Das häusliche Arbeitszimmer

Nachdem viele Gründer und Angestellte von Start-ups nun plötzlich in der eigenen Wohnung ihrer beruflichen Tätigkeit nachgehen, kann dies unter gewissen Voraussetzungen auch steuerlich geltend gemacht werden. Um die Kosten für die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers in Ansatz zu bringen, sind nach aktuellem Rechtstand folgende Voraussetzungen zwingend notwendig:

• Das Arbeitszimmer wird fast ausschließlich beruflich genutzt. Der private Nutzungsanteil darf maximal 10% betragen.
• Das Arbeitszimmer ist wie ein Arbeitsraum eingerichtet, sprich es muss ausgestattet sein mit Elementen des beruflichen Bedarfs wie Schreibtisch, Büroschrank, etc. Ein Bett oder ein Fernseher mit gegenüberliegender Couch würde diese Voraussetzung nicht erfüllen.
• Das Arbeitszimmer muss vom privaten Wohnraum baulich abgetrennt sein. Sogenannte Arbeitsecken, die in den Wohnraum eingebunden sind, können nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden.
• Auch das Verhältnis zwischen Arbeits- und Wohnraum muss adäquat sein. Dies bedeutet, dass die übrige Wohnfläche für den privaten Wohnbedarf ausreichend groß ist. Es darf kein Missverhältnis herrschen.

Einen Schreibtisch im Durchgangszimmer oder die Arbeitsecke im Wohnzimmer akzeptiert das Finanzamt also nicht. Außerdem kann das Arbeitszimmer nur in Abzug gebracht werden, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zwingend ins Home-Osffice „versetzt“ wird. Am besten ist es, wenn dies in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten wird, welche jederzeit vorgelegt werden kann.

Der maximale Abzugsbetrag für die Kosten eines Arbeitszimmers ist auf EUR 1.250 im Jahr begrenzt. Ein höherer Ansatz wäre nur möglich, wenn die Arbeit im Home-Office dauerhaft den Mittelunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Die Aufwendungen für das Arbeitszimmer werden anteilig im Verhältnis zu der Gesamtwohnfläche berechnet. Darin enthalten sind u.a. Miete (oder die Gebäudeabschreibung sowie Schuldzinsen zur Finanzierung des Eigenheims), Wasser- und Energiekosten, Reinigungskosten, Renovierungskosten usw.

Es bleibt zu hoffen, dass die Bundesregierung aufgrund der Corona-Krise und dem damit verbundenen Anstieg der Home-Office-Nutzer die bisher strengen Voraussetzungen zur Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers zumindest temporär lockert. So wäre es wünschenswert, dass Gründer/Arbeitnehmer die keinen abgegrenzten Bereich in ihrer Wohnung als Arbeitszimmer nutzen können, auch für die sogenannten „Arbeitsecken“ einen pauschalen Werbungskostenansatz in ihrer Einkommensteuererklärung berücksichtigen könnten.

Zudem wäre es sicherlich angebracht, auch solchen Gründern/Arbeitnehmern einen Ansatz von Werbungskosten anzuerkennen die nicht aufgrund betrieblicher Regelungen verpflichtet sind im Home-Office zu arbeiten, sondern dies aus persönlichen Gründen, beispielsweise aufgrund fehlender Kinderbetreuungsmöglichkeiten oder aus gesundheitlichen Gründen (Risikogruppen) auf freiwilliger Basis tun. Hier sind vereinfachte und unbürokratische Regelungen von Seiten der Bundesregierung wünschenswert.

Arbeitsmittel

Arbeitsmitteln können selbst dann als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn eine Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers, aus welchen Gründen auch immer, nicht möglich ist. Selbstständig nutzbare Arbeitsmittel, deren Kosten den Wert in Höhe von 952 Euro brutto (= 800 Euro netto) nicht übersteigen, können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten in Abzug gebracht werden (sog. „GWG-Regelung“). Übersteigen die Kosten für ein einzelnes Wirtschaftsgut die 952 Euro, sind die Kosten über die Nutzungsdauer gemäß amtlicher AfA-Tabelle abzuschreiben.

Dies gilt natürlich nur dann, wenn diese Arbeitsmittel ausschließlich oder zu einem überwiegenden Anteil, der Berufsausübung dienen. Bei Wirtschaftsgütern, die sowohl privat als auch beruflich verwendet werden, ist es zwingend notwendig, objektive Merkmale und Unterlagen anzuführen, die es ermöglichen, eine Trennung in privaten und beruflichen Anteil vorzunehmen und damit die Kosten aufzuteilen. Außerdem darf das Wirtschaftsgut nicht von untergeordneter Bedeutung für die Ausübung des Berufes sein.

Ein konkretes Beispiel zur Veranschaulichung

Kauft der Gründer oder ein Arbeitnehmer eines Start-ups zu Beginn des Homeoffice einen Laptop um 900 Euro brutto, den der Arbeitgeber nicht finanzieren möchte, dann können diese Kosten steuerlich geltend gemacht werden, nämlich auf folgende Art und Weise. Angenommen, das Homeoffice dauert drei Monate und der Laptop wird zu 80% beruflich genutzt in dieser Zeit. Danach wird er vom nur mehr privat genutzt. Dies ergibt folgende Werbungskostenhöhe, die abgesetzt werden kann: EUR 900 x 80% x 3/12 = EUR 180. Die Zahlen sind entsprechend nach oben anzupassen, wenn das vom Arbeit- oder Gesetzgeber vorgeschriebene Homeoffice länger andauern sollte oder der Laptop auch nach der Homeoffice Zeit weiterhin beruflich nutzt.

Dies gilt für alle bürorelevanten Gegenstände:

• Notebook
• Kamera für Videokonferenzen, Lautsprecher
• Drucker und Faxgeräte
• Computerzubehör (Bildschirm, Maus, USB-Stick, etc.)
• Handy/Telefon
• Büromaterial (Schreibmittel, Papier etc.)
• Tablet PC
• Einrichtungsgegenstände (wie Sie auch in einem Büro verwendet werden)

Die Notwendigkeit der Anschaffung und die damit verbundene Argumentationskette sollte ebenfalls schriftlich festgehalten werden.

Corona-Prämie steuerfrei erhalten

Nach einem Erlass des BMF können Start-ups ihren Beschäftigten, aufgrund der Corona-Krise Beihilfen und Unterstützungen bis zu 1.500 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen. Die Gewährung soll sowohl in Form von Barzuschüssen als auch Sachbezügen möglich sein. Die Steuerfreiheit soll sich aus § 3 Nr. 11 EStG ergeben, der bereits bisher unter weiteren Voraussetzungen Beihilfen und Unterstützungen steuerfrei stellt.

Erfasst von dem neuen Erlass werden Sonderleistungen, die die Beschäftigten zwischen dem 1.3.2020 und dem 31.12.2020 erhalten. Voraussetzung ist, dass die Beihilfen und Unterstützungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Eine Entgeltumwandlung ist demnach ausgeschlossen.

Ebenfalls steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten wie PC, Laptop, Notebook, Netbook und Tablet. Nicht anerkannt werden dagegen z.B. Spielekonsolen, MP3-Player oder Digitalkameras.

Fazit

Es empfiehlt sich in dieser Ausnahmesituation, einen Experten zu Rate zu ziehen, der am Puls der steuerlichen Zeit ist. Steuerliche Regelungen ändern sich beinahe täglich und es ist unumgänglich, sich auf dem Laufenden zu halten, um kein Geld zu „verschenken“. Niemand weiß, wie lange die Krisensituation noch anhält und welche steuerlichen Veränderungen noch auf uns zukommen.

Mit strategisch klugem Vorgehen, wie zum Beispiel der schriftlichen Aufforderung zum Homeoffice vom Arbeitgeber sowie der professionellen Dokumentation des eigenen Arbeitsbereiches (am besten durch Fotos), kann eine nachträgliche Erklärungsnot bei der Steuererklärung vermieden werden.

Der Autor - „Startup-Steuermann“ Tobias Sick - ist Steuerexperte für ambitionierte Start-ups und Wachstumsunternehmen, Steuerberater/Wirtschaftsprüfer und Partner bei HWS mit Hauptsitz in Stuttgart, Co-Autor des Buches „Start-up-Guide“ sowie ehrenamtlich Finanzvorstand des Startup Stuttgart e.V.