So funktioniert der Gesprächseinstieg am Telefon

  • Telefonat mit der Sekretärin

    1. Begrüßung und Vorstellung
    Starten Sie stets mit dem Tagesgruß. Nennen Sie dann Ihre Firma, und das bitte superdeutlich. Dann nennen Sie Ihren Namen, beginnend mit dem Nachnamen und sagen dann auch den Vornamen: „Karrenbauer, Wolfgang Karrenbauer.“ Wenn Sie den Nachnamen zweimal nennen, wird er besser verstanden.
    2. Frage nach der Zielperson

    Bitten Sie nie um Verbindung mit der zuständigen Person. Fragen Sie: „Wie ist der Name der zuständigen Person für ...“ Dann haben Sie schon mal den Namen, vielleicht erfragen Sie noch die Schreibweise und die Durchwahl.
    3. Antwort auf die „Um-was-geht-es-Frage“

    Die Sekretärin will meist wissen, um was es geht. Eine pauschale Antwort ist empfehlenswert. Beispiel: „Es geht um wichtige Informationen auf dem Gebiet ...“ oder „um ein Kurzgespräch wegen ...“ Halten Sie sich kurz und verraten Sie nicht zu viel.
    4. Neuen Anruftermin ausmachen

    Ist der Gesprächspartner nicht erreichbar, machen Sie einen Anruftermin aus. Anschließend mailen oder faxen Sie, dass Sie anrufen werden. Dadurch wird der neue Termin verbindlich.

  • Telefonat mit dem Entscheider

    1. Begrüßung und Vorstellung
    Stellen Sie sich beim Ansprechpartner genauso vor wie bei der Sekretärin, achten Sie auf die Reihenfolge der Grußformel: Tagesgruß, Firma, Name.
    2. Zuständigkeit/Verantwortlichkeit abklären:

    Fragen Sie zur Sicherheit: „Ist es richtig, dass Sie zuständig sind für ...“
    3. Ihr Unternehmen vorstellen

    Trainieren Sie, Ihr Unternehmen in wenigen Sekunden vorzustellen: Zu nennen sind Branche, Schwerpunkt und Standort. Geben Sie Ihre Homepage nur an, wenn der Kunde danach fragt. Dann hat er wirklich Interesse daran.
    4. Anrufgrund nennen

    Das kann sein: persönliches Kennenlernen, Vergleichsmöglichkeit, Zusammenarbeit prüfen, Brief, Fax oder Mail von letzter Woche.