Für jede Ausgabe muss ein Beleg vorhanden und formell richtig sein. Sind nicht alle formellen Rechnungsangaben korrekt vorhanden, kürzt der Prüfer schon bei kleinen Mängel den Vorsteuerabzug. Fehlt sogar der Beleg, droht die Streichung des Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug. Vorsicht Falle Thermobelege: Thermobelege wie z.B. Tankquittungen haben eine kurze Halbwertzeit. Von diesen Belegen machen Sie am besten gleich Kopien, damit sie auch bis zur Prüfung lesbar bleiben.

Um sich ein Bild über die Vollständigkeit der erklärten Einnahmen zu verschaffen, wird der Prüfer folgende Punkten näher beleuchten:

• Weist die Buchführung gravierende Mängel (z.B. Kassenfehlbeträge) auf? 
• Sind bei den fortlaufenden Rechnungsnummern irgendwo Lücken? Ist das der Fall, kann dies ein Indiz für nicht verbuchte Rechnungen sein.
• Liegen die tatsächlichen Rechnungen regelmäßig deutlich unter den ursprünglichen Angeboten, dann vermutet der Prüfer, dass Gelder schwarz vereinnahmt wurden.
• Liegt der Betrieb im Rahmen der steuerlichen Richtsätze? Weichen die Betriebskennzahlen (z.B. Gewinn, Material- oder Personalkosten) von denen vergleichbarer Betriebe ab, kann das ein Anzeichen für Unregelmäßigkeiten sein.
• Wurden ausreichend Gelder aus dem Betrieb entnommen, um den Lebensunterhalt zu bestreiten? Reichen die Entnahmen nicht aus, wird der Prüfer nachfragen, wovon Sie eigentlich leben.
• Gibt es große Privateinlagen oder Zuwächse von Vermögenspositionen, deren Herkunft nicht erklärt ist? Ohne Klärung der Herkunft liegt der Verdacht nahe, dass diese aus nicht versteuerten Betriebseinnahmen stammen.
• Ergeben sich daraus mehrere Verdachtsmomente, die Sie nicht entkräften können, wird der Prüfer schließlich Einnahmen hinzu schätzen.

Speziell in Bargeldbranchen bildet die Kassenprüfung ein Prüfungsschwerpunkt. Tauchen Kassenfehlbeträge in den Kassenaufzeichnungen auf, d.h. rechnerisch sind negative Geldbestände in der Kasse, vermutet der Prüfer nicht erklärte Einnahmen und kann schätzen. Denn tatsächlich können Kassenfehlbeträge nicht auftreten, da der niedrigste mögliche Kassenstand nur 0 Euro sein kann, nämlich dann, wenn alles Geld aus der Kasse entnommen wurde.

Das Fahrtenbuch ist ein Dauerbrenner in der Betriebsprüfung und stetiger Zankapfel. Typische Fehler beim Führen eines Fahrtenbuchs sind:

• Das Fahrtenbuch ist nicht zeitnah und lückenlos über das ganze Jahr geführt worden.
• Zusätzliche Angaben zu betrieblichen Fahrten wie Reisezweck und Name/Adresse Ihres aufgesuchten Geschäftspartners fehlen.
• Der auf der Werkstattrechnung verzeichnete Kilometerstand stimmt nicht mit dem Stand im Fahrtenbuch überein.
• Die im Fahrtenbuch eingetragene Entfernung zwischen zwei Tanktagen liegt entweder deutlich über oder unter der normalen Reichweite des verbrauchten Kraftstoffs.
• Es existieren Tankbelege, die Sie an einem Ort bekommen haben, den Sie laut Fahrtenbuch gar nicht besucht haben oder für einen Tag, an dem keine Fahrt eingetragen ist.

Damit Prüfer den Steuerabzug für das Geschäftsessen anerkennt, muss die Restaurantrechnung um Bewirtungsangaben ergänzt werden, wie den konkreten geschäftlichen Anlass und die Namen der Teilnehmer des Geschäftsessens. Fehlen diese Angaben oder finden die Bewirtungen überwiegend an Wochenenden, Feiertagen oder an privaten Geburtstagen statt, geht der Prüfer von einem privaten Anlass aus und setzt gnadenlos den Rotstift an.

Auf Verträgen mit nahen Angehörigen (z.B. Arbeits-, Miet-, oder Darlehensverträge) wirft der Prüfer ein besonderes Auge, bevor er sie steuerlich anerkennt. Kein Anlass zur Beanstandung besteht, wenn Sie folgende Voraussetzungen einhalten:

• der Vertrag wird schriftlich abgeschlossen und die Konditionen entsprechen dem, was unter Fremden üblich ist (sog. Fremdvergleich),
• der Vertrag wird tatsächlich durchgeführt und existiert nicht nur auf dem Papier,
• der Vertrag ist nicht nur aus steuerlichen Gründen geschlossen, sondern es gibt gewichtige nichtsteuerliche, d.h. wirtschaftliche oder rechtliche Gründe.