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Strategien zur besseren Erreichbarkeit
Schon wieder der Anrufbeantworter! Lange machen Ihre Kunden das nicht mit. Das Telefon ist das Sorgenkind vieler Freiberufler, wenn sie noch keine Angestellten haben. Auch ein oder zwei Teilzeitkräfte können kaum für eine ausreichende Bürobesetzung sorgen. Und nichts ist unprofessioneller als ein Anrufbeantworter, der schon morgens um 11 Uhr angeht – weil Sie Ihrer Arbeit nachgehen oder im Kunden-, Patienten- oder Mandantengespräch sind. In dieser Situation gibt es eine Paradelösung: den externen Bürodienst.
Solche Bürodienste nehmen Ihre Anrufe an, bearbeiten diese auf Wunsch nach einem von Ihnen vorgegebenen System, vereinbaren Termine oder verschicken Informationen. Technisch gesehen stellen diese Dienste eine Weiterleitung auf eine andere Telefonnummer dar. So können Sie beispielsweise einstellen, dass dieser Dienst erst nach dem fünften Klingeln aktiv wird, und Sie somit nach wie vor Anrufe annehmen können, wenn Sie selbst am Platz sind. Die Telefondienste informieren Sie dann mit einer E-Mail oder SMS über eingegangene Anrufe.
Die Kosten für diese Dienstleistung sind unterschiedlich: Letztlich zahlen Sie für lange Telefonate und sollten daher ein Interesse daran haben, dass der Telefondienst seine Informationen komprimiert weitergibt. Auch die Qualität der Dienste differiert. Werten Sie es als positiv, wenn bei dem Unternehmen „nur“ eine überschaubare Anzahl an Sekretärinnen arbeitet. Ihr Kunde möchte nicht von stets wechselnden Namen begrüßt werden. Meist wird eine Testphase vereinbart, in der Sie die Resonanz beobachten können. Fragen Sie auch Ihre Kunden nach ihrem Eindruck, bevor Sie sich dann fest binden.
Eine Auswahl an Bürodienstanbietern: Ebuero, Telefon- und Büroservice, spezieller Service für Rechtsanwälte, www.ebuero.de; Telias, Telefon- und Büroservice, auch Geschäftsadresse möglich, www.telias.de; Topbuero, Telefon- und Büroservice, www.topbuero.de und www.bueroservice24.de
7 Fragen und 7 Tipps zur Gewinnoptimierung
Wenn Sie als Freiberufler Ihren Gewinn nachhaltig erhöhen wollen, sollten Sie sich folgende sieben Fragen stellen und aktiv werden:
Können Sie Ihre Honorare erhöhen?
Tipp: Schauen Sie sich an, wie viel Geld Ihre Mitbewerber nehmen. Das obere Mittelfeld anzustreben ist ein gutes Ziel, der untere Honorar-Bereich ist für Sie tabu.
Können Sie schlecht zahlende Auftraggeber durch besser zahlende Auftraggeber ersetzen?
Tipp: Denken Sie immer daran: Sie sind nicht aus Spaß selbständig (jedenfalls nicht nur). Es geht zuerst einmal darum, die Kasse zu füllen.
Können Sie organisatorische Aufgaben einem Mitarbeiter übertragen, um sich selbst den wesentlichen Umsatzbringern zu widmen?
Tipp: Wenn Sie selbst 100 Euro in der Stunde verdienen können, ist es die pure Verschwendung, wenn Sie Jobs machen, die auf dem freien Markt mit 10 oder 12 Euro vergütet werden (wie etwa die vorbereitende Buchhaltung).
Können Sie Abstriche an den eigenen Perfektionismus machen, schlicht und ergreifend schneller arbeiten, weniger vor- und nachbereiten?
Tipp: Die Erfahrung zeigt: 80 Prozent Leistung reichen eben oft auch aus, um zufriedene Kunden zu haben, das letzte Detail wird oft weder bemerkt noch wertgeschätzt. An alle Ärzte, Rechtsanwälte und Steuerberater: Diesen Punkt bitte nicht beherzigen und einfach überlesen.
Können Sie Rechnungen schneller stellen und/oder die Zahlungsfristen verkürzen?
Tipp: Kürzen Sie beispielsweise die Zahlungsfrist von den gesetzlichen
30 Tagen auf zwei (Arbeits-)Wochen – das tut keinem Kunden weh.
Können Sie Zahlungen energischer einfordern und damit die Quote der Nicht- und Zuspät-Zahler senken?
Tipp: Es gilt der Grundsatz: Wer einwandfreie Leistung erbringt, darf und muss Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit auch von anderen konsequent einfordern.
Wenn Sie einen „Bauchladen“ mit einem Angebot aus verschiedenen Tätigkeiten haben: Können Sie die Tätigkeit, die die höchsten Gewinne bei kleinstem Zeiteinsatz bringt – die sogenannte Cash Cow – weiter ausbauen?
Tipp: Entlasten Sie sich beispielsweise durch Mitarbeiter, die Sie für weniger Umsatz bzw. Gewinn bringende Arbeiten einsetzen.