschen bleiben.

Der wirtschaftliche Effekt entsteht dabei nicht durch den Ersatz von Menschen, sondern durch den gezielten Einsatz menschlicher Aufmerksamkeit genau in den Momenten, die Vertrauen und Loyalität tatsächlich entscheiden.

Warum hybrider ROI klassische Messlogik sprengt

In Projekten, in denen First-Level-KI sinnvoll eingeführt wird, sinken die Supportkosten innerhalb eines Jahres typischerweise um 15–25 %, abhängig vom Geschäftsmodell. Gleichzeitig verbessern sich häufig die Erlebniskennzahlen. Diese Kombination ist jedoch kein Selbstläufer – sie entsteht nur dann, wenn Automatisierung Probleme wirklich löst und nicht lediglich verlagert.

Der Haken: Hybrider Support macht ROI schwerer messbar. Klassische ROI-Modelle gehen davon aus, dass Wertschöpfung klar getrennt erfolgt. In Wirklichkeit entsteht der größte Effekt genau dort, wo KI und Menschen zusammenarbeiten: Probleme werden verhindert, Kundenbeziehungen stabilisiert und Loyalität geschützt.

Finanzteams sehen deshalb oft Verbesserungen, können sie aber in bestehenden Scorecards nicht abbilden. Während sich das operative Modell weiterentwickelt hat, ist die Logik der Messung stehen geblieben.

Was Führungskräfte tatsächlich messen sollten

2026 müssen Unternehmen von Aktivitätsmetriken zu Wirkungssignalen wechseln. Ein praxisnaher Ansatz besteht darin, Ergebnisse auf drei Ebenen zu verfolgen:

1. Finanzielle Risiken und Leckagen: Rückerstattungsquoten, Chargeback-Erfolgsraten, Dispute-Volumen, wiederkehrende Zahlungsprobleme.
2. Vertrauens- und Reibungssignale: öffentliche Bewertungen, Eskalationstrends, Wiederholungskontakte, Kundenstimmung.
3. Bindungsindikatoren: Abwanderungsrisikosegmente, Kündigungsmuster und Retention-Ergebnisse (auch wenn die exakte Umsatzzuordnung später erfolgt).

Diese Signale machen Wert früher sichtbar als klassische Umsatzberichte. Sie zeigen, ob Support Verluste verhindert – und genau dort beginnt ROI in der Regel.

Wie sich Support-Budgets rechnen

Support-Budgets scheitern, wenn sie ausschließlich an Ticketvolumen und Headcount ausgerichtet sind. Ein gesünderer Ansatz beginnt mit einer anderen Frage: Wo kostet schlechter Support unser Unternehmen am meisten Geld?

Teams, die echten ROI aus Support erzielen, investieren typischerweise in drei Bereiche:

1. Präventionsfähigkeit: Support übernimmt Zahlungs- und Abrechnungsthemen, steuert risikoreiche Fälle und etabliert Feedback-Loops zur Ursachenanalyse.
2. Automatisierung mit Fokus auf Lösung: First-Level-KI erledigt risikoarme Aufgaben vollständig, statt Anfragen lediglich weiterzureichen.
3. Menschliches Urteilsvermögen dort, wo es zählt: Menschen bearbeiten Hochrisiko-Kündigungen, Eskalationen, emotional sensible Fälle und betreuen besonders wertvolle Kunden.

In diesem Moment hört Support auf, ein Kostenpunkt zu sein, und wird zu einem strategischen Hebel, der Umsatz schützt, Risiken reduziert und mit dem Unternehmen skaliert.

Fazit

2026 entsteht der tatsächliche ROI von Customer Support vor allem dadurch, dass vermeidbare Probleme gar nicht erst zu Umsatzverlusten werden.

Automatisierung ist entscheidend – aber nur dann, wenn sie Probleme tatsächlich löst. Und menschliches Urteilsvermögen sollte gezielt dort eingesetzt werden, wo es Retention, Loyalität und Vertrauen wirklich beeinflusst.

Für Führungskräfte, die sich auf Ergebnisse statt auf Aktivitätskennzahlen konzentrieren, ist Support kein Cost Center mehr. Er ist das, was er schon heute sein sollte: ein Hebel zum Schutz von Umsatz, zur Reduktion von Risiken und zur Nutzung von Kundenverhalten als Grundlage für fundierte unternehmerische Entscheidungen.

Die Autorin Nataliia Onyshkevych ist CEO von EverHelp. Sie arbeitet mit wachsenden Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen daran, Customer Support in KI-gestützten Umgebungen skalierbar und wirkungsvoll zu gestalten.

Life Sciences gehören zu den spannendsten, aber auch anspruchsvollsten Bereichen für Wachstumskapital. Kaum ein Sektor verbindet wissenschaftliche Exzellenz so direkt mit gesellschaftlichem Nutzen und gleichzeitig mit langen Entwicklungszyklen, hohen Kosten und komplexen regulatorischen Anforderungen. Genau diese Mischung macht den Weg vom Forschungslabor bis zum Series A-Deal so herausfordernd – und sie erklärt, warum Impact-Investoren hier besonders genau hinschauen.

Hervorragende Technologien werden nicht automatisch zu einer überzeugenden Investmentstory. Entscheidend ist, ob ein Start-up den Sprung von der wissenschaftlichen Idee zur skalierbaren Wertschöpfung schafft. Wer Series A-Kapital aufnehmen will, muss zeigen, dass aus Forschung ein Produkt werden kann, aus einem Produkt ein Markt und aus einem Markt ein nachhaltiges Geschäftsmodell.

Wissenschaft allein reicht nicht: Der Forschungsansatz muss investierbar werden

Viele Life Sciences-Start-ups starten mit einem starken technologischen Fundament. Die wissenschaftliche Tiefe ist oft beeindruckend, ebenso wie die Expertise im Team. Für Investoren ist das jedoch nur der Ausgangspunkt. Series A-Investoren erwarten einen realistischen Anwendungskontext und ein skalierbares Businessmodell mit klarer Exitstrategie. Damit verändern sich die entscheidenden Fragen im Unternehmen und auch die Teamanforderungen. Wie stabil ist die Datenlage? Wie groß ist der adressierbare Markt? Wie robust ist das Verfahren außerhalb idealer Laborbedingungen? Ist die Patentlage verteidigbar? Wie ist das Wettbewerbsumfeld strukturiert – und welche Schritte (inkl. Regulatorik und Kapitalbedarf) sind nötig, um ein marktfähiges Produkt zu schaffen? Je klarer ein Start-up diesen Übergang strukturieren und belegen kann, desto eher entsteht Vertrauen beim Investor: Denn die Series A ist oft der Zeitpunkt, an dem Investoren das hohe Risiko eines Life Sciences-Start-ups anhand seines Kommerzialisierungspotenzials genauer beurteilen. Detaillierte Informationen zu Entwicklungszeit, Kapitalbedarf, Regulatorik sowie Marktzugang, Exitoptionen und die richtige Equity Story werden zu entscheidenden Faktoren für ein Series A-Start-up.

Impact ist kein Buzzword: Wirkung muss messbar und plausibel sein

Impact-Investoren investieren nicht nur in Rendite, sondern auch in Wirkung. Gerade in den Life Sciences kann Impact sehr konkret sein, etwa durch bessere Diagnostik, effizientere Therapien, schnellere Entwicklungspfade oder niedrigere Kosten im Gesundheitssystem – oder auch eine erste neue Therapieoption für bestimmte Indikationen. Impact muss verständlich, messbar und realistisch hergeleitet werden. Viele Start-ups formulieren ihren Impact zu allgemein. Am meisten Erfolg verspricht eine klare, fokussierte Wirkungskette. Welches Problem wird gelöst? Für welche Patientengruppe oder welches Versorgungssystem? Welche Outcomes verbessern sich tatsächlich? Und welche Evidenz spricht dafür, dass diese Wirkung erreichbar ist? Gibt es kompetitive Therapien oder Diagnostika, wie strukturiert sich der Preis, und vor allem: Gibt es eine (teilweise) Erstattung der Versicherungen? Wer Impact so darstellt, dass er nicht nur emotional, sondern auch ökonomisch und klinisch nachvollziehbar wird, schafft einen echten Vorteil im Fundraising.

Der Weg zur Series A: Strategie schlägt Hoffnung

Series A-Kapital ist nicht einfach „mehr Geld“. Es markiert einen Strategiewechsel. In dieser Phase wollen Investoren sehen, dass ein Start-up seinen Entwicklungsplan realistisch strukturiert, die Risiken kennt und einen klaren Pfad zur Kommerzialisierung aufzeigen kann. Dazu gehören belastbare Meilensteine, ein sauberer Finanzierungsplan und eine klare Priorisierung. Welche Daten müssen bis wann vorliegen? Welche regulatorischen Schritte sind kritisch? Welche Partnerschaften sind erforderlich, um Zeit und Kosten zu reduzieren und sich strategisch zu platzieren? Und wie sieht der Plan aus, wenn einzelne Annahmen nicht eintreten? Ein überzeugender Series A-Case zeigt nicht nur das Best Case-Szenario, sondern auch professionelles Risikomanagement – denn Investoren wissen, dass im Life Sciences-Umfeld nicht alles planbar ist. Umso wichtiger ist ein strukturierter, realistischer Ansatz.

Team, Governance und Umsetzungskraft: Investoren investieren in Führung

Im Life Sciences-Bereich ist die Teamfrage oft entscheidend. Nicht, weil wissenschaftliche Kompetenz unwichtig wäre, sondern weil Series A eine operative Phase ist. Investoren suchen Teams, die nicht nur Forschung können, sondern auch kommerzielle Produktentwicklung, klinische Strategie, Marktlogik und Partnerschaften. Start-ups wirken besonders überzeugend, wenn sie früh ein starkes Set-up schaffen. Dazu gehören erfahrene Advisors, ein realistisches Verständnis für klinische und regulatorische Prozesse sowie eine Governance-Struktur, die Wachstum ermöglicht. Ein starkes Board, klare Rollen und ein transparenter Kommunikationsstil sind nicht nur „nice to have“, sondern Signale von Reife. Gerade Impact-Investoren achten darauf, ob die Mission eines Unternehmens auch organisatorisch getragen wird. Wer Wirkung verspricht, muss zeigen, dass Verantwortung strukturell verankert ist.

Skalierung in Life Sciences: Partnerschaften oft der schnellste Hebel

Während in klassischen Tech-Modellen Skalierung oft über Vertrieb und Marketing läuft, ist der Hebel in den Life Sciences häufig ein anderer. Strategische Partnerschaften können der Schlüssel sein, um schneller Richtung Markt zu kommen und früh einen Exitpfad zu skizzieren. Das kann über Pharmakooperationen, Diagnostikpartner, Forschungseinrichtungen oder Industriepartner geschehen.

Für Investoren ist dabei entscheidend, dass Partnerschaften nicht nur als Option erwähnt werden, sondern als strategischer Bestandteil des Geschäftsmodells. Wer zeigen kann, dass der Zugang zu Infrastruktur, klinischen Studien, Produktionskapazitäten oder Vertriebskanälen realistisch gesichert ist, reduziert das Risiko (oft auch die Kosten) und erhöht die Attraktivität der Series A-Runde.

Gleichzeitig sollten Start-ups vermeiden, sich zu früh abhängig zu machen. Gute Deals entstehen, wenn die eigene Position stark genug ist, um Partnerschaften auf Augenhöhe zu verhandeln.

Fazit: Series A gewinnt, wer Impact in ein skalierbares Geschäftsmodell übersetzt

Der Weg vom Labor zum Launch ist in den Life Sciences kein Sprint, sondern ein anspruchsvoller, kapitalintensiver Prozess. Impact-Investoren sind bereit, diesen Weg zu begleiten, erwarten jedoch Klarheit, Struktur und Evidenz. Wissenschaftliche Exzellenz ist die Basis, doch Series A-Kapital gibt es nur, wenn daraus ein investierbares Produkt, ein plausibler Markt und ein professionell geführtes Unternehmen entsteht. Start-ups, die ihren Impact messbar machen, ihre Meilensteine realistisch planen und ihr Team auf Umsetzung ausrichten, haben die besten Chancen, Wirkung und Rendite zusammenzubringen: Denn am Ende überzeugt nicht die Vision allein, sondern vor allem die Fähigkeit, sie in messbare Ergebnisse zu übersetzen.

Dies ist ein Beitrag aus der StartingUp 01/26 – hier geht's zum E-Shop.

Von der lästigen Pflicht zur strategischen Waffe: Die Buchhaltung in Start-ups wandelt sich radikal. Wer heute noch Belege sortiert, verliert wertvolle Zeit im Wettbewerb. Doch der Wechsel auf KI-gestütztes Accounting – digitale Buchhaltung / steht für papierlose Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Finanzdaten mittels Software und Cloud-Systemen – birgt neben enormen Chancen auch rechtliche Fallstricke, die Gründer*innen kennen müssen.

In der frühen Phase eines Start-ups ist Zeit knapper als Kapital. Im Jahr 2026 ist KI-gestütztes Accounting kein Trend mehr, sondern das Standard-Betriebssystem für Gründer*innen. Doch wer sich blind auf Algorithmen verlässt, riskiert mehr als nur eine falsche Bilanz.

Vom digitalen Archiv zum denkenden System

KI-gestützte Systeme gehen heute weit über das bloße Speichern von PDFs hinaus:

1. Kontextuelles Verstehen: OCR-Systeme ordnen Rechnungen automatisch korrekt zu und erkennen den Unterschied zwischen SaaS-Lizenzen und Bewirtung.
2. Echtzeit-Matching: Bankbewegungen werden in Sekunden mit offenen Posten abgeglichen. Der Blick auf den Cashflow ist tagesaktuell.
3. Proaktive Warnsysteme: Algorithmen erkennen Anomalien im Cashflow, bevor diese kritisch werden.

Die relevantesten Player 2026 im Check

• Lexware Office & sevDesk: Ideal für Einzelgründer*innen und kleine Teams. Starke E-Rechnungs-Schnittstellen.
• BuchhaltungsButler: Fokus auf maximale Automatisierung für belegintensive Firmen durch lernende KI.
• Moss & Pleo: Kombination aus Firmenkarten und Accounting. Ideal für wachsende Teams.

Der Datenschutz- & KI-Check: Wo „denkt“ die KI?

Ein kritischer Blick hinter die Kulissen zeigt: Für Start-ups ist der Serverstandort eine strategische Entscheidung.

• Die „Sicherheits-Fraktion“ (DE/EU): Anbieter wie Lexware Office, sevDesk oder BuchhaltungsButler garantieren DSGVO-Konformität durch Hosting in Europa.
• EU AI Act & Transparenz: Seit Februar 2026 müssen KI-Systeme transparenter sein. Achte darauf, dass dein Anbieter die Konformität mit dem EU AI Act bestätigt und keine "Hochrisiko"-Einstufung (z.B. für Kreditwürdigkeitsprüfung) ohne entsprechende Dokumentation vorliegt.

Die Schattenseiten: Wo Gründer*innen ins Risiko gehen

• Die Haftungsfalle: Die Verantwortung liegt allein beim Geschäftsführer (§ 43 GmbHG). Ein blindes Vertrauen auf KI-Vorschläge („Automation Bias“) schützt nicht vor Sanktionen. Eine dokumentierte Plausibilitätsprüfung bleibt Pflicht.
• Der „Papier-Tiger“ mit Biss: Das Finanzamt verlangt zwingend eine Verfahrensdokumentation. Fehlt diese, gilt die Buchführung als formell mangelhaft – der Prüfer darf dann den Gewinn schätzen (Hinzuschätzung), selbst wenn die Steuerzahlung inhaltlich korrekt war.
• Das XML-Original: Bei E-Rechnungen ist der strukturierte XML-Datensatz das rechtliche Original, nicht das PDF. Wer das XML löscht und nur das PDF speichert, verliert den Vorsteuerabzug. Das XML muss revisionssicher archiviert werden.

Infokasten: Die E-Rechnungs-Pflicht 2026 – Wer muss was tun?

• Empfangspflicht (Gilt für JEDES Unternehmen): Auch Solo-Gründer*innen, UGs und Kleinunternehmer*innen müssen seit Januar 2025 XML-basierte Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) technisch empfangen und im Original-Datensatz archivieren.
• Versandpflicht: Start-ups mit > 800.000 € Vorjahresumsatz (2026) müssen ab Januar 2027 digital versenden. Kleinere Unternehmen haben eine Gnadenfrist bis Ende 2027.
• Bonus-Fact 2026: Dank des Bürokratieentlastungsgesetzes IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Achtung: Bücher, Abschlüsse und die Verfahrensdokumentation müssen weiterhin 10 Jahre bleiben!

Checkliste (Stand: Februar 2026)

• E-Rechnung: Archiviert mein Tool das XML-Original (nicht nur das Sicht-PDF)?
• Verfahrensdokumentation: Liegt diese schriftlich vor (Schutz vor Hinzuschätzung)?
• KI-Konformität: Bestätigt der Anbieter schriftlich die Einhaltung des EU AI Acts?
• Datenschutz: Erfolgt die KI-Verarbeitung (Inference) auf EU-Servern?
• Kontroll-Log: Gibt es einen Prozess für stichprobenartige Kontrollen der KI-Ergebnisse?
• Export-Check: Ist der DATEV-Schnittstellen-Check für den/die Steuerberater*in erfolgt?

Die schönsten Familienerinnerungen entstehen zuhause, am Küchentisch, im Wohnzimmer, beim gemeinsamen Essen. Doch was passiert, wenn diese Momente verblassen? Neele Himmelsbach und ihr Co-Gründer Lennie König haben mit Famories eine Antwort darauf gefunden – und eine Plattform geschaffen, die Generationen verbindet, indem sie das Persönlichste bewahrt: unsere Stimme.

Es sind oft die leisen Momente, die den Anstoß für große Ideen geben. Für die Gründer*innen von Famories war es die Distanz zum Alltag, die die entscheidende Erkenntnis brachte. Während eines gemeinsamen Wanderurlaubs wurde Neele und Lennie schmerzlich bewusst, wie wenig sie eigentlich über die Lebensgeschichten ihrer eigenen Großeltern wussten. Diese Lücke im familiären Gedächtnis wurde durch einen Verlust noch deutlicher: Der Tod ihrer Großväter führte ihnen vor Augen, dass deren Geschichten, da sie nie festgehalten wurden, nun unwiederbringlich verloren waren.

Vom Sprachmemo zum „Privaten Podcast“

Die beiden beschlossen, es besser zu machen. Sie begannen, die Erinnerungen ihrer Großmütter aufzuzeichnen – ganz einfach per Sprachnachricht. Dabei machten sie eine entscheidende Entdeckung über die Kraft der eigenen Stimme: „Man hört Emotionen, Pausen, Lachen und dennoch ist die Hemmschwelle viel geringer als beim Schreiben oder Filmen“, so die Gründerin.

Der Ansatz war denkbar simpel: „Es reicht, eine Frage zu stellen und auf ‚Aufnehmen‘ zu drücken“, so Lennie. Doch die pragmatische Lösung offenbarte schnell ein technisches Problem: Die wertvollen Aufnahmen lagen verstreut auf verschiedenen Geräten. Aus diesem Chaos entwickelte Lennie den ersten Prototypen einer App, die diese Erinnerungen strukturiert und sicher speichert – die Idee des „privaten Familien-Podcasts“ war geboren.  „Famories soll kein Telefonat ersetzen. Ich telefoniere weiterhin mit meiner Oma. Aber es schafft einen gemeinsamen Raum, in dem Geschichten gesammelt werden können, für die ganze Familie, über Generationen hinweg“, berichtet Neele.

Top-Start in die App-Charts

Was im Januar 2025 mit der Konkretisierung der Geschäftsidee im Digital Hub Aachen begann, nahm rasant Fahrt auf. Bereits im April 2025 wurde die Famories UG gegründet. Die Vision überzeugte nicht nur Investor*innen, sondern auch Jurys: Das Team sicherte sich das NRW-Gründerstipendium und gewann den Publikumspreis beim Pitch des Founder Institute Berlin. Der offizielle Launch im August 2025 zeigte, dass Famories einen Nerv getroffen hatte. Die App, die im Apple App Store und Google Play Store veröffentlicht wurde, positionierte sich bereits am ersten Wochenende auf Platz 24 der App-Store-Charts in der Kategorie „Soziale Netzwerke“.

Ein digitales Zuhause für alle Generationen

Heute ist Famories weit mehr als ein reines Archiv für Großeltern-Geschichten. Die Gründer*innen formulieren ihre Mission klar: „Unser Ziel ist es, Familien dauerhaft näher zusammenzubringen, indem wir ein digitales Zuhause schaffen“, so die Gründer*innen.

Durch wöchentliche Fragen und thematische Alben entstehen in der App echte „Erzählräume“. Egal ob für Pendler*innen, Studierende im Ausland oder Eltern – die App hilft Familien, Erinnerungen festzuhalten, die sonst verloren gingen. „Wir bekommen immer wieder Nachrichten von Nutzer*innen, die Famories für ganz unterschiedliche Lebensmomente nutzen: Eine Nutzerin hat uns geschrieben, dass sie die Meilensteine ihrer Kinder festhält, ein anderer Nutzer hat Famories sogar auf seiner eigenen Hochzeit genutzt. Das zeigt uns, dass unsere App viel breiter eingesetzt wird, als wir es ursprünglich gedacht haben.“

Wie wichtig dieser Ansatz gesellschaftlich ist, zeigte ein Pilotprojekt im Juli 2025 in Senioren-Wohngemeinschaften in Wildau und Zeuthen. Gemeinsam mit den Bewohner*innen wurden Lebensgeschichten festgehalten, was nicht nur den Dialog zwischen den Generationen stärkte, sondern auch den immensen Wert erzählter Erinnerungen für Angehörige und Pflegende unterstrich. „Das Projekt hat uns gezeigt: Jeder Mensch hat spannende Geschichten, man muss sich nur die Zeit nehmen, nachzufragen und zuzuhören. Genau das geht im Alltag oft verloren“, erzählt Lennie.

Vernetzung und Vision

Gründerin Neele treibt die Vision des Unternehmens konsequent voran. Im November 2025 wurde sie in das renommierte SHEROES-Investmentnetzwerk aufgenommen. Auch die Präsenz in der Öffentlichkeit wächst: Am 11. Februar sind die Gründer*innen im Rahmen des „Leaders & Mission Podcasts“ zu Gast bei IKEA in Berlin-Tempelhof. Dort diskutieren sie, wie IKEA Räume für Begegnung schafft, während Famories „die Geschichten bewahrt, die dort entstehen“.

Mit Funktionen wie personalisierbaren Weihnachtszeitungen und einem digitalen Adventskalender hat das Start-up zuletzt eindrucksvoll Gespür für emotionale Bindung bewiesen. Famories zeigt damit, dass in einer immer schnelleren digitalen Welt das Bedürfnis nach Beständigkeit wächst – und bietet eine Lösung, damit die Geschichten, die uns verbinden, nie wieder verloren gehen. „Langfristig wollen wir Geschichten nicht nur digital in der App bewahren, sondern Nutzer*innen ermöglichen, aus den Folgen Bücher oder sogar Videos zu generieren. Kinder sollen eine Tonie-Figur ihrer eigenen Oma erhalten, die ihre Geschichte erzählt“, träumt Neele.

Es ist eines der ambitioniertesten Projekte der deutschen Gründungsförderung: Mit dem Leuchtturmwettbewerb will das Bundeswirtschaftsministerium (BMWK) die Fragmentierung der deutschen Start-up-Landschaft überwinden. Das Ziel sind hoch vernetzte, kapitalstarke Ökosysteme – sogenannte Startup Factories –, die Public-Private-Partnerships auf ein neues Level heben. Hintergründe dazu in unserem Special zu den exist Startup Factories.

FUTURY, einer der Gewinner dieses Wettbewerbs, liefert nun den Beweis, dass das Konzept „Factory“ mehr ist als ein Label: Durch die Allianz mit LOVEDIS (ehemals StartMiUp) wird die Innovationskraft des Finanzplatzes Frankfurt mit der industriellen Substanz Mittelhessens verzahnt.

Die Logik der  Startup Factory: Skalierung durch Arbeitsteilung

Die Kernidee der Startup Factories – die Bündelung von Ressourcen für größere Schlagkraft – wird am Beispiel des Programms „The Mission Construction“ exemplarisch durchdekliniert. Während FUTURY als zentraler Hub und methodischer Enabler fungiert und die Verbindung zu Kapitalgebern und internationalen Netzwerken hält, übernimmt LOVEDIS die operative Führung im vertikalen Marktsegment Bau.

Dieser Schritt ist strategisch konsequent: LOVEDIS sitzt in Marburg inmitten einer Region, die reich an Hidden Champions des Baugewerbes ist. Die neue Aufgabenteilung verlagert die Validierung von Innovationen somit direkt an die Quelle der industriellen Wertschöpfung, während FUTURY den Rahmen für Skalierung und Methodik liefert.

Vom Pitch-Deck ins Real-Labor

Für Gründer*innen im Bereich ConstructionTech bedeutet diese Strukturreform eine Abkehr vom reinen Pitch-Training hin zur industriellen Integration. Der für 2026 angesetzte Accelerator nutzt die Factory-Struktur, um Startups Zugang zu sogenannten Real-Laboren zu verschaffen. Partner wie Lupp, FingerHaus oder Weimer Bau fungieren dabei nicht nur als Sponsoren, sondern öffnen ihre Baustellen und Datenräume für Pilotprojekte.

Das Ziel der Factory-Strategie ist dabei klar definiert: Weg von der Insel-Lösung, hin zu systemrelevanten Kooperationen. Nach einer dreimonatigen Validierungsphase mündet das Programm in einen One-on-One-Accelerator, der gezielt auf langfristige Lieferbeziehungen oder Co-Entwicklungen hinarbeitet.

10 Millionen Euro als Hebel für 1.000 Start-ups

Die Allianz zwischen LOVEDIS und FUTURY ist auch ein Signal an die Politik und Geldgeber. FUTURY tritt an, um bis 2030 rund 1.000 neue Startups hervorzubringen – unterstützt durch bis zu 10 Millionen Euro Bundesförderung, die durch private Mittel gespiegelt werden müssen.

Dass nun LOVEDIS als starker regionaler Partner die Federführung in einem Schlüsselsektor übernimmt, zeigt, wie die Mittel eingesetzt werden: Um regionale Exzellenzcluster (wie die Bauindustrie in Mittelhessen) an die große Infrastruktur der Startup Factory anzudocken. Mara Steinbrenner (CEO LOVEDIS) und Melissa Ott (MD FUTURY) betonen unisono, dass diese „Kollaboration der neue Standard“ sei – ein Modell, das notwendig ist, um im europäischen Wettbewerb um DeepTech- und Industrie-Innovationen bestehen zu können.

Der Hamburger Proteinhersteller MicroHarvest verlässt den Pilotmaßstab und beginnt mit der industriellen Umsetzung seiner Fermentationstechnologie. Wie das Unternehmen am 12. Februar bekannt gab, fiel die Standortwahl für die erste kommerzielle Großanlage auf den Chemiepark Leuna in Sachsen-Anhalt.

Rapider Aufstieg: Von der Gründung zum Anlagenbau

Das Tempo, das MicroHarvest vorlegt, ist im Deep-Tech-Bereich ungewöhnlich hoch. Gegründet 2021 von Katelijne Bekers (CEO), Jonathan Roberz (COO) und Dr. Luísa Cruz (CTO) in Hamburg, gelang dem Gründer-Trio binnen weniger Jahre gelang der Sprung von der Verfahrensentwicklung zur Planung einer Großanlage, deren Produktionsstart bereits in rund zwei Jahren vorgesehen ist.

Technologie: Biomasse-Fermentation in Rekordzeit

Kern des Erfolgs ist ein proprietäres Verfahren der Biomasse-Fermentation. Anders als bei der Präzisionsfermentation werden hier die Mikroorganismen selbst zum Produkt: Bakterien vermehren sich exponentiell und werden zu sogenanntem Single Cell Protein (SCP) verarbeitet. Der technologische USP liegt in der Geschwindigkeit: Vom Rohstoff bis zum fertigen Protein vergehen laut MicroHarvest nur 24 Stunden. Das Verfahren gilt als eines der effizientesten weltweit und benötigt nur einen Bruchteil der Fläche und des Wassers konventioneller Proteinquellen.

Validierung durch Top-Investoren und Awards

Dass das Scale-up nun eine Investition im mittleren zweistelligen Millionenbereich stemmen kann, ist auch das Resultat einer soliden Finanzierungsstrategie. Bereits 2022 sicherte sich MicroHarvest in einer Series-A-Runde Kapital, angeführt von FoodTech-VCs wie Astanor Ventures und FoodLabs. Für den Bau in Leuna kommt nun ein Zuwendungsbescheid über knapp 5,5 Millionen Euro aus der Bundesförderung für Energie- und Ressourceneffizienz hinzu.

Standortentscheidung und Marktstrategie

In Leuna sollen rund 25 direkte Arbeitsplätze entstehen. Die Entscheidung für den Standort fiel nach der Prüfung von rund 40 Optionen in Europa. Ausschlaggebend waren die industrielle Infrastruktur und die Nähe zu regionalen Rohstoffen wie Melasse, die kurze Transportwege ermöglichen.

„Wir bauen kein Pilotprojekt, sondern eine Produktionsinfrastruktur für relevante Mengen. Leuna bietet dafür genau das richtige Umfeld: bestehende Industrie, verlässliche Utilities und ein regionales Agrar- und Verarbeitungsnetzwerk“, betont Co-Founder Jonathan Roberz.

Marktseitig ist der Boden bereitet: MicroHarvest zielt zunächst auf den B2B-Markt für Tiernahrung und Aquakultur und konnte bereits Produkteinführungen mit Partnern wie VEGDOG und THE PACK realisieren. Perspektivisch arbeitet das Unternehmen auch an Anwendungen für den Human-Food-Bereich.

Learnings für Gründer*innen

Der Case MicroHarvest zeigt exemplarisch, dass für Hardware-Start-ups die Standortwahl keine reine Immobilienthematik ist. Die Anbindung an bestehende Ökosysteme – hier die Stoffströme und Utilities eines etablierten Chemieparks – kann den entscheidenden Geschwindigkeitsvorteil beim Roll-out liefern. Zudem beweist die Finanzierungsstruktur, wie wichtig der intelligente Mix aus Venture Capital und staatlicher Förderung (hier für Capex) ist, um kapitalintensive Industrieprojekte zu realisieren.

Der demografische Wandel setzt Unternehmen unter Druck: Wenn erfahrene Fachkräfte in den Ruhestand gehen oder kündigen, hinterlassen sie oft nicht nur eine leere Stelle, sondern eine Wissenslücke. Eingespielte Prozesse und implizites Erfahrungswissen („Tribal Knowledge“) gehen verloren. Genau hier hakt Blockbrain ein. Das Tech-Unternehmen gab heute den Abschluss einer Serie-A-Finanzierungsrunde über 17,5 Millionen Euro bekannt.

Angeführt wird die Runde vom Münchner VC Alstin Capital und dem Londoner Tech-Investor 13books Capital. Zudem stockten die Bestandsinvestoren Giesecke+Devrient Ventures, Landesbank Baden-Württemberg Ventures und Mätch VC ihr finanzielles Engagement auf. Auch das Family Office von Harting beteiligte sich an der Runde, was die Gesamtfinanzierung des Unternehmens auf 22,5 Millionen Euro hebt.

Vom Konzern-Problem zur Start-up-Lösung

Dass Blockbrain bei der Industrie einen Nerv trifft, liegt auch an der DNA des Gründerteams. CEO Antonius Gress kennt die Schmerzen großer Organisationen aus seiner Zeit bei Bosch, während CTO Mattias Protzmann als Mitgründer von Statista bereits bewiesen hat, wie man Datenmodelle skaliert. Dritter im Bunde ist Nam Hai Ngo (ehemals Antler).

Ihr Ansatz: Eine „No-Code“-Plattform, mit der Unternehmen ohne Programmieraufwand sogenannte Knowledge Bots erstellen können. Diese digitalen Zwillinge speichern nicht nur Dokumente, sondern bilden Entscheidungslogiken und Methodenwissen von Experten ab. Die Anwendungsfelder reichen vom schnelleren Onboarding neuer Mitarbeiter bis zur Automatisierung komplexer Vertriebsprozesse.

Der Markt scheint ihnen recht zu geben: 2025 konnte Blockbrain nach eigenen Angaben den Umsatz verfünffachen. Kunden wie Bosch, Roland Berger und die Seifert Logistics Group setzen die Lösung bereits ein. Letztere berichtet von einer Zeitersparnis von bis zu 15 Prozent pro Woche durch die KI-Assistenten.

Sicherheit als „Moat“ gegen ChatGPT & Co.

Während viele Unternehmen beim Einsatz generativer KI wegen Halluzinationen und Datenlecks zögern, positioniert sich Blockbrain als der „sichere Hafen“. Die Plattform ist nicht nur ISO-27001-zertifiziert und „EU-AI-Act-ready“, sondern ermöglicht durch eine Multi-Model-Architektur auch die volle Datensouveränität. Kund*innendaten können bei Bedarf in regionalen Cloud-Umgebungen des Nutzenden verbleiben.

Wie groß der Vorsprung vor herkömmlichen Enterprise-Lösungen ist, untermauert das Start-up mit Zahlen: In einem unabhängigen Benchmark des Sicherheitsspezialisten Giesecke+Devrient erzielte Blockbrain 92 von 105 Punkten – der Zweitplatzierte kam lediglich auf 58 Punkte. „Sich einfach auf Versprechungen und die Stärke eines Modells zu verlassen, ist im Unternehmenskontext schlicht nicht genug“, kommentiert CTO Protzmann die Strategie.

Expansion mit „Forward-Deployed“ Ingenieuren

Das frische Kapital fließt nun primär in die Expansion nach Großbritannien und Europa sowie in die Produktentwicklung. Dabei setzt Blockbrain auf ein spezielles Personalmodell: Sogenannte Forward-Deployed AI-Engineers sollen Kund*innen eng bei der Integration begleiten – remote oder vor Ort. Ziel ist es, Recherche-Workflows weiter zu automatisieren und KI vom Experimentierfeld zum verlässlichen Werkzeug im Kerngeschäft zu machen.

Die Grundidee von Rouge ist so simpel wie strategisch klug: Statt die Menstruation zu verstecken, wird sie zum sichtbaren Lifestyle-Element. „Mich hat fasziniert, wie sehr die Menstruation unseren Alltag beeinflusst und wie konsequent wir trotzdem darüber schweigen“, erklärt Mitgründerin Tina Frey. „Bald wurde mir klar: Das ist ein gesellschaftliches Problem.“ Dass dieser Ansatz einen Nerv trifft, zeigt der rasche Aufstieg des Unternehmens. Durch gezielte Medienarbeit gelang es dem Team, das Thema aus der Nische in den Mainstream zu heben – Tina Frey positioniert sich dabei konsequent nicht nur als Unternehmerin, sondern als Expertin für Frauengesundheit.

Differenzierung im "Red Ocean"

Im Zentrum der Marke steht der Rouge-Drink, ein Pulver-Supplement mit Eisen, Vitamin B12 und Granatapfel. Doch der eigentliche USP liegt nicht in den Inhaltsstoffen, sondern in der Inszenierung. Die transparente Flasche mit der roten Flüssigkeit fungiert als bewusstes „Statement-Piece“.

Hier gelingt dem Start-up ein entscheidender Schachzug im wachsenden Markt für Zyklusgesundheit: Während Wettbewerber wie FEMNA oder MYLILY auf funktionale Nahrungsergänzung in diskreter Kapselform setzen, inszeniert Rouge die Einnahme als genussvollen Wellness-Moment. Gleichzeitig emanzipiert sich das Duo von den „lauten“ Tabubrechern der Branche wie The Female Company: Rouge setzt weniger auf Provokation durch Hygieneartikel, sondern transformiert die Linderung von Regelbeschwerden von einer medizinischen Notwendigkeit in eine „ästhetische Selbstverständlichkeit“.

„Sichtbarkeit verändert Verhalten“, so Tina Frey. „Die Flasche macht den Zyklus im Alltag sichtbar und löst Gespräche aus. Noch wichtiger: Viele Frauen erleben dadurch eine neue Selbstverständlichkeit und mehr Selbstbewusstsein.“ Dieser Social-Impact-Gedanke ist fest im Geschäftsmodell verankert: Ein Teil der Erlöse fließt in Aufklärungsprojekte. „Sozialer Impact ist kein Marketing-Trick, sondern eine Notwendigkeit“, ergänzt Co-Founder Patrick Gsell. „Gleichzeitig braucht es wirtschaftliche Stabilität, um langfristig bestehen zu können.“

Diverse Kompetenzen als Wachstumstreiber

Hinter der Marke steht ein komplementäres Gründungs-Duo. Tina Frey bringt als Marketing-Expertin das kommunikative Rüstzeug mit, während Patrick Gsell – seit über 20 Jahren Geschäftsführer eines Softwareunternehmens – die strategische Struktur und Skalierungserfahrung liefert. Patrick Gsell, der 2022 den Bund-Essay-Preis gewann, liefert zudem den intellektuellen Unterbau. „Die Hälfte der Menschheit erlebt die Menstruation. Trotzdem betrifft sie die ganze Gesellschaft und nicht zuletzt das Verständnis zwischen Mann und Frau. Genau deshalb finde ich es so spannend, mit Rouge am Anfang eines gesellschaftlichen Wandels zu stehen“, so Patrick Gsell.

Expansion mit lokaler Strategie

Nach der Etablierung auf dem Schweizer Heimatmarkt erreichte Rouge im Herbst 2025 den nächsten Meilenstein: den Markteintritt in Deutschland. Anders als bei reinen Export-Modellen setzt das Start-up hierbei auf lokale Strukturen und Partner vor Ort. „Der deutsche Markt bietet großes Potenzial, aber jede Gesellschaft tickt anders“, begründet Tina Frey den Schritt. Das Ziel bleibt grenzüberschreitend gleich: Die Menstruation soll kein Nischenthema bleiben, sondern als normaler Teil der weiblichen Gesundheit akzeptiert werden – sichtbar gemacht durch eine rote Flasche, die den Dialog eröffnet.

Wer in diesem Jahr ein Offsite für das Sales-Team plant oder ein exklusives „Coder-Retreat“ in den Alpen buchen will, sollte das Budget neu kalkulieren. Der Gesetzgeber hat zum Jahreswechsel auf eine rechtsprechungsfreundliche Auslegung des Bundesfinanzhofs (BFH) reagiert und die Zügel spürbar angezogen. Die bisherige Praxis, auch Events für geschlossene Kreise pauschal mit 25 Prozent zu versteuern, ist damit Geschichte.

Gesetzgeber kassiert BFH-Urteil

Hintergrund der Neuregelung ist ein „Korrektiv“ der Politik. Der BFH hatte in der Vergangenheit entschieden, dass auch Feiern mit begrenztem Teilnehmerkreis als Betriebsveranstaltung gelten können. Dies ermöglichte es Unternehmen bislang, die vereinfachte Pauschalsteuer auch für Department-Events oder Founder-Offsites anzuwenden.

Diese weite Auslegung widerspricht jedoch nach Ansicht des Gesetzgebers dem ursprünglichen Sinn der Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG. Das Ziel der Regelung sei die Vereinfachung von Massenvorgängen – und das setze voraus, dass die Veranstaltung der gesamten Belegschaft offensteht.

„Der BFH hat den Begriff der Betriebsveranstaltung sehr weit ausgelegt. Nach dieser Rechtsprechung konnten auch exklusive Feiern pauschal besteuert werden, obwohl nur ein kleiner Kreis eingeladen war“, erklärt Gabriele Busch, Steuerberaterin bei Ecovis in Nürnberg.

Wer nicht alle einlädt, zahlt voll

• Die neue Marschroute ist klar: Die 25-Prozent-Pauschalsteuer ist ab sofort an die Offenheit der Teilnahme gekoppelt.
• Die Regel: Die Veranstaltung muss allen Beschäftigten des Unternehmens oder eines klar abgegrenzten Betriebsteils offenstehen.
• Das Detail: Entscheidend ist nicht, wer tatsächlich kommt, sondern wer kommen durfte.

Sobald eine Einladung von vornherein selektiv ausgesprochen wird – etwa das „Sales-Dinner“ nach einem erfolgreichen Quartal oder das strategische Wochenende nur für die C-Level-Ebene – entfällt das Steuerprivileg. Zwar gelten solche Events lohnsteuerlich weiterhin als Betriebsveranstaltung, doch die finanzielle Begünstigung wird gestrichen.

Bürokratie-Falle für schlanke Strukturen

Für Gründer*innen wiegt der Wegfall der Pauschalierung doppelt schwer. Zum einen erhöht sich die Steuerlast, zum anderen entsteht ein erheblicher Verwaltungsaufwand, der gerade in schlanken Organisationen ohne große HR-Abteilung schmerzt.

Bisher sorgte die Pauschalsteuer dafür, dass die Aufwendungen beitragsfrei in der Sozialversicherung blieben und nicht individuell zugeordnet werden mussten. Dieser „Clean-Cut“ ist bei geschlossenen Team-Events nun vorbei.

Die Konsequenzen für die Administration:

• Individuelle Zurechnung: Die Kosten (Essen, Anreise, Unterkunft) müssen jedem teilnehmenden Mitarbeiter einzeln als geldwerter Vorteil zugerechnet werden.
• Sozialversicherungspflicht: Der Vorteil wird voll sozialversicherungspflichtig.
• Stimmungs-Killer Lohnabrechnung: Die Beträge tauchen auf der individuellen Lohnabrechnung der Mitarbeiter auf – was bei reinen „Belohnungs-Events“ oft zu Irritationen führt, wenn plötzlich Steuern auf das Firmenessen anfallen.

Fazit: Incentives neu denken

Die Neuregelung trifft die Start-up-Kultur, in der Teamevents oft gezielt als Incentive eingesetzt werden, besonders hart. Wer weiterhin exklusive Events für einzelne Teams durchführen möchte, muss sich auf höhere Lohnnebenkosten (ca. 30 bis 50 % Aufschlag durch Sozialabgaben) und komplexere Abrechnungsprozesse mit dem Steuerberater einstellen.

„Arbeitgeber sollten bestehende Konzepte für Betriebsfeiern überprüfen und rechtzeitig anpassen“, rät Expertin Busch. Nur durch eine vorausschauende Planung lassen sich böse Überraschungen bei der nächsten Lohnsteuerprüfung – und schlechte Stimmung im Team – vermeiden.

Deine Checkliste zur rechtssicheren Eventplanung

Nutze diese Liste VOR jeder Buchung, damit du später keinen Stress mit dem Finanzamt oder der Lohnbuchhaltung bekommst.

Phase 1: Der Teilnehmerkreis (dein wichtigster Checkpoint)

Das ist ab sofort der entscheidende Hebel. Hier legst du fest, ob es teuer oder günstig wird.

• Zielgruppe definieren: Wer ist eingeladen?
  • Option A: Die gesamte Belegschaft (Alle).
  • Option B: Ein klar abgegrenzter Betriebsteil (z. B. „Alle aus der Filiale X“ oder „Das ganze Lager-Team“).
  • Option C: Ein selektiver Kreis (z.B. „Nur High-Performer“, „Sales-Team nach Zielerreichung“, „C-Level“).
• Check „Offenheit“: Hatte wirklich jede(r) aus Gruppe A oder B theoretisch die Chance teilzunehmen? (Denk dran: Es geht ums „Dürfen“, nicht ums „Kommen“).
• Entscheidung:
  • Bei A oder B: Pauschalsteuer (25 %) möglich. -> Alles entspannt.
  • Bei C: Keine Pauschalierung. -> Volle Steuer- und Sozialversicherungspflicht.

Phase 2: Budgetierung (Kostenwahrheit)

Wenn du dich für Exklusivität (Option C) entschieden hast, musst du neu rechnen.

• Kosten pro Kopf ermitteln: Gesamtkosten (Location, Essen, Drinks, Anreise, Hotel) geteilt durch Anzahl der Teilnehmer.
• Bei „Exklusiv-Events“ (Option C):
  • Hast du ca. 30–50 % Puffer für Lohnnebenkosten eingeplant? (Arbeitgeberanteile SV + Übernahme der Lohnsteuer).
  • Hast du geklärt, ob die Firma die Lohnsteuer übernimmt (Netto-Lohn-Vereinbarung)? Damit das Event für deine Kollegen netto kostenlos bleibt.
• Freibetrag checken: Liegen die Kosten (bei offenen Events, A & B) unter 110 Euro pro Nase? (Falls ja: steuerfrei. Falls nein: Der übersteigende Betrag kann pauschaliert werden – aber nur, wenn das Event „offen“ war).

Phase 3: Dokumentation (Sichere dich ab)

Damit du bei der nächsten Lohnsteuerprüfung entspannt bleibst.

• Einladung speichern: Archiviere die Einladungs-Mail oder den Aushang. Das ist dein Beweis, an wen sich das Event gerichtet hat (Nachweis der „Offenheit“).
• Teilnehmerliste führen: Schreib genau auf, wer wirklich da war.
• Zuordnung für die Payroll:
  • Bei offenen Events: Gesamtsumme und Teilnehmerzahl reichen meist.
  • Bei exklusiven Events: Erstelle eine Liste, die jedem Kollegen exakt seine Kosten zuordnet (Wer hatte das Einzelzimmer? Wer ist Bahn gefahren?).

Phase 4: Interne Kommunikation & HR

Vermeide Frust im Team und in der Personalabteilung.

• Payroll briefen: Schick die Infos (Liste, Kosten, Art des Events) vor dem Abrechnungslauf an die Lohnbuchhaltung. Nicht erst danach!
• Kollegen informieren (nur bei exklusiven Events): Falls die Versteuerung auf der Gehaltsabrechnung auftaucht (selbst wenn die Firma zahlt, sieht man das oft als „durchlaufenden Posten“), sag den Leuten vorher Bescheid: „Auf eurer Abrechnung steht Posten X – keine Sorge, das kostet euch netto nichts, muss aber steuerlich draufstehen.“

Die Steuer-Ampel für deine Planung