Die Veranstaltungsbranche kämpft: Schier unzählige Events wurden 2020 abgesagt, verschoben oder in den virtuellen Raum verlegt. Der aktuelle Trend geht weg von Großveranstaltungen und hin zu kleineren Parallel-Events mit strengeren Hygienevorschriften. Das im Oktober 2019 in Freiburg gegründete Start-up hivr solutions GmbH i.G. hat jetzt eine Lösung für Tagungshotels und Locations entwickelt, um diesen Wandel erfolgreich mitzugehen.

Mehr Klein-Event generieren bzw. ermöglichen

„hivr.ai“ nennen die vier Gründer ihre Software, die Tagungshotels und Eventlocations dabei unterstützt, mit reduziertem Aufwand schneller und mehr Veranstaltungs- und Gruppengeschäft zu generieren. Im Fokus steht das stark wachsende Segment der kleinen und mittleren Veranstaltungen bis 30 Personen, das in der Vergangenheit eher arbeitsintensiv und margenschwach war. „Mit Hygienevorschriften und wachsender Home-Office-Tätigkeit steigt aber der Bedarf an genau diesen Klein-Events und regelmäßigen Strategiemeetings, deren Organisation einfach und sinnvoll zu automatisieren ist“, erklärt Christian Graf von Kanitz-Kopsch, Mitbegründer von hivr.ai.

Das Ziel: Bessere Buchungsquoten, geringeren Vertriebskosten

Hier setzt das Start-up an: hivr.ai automatisiert die Prozesse überall dort, wo eine manuelle Bearbeitung durch das Hotel oder die Location ineffizient ist. Indem die Software Meeting-Anfragen über zahlreiche Vertriebskanäle hinweg sammelt, Vorhersagen zu Konversionswahrscheinlichkeit und Umsatzpotenzial errechnet, automatisierte Angebote mit dynamischer Bepreisung erstellt und diese über relevante Kanäle verteilt, bietet es einen entscheidenden Mehrwert gegenüber den nach wie vor stark manuell geprägten Arbeitsprozessen im Tagungsbereich. „Und das alles geschieht auf Knopfdruck und in Echtzeit“, so von Kanitz-Kopsch.

Im Hotel- und Veranstaltungsbereich wird der Einsatz der Software sofort spürbar: Über die komplette Bearbeitung von Meeting-Anfragen hinweg reduziert er die Arbeitszeit eines Hotels um bis zu 70 Prozent. Die Vertriebskosten schrumpfen parallel um bis zu 30 Prozent trotz einer bis zu dreifach gesteigerten Buchungsquote, was einer schnelleren, deutlich effizienteren Angebotsabgabe geschuldet ist. Drei Argumente, die bereits renommierte Hotelketten überzeugt haben, als Innovatoren die Prototypentwicklung zu unterstützen.

Überzeugt wurden auch zahlreiche Investoren und die Organisatoren des diesjährigen „Hightech Summits“, einem der führenden Technologiekongresse in Deutschland. Aus mehr als 130 Bewerbungen nominierte die 30-köpfige Jury – hochrangige Vertreter aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik – hivr.ai unter die Top 3 beim „CyberOne Hightech Award“ in der Kategorie „Industrielle Technologien“.

Automatisierung als Innovationsschub

„Die Coronakrise hat einen Negativtrend in der Tagungsbranche beschleunigt, der früher oder später für alle zum Stolperstein geworden wäre“, resümierte von Kanitz-Kopsch bei der Preisverleihung. Er verwies auf das grundlegende Problem: Planer nutzen nach wie vor bevorzugt Online-Tagungsportale für ihre Recherche. Mehrere Hotels erhalten dann parallel dieselbe Anfrage, ermitteln jeweils manuell ihre Preise und Verfügbarkeiten und übertragen diese ins Tagungsportal, woraufhin der anfragende Veranstaltungsplaner alle Angebote als PDF erhalte.

Dieser Prozess habe mehrere Nachteile, die sich zukünftig niemand mehr leisten könne – und müsse: „Das Hotel wird mit Anfragen überflutet, die nur zu einem Bruchteil in Buchungen konvertieren, Preise werden oft nach Bauchgefühl ermittelt und die manuelle Dateneingabe ist langsam und fehleranfällig“, so von Kanitz-Kopsch. Mit hivr.ai kann ein Hotel diesen kompletten Prozess optimieren und die gewonnene Zeit für die Bearbeitung komplexer Veranstaltungen nutzen, die eine manuelle Betreuung benötigen.

Tech-Veteranen als Gründerteam

Von Kanitz-Kopsch und seine Kollegen sind ein top eingespieltes Team: Die vier Technologie-Veteranen haben bei Branchenführern wie Expedia, der Haufe Gruppe und meetago Führungserfahrung gesammelt und arbeiten seit Jahren bei Travel-Technology-Projekten zusammen. Dass effiziente, automatisierte Prozesse für jedes Veranstaltungshotel überlebenswichtig sind, darin sind sie sich einig. „Der Markt wird sich in Zukunft verändern, das Segment der kleinen, standardisierten und somit gut automatisiert zu buchenden Events wird wachsen“, so von Kanitz-Kopsch. „Eine vollautomatisierte Echtzeit-Prozesskette ist hier die Lösung des Problems, nicht nur während der Coronakrise“.

Die Markteinführung von hivr.ai nach Abschluss der Testphase ist für Mitte 2021 geplant. Bei Markteinführung wird hivr.ai als „Software as a Service“ im Rahmen einer monatlichen Abonnementgebühr zur Verfügung gestellt.