Start-ups setzen auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und flexible Prozesse. Gründer*innen dürften jedoch einen wichtigen Aspekt für den geschäftlichen Erfolg nicht aus den Augen verlieren – den Versandprozess. Eine zuverlässige und effiziente Abwicklung sorgt für Kund*innenzufriedenheit. Parallel sichert die Optimierung ein nachhaltiges Kostenmanagement.

Gerade beim Aufbau der Versandinfrastruktur benötigen Unternehmer*innen ein Auge für Details. Es reicht nicht aus, Warenlieferungen einem beliebigen Logistikunternehmen zu übertragen. Nachverfolgbarkeit, sicheres Verpacken und ein hoher Nachhaltigkeitsfaktor sind gerade im B2C-Segment vielen Verbraucher*innen wichtig.

Versandprozess als Teil der Markenidentität

Leider unterschätzen Gründer*innen gern, wie wichtig die Verpackung und der Versandprozess als Teil der Markenwahrnehmung und Identität sind. Verbraucher*innen achten sehr genau darauf, in welcher Form Produkte ausgeliefert werden.

Das Verpackungsdesign spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Start-ups haben hier die Chance, den eigenen Wiedererkennungswert zu stärken. Parallel lässt sich eine Verpackung zur Leinwand umfunktionieren, die eine klare Botschaft und Markenidentität kommuniziert.

In der Verpackung spiegelt sich aber auch der eigene Anspruch als Unternehmer*innen wider. Gerade im Hinblick auf Speziallösungen kann ein Start-up immer noch viel falsch machen. Zum Beispiel beim Flaschenversand: Glasflaschen sind besonders empfindlich – inklusive des Inhalts. Es braucht Versandlösungen und Know-how von Fullfilment-Dienstleistern wie Mail Boxes Etc. um im E-Commerce den Anforderungen gerecht zu werden. Beschädigte Ware wirkt sich letztlich negativ auf das Image aus und sollte durch geeignete Lösungen vermieden werden.

Mail Boxes Etc. bietet zudem als Franchisezentrale die Option, sich Selbstständig zu machen und ihrem Netzwerk beizutreten. Daraus ergeben sich derzeit 150 Center in Deutschland und sogar 1800 weltweit.

Nachhaltige Lösungen im Versandprozess

Nachhaltigkeit rückt für Verbraucher*innen zunehmend in den Vordergrund. Aus unternehmerischer Sicht ergeben sich Herausforderungen. Einerseits bindet der Versandprozess immer Ressourcen, sei es über die Verpackung oder den Transport. Auf der anderen Seite ist die Verpackungsqualität immer noch ein wichtiger Faktor. Sie muss den Inhalt vor Beschädigungen schützen.

Wie gelingt dieser offensichtliche Spagat vor dem Hintergrund einer Optimierung der Versandprozesse? Denkbar sind unterschiedliche Ansätze:

• Verpackungsmaterial aus Recycling-Material: Verwendung von Kartonagen und Papier auf Recycling-Basis für Umverpackung und Füllmaterial
• Biologisch abbaubares Material: Pflanzenbasiertes Verpackungsmaterial
• Reduzierung: Verwendung passgenauen Materials, was den Ressourcenverbrauch verringert
• Verwendung alternativer Materialien: z.B. Einsatz von Steinpapier ohne Zellulose-Anteil

Mittelfristig ergeben sich durch entsprechende Maßnahmen positive Effekte auf die Markenwahrnehmung. In Kombination mit eingeleiteten Schritten zur CO₂-Kompensation bauen Start-ups einen nachhaltigen und effizienten Versandprozess von der ersten Minute an auf und verschaffen sich so einen Vorsprung.

Skalierbarkeit der Versandprozesse

Gründer*innen laufen Gefahr, einen Fehler zu machen, wenn sie nicht an die Skalierbarkeit im Versandprozess denken. Doch warum ist dieser Aspekt so wichtig? Das verdeutlicht ein einfaches Beispiel: Ein Start-up beginnt mit wenigen Mitarbeiter*innen, die Bestelllisten von Hand abarbeiten. Jedes einzelne Paket wird von Hand gepackt.

Ab einer kritischen Menge ist dieses System nicht mehr praxistauglich. Es passieren Fehler und Änderungen einer Bestellung können nicht mehr umgesetzt werden. Unternehmer*innen müssen daher bereits mit der Gründung über einen geeigneten Kommissionierungsprozess nachdenken. Eine Möglichkeit: die zweistufige Kommissionierung.

Diese eignet sich, um größere Bestellmengen abzuarbeiten, da nicht pro Bestellung Artikel aus den einzelnen Kommissionierzonen entnommen werden, sondern aus einer Zone mehrere Artikel für verschiedene Bestellungen. Der Vorteil: In diesem Prozess findet die eigentliche Verpackung über Verteilstationen statt. Es werden Laufwege und damit Zeit gespart.

Zusammenarbeit mit mehreren Logistikpartnern

Ein zweiter wichtiger Schritt für mehr Skalierbarkeit im Versandprozess ist die Zusammenarbeit mit verschiedenen Logistikpartnern. Auf diese Weise erreichen Start-ups mehrere Ziele:

• Ausreichend Kapazität beim Ausfall eines Logistikpartners
• Angebot verschiedener Auswahlmöglichkeiten gegenüber den Kund*innen
• Möglichkeit einer flexiblen Preisgestaltung im Versandprozess

Gerade der letztgenannte Punkt ist nicht zu unterschätzen. Hinsichtlich der Versandlösungen liegen Logistik-Unternehmen beispielsweise beim Sperrgut-Versand preislich weit auseinander – eine Tatsache, die auch vielen Kund*innen bewusst ist, welche wiederum günstige Lösungen erwarten.

Digitalisierung der Versanddokumente

Rechnungen und Lieferscheine im Papierformat: Es gibt sie immer noch. Jedoch verursachen sie einen hohen Ressourcenverbrauch. Gerade Gründer*innen suchen deshalb nach Lösungen, um diesen Bereich effizienter zu gestalten. Versanddokumente können digitalisiert werden. Rechnungen, Widerrufsformulare und Retouren-Label werden bereits von vielen E-Commerce Unternehmen nicht mehr auf Papier gedruckt und Sendungen beigelegt.

Teil 1: 5 Learnings aus dem Jahr 2017

Welche Schlüsse aus der enormen Bandbreite der Online-Verbrechen und IT-Sicherheitslücken des Jahres 2017 gezogen werden können, bringt Harald Reisinger, Geschäftsführer von RadarServices, auf den Punkt.

Angriffe: Zu jeder Zeit, an jedem Ort
Die Sicherheitslage war das ganze Jahr 2017 über angespannt. Opfer von Cyberattacken erlitten hohe Finanz- und Imageschäden bis hin zur Existenzbedrohung. Europäische und amerikanische Firmen wurden massiv attackiert. Große und kleine Unternehmen sind gleichermaßen betroffen, keine Branche war ausgenommen. Auch Behörden und öffentliche Institutionen standen sehr oft im Kreuzfeuer.

Kontinuierliches und umfassendes IT Security Monitoring wird noch zu wenig eingesetzt
„Detection and Response“ im Fachjargon: das zeitnahe Erkennen von IT-Risiken aller Art ist heute die einzige Möglichkeit, eine Organisation dauerhaft vor großen Schäden durch Cyberangriffe zu schützen. Es umfasst das schnelle Schließen von bekannt gewordenen Schwachstellen bis hin zur genauen Beobachtung der Auffälligkeiten bei Systemen und Datenverkehr. Millionenfache Datenentwendung passiert nicht über Nacht. Daher sind die vielen Fälle des massenhaften Datenverlusts im Jahr 2017 auf entweder nicht-existentes oder nichtfunktionierendes IT Security Monitoring zurückzuführen.

Vertuschen ist keine Option
Opfer von Cyberattacken schrecken – verständlicherweise – vor einer Veröffentlichung eines Vorfalls zurück. Jedoch führt ab einer gewissen Schadensgröße kein Weg daran vorbei, Meldepflichten nachzukommen und/oder proaktiv die betroffenen Kunden oder gar die Öffentlichkeit zu informieren. Allem voran der Vorfall bei Uber zeigte, dass ein falscher Umgang mit Veröffentlichungspflichten zu noch größeren Reputationsschäden, internationalem Aufsehen und Vertrauensverlust führen kann. Ab 2018 verschärft sich diese Lage nochmals: dann drohen im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) Strafen in Millionenhöhe.

Öffentliche Stellen für die Cyberabwehr sind da, aber viel zu klein
Die öffentlichen Mühlen mahlen zu langsam. Behörden vieler Länder beklagen Angriffe. Regierungen sind grundsätzlich gewillt, Engagements für mehr Cybersicherheit auszuweiten, aber allem voran in Europa sind sie zu zögerlich in der Bereitstellung von Budgets, dem Aufbau einer europäischen Cybersicherheits-Industrie und der Zusammenarbeit mit dem hiesigen privaten Sektor. Die Lage spitzt sich zu, da bereits in 2017 große außereuropäische Sicherheitsfirmen öffentlich der Staatsspionage bezichtigt wurden.

Die große Unbekannte: wer sind die Täter?
Wer hinter den Angriffen steht, ist in 98% der Fälle nicht auszumachen. 2017 zeigte, dass schon Elf-Jährige in der Lage sein können, Sicherheitslücken zu finden und auszunutzen. Das andere Extrem stellen die professionell organisierten Hackergruppen dar. Die Öffentlichkeit lernt sie meist unter einem Pseudonym kennen, aber wer dahinter steckt, das weiß keiner. So bleiben die größten Straftaten heute massenweise ungestraft.

Teil 2: Cybersecurity 2018: Fünf Top-Trends für die IT-Sicherheit

Was Cyber-Security-Experte Christian Polster, Chefstratege und CFO von RadarServices, prognostiziert:

IoT als Eldorado für Cyberangreifer
Die Weiterentwicklung des Internet of Things ist nicht aufzuhalten. In wenigen Jahren wird jede Schraube eine IP-Adresse haben. Während das ganz neue Möglichkeiten eröffnet, stellt es immense Herausforderungen an die IT-Sicherheit von Unternehmen und Privatpersonen. Dringend müssen neue Sicherheitskonzepte für das IoT aufgestellt und praxiserprobt werden.

Gezielte Angriffe in einer neuen Dimension
Zahlreiche Großunternehmen bieten immer noch zu viel Angriffsfläche. Die IT ist weltweit verteilt, der Überblick über alles ist oft nicht vorhanden. Gleichzeitig wirkt der Druck der EU-Datenschutzgrundverordnung ebenso wie weitere neue und alte Compliancevorschriften. IT-Sicherheitsverantwortliche benötigen in diesem Umfeld vor allem eins, um große Schäden zu verhindern: Transparenz und die richtige Information zur richtigen Zeit.

Ransomware gegen den Mittelstand
Weil sich Großunternehmen inzwischen besser gegen Erpresser-Software zu verteidigen wissen, werden sich Ransomware-Attacken in Zukunft zunehmend gegen Klein- und Mittelbetriebe und vernetzte Steuerungs-Geräte richten. Diese potentiellen Opfer müssen sich den angepassten Geschäftsmodellen der Angreifer bewusst werden und sich Experten suchen, die ihre IT effektiv und effizient schützen.

Nationale Unsicherheit
Nationale Sicherheit muss neu gedacht werden. Der Schutz von kritischen Infrastrukturen aber auch das Sicherstellen der dauernden Funktionsfähigkeit der öffentlichen Infrastruktur eines Landes bedeuten immense Herausforderungen. Das ist heute Behörden, aber auch Cyberangreifern bewusst.

Ohne den Einsatz künstlicher Intelligenz geht es nicht
Durch den Einsatz von machine learning lassen sich viele Schwachstellen, verdächtiges Systemverhalten oder Zero-Day-Attacken schneller aufspüren und bekämpfen. Aber auch die „Gegner“ werden die Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz voll ausschöpfen, indem sie alles über neue Verteidigungsstrategien und Schutzmaßnahmen lernen. Kurzum: Wenn sich Unternehmen nicht mit dem Einsatz von KI in der IT-Sicherheit befassen, werden ihre Sicherheitsmaßnahmen in kurzer Zeit obsolet.

Es steht außer Frage, dass die wirtschaftliche Lage besser sein könnte. In der Tat haben viele Unternehmen mit den sich immer weiter verschlechternden wirtschaftlichen Aussichten zu kämpfen – vor allem kleine Unternehmen, die bereits mit einem geringen Budget planen und zurechtkommen müssen, wissen oft nicht, wie sie weiterhin auf dem Markt bestehen, geschweige denn, in die Cyber-Security investieren können.

Die allgemeine Annahme, dass es ja immer die anderen trifft und kleine Unternehmen sowieso nicht interessant für Cyber-Kriminelle sind, veranlasst viele kleinere Unternehmen dazu, das Budget genau an der falschen Stelle – der Cyber-Security – zu kürzen.

Damit begeben sich die kleinen Unternehmen direkt auf die Zielscheibe der Cyber-Kriminellen. Der Schaden, der durch einen möglichen Angriff entstehen könnte, könnte im schlimmsten Fall das Aus für das Unternehmen bedeuten.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich kleine Unternehmen genauer mit der Frage beschäftigen, wie sie sich auch mit einem kleinen Budget effektiv vor Cyber-Angriffen schützen können.

Weniger ist mehr? Viel hilft viel? – Was stimmt denn nun?

Ich mach mir die Welt, wie sie mir gefällt!

Schön wäre es, wenn das so einfach ginge. Aber schließlich gibt es doch genug Sprüche, die man für unterschiedliche Situationen nutzen kann, oder nicht?

Unternehmen, die ihr Budget für die Cyber-Security kürzen, nutzen einfach den Spruch „Weniger ist mehr“, während Unternehmen, die viel Geld für die Cyber-Security ausgeben, den Spruch „Viel hilft viel“ in den Mund nehmen und somit auf das Gießkannenprinzip setzen.

Doch, was stimmt den nun? – Die goldene Mitte. Weder der eine, noch der andere Spruch liegt vollkommen im Recht. Vielmehr nähern sie sich einander an und treffen sich auf halben Wege.

Denn es ist weder klug, das Budget für die Cyber-Security zu sehr zu kürzen, noch macht es Sinn, Unmengen an Geld in die Cyber-Security zu setzen, wenn das nicht notwendig ist. Doch, was machen Unternehmen, die keine andere Wahl haben und nur auf ein kleines, begrenztes Budget zugreifen können. Sind sie die ersten, die von den Haien gefressen werden?

Nein. Denn die Wahrheit ist, dass es nicht immer die kostenintensiven Tools sein müssen, die den besten Schutz bieten.

Vielmehr lautet das Stichwort in diesem Fall „Kostenoptimierung“. Wer sich intensiv mit der Cyber-Security, Maßnahmen und den Kosten auseinandersetzt, kann sein kleines Unternehmen auch mit einem kleinen Budget sicher und effektiv vor Cyber-Angriffen schützen.

So optimieren kleine Unternehmen ihre Kosten für das Cyber-Security-Budget

Für die Kostenoptimierung des Budgets der Cyber-Security des Unternehmens spielt es eine wichtige Rolle, sich erst einmal einen Überblick über all die Maßnahmen zu verschaffen, die für eine sichere und effektive Cyber-Security-Politik im Unternehmen eine wichtige Rolle spielen.

Auf diese Weise können kleine Unternehmen besser planen und schaffen sich nicht teure Tools an, die sich in Wahrheit vielleicht gar nicht brauchen.

Einen festen Bestandteil der Cyber-Security-Strategie sollten jedoch auf jeden Fall die folgenden Punkte sein:

Tool/Maßnahme IAM (Identitäts- und Zugangsmanagement):

• Bearbeitung der Zugriffsanfragen
• Überwachung der Identitäten
• Überwachung der Verwaltungsfunktionen
• Schutz aller Anmeldeinformationen

Tool/Maßnahme VPN:

• Sowohl im Büro als auch im Home-Office (vor allem in kleinen Unternehmen und Start-Ups arbeiten viele Mitarbeiter von zu Hause) spielt es eine wichtige Rolle, dass sich alle Mitarbeiter eine VPN einrichten und sich somit vor Cyber-Angriffen schützen.

Tool/Maßnahme Vulnerability Management:

• Kontinuierliche Überprüfung, ob Sicherheitslücken in dem IT-System bestehen.
• Klassifizieren, Priorisieren und Beheben der Angriffspunkte

Tool/Maßnahme SIEM (Security Information and Event Management):

• Ganzheitlicher Überblick über die Geräte, Netzkomponenten und Anwendungen
• Sammeln relevanter Daten
• Analyse der Daten, um rechtzeitig möglicherweise verdächtige Muster erkennen zu können.

Tool/Maßnahme EDR (Endpoint Detection and Response):

• Schutz von Endgeräten
• Analyse des Verhaltens der Geräte (PC, Laptop, Server, Smartphone, Tablet, etc.)
• Anbieten unmittelbarer Reaktionen zur Abwehr, falls es zu Anomalien kommt

Tool/Maßnahme Schulungen der Mitarbeiter:

• Mitarbeiter des Unternehmens sollten sich in dem Bereich der Cyber-Security auskennen. Unwissenheit schützt bekanntlich vor Strafe nicht, weshalb es falsch wäre, an dieser Stelle zu sparen. Mitarbeiter, die wissen, worauf sie achten müssen und wie sie sich verhalten sollten, tragen zu dem Schutz des Unternehmens vor Cyber-Angriffen bei.
• In den Schulungen lernen Mitarbeiter wertvolle Informationen, sodass sie ihren Teil zu der Cyber-Security des Unternehmens beitragen können.

Bezüglich dieser Aspekte gibt es nichts zu rütteln – sie stellen einen wichtigen Bestandteil einer Cyber-Security-Strategie eines jeden Unternehmens dar – egal, ob klein oder groß.

So sparen kleine Unternehmen Kosten bezüglich ihres Cyber-Security-Budgets

Um Kosten bezüglich der Cyber-Security sparen zu können, sollten sich kleine Unternehmen vor allem die folgenden Hinweise und Tipps zu Herzen nehmen:

• Oft nutzen Unternehmen ihre bestehenden Technologien nicht vollkommen aus. Es ist also wichtig, sich genau mit verschiedenen Tools und ihren Funktionen auseinanderzusetzen, bevor neue Tools gekauft werden. Nicht selten kaufen Unternehmen verschiedene Tools, die sich jedoch in verschiedenen Funktionen überschneiden. Das ist rausgeschmissenes Geld, das Unternehmen gut an anderer Stelle nutzen können.
• Unternehmen sollten sich mit verschiedenen Lieferanten auseinandersetzen und nicht auf zu viele verschiedene Quellen zurückgreifen. Zwar kann ein Lieferant kaum alle Ansprüche bezüglich der Cyber-Security erfüllen, doch die Anzahl der verschiedenen Lieferanten sollte so gering wie möglich gehalten werden. Oft besteht auch die Möglichkeit der sogenannten „Cyber-Security-Integrationsstrategie. Bei dieser können Unternehmen die bereits vorhandenen Tools in Produkte integrieren, die sie erst zu einem späteren Zeitpunkt erwerben. So kann das Cyber-Security-Netzwerk nach und nach ausgebaut werden, ohne direkt eine zu große Summe investieren zu müssen.
• Sicherlich ist es bequem, die Arbeit bezüglich der Cyber-Security abzugeben. Doch Dritte kosten eben entsprechend Geld, weshalb es sinnvoll ist, sich als Unternehmen zu überlegen, an welcher Stelle Dritte zwingend benötigt werden und an welcher Stelle sie selbst tätig werden können.

Mit diesen Hinweisen und Tipps im Hinterkopf sollten sich Unternehmen noch einmal intensiv an ihre Cyber-Security-Strategie setzen und diese gemeinsam mit einem Experten auf dem Gebiet (der übrigens in jedem Unternehmen vorhanden sein und als Ansprechpartner dienen sollte) durchgehen.

Es ist durchaus möglich, bezüglich der Cyber-Security-Strategie zu sparen, ohne an Schutz einzubüßen. Doch es ist wichtig, dass gezielt überlegt wird, an welcher Stelle Kosten gespart werden können, um so sicherstellen zu können, dass sich das Unternehmen nicht selbst auf die Zielscheibe der Cyber-Hacker setzt und mit Neon-Zeichen auf sich aufmerksam macht. Denn leider werden die Angriffe immer raffinierter, was einen guten und umfangreichen Schutz im Namen der Cyber-Security zu einem absoluten Muss macht.

Leistungsfeedback geben

Für Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie ein regelmäßiges Leistungsfeedback erhalten. Nur so können sie ihre eigenen Fähigkeiten und ihre Arbeit realistisch einschätzen und gegebenenfalls verbessern. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, das gesamte Leistungsspektrum der Angestellten in den Blick zu nehmen. Die erreichten Erfolge sollten hierbei ebenso erwähnt werden wie die Bereiche, in denen noch Verbesserungspotenzial besteht.

Bei Leistungsgesprächen kommt es stark darauf an, dass sie konstruktiv sind. Das Feedback sollte möglichst greifbar und umsetzbar sein. Die Vorgesetzten sollten anhand klarer Beispiele Hinweise geben, wie die Angestellten ihre Leistung verbessern könnten. Klarheit und Transparenz sind in diesem Zusammenhang wichtig. Außerdem zeichnen sich gute Feedbackgespräche dadurch aus, dass sie die Selbstreflexion der Mitarbeiter*innen fördern. Diese sollten sich selbst Gedanken machen, welche Stärken und Schwächen sie haben und idealerweise Möglichkeiten benennen, wie sie an sich selbst arbeiten können.

Förderung der Motivation

Bei Mitarbeiter*innengesprächen sollten Führungskräfte Mitarbeitende motivieren. Diese sind dann besonders engagiert, um dem Lob gerecht zu werden und es auch in Zukunft wieder zu erhalten. Das fördert einerseits die Freude am Arbeiten und erhöht andererseits die Effizienz und Produktivität des Unternehmens. Motivation wird unter anderem dadurch erreicht, dass man die erbrachten Leistungen würdigt. Diese sollten nicht schnell abgetan, sondern ausdrücklich besprochen werden.

Viele Angestellte empfinden es zudem als motivierend, wenn sie immer wieder neue Aufgaben und mehr Verantwortung übernehmen dürfen. Häufig ist es daher eine gute Idee, die Entwicklungsmöglichkeiten im Mitarbeiter*innengespräch aufzuzeigen. Wenn die Mitarbeiter*innen genau wissen, was sie erreichen möchten, können Führungskräfte häufig dabei helfen, die persönlichen Ziele zu erreichen. Eine solche Unterstützung fördert das Engagement und sorgt für eine große Mitarbeiter*innenbindung

Stärkung des Mitarbeiter*innenzusammenhalts

Ein weiteres Ziel von Mitarbeiter*innengesprächen ist es üblicherweise, den Zusammenhalt im Team zu stärken und für eine gute Arbeitsatmosphäre zu sorgen. Das lässt sich beispielsweise dadurch erreichen, dass Probleme und Herausforderungen identifiziert und mögliche Lösungsansätze entwickelt werden. Hierbei kann es um individuelle Schwierigkeiten zwischen einzelnen Mitarbeiter*innen oder grundlegende Probleme im Team geben. Mitarbeiter*innengespräche sollten daher immer eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre bieten, in der man seine Ansichten sorgenfrei artikulieren und gegebenenfalls Diskussionen über Verbesserungsmöglichkeiten führen kann.

Des Weiteren ist es in Mitarbeiter*innengesprächen eine gute Idee, die Bedeutung von Teamarbeit und Zusammenhalt zu betonen. Es gibt immer wieder Angestellte, die lieber für sich arbeiten und den Kontakt zu Kolleg*innen meiden. Im Namen des Unternehmens und für die Nutzbarmachung von Synergien ist es hilfreich, wenn man bestehende Barrieren aufbricht und Wege aufzeigt, wie ein Miteinander im Betrieb optimal funktionieren kann.

Karrierechancen aufzeigen und Ziele besprechen

Vor allem für Mitarbeiter*innen stellen Mitarbeiter*innengespräche häufig eine gute Möglichkeit dar, um über ihre Karriere und mögliche Weiterentwicklungen zu sprechen. Beispielsweise ist es möglich, dass die einzelnen Angestellten gerne an Fort- und Weiterbildungen teilnehmen würden, um ihre Fähigkeiten und Qualifikationen auszubauen beziehungsweise praktische Erfahrungen zu sammeln. Hier können Vorgesetzte dann Unterstützung anbieten.

Ebenfalls ratsam ist es, über die langfristigen Karrierepläne zu sprechen. Wo sehen sich die Angestellten in fünf oder sogar zehn Jahren? So finden die Vorgesetzten heraus, wie zufrieden die Belegschaft mit ihrer Tätigkeit ist und ob sie dem Betrieb dauerhaft treu bleiben will. Hierbei ist es wichtig, die Wünsche und Ziele der Mitarbeiter*innen zu benennen, gleichzeitig aber auch deutlich zu machen, welche Leistungen und Verantwortlichkeiten der Betrieb von ihnen erwartet. Anschließend ist es durch die Erstellung von Entwicklungsplänen möglich, an der Erreichung der gemeinsamen Ziele zu arbeiten und den Mitarbeiter*innen die Ressourcen und Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die diese für ihre Weiterentwicklung benötigen.

Die Arbeitszufriedenheit erhöhen

Ein Punkt bei Mitarbeiter*innengesprächen, der leider häufig zu kurz kommt, ist die Steigerung der Arbeitszufriedenheit. Ein solches Gespräch ist nur dann zielführend, wenn es kein Monolog der Führungskraft darstellt, sondern eine lebhafte Diskussion anregt. Die Angestellten wollen sich ernst genommen und wertgeschätzt fühlen. Das ist nur dann möglich, wenn sie offen und ohne Angst vor Repressionen ihre Meinung sagen und ihre Erfahrungen während der Arbeit schildern können.

Es gibt vielfältige Möglichkeiten, wie das Arbeitsumfeld im Büro verbessert oder eine bessere Work-Life-Balance für die Mitarbeiter*innen erreicht werden kann. Das ist beispielsweise über Boni oder die Aussicht auf Beförderungen möglich. Hierbei ist es wichtig, konkrete Kriterien zu benennen, die für bestimmte Belohnungen und das Vorankommen auf der Karriereleiter notwendig sind. Dann können gezielt Maßnahmen ergriffen werden, um sich selbst zu verbessern. Eine solche hohe Transparenz und konkrete Möglichkeiten, um beruflich aufzusteigen, erhöhen die Motivation spürbar.

Eine Verbesserung der Kommunikation

Zahlreiche Probleme in Unternehmen sind auf eine gestörte Kommunikation zurückzuführen. Schwierigkeiten liegen beispielsweise vor, wenn Mitarbeitende kein Feedback geben dürfen oder dieses von den Vorgesetzten ignoriert wird. Andersherum kann es passieren, dass die Anweisungen und Erwartungen der Führungsebene nicht klar kommuniziert werden, sodass die Belegschaft nicht genau weiß, was von ihr erwartet wird. Dann kann sie nicht effizient arbeiten.

Ein Mitarbeiter*innengespräch ist häufig ein sinnvoller Rahmen, um über die Kommunikation im Unternehmen zu sprechen. Angestellte können eventuelle Schwierigkeiten deutlich machen und Vorschläge unterbreiten, wie die Kommunikation verbessert werden könnte. Das betrifft die alltägliche Arbeit ebenso wie das eigentliche Mitarbeiter*innengespräch. Je klarer die Kommunikation funktioniert, desto seltener treten Missverständnisse auf und desto besser funktioniert die Arbeit.

Fazit: Mitarbeiter*innengespräche penibel vorbereiten

Mitarbeiter*innengespräche sind eine hervorragende Möglichkeit, um die Arbeitseffizienz in einem Unternehmen zu erhöhen. Hierfür ist es wichtig, diese genau vorzubereiten und sich die persönlichen Zielsetzungen vor Augen zu führen. Das betrifft die Mitarbeiter*innen genauso wie die Führungskräfte. Wichtig ist es unter anderem, ein konkretes Leistungsfeedback zu geben, die Motivation und den Mitarbeiterzusammenhalt zu fördern und über Karrierechancen und die Arbeitszufriedenheit zu sprechen. Insbesondere eine verbesserte Kommunikation hilft dabei, für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Unternehmen zu sorgen.

Sie fördern Teambuilding, Motivation und Innovation. Kein Wunder, dass Off-Sites immer beliebter werden. Gerade Start-ups arbeiten häufig in full-remote oder hybriden Settings. Sich täglich nur über einen Bildschirm zu sehen, erschwert es, eine echte kollegiale Beziehung aufzubauen. Online fehlt es meistens an einer menschlichen Verbindung. Die Off-Site ist eine gute Gelegenheit, hier nachzuhelfen. Bei der Organisation darf aber nie das eigentliche Ziel der Veranstaltung aus den Augen verloren gehen. In unserem Unternehmen nutzen wir Off-Sites gezielt, um reale Verbindungen zwischen unseren Teammitgliedern herzustellen. Dazu kommt aber auch der Aspekt, dass wir alle Mitarbeitenden auf denselben Stand bringen. Das gilt besonders für strategische Themen und hilft dabei die kommenden Monate von der gleichen Position aus gemeinsam zu planen.

Wie wir das bei awork schaffen, zeige ich in den folgenden Tipps:

But first: Let’s talk Money

Klar, Off-Sites kosten Geld. Aber um die gewünschten Effekte zu erzielen und Spaß zu machen, müssen sie euch nicht Bankrott machen. Start-ups sind oft knapp bei Kasse und müssen daher ihr Budget besonders effektiv planen. Daher möchte ich auch mit unseren Kosten transparent sein, damit alle wissen, worauf sie sich einlassen.

Wie viel Geld ihr konkret in eure Off-Site stecken müsst, hängt natürlich von den geplanten Aktivitäten, der Länge und der Größe des Unternehmens ab. Eine Rafting-Tour für alle wird natürlich deutlich mehr kosten als ein Pub-Crawl durch die Bars eurer Stadt. Zusätzlich kommen noch Anfahrts- und Unterbringungskosten für eure Mitarbeiter*innen dazu.

Ein weiterer Faktor hier ist Zeit. Wer früher plant und rechtzeitig bucht, kommt am Ende günstiger bei weg. Wir beginnen mit der Planung für unsere Off-Site zum Beispiel sechs Monate im Voraus. Als Budget rechnen wir mit ungefähr 1000 Euro pro Person. Mit unserer aktuellen Größe von 30 bis 40 Leuten haben wir für unsere letzte Off-Site also 30.000 bis 40.000 Euro ausgegeben.

Wie so oft, hilft ein Puffer gegen unvorhersehbare Fälle: Plant am besten ein bisschen mehr Geld am Anfang ein, damit es hinten raus an nichts fehlt.

Die Zeit macht’s: 2 Tage oder 2 Wochen?

Vor allem, wenn man sich noch nie im echten Leben gesehen hat, wünscht man sich, so viel und so lange Zeit mit dem Team vor Ort zu verbringen. Das muss aber nicht immer sonderlich produktiv für das Teambuilding sein. Unserer Erfahrung nach sind die Off-Sites am effektivsten, die nicht zu lang, aber auch nicht zu kurz sind. Na klar, wie auch sonst. Die goldene Mitte macht’s: Vier bis fünf Tage ist da in der Praxis unser “sweet spot”. Warum? Bei uns arbeitet ein Teil des Teams hybrid, der andere remote. Diese Arbeitsmodelle bieten wir an, um das Privatleben besser vereinbar mit dem Job-Alltag zu machen. Wenn wir also Menschen zwei Wochen in eine Off-Site “zwingen” würden, wäre das nicht mehr gegeben.

Dazu kommt, dass es für manche Menschen überwältigend sein kann, plötzlich auf eine große Anzahl von Menschen zu treffen. Besonders, wenn sie die Arbeit aus den eigenen vier Wänden heraus gewohnt sind. Auch diese Aspekte sollte man als Führungskraft beachten. Dennoch braucht es einige Zeit, bis sich persönliche Beziehungen wirklich entwickeln. Daher wären zwei Tage für unser Ziel schlichtweg zu kurz. Schließlich muss man bei der Off-Site auch erstmal ankommen und die vielen Eindrücke verarbeiten. Zwei Tage lohnen sich vor allem dann nicht, wenn die Anreise bei einigen aus dem Team länger ausfällt. Bei uns kommen beispielsweise Kolleg*innen von Rio bis Rom nach Hamburg. Die veranschlagte Zeit sollte dann aber möglichst intensiv genutzt werden.

Raus aus dem (Home-)Office, rein in die Natur!

Was sich für uns als super Mittel bewährt hat, sind Aktivitäten in der Natur. Für die allermeisten Start-up-Positionen arbeiten wir am Bildschirm aus einem Büro oder den eigenen vier Wänden. Auch flexible Arbeitszeiten sorgen nicht immer dafür, sich mal in die Natur zu begeben, frische Luft zu schnappen und abzuschalten. Besonders, wenn man in einer Großstadt lebt. Deshalb arbeiten wir mit designierten Partnern zusammen, die uns unvergessliche Erlebnisse in tollen Locations außerhalb der Großstadt und des Büros ermöglichen. Hier kann neue Kreativität gefunden werden, da man sich außerhalb des gewohnten Settings befindet.

Unsere Empfehlung – awork erprobt

• Hochseilgarten – für Nerven wie Drahtseile
• Nächtliche Fakelwanderung
• Gemeinsames Floßbauen und dann natürlich auch direkt testen
• Slackline-Challenge, Bogenschießen, Stelzenlaufen, Wasserbomben-Flacht, Tauziehen
• Gemütliches Lagerfeuer

Time to say Goodbye: Alle wieder Zuhause – und jetzt?

Die Off-Site ist vorbei, alle Teammitglieder hatten (hoffentlich) eine tolle Zeit und sitzen nun wieder daheim vor ihren Laptops und PCs. Und jetzt? Ziel muss es sein, das Gelernte und Erlebte auch nach einer Off-Site im Kopf der Mitarbeiter*innen zu verankern und den neu gewonnenen Teamspirit auch nachhaltig aufrechtzuerhalten. Nur wie? Dazu veranstalten wir Follow-up-Workshops zur Reflektion. Alle sechs bis acht Wochen bereiten wir Thematiken aus der Off-Site auf und hinterfragen den aktuellen Stand. Dazu kommen alle Teammitglieder digital zusammen und reflektieren das Erlebte und geben Feedback zum Event. So bleiben die Learnings aktuell und man erfährt, ob die gesetzten Ziele wirklich umgesetzt werden konnten.

Die Off-Site bleibt dadurch nicht nur ein einmaliges Ereignis, sondern schafft eine Vertrauensbasis, von der das Team langfristig profitieren kann. Zusätzlich planen wir in dieser Zeit die kommenden oder benötigten Ziele für die nächste Off-Site.

Ein letzter Tipp: Gebt die Organisation an ein designiertes Team. Wir haben eine Art Off-Site-Komitee aus vier bis fünf Personen unter der Leitung unserer Office- und Event-Managerin. Sie setzt den “Grundstein” und recherchiert im Voraus Location und Zeiträume. Danach kommt das Planungsteam regelmäßig zusammen und bespricht Workshop-Inhalte, Agenda, externe Partner*innen und ähnliches.

Der Autor Tobias Hagenau ist Work-Management-Experte und Gründer des Projektmanagement-Tools awork

Mehr als 234 Mio. Internetadressen sind derzeit registriert – Angst haben, dass der perfekte Name für die eigene Website längst vergeben ist, müssen Gründer trotzdem nicht. Für die Wahl der passenden Domain stehen ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung.

Im Vordergrund steht der Nutzer

Wer einen Namen für seine Website sucht, kann seiner Kreativität theoretisch freien Lauf lassen. Vorgaben gibt es nur wenige: Eine Internet­adresse darf bis zu 63 Zeichen lang sein; erlaubt sind alle Buchstaben von A bis Z, alle Zahlen von 0 bis 9 sowie einige Sonderzeichen. Im Vordergrund stehen sollte allerdings immer die Nutzerfreundlichkeit – denn die beste Website nützt nichts, wenn potenzielle Kunden sie gar nicht erst besuchen. Die Faustregel für jede Internetadresse ist daher: Sie sollte kurz, verständlich und einfach zu merken sein.

www.llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogochuchaf.org.uk gehört damit wohl zu den Domains, die für Unternehmen denkbar ungeeignet sind. Zwar hat es das gleichnamige walisische Dorf ins Guinnessbuch der Rekorde geschafft. Allerdings kann die Adresse wohl kaum jemand lesen – geschweige denn fehlerfrei in den Browser eintippen. Gründer sollten sich bei ihrer eigenen Domain also lieber kurz halten. Möglich sind sogar einbuchstabige Domains: Die Berliner Zukunftskon­ferenz „Q Berlin Questions“ ist beispielsweise unter www.q.berlin im Internet zu finden.

Sonderzeichen: sinnvoll oder nicht?

www.mueller.de oder www.müller.de? Erlaubt ist beides, allerdings ist die Verwendung von Umlauten nicht empfehlenswert – vor allem dann nicht, wenn ein Unternehmen eine internationale Zielgruppe ansprechen möchte. Das Internet ist global und die Buchstaben „ä“, „ö“ und „ü“ in vielen Ländern unbekannt. Außerdem kann es Probleme geben, wenn zur Internetadresse gehörende E-Mail-Adressen eingerichtet werden sollen. Viele E-Mail-Programme kommen mit Umlauten in E-Mail-Adressen (noch immer) nicht zurecht.

Anders sieht es aus, was die Verwendung von Bindestrichen betrifft. Während sie in englischsprachigen Ländern weniger beliebt sind, gibt es in Deutschland sehr viele Adressen mit Binde­strich. Sie erhöhen die Lesbarkeit bei Domains, die aus mehreren Wörtern bestehen und sorgen außerdem dafür, dass es zu keinen Missverständnissen kommt. So entschied sich etwa der Stifthersteller Pen Island einst gegen einen Bindestrich in der Internetadresse und erzielte mit www.penisland.net ein recht bizarres Ergebnis. Mit einem Bindestrich wäre das nicht passiert.

Keyword-Domain oder Fantasiename

Was ist eigentlich ein Google? Und wieso hat ein Onlineshop, der nach einem südamerika­nischen Fluss benannt ist, so viel Erfolg? Fakt ist: Die beiden Domainnamen wurden nicht einfach so klug gewählt, dass sie zu Selbst­läufern geworden sind – sie sind bekannt, weil die Unternehmen selbst erfolgreich sind. Ein Fantasiename als Internetadresse ist also eine gute Wahl für alle, die selbst eine bekannte und unverwechselbare Marke aufbauen wollen.

Genauso ist es aber möglich, Keyword-­Domains zu registrieren. Keywords sind jene Begriffe, die Internetnutzer in Suchmaschinen eingeben, um Informationen zu einem bestimmten Thema zu bekommen. Die Suchmaschinen interpretieren diese Begriffe, um den Nutzern die besten Ergebnisse anzuzeigen.

Bis vor einiger Zeit waren Keywords in Internet­adressen unbestritten ein guter Ranking-­Faktor. Heute noch tauchen Keyword-Domains bei Google auf der ersten Seite auf: Wer etwa „Auto“ in die Suchleiste eingibt, findet www.auto.de auf Platz drei der Suchergebnisse.

Der Vorteil ist, dass potenzielle Kunden sofort wissen, womit sie es zu tun haben – wo „auto“ draufsteht, ist eben auch „Auto“ drin. Andererseits dürfte es schwer sein, heutzutage noch Keywords in Reinform zu bekommen. Bei Adressen wie www.auto-billiger.de oder www.auto-gebrauchtwagen-schmidt.de verpufft der Vorteil, den Keyword-Domains mit sich bringen. Hier lohnt sich ein Blick auf die neuen Internetendungen: Bei vielen von ihnen sind noch Keywords frei.  

Fantasienamen mit Bedeutung

Unternehmen mit erfolgreichen Fantasienamen machen sich unverwechselbar. Ob www.netflix.com, www.asos.de oder www.zalando.de – fast jeder weiß, was dahinter steckt. Der Nachteil ist, dass ein solcher Name anfangs nicht greifbar ist. Weil er mit keiner Assoziation verbunden wird, wissen Kunden zunächst nicht, was sie hinter der Internetadresse erwartet. Wer ­allerdings etwas Zeit und Mühe investiert und es schafft, eine Marke aufzubauen, kann sich seiner Einzigartigkeit sicher sein.

Gerade bei Start-ups sind Fantasiebegriffe beliebt. Oft sind diese jedoch nicht einfach aus dem Blauen heraus gewählt, sondern mit einer Bedeutung verbunden. So steht etwa das „Wooga“ in www.wooga.com für „World of Gaming“ und verrät damit, dass ein Spielesoftwareunternehmen dahinter steht. Das Münchener Fashion-­Start-up Stylight zeigt mit www.stylight.de, welche Produkte es ins rechte Licht rückt. Und dass es bei www.paypal.com um nutzerfreundliches Bezahlen geht, können Nutzer ebenfalls anhand des selbsterklärenden Namens erraten.

Ob Keyword-Domain oder Fantasiename – wichtig ist, dass Gründer gut abwägen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Ist beispielsweise geplant, das Produkt- oder Dienstleistungsspektrum nach einiger Zeit zu erweitern? Passt die Internetadresse dann immer noch? Wenn nicht, lohnt es sich, nach Alternativen zu suchen, damit Gründer auch in zehn Jahren noch mit ihrer Domain glücklich sind.

Praxistipps für die Lagerung langjähriger Unterlagen

Die korrekte Handhabung von Aufbewahrungsfristen für langjährige Unterlagen ist für Unternehmen und Privatpersonen von entscheidender Bedeutung. Dabei ist es unerheblich, ob die Unterlagen in eigenen oder speziell dafür angemieteten Räumlichkeiten aufbewahrt werden. Das korrekte Archivieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sollen nicht nur dabei helfen, Ordnung zu bewahren, sondern auch rechtliche Probleme vermeiden. Hier gibt es die Tipps, wie sich Unterlagen über viele Jahre hinweg effektiv lagern lassen und dabei gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.

Wie sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Dokumenten in Deutschland?

In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Regelungen, die die Aufbewahrungsfristen für Dokumente festlegen. Die genauen Fristen können je nach Art der Dokumente und der rechtlichen Bedeutung variieren. Hier sind einige allgemeine Richtlinien:

• Steuerunterlagen: Steuerrelevante Unterlagen, wie zum Beispiel Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Inventare und Bilanzen, sollten gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
• Handelsunterlagen: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Handelsbriefe sollten gemäß § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) für einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt werden. Bei elektronischer Buchführung können sich besondere Regelungen ergeben.
• Personalunterlagen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie alle anderen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sollten gemäß § 41 Abgabenordnung (AO) ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Vertragsunterlagen: Verträge sollten in der Regel bis zum Ablauf möglicher Gewährleistungsansprüche aufbewahrt werden. Dies kann je nach Vertragsart und individuellen Absprachen variieren, liegt jedoch oft bei 3 bis 5 Jahren.
• Arbeitsrechtliche Unterlagen: Arbeitsverträge, Kündigungen und andere arbeitsrechtliche Dokumente sollten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus aufbewahrt werden. In der Regel sind dies 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Bauunterlagen: Bauunterlagen sollten gemäß der jeweiligen Landesbauordnung für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren nach Abschluss der Baumaßnahme aufbewahrt werden.
• Medizinische Unterlagen: In der Medizin gelten besondere Regeln für die Aufbewahrung von Patient*innenakten. Hier sollten die Unterlagen gemäß den Vorgaben des Bundesmantelvertrags-Ärzte (BMV-Ä) für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
   

Fristen machen es teilweise unumgänglich, sich den Rat eines spezialisierten Rechtsanwalts oder Steuerberaters einzuholen, um juristisches Ungemach zu verhindern. Unternehmen und Privatpersonen, die mit dem Gedanken spielen, Lagerraum für Unterlagen anzumieten, können sich vorher professionellen Rat einholen, um sicherzustellen, dass sie mit der Fremdeinlagerung die aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Gesetze und Vorschriften können sich ändern und individuelle Umstände können spezielle Anpassungen erfordern. In diesem Zuge sollte auch darauf geachtet werden, dass der Lagerraum neben Sicherheitsstandards auch über die richtige Größe für den jeweiligen Gebrauch verfügt.

Die richtige Auswahl der Aufbewahrungsfristen für effiziente Einlagerung verstehen

Bevor man sich mit der Lagerung Ihrer Unterlagen auseinandersetzen kann, ist es essenziell, die geltenden Aufbewahrungsfristen zu verstehen. Das ist notwendig, um die Belegung der Lagerplätze im Vorfeld zu planen. Verschiedene Dokumente unterliegen unterschiedlichen rechtlichen Bestimmungen. Je länger Unterlagen aufbewahrt werden müssen, desto weiter können sie "nach hinten" sortiert werden. Zu den Fristen der Aufbewahrung kann es sinnvoll sein, Experten zu konsultieren oder sich ausführlich über die spezifischen Anforderungen für den Landkreis oder die Branche zu informieren. Die gezielte Nachfrage hilft dabei, keine Unterlagen zu vernichten, die eventuell einer längeren Aufbewahrungsfrist unterliegen, als man selbst vermutet hat.

Papierfreie Büros – Digitale Archivierung als zeitgemäße Lösung, wenn es möglich ist

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung ist die digitale Archivierung eine effiziente Alternative zur physischen Aufbewahrung. Das greift nur für Unterlagen, die nicht physisch mit einer Unterschrift versehen sein müssen, um Rechtskraft zu erlangen. Bei Unterlagen, die digital archiviert werden dürfen, lohnt es sich, in sichere, verschlüsselte Speicherlösungen zu investieren. Zudem gilt, dass eine klare Struktur für die digitale Ablage zu implementieren ist. Dies ermöglicht nicht nur einen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, sondern reduziert auch den Platzbedarf erheblich.

Doch was lässt sich auf keinen Fall digital abspeichern? In den vielen Fällen erfordert die Rechtskraft eines Dokuments eine persönliche, handgeschriebene Unterschrift der beteiligten Parteien. Diese Unterschrift dient dazu, die Authentizität des Dokuments bestätigen und die Zustimmung der Unterzeichnenden zu den darin enthaltenen Bedingungen oder Vereinbarungen ausdrücken. Das zu digitalisieren und das "Urdokument" zu vernichten wäre fatal. Auch Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung verlangen, um ihre Rechtskraft zu gewährleisten, sind nicht zu digitalisieren. Mit der Unterschrift bestätigt der Notar die Identität der Unterzeichnenden. Die Unterschrift fungiert als Beglaubigung.

Das A und O der Aufbewahrung - Kategorisierung, Organisation, Prüfung und Aktualisierung der Unterlagen

Auch für die physische Aufbewahrungsmethode bei Unterlagen gilt, dass eine klare Kategorisierung sowie eine passende Organisation vorgenommen werden muss. Sie ist unerlässlich. Wird eine Räumlichkeit für die Aufbewahrung ausgesucht, muss eine systematische Struktur festgelegt werden, die es im Bedarfsfall ermöglicht, Dokumente leicht zu finden. Von daher sind Kategorien zu wählen, welche die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen und vorsehen, dass Unterlagen möglich leicht zu ergänzen sind, ohne Tonnen an Papier zu bewegen. Mit einer intuitiven Benennung lässt sich die Effizienz der Archivierung nachhaltig steigern.

Aufbewahrungsfristen ändern sich – ebenso wie geschäftliche Anforderungen. Daher ist es wichtig, die eigene Archivierungspolitik regelmäßig zu überprüfen und wenn notwendig anzupassen. Wichtig ist es dabei, einen Zeitplan für die Überprüfung älterer Unterlagen und prüfen Sie, ob diese weiterhin aufbewahrt werden müssen. Dies ermöglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern minimiert auch den Aufwand für die Verwaltung veralteter Dokumente.

Die Welt der Start-up-Unternehmen ist geprägt von Innovation, Risiko und ständigem Wandel. In einem so dynamischen Umfeld sind Führungskräfte gefragt, die nicht nur über ausgezeichnete unternehmerische Kenntnisse, sondern auch über besondere Führungskompetenzen, insbesondere Coaching-Skills, verfügen, um ihre Mitarbeitenden in diesem Spannungsfeld abzuholen. Dahinter verbergen sich Fähigkeiten, die es einer Person ermöglichen, andere zu unterstützen, ihr volles Potenzial zu entfalten, Ziele zu erreichen und persönliche oder berufliche Entwicklungen voranzutreiben. „Dies beinhaltet aktives Zuhören, Fragestellungen, Empathie, Feedback und die Fähigkeit, individuelle Stärken zu erkennen und zu fördern“, erklärt Julia Atkinson, Professional Certified Coach. Gemeinsam mit ihrer Kollegin, Antje Brügmann, Master Certified Coach und Trainerin, verrät sie hier, warum Coaching für die Start-up-Führung so hilfreich und sinnvoll ist und welche Vorteile ein coachender Führungsstil mit sich bringt. Außerdem liest du, wie es dir schnell und mühelos gelingt, Coachingtechniken in deine Führungspraxis zu integrieren.

Darum benötigen Führungskräfte in Start-up-Unternehmen Coaching-Skills:

• Führung und Teambildung: Start-up-Gründer*innen und Führungskräfte müssen nicht nur ihr Unternehmen leiten, sondern auch Teams aufbauen und führen. Coaching-Skills ermöglichen es ihnen, ihre Mitarbeitenden zu inspirieren, zu motivieren und zu unterstützen, um gemeinsam Großes zu erreichen.
• Schnelles Lernen und Anpassungsfähigkeit: Start-ups sind gezwungen, sich rasch an neue Gegebenheiten anzupassen und aus Fehlern zu lernen. Coaching-Skills helfen Führungskräften, ihre Teams dabei zu unterstützen, in einem ständig veränderlichen Umfeld erfolgreich zu sein.
• Talententwicklung und Mitarbeiterbindung: Die Fähigkeit, Mitarbeitende individuell zu fördern und deren Potenzial zu erkennen, ist entscheidend, um hochqualifizierte Talente langfristig an das Unternehmen zu binden.
• Problemlösung und Entscheidungsfindung: Start-up-Unternehmen sehen sich oft mit komplexen Herausforderungen konfrontiert. Coaching unterstützt Führungskräfte bei der Entwicklung von Problemlösungsstrategien und der effektiven Entscheidungsfindung.
• Kommunikation und Konfliktmanagement: Effektive Kommunikation und das Management von Konflikten sind unerlässlich, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen. Coaching-Skills befähigen Führungskräfte, Konflikte früh und konstruktiv zu lösen und eine offene Kommunikationskultur zu etablieren.

So kannst du Coaching-Skills erwerben

• Schulungen und Workshops: Führungskräfte in Start-up-Unternehmen können von speziellen Coaching-Schulungen und Workshops profitieren, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sie können alleine oder aber auch mit Kolleg*innen teilnehmen.
• Eigene Teilnahme an Mentoring und Coaching: Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Coaches und Mentoren kann wertvolle Einsichten und Erfahrungen vermitteln, um Coaching-Skills zu entwickeln. So lernst du Coaching-Techniken, die zu deiner Persönlichkeit und deinen Stärken passen und dadurch mit großer Authentizität umgesetzt werden können.
• Selbststudium und Ressourcen: Zahlreiche Ressourcen wie Bücher, Online-Kurse und Materialien stehen zur Verfügung, um die Grundlagen des Coachings zu erlernen und zu vertiefen. Dies bietet sich in aller Regel als Einstieg an – oder um Gelerntes zu vertiefen.
• Praktische Anwendung: Die Anwendung von Coaching-Prinzipien in der täglichen Arbeit ist der beste Weg, um die Fähigkeiten zu festigen. Führungskräfte sollten Chancen suchen, um Coaching-Skills in der Praxis zu nutzen. Mindestens am Anfang, aber auch als Wegbegleitung bietet sich an, sich von Zeit zu Zeit gemeinsam mit einem Coach zu reflektieren und dafür Sorge zu tragen, dass der coachende Führungsstil immer mehr zur Alltagspraxis wird.

Fazit

In der rasanten Welt der Start-up-Unternehmen sind Coaching-Skills ein unschätzbares Führungsinstrument. Sie fördern nicht nur die persönliche Entwicklung und die des Teams, sondern prägen auch maßgeblich eine wertschätzende Kommunikations- und Unternehmenskultur und tragen so zum Erfolg des Unternehmens bei. Start-up-Führungskräfte, die diese Fähigkeiten beherrschen, sind besser gerüstet, um die Herausforderungen zu bewältigen und die Chancen zu nutzen, die sich in diesem dynamischen Umfeld bieten. Investitionen in die Entwicklung von Coaching-Kompetenzen sind daher eine Investition in die Zukunft und den nachhaltigen Erfolg von Start-up-Unternehmen.

Um die Vorteile eines coachenden Führungsstils in Start-up-Unternehmen voll auszuschöpfen, bieten die erfahrenen Coaches Julia Atkinson und Antje Brügmann ein Intensiv-Seminar an, das Führungskräften die Gelegenheit gibt, Coaching-Skills gezielt zu erweitern und in der Praxis anzuwenden. Es findet vom 18. bis 22. März 2024 im Hotel Nixe Palace auf Mallorca statt, Anmeldungen sind hier möglich

In der heutigen Arbeitswelt ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Mitarbeiterleistungen, auch als Benefits bekannt, spielen hierbei eine herausragende Rolle.

Diese nichtmonetären Vorteile bieten nicht nur den Mitarbeiter*innen, sondern auch den Arbeitgeber*innen zahlreiche Vorteile. Sie tragen zur Motivation und Bindung der Mitarbeiter*innen bei, steigern die Produktivität, reduzieren Krankheitsausfälle und schaffen ein positives Arbeitsklima. Ein Unternehmen, das viele Leistungen bietet, zeigt, dass es ihre Zufriedenheit und ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz ernst nimmt.

Flexible Arbeitszeiten

Laut einer Kununu-Umfrage wünschten sich 51,43 Prozent der befragten Arbeitnehmer*innen flexible Arbeitszeiten. Flexible Arbeitszeiten sind von großer Bedeutung, da sie dir die Flexibilität bieten, Arbeit und Privatleben effektiv zu vereinbaren. Dies ermöglicht es dir, deinen Arbeitstag nach deinen persönlichen Bedürfnissen zu gestalten, sei es, um familiären Verpflichtungen nachzukommen oder die produktivsten Arbeitszeiten auszunutzen.

Die Implementierung flexibler Arbeitszeiten erfordert eine kluge Planung und Kommunikation. Einige Tipps dazu sind:

• Klare Richtlinien: Definiere klare Richtlinien und Erwartungen bezüglich flexibler Arbeitszeiten, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Kommunikation: Fördere eine offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen, um die Bedürfnisse und Erwartungen beider Seiten zu verstehen.
• Technologie: Nutze Technologie, um die Arbeit von entfernten Standorten aus zu erleichtern und sicherzustellen, dass die Arbeitseffizienz gewahrt bleibt.
• Feedback: Sammle kontinuierlich Feedback von den Mitarbeiter*innen, um die Umsetzung flexibler Arbeitszeiten zu optimieren.

Work-Life-Balance

Die Förderung einer ausgewogenen Work-Life-Balance ist von entscheidender Bedeutung, da die Herausforderungen im modernen Arbeitsleben oft dazu führen, dass Arbeit und persönliches Leben in ein Ungleichgewicht geraten. Diese Balance zu erreichen, ist jedoch essentiell, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen zu gewährleisten und langfristig ihre Produktivität zu steigern.

Die Herausforderung der Work-Life-Balance besteht darin, die täglichen beruflichen Verpflichtungen mit den persönlichen Bedürfnissen und Verpflichtungen in Einklang zu bringen. Dies kann Stress, Überlastung und Burnout zur Folge haben. Um diesem Dilemma zu begegnen, gibt es verschiedene Vorschläge zur Verbesserung der Work-Life-Balance.

Ein Schlüssel dazu sind flexible Arbeitszeiten. Die Möglichkeit, Arbeitszeiten an persönliche Bedürfnisse anzupassen, ermöglicht eine bessere Balance zwischen Job und Freizeit. Das Home Office bietet eine weitere Option. Es reduziert Pendelzeiten und schafft mehr Freiraum für die persönliche Lebensgestaltung.

Weiterbildungsmöglichkeiten

Berufliche Weiterentwicklung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie steigert die Qualifikationen der Mitarbeiter*innen, was zu einer erhöhten Produktivität und Effizienz führt. Zudem erhöht sie die Jobzufriedenheit und das Selbstvertrauen der Mitarbeiter*innen. Wenn Unternehmen in die berufliche Weiterentwicklung ihrer Belegschaft investieren, sind sie besser aufgestellt, um Innovation und Wachstum zu fördern.

Um die Weiterbildungsmöglichkeiten optimal zu nutzen, sollten Arbeitgeber*innen verschiedene Angebote zur Förderung der Weiterbildung bereitstellen. Dazu gehören Schulungen, Workshops, Online-Kurse und die Möglichkeit, Konferenzen und Seminare zu besuchen. Die Flexibilität, berufliche Entwicklung in den Arbeitsalltag zu integrieren, trägt dazu bei, dass Mitarbeiter*innen motiviert und engagiert bleiben.

Gesundheits- und Wellnessprogramme

Gesunde Mitarbeiter*innen sind produktiver, motivierter und weniger gestresst. Gesundheit am Arbeitsplatz ist nicht nur Abwesenheitsprävention, sondern auch eine Investition in das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen. Es ist eine Win-win-Situation, von der sowohl die Mitarbeiter*innen als auch das Unternehmen profitieren.

Die Einführung von Gesundheits- und Wellnessprogrammen erfordert eine sorgfältige Planung und Kreativität. Beginne mit einer Bedarfsanalyse, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen zu verstehen. Dann gestalte Programme, die sowohl physische als auch mentale Gesundheit fördern, wie etwa Fitnesstrainings, Stressbewältigungsworkshops und gesunde Ernährungsoptionen.

Teamaktivitäten und Teambuilding

Teamaktivitäten sind die geheime Zutat für ein harmonisches Arbeitsumfeld. Sie sind der Kitt, der Mitarbeiter*innen enger zusammenbringt und die Teamarbeit stärkt. Durch gemeinsame Erlebnisse jenseits der Büroarbeit können Kolleg*innen einander besser verstehen und vertrauen. Teamaktivitäten schaffen ein positives Umfeld, in dem jede*r Einzelne sich geschätzt und integriert fühlt.

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt, wenn es um Teambuilding-Aktivitäten geht. Wie wäre es mit einem Teamabenteuer im Freien, einem gemeinsamen Kunstprojekt oder einem spaßigen Bürospiel? Die Hauptsache ist, dass die Aktivitäten sorgfältig ausgewählt und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen zugeschnitten sind. Sie sollten gleichermaßen Spaß machen, Lernmöglichkeiten bieten und den Teamgeist stärken.

Anerkennung und Wertschätzung

Anerkennung ist ein mächtiges Werkzeug, um die Motivation und Arbeitsmoral der Mitarbeiter*innen zu steigern. Ein einfaches "Danke" kann Wunder wirken. Es geht jedoch weit über oberflächliche Höflichkeiten hinaus. Anerkennung, wenn sie aufrichtig gemeint ist, berührt die Herzen der Mitarbeiter*innen. Wenn sie sich geschätzt fühlen, sind sie bereit, ihr Bestes zu geben und sich stärker mit ihrer Arbeit zu identifizieren. Anerkennung schafft ein positives Arbeitsumfeld, das sich auf die gesamte Unternehmenskultur auswirkt.

Es gibt zahlreiche kreative Möglichkeiten, wie Unternehmen die Wertschätzung für ihre Mitarbeiter*innen zeigen können. Dazu gehören Lob und Anerkennung, Mitarbeiter*in des Monats-Programme, kleine Geschenke, Fortbildungen und vieles mehr. Die Schlüsselkomponente ist, sicherzustellen, dass die Anerkennung aufrichtig und regelmäßig erfolgt. Mitarbeiter*innen sollten sich nicht nur an bestimmten Tagen oder Gelegenheiten geschätzt fühlen, sondern kontinuierlich in ihrem täglichen Wirken.

Mentoring und Karriereentwicklung

Die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter*innen ist von großer Bedeutung. Offene Türen zu Wachstumschancen stehen bereit. Ein erfahrener Mentor kann hilfreich sein, um Karriereziele zu erreichen. Mentoring spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung von Fähigkeiten, der Bewältigung von Herausforderungen und dem beruflichen Wachstum. Diese Möglichkeiten zur Weiterentwicklung sollen genutzt werden.

Gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen können Mentoring-Programme entwickelt werden, die auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Flexibilität ist gegeben, um den Wünschen der Mitarbeiter*innen gerecht zu werden. Die Gestaltung des beruflichen Wegs erfolgt in Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass das notwendige Wissen und die Unterstützung für den Erfolg vorhanden sind. Die Einzigartigkeit der Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen soll anerkannt werden, und die Werkzeuge zur Erreichung ihrer Karriereziele sollen bereitgestellt werden.

Flexibilität bei der Arbeitsumgebung

Eine angenehme Arbeitsumgebung ist der Schlüssel zum Wohlbefinden und zur Produktivität der Mitarbeiter*innen. Die Möglichkeit, die Arbeitsumgebung nach den individuellen Bedürfnissen anzupassen, schafft ein positives Arbeitsumfeld. Dies kann sowohl die Wahl des Arbeitsplatzes, sei es im Büro oder im Home Office, als auch die Gestaltung des physischen Raums, beinhalten. Helle, gut belüftete Räume, ergonomische Möbel und Pflanzen können dazu beitragen, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.

Die Schaffung einer flexiblen Arbeitsumgebung erfordert eine sorgfältige Planung. Unternehmen können Mitarbeiter*innen die Wahl lassen, ob sie im Büro, von zu Hause aus oder an anderen Orten arbeiten möchten. Dies kann durch flexible Arbeitszeitregelungen und die Bereitstellung der notwendigen technologischen Infrastruktur ermöglicht werden. Die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen sollten dabei im Mittelpunkt stehen.

Die Investition in nichtmonetäre Benefits zahlt sich in Form von gesteigerter Produktivität, geringeren Krankheitsausfällen und einem positiven Arbeitsumfeld aus. Mitarbeiter*innen, die sich geschätzt und unterstützt fühlen, sind bereit, ihr Bestes zu geben und zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Oft wird Start-up-Leader*innen nachgesagt, dass sie eine spezielle Gründer*inpersönlichkeit haben oder ein bestimmter Schlag von Mensch sind. Fakt ist: Manche Eigenschaften, die erfolgreiche Start-up-Leader*innen auszeichnen, sind ihnen in die Wiege gelegt, können aber auch erlernt und trainiert werden. Im Folgenden wird die sogenannte ABCD²-Formel vorgestellt, welche beschreibt, was Start-up-Leader*innen für Charakteristika innehaben und mitbringen sollten, um erfolgreich ein Start-up zu führen.

Die ABCD²-Formel

Bei ABCD² steht A für Allrounder, B für Believer, C für Creative mind, D für Diversity proponent und das zweite D für Doer. Im Folgenden werden diese Charakteristika näher beleuchtet.

A – Allrounder

Bedingt durch die Unternehmensgröße bei einer Gründung müssen Start-up-Leader*innen zwangsläufig Allrounder*innen (also Generalist*innen) sein. Sie verfügen über Kenntnisse, treffen Entscheidungen und verrichten Tätigkeiten in allen oder einem Großteil der Bereiche der Wertschöpfungskette. Zu diesen zählen (nach Porter, 1986) die Primäraktivitäten Produktion, Logistik, Marketing und Vertrieb, Kundenservice sowie die unterstützenden Aktivitäten Beschaffung, Personalwesen, Technologie-Entwicklung und Unternehmensinfrastruktur (inklusive Buchhaltung, Finanzierung etc.).

Natürlich müssen sich Start-up-Leader*innen nicht zwangsläufig um alle diese Verantwortungsbereiche federführend kümmern. Einige dieser Aufgabenbereiche können auch outgesourct werden.

Allerdings ist anzumerken, dass Start-up-Leader*innen doch weit mehr universal tätig sein müssen. Dies kann mitunter ein ganz schöner Drahtseilakt sein, da es hier auch darauf ankommt, eine vernünftige Priorität der Aufgabenabarbeitung zu setzen.

B – Believer

Start-up-Leader*innen müssen sowohl an sich als auch an die Geschäftsidee bzw. an ihr Herzensprojekt glauben und davon überzeugt sein, dass das Start-up zukünftig Gewinne abwerfen wird. Denn wie auch Steve Jobs zu Wissen mag: „Menschen, die verrückt genug sind zu denken, sie könnten die Welt verändern, sind diejenigen, die es auch tun.”

Und natürlich geschieht der Erfolg nicht über Nacht. Start-up-Leader*innen müssen einen langen Atem haben, ihre Ziele konsequent verfolgen und sich nicht vom Weg abbringen lassen.

C – Creative mind

Start-up-Leader*innen sollten Kreative sein. Einfallsreich bei der Geschäftsidee, unkonventionell in der Führung, erfinderisch im Umgang mit Problemstellungen und ideenreich in Marketing und Vertrieb. Denn Phrasen wie „Das haben wir schon immer bzw. noch nie so gemacht“ stoppen Innovation und Kreativität.

Und wenn die kreativen Ideen mal nicht vom Himmel fallen wollen, können auch Methoden wie Design Thinking eingesetzt werden, um Ideen zu generieren oder Lösungen für Probleme zu finden.

D – Diversity proponent

Es ist von großer Bedeutung, dass es sich bei Start-up-Leader*innen um Befürworter*innen von Diversität handelt. Denn Unterschiede in Bezug auf Fähigkeiten und Fertigkeiten, Kenntnisse, Sprache, Kultur, Geschlecht, Charaktereigenschaften sind sowohl bei einem Gründungsteam als auch bei den Start-up-Mitarbeitenden essentiell. Je vielfältiger und gemischter das Team ist, desto besser können sich die Teammitglieder ergänzen und ihre Stärken bündeln, was sich wiederum positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken wird.

D – Doer

Bereits der alte Goethe soll gesagt haben: „Erfolg hat drei Buchstaben: TUN“ Denn es ist leider so, dass sehr wenige von uns tatsächlich ihre Träume und (Geschäfts-)Ideen umsetzen, sondern vielmehr nur darüber reden. Start-up-Leader*innen hingegen sind Macher*innen. Sie sollten fokusziert sein, Dinge angehen und durchziehen. Macher*innen besitzen ein großes Durchsetzungsvermögen. Darüber hinaus sind sie gut darin, viele Aufgaben zügig zu erledigen. Zu viel Perfektionismus hingegen steht einem zuweilen im Weg. Denn wie sagt man im Englischen so treffend: Done is better than perfect because perfect is never done.

Bei der Führung eines Start-ups sollte folgende Geisteshaltung an den Tag gelegt werden:

• Du solltest ein(e) Allrounder*in sein, d.h. dich in mehrere Aufgabenbereiche einarbeiten und hier kluge Entscheidungen treffen.
• Du musst an dich und den Erfolg deines Start-ups glauben. Wenn nicht einmal du selbst an dich glaubst, tut dies auch niemand anders.
• Sei ein kreativer Kopf, denke und handle out of the Box.
• Lege Wert auf Vielfältigkeit, insbesondere in Bezug auf ein heterogenes Team, denn die Schwächen des einen, sind die Stärken des anderen.
• Sei ein(e) Macher*in, also gib Gas und handle mit Power – schnell, gewissenhaft und ohne Zögern.

Die Autorin Dr. Anke Hielscher promovierte nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Technischen Universität Kaiserslautern-Landau und ist seit 2015 am Lehrstuhl für E-Business an der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg tätig. Außerdem hat sie bereits mehrere Start-ups gegründet.

Structured Hiring ist ein Konzept, das den gesamten Einstellungsprozess umfassen und prägen sollte – von der ersten Definition der zu besetzenden Stelle über die Gestaltung der Ausschreibung und das Führen von Bewerbungsgesprächen bis hin zur tatsächlichen Vertragsunterzeichnung. Wichtig sind dabei vor allem drei Säulen: Im ersten Schritt gilt es, vorab und basierend auf den Unternehmenszielen eine Vorstellung von den Fähigkeiten, die ein(e) Bewerber*in mitbringen sollte, zu gewinnen. Zweitens sollten sämtliche Bewerbungen strukturiert und anhand fester, zu Beginn des Prozesses definierter Kriterien evaluiert werden. Drittens sind alle Entscheidungen auf der Basis von objektiven Kriterien und Daten aus den Interviews zu treffen.

Welche Vorteile bringt ein strategisch strukturiertes Personalmanagement mit sich?

Dieser Recruiting-Ansatz minimiert das Risiko vorschneller und willkürlicher Entscheidungen, die primär auf subjektiven Einschätzungen von HR-Manager*innen basieren. Stattdessen orientiert sich das gesamte Verfahren an den Unternehmenszielen und unterstützt eine langfristig angelegte, strategische Personalplanung. Außerdem behalten bei einem derartig strategischen Vorgehen sowohl Recruiter*innen als auch Bewerber*innen den Überblick und können somit gut planen, wann die Stelle besetzt beziehungsweise wann eine Rückmeldung kommuniziert werden wird.

Darüber hinaus ergeben sich weitere Vorteile für die Kandidat*innen, denn beim Structured Hiring stehen ihre Qualifikationen und ihre Eignung für die offene Stelle im Vordergrund, während den unvermeidlichen Vorurteilen im menschlichen Miteinander kein Raum gegeben wird. Anstatt sich allein auf ihren ersten Eindruck oder eine spontane persönliche Sympathie zu verlassen, werten Recruiter*innen Bewerbungen und Interviews nach einheitlichen Kriterien aus und orientieren sich bei ihrer Einstellungsempfehlung an diesen Daten.

Die Vorteile dieses Vorgehens maximieren sich für Start-ups, denen insgesamt weniger Ressourcen zur Verfügung stehen, weswegen Einstellungsentscheidungen noch sorgfältiger getroffen werden sollten. Gleichzeitig verfügen kleine Unternehmen häufig nicht über eigene HR-Abteilungen und ganze Recruiting-Teams, möchten jedoch trotzdem schnell personell wachsen. Gerade dann ist ein strategischer Ansatz beim Personalmanagement Gold wert, um zügig und erfolgreich zu skalieren und dabei den Ansprüchen eines fairen Einstellungsprozesses inklusive einer positiven Erfahrung für alle Kandidat*innen zu genügen. Denn obwohl im Ergebnis nicht alle Bewerber*innen eingestellt werden können, zahlt es sich mit Blick auf den Aufbau der eigenen Employer Brand, die Unternehmensreputation sowie möglicher künftiger Zusammenarbeit aus, das Recruiting professionell und transparent zu gestalten.

Worauf kommt es bei einem strukturierten Einstellungsprozess an?

Praktisch können Structured-Hiring-Prozesse in sechs Schritten beschrieben werden.

1. Im sogenannten Role Kick-off wird definiert, unter welchen kurz- und langfristigen Outcomes die Position als erfolgreich besetzt gelten kann. Sowohl die zu besetzende Rolle als auch die zu erreichenden Ziele und die Fähigkeiten, die dazu nötig sind, werden kurz und klar beschrieben.

2. Im zweiten Schritt gilt es die spezifischen Charakteristika zu benennen, welche der/die neue Kolleg*in mitbringen sollte – es wird also eine Art Wunsch-Steckbrief erstellt. Diese detaillierte Liste an Fähigkeiten, Eigenschaften und Qualifikationen in Form einer Scorecard wird allen Interviewer*innen zur Verfügung gestellt und erlaubt es ihnen, die Bewerber*innen nach den Gesprächen systematisch anhand dieser festgelegten Kriterien zu bewerten.

3. Auch vor den Gesprächen spielt die Scorecard eine wichtige Rolle, weil sie Recruiter*innen im dritten Schritt – der Erstellung eines Interviewplans – als Leitlinie dient. So entscheiden sie in Orientierung an dem gewünschten Bewerber*innen-Profil, welche Fähigkeiten wie getestet werden sollen, welche Kolleg*innen geeignet sind, um die Kandidat*innen auf ihre Eignung zu prüfen und wie der Interviewprozess zeitlich ablaufen soll.

4. Anschließend wird ein Set an Bewerbungsfragen zusammengestellt, welches für alle Interviewten einheitlich ist, um einerseits optimale Vergleichbarkeit und andererseits maximale Fairness im Einstellungsprozess zu ermöglichen. Ein gutes Bewerbungsgespräch lebt von der Vielfältigkeit der Fragen: Recruiter*innen möchten einen umfassenden Eindruck gewinnen und Bewerber*innen sich ausführlich mit ihren Qualifikationen und Persönlichkeiten präsentieren. Die Fragen sollten sich daher sowohl auf formale Erfahrungen als auch auf die persönliche Eignung und den Umgang mit spezifischen arbeitsrelevanten Herausforderungen beziehen. Zusätzlich ist es wichtig, sich wiederholende Fragen in einem Einstellungsprozess mit mehreren Interviews zu vermeiden, da ständige Wiederholungen den Bewerber*innen kein positives Gefühl vermitteln würden.

5. Im fünften Schritt geht es schließlich um die tatsächliche Einladung von Kandidat*innen zu Gesprächen sowie ihre Durchführung und einheitliche Evaluation mithilfe der Scorecard.

6. Im finalen Round-up-Meeting werden die Informationen aus dem Bewerbungsprozess zusammengetragen, um auf Grundlage der zuvor definierten Erwartungen an Position, Qualifikationen und Zielvorstellungen sowie das Matching zwischen den Interviewten und der Scorecard den/die geeignetste Kandidat*in auszuwählen. Dazu sollte die Rollenverteilung im Team selbst klar definiert sein, sodass kein Zweifel besteht, wer letztlich die Verantwortung für die finale Entscheidung trägt.

Braucht es (digitale) Tools für einen strukturierten Einstellungsprozess?

Für diesen Prozess braucht es gute Planung und einen umfassenden Überblick, prinzipiell aber keinerlei Tools. Zentral ist stattdessen der strukturierte Ansatz sowie die Wiederhol- und Vergleichbarkeit der einzelnen Einstellungsverfahren.

Ist diese grundsätzliche Struktur jedoch einmal implementiert, können insbesondere digitale Tools für eine enorme Effizienzsteigerung, Entlastung und einen insgesamt flüssigen Ablauf sorgen. So eröffnet beispielsweise die Automatisierung der Erstellung von Interviewfragebögen den HR-Manager*innen zeitliche Spielräume, die sie in das Führen der Gespräche investieren können. Selbiges gilt für eine automatisierte Vorfilterung von Bewerber*innenprofilen, die es ermöglicht, sich umso intensiver mit den prinzipiell infrage kommenden Kandiad*innen auseinanderzusetzen. Außerdem können ein strukturiertes Vorgehen und die Nutzung digitaler Tools dabei helfen, den Einfluss von Vorurteilen im Einstellungsprozess zu minimieren und die Candidate Experience zu verbessern. Denkbar sind hier beispielsweise die automatische Erfassung der korrekten Pronomen und der Aussprache von Namen, sodass Recruiter*innen Interviews gut vorbereitet beginnen und wertschätzend führen können.

Der Einsatz von digitalen Tools lenkt den Blick also weg von überbordender Bürokratie und zurück auf den/die einzelne Bewerber*in. Dies hilft großen wie kleinen Unternehmen, bringt Start-ups aber den zusätzlichen Vorteil, dass sie ihre knappen Ressourcen effizienter einsetzen und den Fokus auf das legen können, was wirklich zählt: die Suche nach der idealen Ergänzung für ihr Team, bei der sowohl Qualifikationen als auch persönliche Charakteristika mit den Unternehmenszielen zusammenpassen.

Der Autor Colm O'Cuinneain ist General Manager EMEA bei Greenhouse Software, einem US-amerikanischen Unternehmen für Hiring-Software. Sein größtes Anliegen: Die Kraft des menschlichen Potenzials am Arbeitsplatz freizusetzen.

In der heutigen Arbeitswelt gewinnt die Remote-Arbeit immer mehr an Bedeutung. Unternehmen setzen vermehrt auf eine Remote-First- oder Remote-Friendly-Kultur, um Talente unabhängig von ihrem Standort zu gewinnen. Auch auf der Bewerber*innenseite sind Home-Office und Remote-Arbeit schon lange keine Benefits wie jedes andere. Für viele Talente ist das ortsunabhängige Arbeiten zu einem elementaren Bestandteil ihrer Erwartungen an eine neue Stelle geworden.

Gerade Start-ups können aufgrund ihrer zumeist flexiblen Strukturen und modernen Unternehmenskultur verhältnismäßig leicht auf Remote-Arbeiten setzen. Sie sparen damit zugleich Kosten und schaffen eine wichtige Voraussetzung, um Talente an sich zu binden. Doch die Möglichkeiten und Chancen, die das Remote-Arbeiten für alle Beteiligten bietet, bergen im Vorfeld auch gewisse Risiken und Herausforderungen: Woher weiß ich, ob der/die Kandidat*in für das Remote-Arbeiten geeignet ist? Anhand welcher Kriterien wähle ich die Bewerber*innen aus?

Fehlentscheidungen können sich stark auf die Effizienz, die Kosten­struktur und das Engagement auswirken und somit für das Unternehmen in vielerlei Hinsicht einen deutlichen Mehraufwand bedeuten. Wie also am besten Vorgehen, um diese Risiken zu minimieren?

Soft Skills sind entscheidend

Neben den fachlichen Kompetenzen, die für die Bewerber*innenauswahl entscheidend sind, sollten sich Start-ups während des Bewerbungsprozesses auch auf die Soft Skills fokussieren. Remote-Mitarbeitende müssen in der Lage sein, selbständig zu arbeiten und eigenverantwortlich Entscheidungen zu treffen. Sie sollten zudem die Fähigkeit besitzen, sich selbst zu motivieren und produktiv zu bleiben, auch wenn sie allein zu Hause arbeiten.

Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Remote-Mitarbeitende müssen effektiv und transparent kommunizieren können, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder stets auf dem neuesten Stand sind. Darüber hinaus sollten sie flexibel und in der Lage sein, sich an unvorhergesehene Herausforderungen anzupassen.

Es ist unschwer zu erkennen: Es sind viele Anforderungen während des Einstellungsprozesses zu beachten. Umso mehr stellt sich die Frage, ob und wie diese Anforderungen effektiv zu überprüfen sind.

Eine Lösung: Testaufgaben, die bereits vor dem ersten Gespräch seitens der Bewerber*innen zu erledigen sind und somit einen Kriterien-bezogenen Einblick in die Soft Skills des/der potenziellen Mitarbeitenden bieten. Hilfreich könnte beispielsweise ein digitales und interaktives Persönlichkeitsquiz sein. Ein solches Quiz, das einmalig zu erstellen ist und durch Platzierung auf der unternehmenseigenen Karriereseite automatisiert abläuft, testet die wichtigsten Fähigkeiten für das Remote-Arbeiten. Auf diese Weise wird schon vor dem ersten Kontakt ein qualitatives Filtern der infrage kommenden Kandidat*innen möglich.

Kulturelle Passung: Wichtig fürs Team­Engagement

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die kulturelle Passung. Remote-Mitarbeitende müssen sich in die Unternehmenskultur einfügen können und sich mit den Werten und Zielen des Unternehmens identifizieren, um die innere Motivation auch aus dem Home-Office heraus aufrechterhalten zu können. Die potenziellen Kandidat*innen sollten daher nach ihren Werten, Motivationen und Interessen befragt werden, um sicherzustellen, dass sie gut zum Unternehmen passen.

Das Team-Engagement ist ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Einstellung berücksichtigt werden sollte. Remote-Mitarbeitende müssen fähig sein, sich als Teil eines (virtuellen) Teams zu fühlen und sich darin zu engagieren, auch wenn die anderen physisch abwesend sind. Auch hier lassen sich durch präzise und kontextbezogene Fragen während des Online-Einstellungsprozesses jene Mitarbeitenden auswählen, die den höchsten Cultural-Fit aufweisen und sich somit aller Voraussicht nach möglichst problemlos in das Remote-Team integrieren werden.

Wo finde ich die besten Leute?

Die Spezialisierung für das Recruiting von Remote-Fachkräften erfordert auch eine Spezialisierung hinsichtlich der Quelle der Personalgewinnung. Eine Jobanzeige auf herkömmlichen Jobportalen generiert unter Umständen eine Vielzahl von Bewerber*innen, die schon vorab für das Remote-Arbeiten nicht geeignet sind. Dies verringert die Effizienz und erhöht damit einhergehend die Kostenstruktur des Personalgewinnungsprozesses signifikant. Auf spezialisierten Remote-Jobportalen hingegen erhöhen sich die Chancen, einen größeren Anteil an Bewerber*innen zu generieren, die entweder bereits Erfahrung mit Remote-Work aufweisen oder zumindest eine höhere Motivation und Kompetenzen mitbringen, die für ein Remote-­Arbeitsleben relevant sind.

Qualitativ hochwertige Jobportale können außerdem auf bereits vorqualifizierte Remote-Fachkräfte für die unterschiedlichsten Arbeitsbereiche zurückgreifen. Auch Personaldienstleister*innen, die sich auf die Gewinnung von Remote-­Talenten konzentrieren, tragen einen deutlich höheren Mehrwert für die Effizienz im Einstellungsprozess bei. Insbesondere für Start-ups mit einer Remote-First- oder Remote-­Friendly-Kultur kann eine Auslagerung des Personalgewinnungsprozesses vorrangig bedeuten, dass Remote-Mitarbeitende nicht nur schneller und kostengünstiger gefunden werden, sondern auch einen besseren Cultural- und Remote-Fit haben. Ein strukturierter und etablierter Bewerbungsprozess trägt auch dazu bei, langjährige und nachhaltige Bindungen innerhalb des Teams zu kreieren und zu festigen.

Die Relevanz eines strukturierten Einarbeitungsprozesses

Auch nach der Einstellung eines/einer passenden Mitarbeitenden ist ein klar strukturierter Einarbeitungsprozess unabdingbar. Für das ortsunabhängige Arbeiten sollten klare Regeln und Prozesse definiert werden, die Remote-Work erleichtern und fördern. Ein weiteres wichtiges Element beim Onboarding ist das Schaffen einer positiven Arbeitsumgebung. Remote-Mitarbeitende müssen sich in ihrer Arbeitsumgebung wohl und produktiv fühlen. Start-ups sollten daher sicherstellen, dass sie ihnen die notwendige technische Ausstattung und Unterstützung bieten, um erfolgreich von zu Hause aus arbeiten zu können. Desweiteren sollten regelmäßig virtuelle Meetings und Teambuilding-Aktivitäten stattfinden, um das Gefühl von Zusammengehörigkeit und Teamarbeit zu fördern. Zudem sollte auch auf die technischen Kompetenzen der Bewerber*innen geachtet werden. Durch den richtigen Umgang mit wichtigen Tools und Plattformen wie z.B. Videokonferenzsoftware, Cloud-Speicher oder Projektmanagement-­Tools lassen sich die neuen Fachkräfte deutlich leichter einarbeiten.

Fazit

Das Recruiting von Remote-Fachkräften stellt für junge Unternehmen eine Chance dar, um wertvolle Talente zu gewinnen und Kosten zu sparen. Jedoch sollten Start-ups bei der Auswahl dieser Mitarbeitenden sorgfältig vorgehen und die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen der Remote-Arbeit berücksichtigen. Soft Skills, transparente Kommunikation, technische Kompetenzen, Remote-Erfahrung, kulturelle Passung, das Schaffen einer positiven Arbeitsumgebung und die Fähigkeit zum effektiven Arbeiten in einem verteilten Team sind entscheidende Faktoren, die berücksichtigt werden sollten, um die richtigen Mitarbeitenden auszuwählen und damit einhergehend die Fluktuation und somit die Re­cruiting-Kosten zu senken.

Der Autor Henri Gaul berät Remote-Friendly-Unternehmen für einen effektiven und ganzheitlichen Recruiting-Ansatz, setzt Employer-Branding-Maßnahmen um und generiert vorqualifizierte Remote-Talente in den unterschiedlichsten Arbeitsbereichen, https://remote-life.de/job-pakete

Tatsächlich brechen bis zu vier von fünf potenziellen Käufer*innen den Prozess an dieser Stelle noch ab. Frustrierend – insbesondere, wenn man bedenkt, dass der E-Commerce Markt weiterwächst, mit einer erwarteten Umsatzsteigerung von über 8 Prozent pro Jahr bis 2027. Doch wie können Händler*innen die Wahrscheinlichkeit für erfolgreiche Kaufabschlüsse erhöhen? Der Zahlungsexperte Unzer hat 100 Kriterien für den perfekten Checkout zusammengestellt. Die zehn wichtigsten Tipps stellen wir hier vor.

Bestellen so einfach wie möglich

Dein Online-Shop sollte klar und einfach sein. Keine verwirrende Navigation, sondern eine moderne, ansprechende Aufmachung, die den Kunden bzw. die Kundin durch den Checkout führt. Ein bisschen wie bei einem gut organisierten Flughafen, wo man immer weißt, wo man hin muss. Frage nur, was du wirklich an Infos benötigst, und biete die Option, als Gast zu kaufen. Hilfe sollte nur einen Klick entfernt sein.

Mobile Endgeräte mitdenken

Im digitalen Zeitalter ist es Standard, dass immer mehr Menschen ihr Smartphone nutzen, um alltägliche Dinge zu erledigen. Ein optimierter mobiler Checkout ist daher wichtig. Dazu gehören eine einfach zu bedienende Nutzeroberfläche, schnelle Ladezeiten und einen nahtlosen Prozess vom Warenkorb bis zur Bestellung.

Produkte klar präsentieren

Gute Produktbeschreibungen im Checkout sind so etwas wie dein letzter Elevator Pitch, bevor der Deal abgeschlossen wird. Du willst, dass deine Kund*innen genau wissen, was sie bekommen, bevor sie auf den "Jetzt kaufen"-Button klicken. Also gib ihnen eine Chance, ihre Artikel im Warenkorb zu prüfen – mit hochwertigen Bildern deiner Produkte. Zeige die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis an, damit deine Kund*innen genau wissen, was sie für ihr Geld bekommen.

Achte auf länderspezifische Besonderheiten

Ein guter Checkout-Prozess spricht die Sprache des Kunden bzw. der Kundin – im wahrsten Sinne des Wortes! Wenn du global verkaufen willst, ist es unerlässlich, die gesamte Kaufabwicklung zu lokalisieren. Übersetze deine Seite in die lokale Sprache und zeig die Preise in der Landeswährung an. Achte darauf, dass alle Eingabefelder beim Bezahlvorgang, wie etwa die Adressfelder, den lokalen Konventionen entsprechen.

Freie Wahl bei den Bezahloptionen

Wenn es ums Bezahlen geht, gilt: mehr ist mehr! Jeder dritte Online-Kauf wird abgebrochen, weil die gewünschte Zahlart nicht verfügbar ist. Sofern du also willst, dass deine Kund*innen so einfach wie möglich zahlen können, solltest du so viele Zahlungsmethoden wie möglich anbieten. Die üblichen Verdächtigen wie Vorkasse, Kreditkarte, Lastschrift, Paypal, oder Kauf auf Rechnung sind ein Muss. Mach es deinen Kund*innen leicht, sich zu orientieren, und gruppiere ähnliche Zahlungsmethoden, um den Checkout klar und einfach zu gestalten.

"Buy Now, Pay Later" effektiv im Checkout einsetzen

"Buy Now, Pay Later" ist der neue Trend im Online-Shopping. Sozusagen der hippe Cousin der alten Ratenzahlung. Wenn du diesen Service integrieren willst, mache es so einfach und nutzer*innenfreundlich wie möglich. Niemand mag komplizierte Schritte und endlose Eingaben – weniger ist hier definitiv mehr! Vergiss nicht: Deine Kund*innen müssen wissen, dass es die Option "Buy Now, Pay Later" gibt. Mach also den Rechnungskauf im Checkout-Prozess deutlich sichtbar. Und denke daran, die Bedingungen und Einschränkungen so klar wie möglich zu beschreiben. Transparenz ist hier das A und O.

Kund*innenkonten für ein exklusiveres Einkaufserlebnis

Kund*innenkonten sind ein bisschen wie VIP-Pässe für deine Website. Sie bieten Vorteile wie schnelleres Einkaufen, spezielle Angebote und vieles mehr. Wichtig ist jedoch: Das Anlegen eines solchen Kontos sollte nicht komplizierter sein als eine Bestellung als Gast. Deine Kund*innen wollen sich als VIPs fühlen, und keinen Hindernisparcours bewältigen!

Rabattcodes – die Sahnehäubchen im Checkout

Rabattcodes sind im Online-Shopping so etwas wie das Sahnehäubchen auf dem Kuchen. Gib deinen Kund*innen das Gefühl, ein Schnäppchen gemacht zu haben. Stelle sicher, dass du deinen neuesten Rabatt- oder Promocode gut sichtbar auf deiner Seite platziert hast. Und natürlich darf beim Bezahlvorgang das Eingabefeld für diesen magischen Geldspar-Code nicht fehlen. Aber Achtung: Das Feld sollte nicht zu aufdringlich und am besten von anderen Eingabefeldern abgetrennt und eingeklappt sein. Denn so bleibt der Checkout-Prozess übersichtlich und dein(e) Kund*in hat das Gefühl, einen exklusiven Deal gemacht zu haben!

Käuferschutz bietet Sicherheit

Käuferschutz im Checkout ist wie ein Sicherheitsgurt für deine Kund*innen. Mach ihnen klar, dass sie in guten Händen sind! Zeige prominent deine Rückgabebestimmungen, wie eine "30-Tage-Geld-zurück-Garantie" oder kostenlosen Rückversand. Dadurch löst du mögliche Bedenken der Kund*innen in Luft auf.

Vermeide Überraschungen beim Versand

Wir wissen alle, wie wichtig der Versand beim Online-Shopping ist. Informiere Kund*innen deshalb genau über Versandkosten, um Überraschungen zu vermeiden. Niemand mag versteckte Kosten! Zeige die Lieferzeit pro Produkt und biete verschiedene Versandoptionen, einschließlich Express-Lieferung, an. Vielleicht hat jemand ja Lust auf eine Express-Lieferung, um das neue Paar Schuhe noch rechtzeitig für die Party am Wochenende zu bekommen.

Zum Weiterlesen: Zur gesamten Checkliste von geht es hier.