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Buchhaltung aus der Cloud: die Alternative zur klassischen Software-Lösung. Wir haben 7 Anbieter unter die Lupe genommen.

In der Cloud kommt man dem Traum vom papierlosen Büro schon ziemlich nah: Belege mobil fotografieren – und mit wenigen Handgriffen sofort buchen. Keine In­stallation, geringe Kosten, auf jedem Gerät nutzbar – Cloud-Dienste erfreuen zurecht wachsender Beliebtheit, zumal sie gegenüber klassischer Software funktional stark aufgeholt haben. Gründer, Freiberufler und Kleinbetriebe haben die Wahl zwischen Komplettlösungen mit Buchhaltung & Auftragsbearbeitung oder schlanker Anwendungen für die Rechnungsstellung. Letzteres ist nur sinnig, wenn man die Buchhaltung dem Steuerberater überlässt. In Sachen Buchhaltung ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ein Muss. Wir haben sieben Cloud-Dienste unter die Lupe genommen.

Die Cloud-Lösung LexOffice ist in drei Versionen erhältlich. Den Unterschied macht dabei die Buchhaltung: Nur mit dem umfangreichsten Paket „Buchhaltung & Berichte“ lässt sich die obligatorische EÜR erstellen. Neue Funktionen werden – wie bei Cloud-Lösungen üblich – sofort bereitgestellt. So sind zuletzt Alternativpositionen in Angeboten, Abschlagsrechnungen und Rechnungskorrekturen hinzugekommen. Gut ausgestattet ist die Software in Sachen Online-Banking. Hier lassen sich alle gängigen Finanzinstitute anbinden, zuletzt auch das Berliner Fintech-Unternehmen Kontist, das mit einem kostenlosen Geschäftskonto aufwarten kann.

Das Zusammenspiel beider Dienste geht weit über das übliche Maß hinaus: Wer die Zahlungsvorgänge des Bankkontos mit Belegen in LexOffice verknüpft, kann die Dokumente auch aus dem Kontoauszug heraus aufrufen. Zudem wird die aus den ein- und ausgehenden Belegen berechnete Umsatzsteuerzahllast laufend ermittelt und auf einem Rücklagenkonto gesammelt. Das ist gerade für unerfahrene Gründer hilfreich, denn es kann schnell passieren, dass Geld ausgegeben wird, das eigentlich dem Finanzamt gehört. Über eine weitere Schnittstelle zu PayPal kann man Transaktionen halb automatisch in die Buchhaltung übernehmen.

Im Geschäftsalltag arbeitet LexOffice belegorientiert. Angebote und Rechnungen sind mit wenigen Eingaben verarbeitet. Eingehende, gescannte oder digitale Belege lassen sich per Drag & Drop übernehmen und direkt für die EÜR kategorisieren. Dabei fischt eine OCR-Funktion relevante Rechnungsdaten heraus, die sich anschließend halbmanuell übernehmen lassen. Weitere Punkte sammelt LexOffice mit dem Dashboard, das Außenstände, Umsätze, Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zusammenfasst. Kleinere Lücken bestehen bei der Anlagenverwaltung, der Preisgestaltung oder der Gruppierung. Für unterwegs gibt es eine mobile App für An­droid und Apple iOS. Wer etwa unterwegs Reisekosten erfassen will, kann die Belege einfach abfotografieren und mit wenigen Handgriffen verarbeiten.

Fazit

LexOffice ist elegant gestaltet und dank der vielen Eingabehilfen einfach zu bedienen. Gründer reduzieren so den Papierkram auf ein Minimum. Mit Anbindungen an Einkommensteuererklärung, Projektzeiterfassung oder E-Commerce-­Lösungen lässt sich der Cloud-Dienst jederzeit erweitern. Weniger schön sind die zuletzt kräftigen Preiserhöhungen.

Bei sevDesk hat sich seit unserem letzten Test nicht allzu viel getan. Eine Schwachstelle ist die OCR-Funktion, die bei den meisten Rechnungen nur einen Teil der Beleginformationen übernimmt. Praktisch sind hingegen Funktionen für Buchungssplitts und wiederkehrende Vorgänge, mit denen sich etwa Miet- oder Abschlagszahlungen buchhalterisch automatisieren lassen. Etwas dünn ist es um die klassischen Auswertungen bestellt. Hier hat sevDesk nicht viel mehr als die obligatorische EÜR anzubieten.

Nichts zu meckern gibt es hingegen beim umfangreichen Dashboard, das unter anderem über Einnahmen/Ausgaben, Kontostand oder Steuerzahllast informiert. Artikel- und Kundendatenbank sind schlank, aber ausreichend. Bei den Kundendaten wird zwischen Organisa­tionen und Mitarbeitern unterschieden. Wer es mit größeren Unternehmen oder Behörden zu tun hat, behält so besser den Überblick. Umsatzsteuersätze lassen sich auf Artikelebene festlegen, sodass Rechnungen mit unterschiedlichen Steuervorgaben erstellt werden können.

Vorbildlich ist der kaufmännische Workflow umgesetzt, der im Anschluss an die Rechnung mit einer Mahnung fortgesetzt werden kann. Die Schnittstelle zum Frankierdienst erspart einem den Weg zur Post. Ein- und ausgehende Zahlungen lassen sich per Online-Banking übernehmen, sodass Doppeleingaben entfallen. Für iPhones und Android-Smartphones stellt sevDesk zwei mobile Apps zur Verfügung, um Belege zu scannen und Aufträge zu schreiben. Tablets werden derzeit nicht unterstützt. Mit dem Wechsel auf die größere sevDesk Warenwirtschaft kommen Anwender auch in den Genuss einer Lagerverwaltung.

Fazit

SevDesk ist eine ausgewogene Einstiegslösung für Start-ups, Freiberufler und Kleinbetriebe. Nachholbedarf besteht beim klassischen Reporting und im mobilen Bereich, wo eine Tablet-­Version fehlt. Wichtiger Pluspunkt: Für sevDesk gibt es 20 Schnittstellen zu angrenzenden Online-Diensten.

Die Sage Business Cloud Buchhaltung verbindet die beiden Bereiche Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung. Insgesamt ist der Cloud-Dienst nicht ganz so elegant und einfach zu bedienen wie LexOffice, dafür jedoch in Teilbereichen besser ausgestattet. So können Anwender mit der einfachen Gewinn­ermittlung starten und später auf die Bilanzierung wechseln.

Das ist speziell für wachstumsorientierte Gründer interessant, die in absehbarer Zeit die Grenzen für die vereinfachte Gewinn­ermittlung überschreiten. Ein weiterer Vorteil ist die Bestandsführung für Artikel, die vor allem für Handels- und Handwerksbetriebe interessant sein dürfte, die neben Dienstleistungen auch Materialien verkaufen. Auch bei Sage wird grundsätzlich belegorientiert gearbeitet. Gescannte oder digitale Belege lassen sich gesetzeskonform archivieren.

Mit der App zum Cloud-Dienst kann man unterwegs Rechnungen erstellen oder Geschäftszahlen abrufen. Der Anwender findet neben druckorientierten Berichten auch ein professionelles Dashboard vor, das aktuelle Geschäftszahlen – etwa zu Umsätzen, Cashflow oder Außenständen – listet. Über Partnerlösungen lässt sich der Funktionsumfang erheblich erweitern: So sind zuletzt die CRM-Lösung von Teamleader und das Forderungsmanagement von Bilendo hinzugekommen. Zusätzliche Benutzer lassen sich mit wenigen Klicks ergänzen.

Fazit

Bei der Sage Business Cloud Buchhaltung stehen die Ampeln auf Wachstum. Der Cloud-Service ist mit vielen Funktionen für ambitionierte Betriebe ausgestattet. Hierzu gehört der fliegende Wechsel von der EÜR auf die Bilanzierung oder die Lagerverwaltung. Insgesamt macht der Cloud-Dienst einen ausgewogenen Eindruck zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Bei Debitoor M profitieren Anwender von einem stellenweise überraschend breiten Leistungsspektrum. So können Dienstleister per Abo-Rechnung die Fakturierung regelmäßig wiederkehrender Vorgänge automatisieren. Ein Dashboard gibt es bei Debitoor M nicht nur auf der obersten Ebene, sondern etwa auch in der Anlagenverwaltung. Neben der obligatorischen EÜR werden bei den Auswertungen auch Bilanz & GuV angeboten. Die doppelte Buchführung – wie für Kapitalgesellschaften vorgeschrieben – beherrscht der Cloud-Dienst nicht.

Bei Bedarf lassen sich ergänzende Online-Dienste von Debitoor-Partnern hinzubuchen. Hierzu gehören etwa Webshops, Zeiterfassung oder Lohnabrechnung. Debitoor gehört zu den fleißigen Entwicklern, die ihren Dienst laufend um neue Funktionen erweitern. So ist kürzlich die Anbindung an den Kartenleser von Sumup hinzugekommen. In Kombination mit der mobilen App kann man nun unterwegs unbare Kundenzahlungen entgegennehmen. Zusätzlich stehen mobil mehr Kundendaten zur Verfügung, die sich über eine durchaus effiziente Such- und Filterfunktion besser recherchieren lassen. Andere Neuerungen wie die Optionen, um PDF-Belege zu ergänzen oder die Umsatzsteuervoranmeldung zu korrigieren, dienen vor allem dazu, vorhandene Lücken zu schließen. Ein Schritt nach vorn ist das überarbeitete Online-Banking, das jetzt automatisch neue Umsätze abholt.

Fazit

Debitoor M ist ein schlanker, übersichtlicher Cloud-Dienst für Freiberufler und Gründer, die den Jahresabschluss dem Steuerberater überlassen. Vor allem die mobile App hat in letzter Zeit deutlich zugelegt, was jenen entgegenkommt, die viel unterwegs sind.

Der Cloud-Dienst Invoiz umfasst derzeit nur die Auftragsbearbeitung. Nach Herstellerangaben soll die EÜR jedoch in absehbarer Zeit folgen. Neben dem kaufmännischen Standard – Angebot, Auftrag, Rechnung – werden auch Abschlags- und Abo-Rechnungen unterstützt. Während Erstere bei größeren Aufträgen eine wichtige Rolle spielen, kommen Letztere oft bei Dienstleistungen zum Einsatz, um monatliche Gebühren oder Pauschalen automatisiert einzuziehen. Ein Pluspunkt ist die integrierte Zeiterfassung, deren Einträge man direkt in die Abrechnung übernehmen oder für die Nachkalkulation verwenden kann. Während bei anderen Cloud-Diensten lediglich ein Bankkonto zugelassen ist, lassen sich mit Invoiz auch Spar- oder Tagesgeldkonten einbinden. Zahlungen verknüpft der Cloud-Service mit offenen Rechnungen, sodass ein Mausklick genügt, um Zahlungseingänge zu verarbeiten.

Abweichende Beträge können über ein vereinfachtes Verfahren als Skonto oder Teilzahlung gebucht werden. Das Ganze funktioniert auch bei Ausgangsrechnungen. Lastschriften oder Überweisungen kann man mit Invoiz allerdings nicht beauftragen. Wer sämtliche Belege mit dem Tool erfasst, profitiert vom ausführlichen Dashboard, das über die umsatzstärksten Produkte, offene Rechnungen oder das aktuelle Ausgabenniveau informiert. Hinzu kommt der Steuerschätzer, der die laufenden Umsatz-, Einkommens- und Gewerbesteuerschulden anzeigt. Elektronisch verschickte Rechnungen können Kunden per Link bezahlen beziehungsweise akzeptieren.

Fazit

Invoiz ist ein vergleichsweise junger Cloud-Dienst, der noch nicht vollumfänglich ausgestattet ist. Aktuell ist das Angebot für jene Nutzer interessant, die auf die eigene Buchhaltung verzichten können. Die bereits umgesetzten Bereiche Auftragsbearbeitung, Berichtswesen und Banking sind übersichtlich strukturiert und recht umfangreich ausgestattet.

Der finnische Cloud-Dienst Zervant ist ähnlich aufgestellt wie Invoiz und verfügt ebenfalls über keine eigene Buchhaltung. Wer seine Rechnungen ausschließlich ausdruckt oder per E-Mail verschickt, startet am besten mit der kostenlosen Version, mit der man Angebote und Rechnungen an bis zu zehn verschiedenen Kunden versenden kann. Mit dem Wechsel auf eines der Bezahlmodelle buchen Anwendern unter anderem Abschlagsrechnungen, das kaufmännische Mahnwesen und die Zeiterfassung hinzu. Deren aufgezeichneten Einträge lassen sich mit wenigen Klicks in die Abrechnung übernehmen.

Was hingegen fehlt, ist das Online-Banking. Das führt dazu, dass sich eingehende Zahlungen relativ umständlich buchen lassen. Neben dem E-Mail-Versand können Rechnungen auch an einen Frankierservice übermittelt oder als sichere E-Rechnung verschickt werden. Der Umfang von Rechnungslegung, Kunden- und Artikeldatenbank ist knapp bemessen, aber für Dienstleistungsbetriebe ausreichend. Da Zervant ausschließlich Ausgangsrechnungen verarbeitet, bleibt beim Berichtswesen der Einblick in die finanzielle Situation unvollständig. Geboten werden Umsatzauswertungen und eine Übersicht zur Rechnungsstruktur. Ohne Technologiepartner ist die Ausbaufähigkeit der Software begrenzt.

Fazit

Zervant ist ein leicht zu bedienender Cloud-Dienst für die Angebots- und Rechnungserstellung. Der größte Vorteil liegt darin, dass der Service bis zu zehn Kunden kostenlos verarbeitet. Insgesamt ist der Funktionsumfang überschaubar.

FastBill ist neben Zervant und Invoiz der Dritte im Bunde, der ohne eigene Buchhaltung auskommt. Immerhin hat FastBill mehr zu bieten als die beiden Wettbewerber. Besonders gut wird die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater unterstützt: Während man bei Invoiz die Dokumente für den Berater halbmanuell herunterladen muss, unterstützt FastBill die komfortable DATEVconnect-Anbindung, die nicht nur Buchungsdaten, sondern auch elektronische Belege übermittelt. Kunden- und Artikeldatenbank sind übersichtlich, aber nur durchschnittlich ausgestattet. Zwar wird zwischen Privat- und Geschäftskunden unterschieden, doch dafür können auf Artikel- und Kundenebene keine Rabatte hinterlegt werden. Jede Kundenakte enthält in verschiedenen Registern Rechnungen, Dokumente und Projekte, was bei komplexeren Geschäftsbeziehungen für mehr Übersicht sorgt. Praktisch für Dienstleister, die auf Stundenbasis arbeiten, ist die integrierte Projektzeiterfassung. Die geloggten Arbeitszeiten lassen sich mit wenigen Handgriffen zum hinterlegten Stundensatz abrechnen.

Die im letzten Jahr angekündigten Kundenaktivitäten wurden bislang allerdings noch nicht realisiert. Was die Auswertungen angeht, liefert FastBill ausschließlich verkaufsorientierte Zahlen, etwa zum Umsatz oder den offenen Rechnungen. Da Ausgabenbelege ohne Kontierung lediglich für den Steuerberater gescannt werden, bleibt der Einblick in die Finanzsituation unvollständig.  Zu den weiteren Funktionen gehört das integrierte Online-Banking, über das sich in der Pro-Version bis zu fünf Bankkonten einbinden lassen. Für den mobilen Einsatz gibt es eine Scan-App. Die Software selbst lässt sich ausschließlich via Webbrowser nutzen.

Fazit

Dafür, dass FastBill lediglich die Verkaufsseite unterstützt, erscheint der Preis recht hoch – auch wenn der Cloud-Service unterm Strich eine gute Figur macht. Vor allem eine native mobile App sollte man bei dem Preisniveau erwarten dürfen. Interessant ist der Dienst für Gründer, die Wert auf eine gut ausgestattete Auftragsbearbeitung legen.

Wer hat die Nase vorn?

Die Cloud-Anbieter ziehen die Daumenschrauben an. Im Vergleich zu unserem letzten Test sind die monatlichen Mietkosten teils kräftig gestiegen. Umso wichtiger ist es, den Funk­tionsumfang der Dienste genau zu prüfen, bevor man langfristig darauf zurückgreift. Denn bei einem späteren Wechsel kann man meist nur einen Teil der Daten mitnehmen, was oft einen erheblichen Arbeitsaufwand nach sich zieht. Während die EÜR mal mehr, mal weniger komfortabel, aber stets ähnlich umgesetzt ist, gibt es im Bereich der Auftragsbearbeitung größere Unterschiede. Zu den wichtigsten Funktionen gehören hier Projektzeiterfassung, Abo- oder Abschlagsrechnungen.

Mobile Apps und ein – meist eingeschränktes – Online-­Banking sind bei den meisten Diensten inklusive. Respekt vor der Buchhaltung muss man nicht haben, die Lösungen sind durchweg selbsterklärend und auch für kaufmännische Einsteiger geeignet. Was die Bewertung angeht, hat LexOffice trotz Preis­erhöhung die Nase vorn. Der Cloud-Dienst verbindet eine vorbildliche Benutzerführung mit einer guten Ausstattung. Gleich dahinter kommt die Sage Business Cloud, die als einziger Cloud-Service EÜR und Bilanzierung parallel unterstützt. Wer ausschließlich Rechnungen schreiben will, ist bei Invoiz bestens aufgehoben – zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Hier findest du die wichtigsten Fakten aus unserem Test im kompakten Überblick als Download

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