Start-ups und IT-Freelancer: so klappt’s

Auf der Suche nach Talenten entdecken Start-ups vermehrt Freelancer als Zugang zu hochspezialisiertem Wissen auf Zeit. Denn über sie können sie kalkulierbar genau die Kompetenz oder Kapazität beziehen, die sie gerade für die Realisierung ihrer digitalen Projekte benötigen, ohne sich auf laufende Kosten oder die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten einlassen zu müssen

Aber: Wie und wo finde ich zeitnah den oder die richtigen Experten für meine Aufgaben? Wie lässt sich deren Expertise sicherstellen und der Aufwand für das Start-up gering halten? Und auf welche Fallstricke gilt es bei der Auftragsvergabe zu achten? Der nachfolgende Beitrag gibt wertvolle Tipps zu diesen und weiteren Fragestellungen rund um das Thema.

Speziell junge Unternehmen müssen oft schnell wachsen, um ihr Produkt weiterzuentwickeln, Neukunden zu akquirieren und Marktanteile zu gewinnen. Sofort verfügbares, skalierbares und passgenaues Fachwissen hat für sie daher einen besonders hohen Mehrwert. Denn nur so können sie schnell und flexibel agieren und beispielsweise große Aufträge stemmen, ohne dafür einen oder mehrere Mitarbeiter gleich fest anstellen zu müssen und Gefahr zu laufen, dass sie diese nach Abschluss des aktuellen Projekts nicht weiterbeschäftigen können. Ebenso wird die Suche nach passenden festen Mitarbeitern oft auch dadurch erschwert, dass viele Start-ups für die gewünschten Arbeitnehmer ggf. noch nicht bekannt und gefragt genug sind wie große, etablierte Player, die sie ihnen sozusagen leicht wegschnappen können.

Für wen lohnt es sich, Freelancer zu beauftragen?

Die beiden häufigsten Situationen, in denen Freelancer angefragt werden, sind:

Fehlende Inhouse-Kapazität: Aufgrund hoher Auslastung, z.B. bei starkem Wachstum oder einer erhöhten Auftragslage können Unternehmen mit versierten Freelancern schnell und kurzfristig die nötigen Kapazitäten schaffen und profitieren dabei im Idealfall von einer hohen Laufzeitflexibilität, so das Projekt z.B. schneller abgeschlossen ist, als geplant oder im umgekehrten Fall länger dauern sollte.

Fehlende Inhouse-Expertise: Auch wenn es darum geht, neue Themenbereiche und Produkt-Features umzusetzen, sind Freelancer ideal: Richtig ausgewählt bringen sie fundiertes Expertenwissen aus vergangenen Projekten mit ins Unternehmen, helfen dort, die richtigen Strukturen aufzusetzen und die internen Fachkräfte entsprechend weiterzubilden.

Oft ist die Freelancer-Nachfrage auch dann besonders groß, wenn Unternehmen aufgrund von Kündigungen oder zeitversetzten Einstellungen Personallücken schließen müssen. Startet beispielsweise ein Produktmanager zwei Monate vor seinen Team-Mitgliedern, dann lässt sich mit externen Fachkräften der Projektstart ganz einfach vorziehen. Nicht zuletzt bieten sich Freelancer auch für Einmalprojekte an, für die keine neue Stelle geschaffen werden kann oder soll.

Über welche Kanäle finde ich die für mein Projekt passenden Freelancer?

Generell gibt es verschiedene Möglichkeiten, die passenden Freelancer zu finden: von klassischen Personaldienstleistern, über IT-Dienstleistern bis hin zu Online-Vermittlungsplattformen. Wer preissensitiv ist, für den sind Online-Plattformen die beste Alternative. Hier lässt sich zwar Geld, nicht jedoch Zeit sparen, denn das Ausschreiben der Stelle, das Anschreiben der Kandidat*innen, das Führen der Vorstellungsgespräche und die Vertragsgestaltung nimmt viel Zeit in Anspruch.

Agenturen für IT-Dienstleistungen sind ebenfalls eine Option, jedoch arbeiten diese mit festangestellten Fachkräften und bieten daher weniger Flexibilität. Klassische Personaldienstleister wiederum stellen einen direkten Ansprechpartner und eine große Datenbank, zur Verfügung, aus der sie zeitnah passende Kandidaten vorschlagen können. Ein großer Vorteil, jedoch liegen sie preislich über den Online-Plattformen.

Know-how: So lässt sich die Expertise des Freelancers sicherstellen

Die meisten Vermittlungen haben jedoch gemein, dass die Freelancer hier – im Gegensatz zu Anbietern wie Casana, die HR- und IT-Dienstleistungen vereinen, keine technische Eignungsprüfung durchlaufen. Werden die Arbeitskräfte vorab auf Soft- und Hardskills überprüft, hat das den Vorteil einer höheren Trefferquote für das jeweilige Projekt und spart den Unternehmen Zeit, da sie die Eignung nicht in langen Interviews selbst eruieren oder unpassende Freelancer austauschen müssen.

Sofern der Freelancer also direkt beauftragt wird oder der Personaldienstleister keine Eignungstests durchführt, sollte vor Vertragsabschluss ein technisches Interview stattfinden. Auch bei IT-Dienstleistern empfiehlt sich der genaue Blick auf die Qualifikationen, denn hin und wieder werden diejenigen Mitarbeiter vermittelt, die gerade „frei“ sind und nicht diejenigen, deren Skill-Set optimal zum Projekt passt.

Tipps: Darauf achten Freelancer bei der Projektauswahl

Die meisten Freelancer sind aus Überzeugung selbstständig und bringen daher eine sehr hohe Eigenmotivation mit – ein großer Vorteil. Die Selbstständigkeit bietet ihnen eine höhere Flexibilität im Vergleich zur Festanstellung, spannende Projekte und hohe Verdienstmöglichkeiten. Die erste Frage eines Freelancers dreht sich daher meist um den Inhalt des Projekts, gefolgt vom Projekt-Team und dann dem Unternehmen, das es ausschreibt. Technisch geprüfte Freelancer sind hochqualifiziert und haben als solche stets mehrere Angebote gleichzeitig zur Auswahl. Daher punkten Auftraggeber hier mit klar definierten Projekten, Aufgaben oder einer spannenden Vision. Bei der Auswahl eines Dienstleisters zahlt es sich daher aus, zu überprüfen, wie gut dieser das zu besetzende Projekt gegenüber den in Frage kommenden Freelancern vorstellen kann.

Budget: Was kosten IT-Dienstleistungen?

Wie viel Budget es für einen Freiberufler einzuplanen gibt, ist abhängig von verschiedenen Faktoren und Anforderungen wie etwa dem gewünschten Anforderungsprofil, Standort und Sprachkenntnissen, Verfügbarkeit, Seniorität und auch von der Ausrichtung des beauftragten Dienstleisters. Beispielsweise kosten deutschsprachige Entwickler derzeit bis zu 30 Euro mehr pro Stunde als andere europäische Entwickler. Auch bei großen Personaldienstleistern gibt es eine Spanne von bis zu 30 Prozent höheren Kosten pro Stunde. Hier gilt es, auf transparente Anbieter zu setzen, die flexible Kündigungsfristen und eine transparente Preisstruktur anbieten. Eine wöchentliche Kündigungsfrist ist beispielsweise bei dynamischen Projekten besonders hilfreich.

Fallstricke: Worauf muss ich bei der Auftragsvergabe achten?

Vor der Vermittlung ist es wichtig, dass der jeweilige Fachbereich genau weiß, wobei und ab wann genau die Hilfe gebraucht wird. Je exakter die Eckpunkte, desto schneller und zielgerichteter die Vermittlung. Neben der passenden, technischen Expertise sind Projektdauer, Budget, Team-Setup (mit wem wird der Freelancer arbeiten) und der Arbeitsmodus (remote oder onsite) wichtige Faktoren.

Während der Vermittlung empfiehlt sich, die bereits erwähnte inhaltliche und kommunikative Überprüfung der Freelancer. Darüber hinaus ist ein technischer Ansprechpartner, der das Projekt kennt bzw. weiß, was erreicht werden soll, sehr hilfreich – sowohl zu Beginn als auch während des Projekts. Denn je genauer auch die Freelancer wissen, worum es im Projekt geht, desto schneller und produktiver gelingen Onboarding und die Umsetzung des Gesamtprojekts. Passen schließlich alle Parameter und kommt es zum Vertragsabschluss, empfiehlt sich ggf. auch – je nach Auftrag – das Aufsetzen eines NDA mit dem Freelancer. Im Idealfall ermöglicht der Vermittler oder der Freelancer selbst dem Unternehmen für das Projekt darüber hinaus eine hohe Laufzeitflexibilität ohne Zusatzkosten.

Der Autor Enrico Karnstädt ist Mitgründer und CEO von Casana