Durch die Möglichkeit eigene Apps mit den zur Verfügung stehenden Tools innerhalb von Podio zu erstellen, kann jeder Prozess in konkrete Workflows praktisch umgesetzt werden. Dabei stehen Tools für das Projekt- und Aufgabenmanagement, das Zeitmanagement und die Kommunikation der Teammitglieder im Vordergrund. Durch die Integration von vielen andere Diensten für Filesharing, Kundensupport oder Marketing (Google Drive, Dropbox etc.) können auch diese Dienste in die Prozesse eingebaut werden. Podio kann die Vorteile immer dann ausspielen, wenn Prozessbeschreibungen in reale Arbeitsabläufe umgesetzt werden müssen. Sollte die kostenlose Version für bis zu 5 Mitarbeiter nicht ausreichen, dann kostet das günstigste Paket 9 US-Dollar monatlich oder 7,2 Dollar bei jährlicher Zahlung.

Im Dashboard des Projektmanagement-Tools Workzone haben Projektleiter und Mitarbeiter jederzeit alle anstehenden Aufgaben im Überblick. Dabei unterstützt die Dokumentenfreigabe das einfache Teilen von Informationen. Berichte und To-Do-Listen sowie das Zusammenführen von zusammenhängenden Aufgaben sind gut geeignet, wenn mehrere Personen von unterschiedlichen Standorten aus an einem Projekt arbeiten. Gut umgesetzt sind auch die Push-Benachrichtigungen, wenn Aufgaben in Verzug geraten. Einzig die Reporte könnten noch ausführlicher und einfacher zu exportieren sein. Workzone ist das einzige der hier vorgestellten Tools, das neben der webbasierten Nutzung nicht für mobile ausgelegt ist. Der Anbieter gibt Preise nur auf Anfrage heraus, diese sollten aber bei 200 Dollar pro Monat starten.

Notion unterstützt Unternehmen dabei, das papierlose Büro vollständig umzusetzen. Mit Notion können auch Notizen und Dokumente einfach und schnell digital erfasst werden. Dies geschieht in Form von Texten, Aufgaben, Tabellen oder aber durch Dateien. Darüber hinaus bietet dieser Dienst die Möglichkeit, eine Wissensdatenbank zu erstellen, um Know-how und Prozessbeschreibungen allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Alle Funktionen lassen sich innerhalb des Teams teilen und zusammen bearbeiten. Durch die Integration von Cloud-Anbietern wie Google Drive oder Dropbox, und Tools wie Google Drive, Twitter, Latex sind auch diese Dateien immer griffbereit. Wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten oft zusammenarbeiten und die gleichen Dokumente benötigen, lohnt sich der Einsatz des Tools. Die kostenlose Variante bietet Zugriff auf die Basisfunktionen, mehr gibt es für monatlich 4 Dollar.

Huddle ist ein starkes Tool für die Verwaltung von Dokumenten, Aufgaben und Kommentaren. Dokumente gehen nicht mehr verloren, lassen sich leicht für andere zugänglich machen und müssen nicht mehr lange in E-Mail-Verläufen gesucht werden. Durch weitere Funktionen wie die Vorschau von Präsentationen oder die Nutzung von Single-Sign-On wird die Bedienung so einfach wie möglich gehalten. Leider gibt es noch keine ausreichenden Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, da unter anderem ein Gruppenchat fehlt und der Kalender nicht optimal ist, was jedoch gerade für verteilte Mitarbeiter wichtig ist. Außerdem lassen sich .zip-Dateien noch nicht online entpacken. Dieses Tool gibt es schon für 10 Dollar im Monat.

Wenn ein Projektmanagement-Tool gesucht wird, das vollständig cloudbasiert arbeitet, die Kontrolle über alle Projektaufgaben ermöglicht und dazu alle Abläufe als Gantt-Diagramm darstellt, ist Wrike das optimale Tool. Sobald Änderungen auftreten und das Projekt voranschreitet, können diese einfach eingepflegt werden. Alle Teammitglieder erhalten dazu eine Benachrichtigung und wissen damit genau, welche Aufgaben anstehen und auch in welcher Reihenfolge diese abgearbeitet werden sollten. Anfangs kann die Bedienung etwas umständlich erscheinen und viele Benutzer müssen sich erst einarbeiten – hier würden wir uns eine intuitive Bedienung wünschen. Dies ist aber vermutlich dem großen Funktionsumfang geschuldet. Wrike bietet neben der kostenlosen Version vier Bezahl-Varianten, wobei die Preise bei 9,80 Dollar pro Monat und Benutzer beginnen.

Zur Darstellung und Umsetzung von Workflows eignet sich ConnectWise Manage gerade für Technologieunternehmen, wie IT-Serviceprovider, Softwareentwicklung oder Sicherheitssoftware. Umfangreiche Funktionen unterstützen den Kundensupport, ermöglichen die Zeiterfassung, vereinfachen das Rechnungswesen und bieten eine zentrale Kundenverwaltung. Für remote IT-Teams wird die agile Softwareentwicklung verbessert, da sich ITIL und andere automatisierte Vorgänge für das Incident-Management, Service-Level-Management oder das Request-Management einbinden lassen. Besonders die mobilen Anwendungen werden von Benutzern geschätzt, genauso wie die einfache Bedienung. Leider ist der Funktionsumfang für Marketingkampagnen etwas eingeschränkt und einige Kunden berichten, dass die Anwendung trotz schneller Systeme manchmal träge reagiert. Infos zu den Kosten gibt’s nur auf Anfrage.

Toogl bietet umfangreiche Funktionen zur Zeiterfassung. Dabei können Arbeitszeiten für bestimmte Aufgaben und für bestimmte Projekte erfasst werden. Dies geschieht entweder durch die Web-App, im Desktop Programm oder in der mobilen App. Umfangreiche Berichte, die sich per E-Mail zusenden lassen ermöglichen die Auswertung von Projektzeiten und Zeitlinien. Durch die Integration von unterschiedlichen Diensten, wie iCal Feed, Basecamp oder Teamweek steigt der Nutzen aller Tools an. Gerade Unternehmen, die viele Projekte und Mitarbeiter als remote Fachkräfte haben, können hier Arbeitszeiten einfach ermitteln. Allerdings müssen Mitarbeiter immer daran denken, die Zeiterfassung auszuschalten, da diese sonst ohne Unterbrechung aufzeichnet. Auch Toggl rechnet pro Monat und Benutzer ab und liegt preislich bei 9 Dollar für das Starterpaket.

Speziell für remote Teams ist eine Zusammenarbeit in Echtzeit wichtig. Genau hier setzt Meistertask an und bietet darüber hinaus eine Übersicht über alle Projekte und Benachrichtigungen. Benutzer können genau festlegen, welche Informationen im Dashboard angezeigt werden sollen, wer mit wem zusammenarbeitet und welche Benachrichtigungen erscheinen sollen. Neue Mitglieder können per E-Mail zur Zusammenarbeit eingeladen werden. Durch die Integration von vielen Diensten wie Google Drive, Slack oder GitHub sind auch diese Vorgänge zentral erreichbar. Dadurch, dass es sich um ein Online Tool handelt, das für die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg ausgelegt ist, fehlt eine Offline Funktion. Außerdem scheint die mobile Android-App manchmal abzustürzen. Zum Testen gibt es eine kostenlose Version, höhere Versionen beginnen bei 8,25 Dollar pro Monat und Benutzer.

Zoho lässt sich in Kürze schlecht beschreiben, denn es handelt sich hierbei um eine All-in-One-App, die so ziemlich für jeden Anwendungsfall ein entsprechendes Programm bereitstellt. Dazu gehören Tools für das Projektmanagement, CRM, Formulare, Dokumente, Rechnungswesen und viele weitere. Dabei sind alle Anwendungen umfangreich und uneingeschränkt nutzbar. Für große Firmen und Teams mit vielen Abteilungen und Geschäftsbereichen, die mit einem Tool alles abdecken möchten, ist Zoho ideal. Denn damit muss nur eine Plattform verwaltet und bezahlt werden. Manchmal können die vielen unterschiedlichen Programme und Funktionen aber abschreckend wirken und damit die Implementierung unnötig kompliziert gestalten. Zoho bietet eine 30-Tage-Testversion, danach kostet das Paket 30 Dollar pro Monat.

Müssen Schichtpläne erstellt und den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, dann ist When I Work ideal. Die Mitarbeiter erhalten ihre Dienstpläne bequem per App und können die Schicht dann annehmen oder ablehnen. Außerdem können in der App auch gleich die Arbeitszeiten erfasst oder freie Schichten gesucht werden. Ein Team-Chat rundet das Kommunikationsangebot ab. Durch die integrierte Personalverwaltung haben Arbeitgeber stets ihr gesamtes Team im Blick. Bis zu 75 Benutzer können sogar kostenfrei verwaltet werden. Laut Anbieter nutzen weltweit rund 7 Mio. User das englischsprachige Projektmanagement-Tool.

Die Autorin Anastasia Stefanuk ist Content-Writer und Marketing Manager von Mobilunity. Remote Agile Development Teams und agile Softwareentwicklung gehören zu ihren täglichen Aufgabenbereichen.