Webshop-Projekte, egal ob im B2C oder B2B, können schnell sehr komplex werden. Das liegt nicht nur an den Produktdaten, die im Laufe der Geschäftsjahre immer mehr werden, auch Informationen zu Kunden, Geschäftspartnern oder wichtigen Lieferanten nehmen zu. Diese ganzen Daten sollten stets aktuell und für jeden abrufbar sein. Eine manuelle Datenverwaltung reicht hier leider nicht mehr aus, da sie aufwändig und fehleranfällig ist. Darumsetzen vorausschauende Startups und kleine Unternehmen gleich zu Beginn auf eine mitwachsende smarte Warenwirtschaft.

Automatisierung spart Zeit und Kosten - die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Das Warenwirtschaftssystem, kurz WaWi, ist die Software, die in einem Onlineshop maßgeblich zur Erfassung und Verwaltung aller digitalen Daten zum Einsatz kommt. So wissen Mitarbeiter zum Beispiel immer genau, in welcher Anzahl und an welchem Lagerplatz ein bestimmtes Produkt zur Verfügung steht. Sie wissen auch, welche Produkte am stärksten nachgefragt werden und welche eher zu den Ladenhütern zählen. Waren können so auch automatisch nachgeordert werden, so dass keine Bestellverzögerungeneintreten.

Eine solche Automatisierung entlastet vor allem die verantwortlichen Mitarbeiter. Diese haben dank übersichtlichem Dashboard stets Zugriff auf aktuelle Unternehmensdaten, werden bei fehlerhaften Prozessen sofort informiert und können sich dank WaWi wieder stärker dem eigentlichen Kerngeschäft widmen. Gerade das Personal in kleinen bzw. noch jungen Unternehmen muss mitunter mehrere Aufgaben gleichzeitig übernehmen und verliert dank WaWi die eigentlichen Prozesse nicht aus dem Blick.

Mit der WaWi agieren Unternehmen:

• Fehlerfrei
• Kostensparend
• Ressourcenschonend
• Nachhaltig

Gute Planung ist wichtig - was soll die WaWi leisten?

Das eigene E-Commerce-Projekt starten und vorantreiben – dazu brauchen Unternehmen einen kühlen Kopf und Weitsicht. Denn wer frühzeitig wichtige Systeme wie eine WaWi einbindet, kann sich während einer besonders heißen Wachstumsphase auf das Wesentliche konzentrieren. Für Unternehmen als auch Anbieter solcher Systeme hat sich ein schriftliches Dokument, eine Art Lastenheft, bewährt. In diesem werden alle Anforderungen des Unternehmens an die WaWi festgehalten:

• Welche Funktionen soll die WaWi zu Beginn haben?
• Welche Funktionen sind in der nahen Zukunft notwendig?
• Wie viele Mitarbeiter sollen mit der WaWi arbeiten?
• Müssen Schnittstellen zu anderen Marktplätzen geschaffen werden?
• Wie viel Budget steht für die Integration der WaWi zur Verfügung?
• Wie soll der Support der WaWi funktionieren?

In den Planungsprozess sollten zum einen schon frühzeitig wichtige Mitarbeiter mit einbezogen werden, da diese dann auch mit der WaWi arbeiten müssen. Sie können Impulse geben, welche Aufgaben die WaWi übernehmen soll. Zum anderen müssen Funktionen der WaWi mit eingeplant werden, die erst später integriert werden. Viele Anbieter bieten Zusatzmodule oder Partnerlösungen, die später mit wenigen Handgriffen dem bestehenden System zugefügt werden können. Kostenintensive Individualprogrammierungen entfallen somit.

Ein kurzer Blick auf die Kosten, die die Integration einer WaWi mit sich bringt:

• Wartung und technischer Support: Dazu können kleine Unternehmen schlanke Lösungen mit dem Anbieter der Software vereinbaren.
• Server: Neben der klassischen (On Premises-) Software bietet sich besonders für Startups und kleine Unternehmen eine Lösung aus der Cloud an.
• Individuelle Anpassungen: Einige E-Commerce-Projekte bedürfen spezieller Prozesse. Die Kosten, die dadurch entstehen, sollten im Budget eingerechnet werden.
• Lizenzen: Lizenzen für den Einsatz der Software können gekauft oder gemietet werden.
• Weiterbildungen für Mitarbeiter: Personal, das mit der WaWi arbeiten soll, muss entsprechend geschult werden.

Umsatzwachstum vorantreiben: Marktplatzanbindung an Amazon, eBay und Co.

Kleine Unternehmen die nachhaltig wachsen wollen, sollten sich nicht nur auf den eigenen Onlineshop als Verkaufsplattform verlassen. Gerade zu Beginn ist das Budget für Marketing und Werbung noch stark begrenzt. Deswegen sollte der eigene Webshop so früh wie möglich an starke Marktplätze wie Amazon oder eBay angebunden werden. Hier können neue Zielgruppen angesprochen und die Reichweite gesteigert werden.

Die WaWi muss dazu lediglich per Schnittstelle an die gewünschte Plattform angebunden werden. Dabei wird vorher klar definiert, welche Daten verwaltet und gepflegt werden sollen.

Die Vorteile:

1. Zentrale Artikelverwaltung
2. Automatische Erfassung der Zahlungseingänge
3. Automatisierte Änderung aller relevanten Daten (Anzahl Produkte, Versandkosten etc.)
4. Für eBay wichtig: Echtzeit-Übermittlung der Informationen bei Bietprozessen

Datenbewegungen im Auge behalten: Wichtige Fakten zum Import und Export

1. Nachträgliche Integration und Datenimport – Was ist der Unterscheid zwischen Stamm- und Bewegungsdaten?

Wer zum Unternehmensstart noch auf Insellösungen zurückgreift, kommt irgendwann an einen Punkt, an dem die Übersicht über die ganzen Excel-Tabellen verloren geht. Spätestens jetzt sollte eine WaWi integriert werden. Doch was passiert mit den Daten, die bereits vorhanden sind? Diese werden in Stamm- und Bewegungsdaten unterschieden: Stammdaten sind Informationen, die sich selten ändern bzw. konstant bleiben. Diese können problemlos in das neue System übertragen werden. Bewegungsdaten, wie Preise z.B., können sich hingegen kontinuierlich verändern. Bisher gibt es nur wenige Anbieter auf dem Markt, die auch diese Daten problemlos ins neue System spielen können.

Ein wichtiger Tipp: Kleine Unternehmen durchlaufen den Umstieg auf ein neues System mit etwas Vorlauf und einer Test-Migration. Das alte und das neue System werden hier parallel betrieben, Mitarbeiter können sich an die neue Software gewöhnen und es kann geprüft werden, ob wirklich alle Daten problemlos in die neue WaWi übertragen wurden.

2. Datenexport – gezielt, aktuell und einfach

Statt sich Informationen und wichtige Daten händisch aus diversen Dokumenten herauszukopieren, bietet eine WaWi Mitarbeitern den schnellen und unkomplizierten Datenexport. Und zwar nur von den Daten, die sie auch wirklich benötigen, und in dem Format, wie sie es benötigen. Dem Mitarbeiter spart das eine Menge Zeit und er kann sicher sein, dass er stets Zugriff auf die aktuellsten Daten hat.

Fazit: Kleine Unternehmen müssen groß denken

Die wenigsten Unternehmen setzen bereits zum Start ihres Onlineshops auf eine mitwachsende Warenwirtschaft, die zeit- und kostensparend einzelne Prozesse koordiniert. Stattdessen kommen Insellösungen zum Einsatz, bei denen Daten manuell synchronisiert werden müssen. Wächst ein Unternehmen, kommen tagtäglich mehr und mehr Informationen und Daten hinzu. Der Aufwand diese zu pflegen, zu aktualisieren und daraus Erkenntnisse für das eigene E-Commerce-Projekt abzuleiten, steigt enorm.

Wer frühzeitig auf ein mitwachsendes ERP-System mit angeschlossener Warenwirtschaft setzt, hat dagegen alle wichtigen Daten von Anfang an immer im Blick. Egal ob Steuerung der Warenein- und Ausgänge, Lagerverwaltung oder sogar die Kontrolle über Zahlungseingänge und das Mahnwesen, alle Informationen sind stets aktuell und können von jedem verantwortlichen Mitarbeiter angesehen und bearbeitet werden. Einem nachhaltigen und effektivem Wachstum steht damit nichts im Wege.

Der Autor Tobias Ambrosch ist seit 2007 im Marketing der SelectLine Software GmbH tätig. Seine Business-Leidenschaft gehört den Themen rund um Prozessoptimierung in KMU, inkl. Digitalisierung und Industrie 4.0.