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2. Schritt: Marktüberblick
Wenn Sie sich entschieden haben, welchen Anforderungen künftige Lieferanten und ihre Produkte entsprechen müssen, gilt es, geeignete Anbieter zu finden. Angebote einzuholen rechnet sich für kleine Unternehmen oft nicht. In diesen Fällen bietet es sich an, über das Internet einen Preisvergleich vorzunehmen und zusätzlich mit regionalen Anbietern, die zum Beispiel in den gelben Seiten zu finden sind, Kontakt aufzunehmen. So bekommen Sie schnell einen Überblick über die Preisstruktur und können sich in kürzester Zeit für den eigenen Lieferantenpool entscheiden. Dabei darf man Preis und Kosten nicht verwechseln. Denn schon bei der Bestellung kommt es nicht nur auf den Preis (mit oder ohne Mehrwertsteuer) an, sondern auch auf Zahlungsbedingungen, Lieferzeit, Vertragslaufzeiten etc.
Alle entstehenden Kosten müssen vor einer Kaufentscheidung bekannt sein. Bei Gebrauchsgütern wie Druckern etc. oder auch Telefonverträgen bietet es sich an, vor der Kaufentscheidung die „Total Cost of Ownership“ zu berechnen, denn oft ist das auf den ersten Blick günstigere Angebot doch das teurere. Gerade bei Bestellungen per Vorkasse und Serviceverträgen ist zudem die wirtschaftliche Situation des Lieferanten entscheidend. Mit gewisser Verzögerung kann man sich im Falle von Kapitalgesellschaften über diese kostenfrei im Internet informieren unter www.unternehmensregister.de
3. Schritt: Verhandeln
Bei teuren Anschaffungen und großen Volumen ist es sinnvoll, drei bis fünf individuelle Angebote einzuholen. Die Anbieter können Sie im Internet auswählen, von einem Einkaufsmakler ermitteln lassen, oder Sie lassen sich Tipps in Unternehmernetzwerken wie den Wirtschaftsjunioren geben.
Nachdem Sie einen Katalog mit den für Sie wichtigen Entscheidungskriterien formuliert haben, senden Sie die Bitte um ein Angebot an die Anbieter aus Ihrer engeren Wahl. Bei der Angebotsprüfung benötigen Sie nicht nur eine Checkliste mit Ausschlusskriterien, sondern auch ein Schema für die qualitative Prüfung der Angebote. Wenn nicht das billigste Angebot, sondern das für Sie günstigste ausgewählt werden soll, hilft eine Tabelle mit gewichteten Kriterien.
Im Einzelfall können Sie den Listenpreis vor der endgültigen Bestellung nachverhandeln. Der größte Fehler, den man beim Einkauf machen kann, ist es, nicht an Listenpreisen zu rütteln. Ein erfolgreicher Einkäufer zeichnet sich demnach dadurch aus, dass er, basierend auf einer realistischen Bedarfsplanung, den Vorteil des eigenen Unternehmens im Blick behält und Verkaufsfloskeln herausfiltert. Das ist wichtig, denn eine Vielzahl von Büchern und Seminaren bereiten Verkäufer auf den richtigen Umgang mit ihren Kunden vor.
Dass dabei nicht immer der Nutzen des Kunden im Vordergrund steht, ist sicher keine Überraschung. Entscheiden muss der Kunde auch über die richtige Bestellmenge. Für größere Bestellmengen sprechen Rabatte und geringere Lieferkosten, dagegen sprechen Lagerkosten und die höhere Kapitalbindung. Gerade bei der Mengenplanung müssen junge Unternehmen auf ihre Liquidität achten. Ein großer Fehler ist es, zu teuer und zu viel einzukaufen und damit Finanzmittel zu binden. Hilfreich bei der Planung kann es sein, die Kostenstruktur der Lieferanten zu verstehen und so Ansatzpunkte für eine Win-Win-Situation zu finden.
Wer in Verhandlungen geht, sollte gut vorbereitet sein. Kennt man sich mit dem Unternehmen des potenziellen Lieferanten und dessen Zielen aus, dann gelingt es leichter, einen gemeinsamen Weg zum Ziel zu finden. Der ist oft von Zugeständnissen beider Seiten gesäumt. Kennt man aus eigenen Recherchen die wirtschaftlich lohnende Preisuntergrenze des Verkäufers, hat man es leichter, zum Ziel zu kommen und realistische Forderungen zu stellen.
Bei Verhandlungen stehen wie bei jeder Form der Kommunikation nicht nur die Sachargumente im Mittelpunkt, sondern auch die menschliche Seite. Einen guten Draht zum Verkäufer zu entwickeln, hat schon in vielen Verhandlungen zum Durchbruch geführt. Erfolgreiche Einkäufer sind authentisch und bauen Vertrauen auf. Sie beachten viele Variablen außerhalb des Preises. Reine Preisdrückerei rächt sich irgendwann sicherlich.
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Nicht nur an den Konkurrenten orientieren
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„Statt die Tagessätze seiner Mitbewerber zu vergleichen, sollte man also eher den Maßstab am Wert seiner Leistung anlegen“, so das Fazit von Jens Fetting. Dabei gelten für verschiedene Kunden natürlich verschiedene Honorare: Ein Unternehmen wäre bereit, weit mehr für einen Anstrich zu zahlen als eine Privatperson. „Bei der Kalkulation von Unternehmenspreisen sollten Sie sich überlegen, was Ihre Leistung dem Unternehmen bringt“, rät der Verhandlungstrainer weiter. Auch hier nennt er ein Beispiel: Ein Moderator soll auf einer Messe eine Diskussion leiten. Was würde es das Unternehmen kosten, auf anderem Weg mindestens einen neuen Kunden zu finden? „Sprechen Sie Ihren potenziellen Kunden ruhig auf diese Fragen an – dann bekommen Sie ein Gespür dafür, was Ihre Leistung dem Unternehmen wert ist.“ Entsprechend leichter wird die Argumentation bei später folgenden Verhandlungsgesprächen.
Setzen Sie sich für Ihr Honorar ein Ideal und ein Limit.
Anja Ihme, freiberufliche PR-Beraterin aus Freiburg, geht heute ganz anders in die Honorarverhandlungen als zu Beginn ihrer Selbständigkeit vor neun Jahren. „Je länger ich freiberuflich arbeite, umso klarer kann ich dem Kunden vermitteln, was ich kann“, so Anja Ihme. „Ich habe weitaus mehr Selbstbewusstsein bei den Honorarverhandlungen als früher.“ Ihr Tipp: Angebote sehr transparent gestalten. „Ich habe unterschiedliche Preise: Für hochqualifizierte Arbeit wie Beraten und Texten nehme ich andere Sätze als für administrative Aufgaben wie Mailings verschicken oder einfache Listen abtelefonieren.“ Nach ihrer Erfahrung akzeptieren die Kunden durch die Differenzierung der Preise auch den höheren Stundensatz für die qualifiziertere Arbeit.
Zur Checkliste Was nehmen die anderen?
Begonnen hat Anja Ihme 1998 mit einem Stundenhonorar von 80 D-Mark. „Das schien mir im Vergleich zu den Studenten-Jobs für zehn Mark, die ich davor hatte, wahnsinnig viel“, erinnert sich die PR-Expertin. „Doch ich habe schnell gemerkt, dass die 80 Mark gerade so reichten.“ Heute verlangt sie von Neukunden fast das Doppelte – und hat damit fast immer Erfolg. „Geholfen hat mir vor allem mein berufliches Netzwerk, das mich stets moralisch unterstützt, wenn ich mal wieder Zweifel an meinen Preisen habe“, so Anja Ihme. In die Verhandlungsgespräche geht sie spielerisch und mit einer Prise Humor hinein. „Das lockert die Stimmung und erleichtert die Diskussion ungemein.“ Finden die Verhandlungen persönlich und nicht am Telefon statt, achtet Anja Ihme darauf, dass sie professionell, souverän und selbstbewusst auftritt. Ein angemessenes Business-Outfit ist bei Kundenbesuchen Pflicht.
Einkauf ist ein Dauerthema
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Wer sich für sein Unternehmen kein Mittelmaß, sondern das Beste wünscht, muss die Leistungen seiner Lieferanten kontinuierlich beobachten und bewerten. Dabei kommt es nicht nur auf die Qualität der erbrachten Leistung an, sondern auch auf Termintreue, Flexibilität und das Kommunikationsverhalten des Zulieferers.
Nahezu jeder Lieferant ist austauschbar. Schon deshalb sollten Sie immer auf der Suche nach noch besseren Lieferanten sein. Regelmäßig lohnt es sich, die Qualität der aktuellen Lieferanten und das Preisniveau auf dem Markt zu vergleichen. So erkennen Sie schnell, ob vereinbarte Konditionen noch marktgerecht sind und Laufzeitverträge weiterhin dem eigenen Bedarf entsprechen.
Helfen kann dabei eine Bezugsquellenliste, in die Sie im Laufe der Zeit mögliche Anbieter eintragen, sodass Sie bei Bedarf alle Kontaktdaten beisammen haben. Wenn Sie Ihre Verträge und die damit verbundenen Kündigungsfristen kennen, haben Sie die Möglichkeit, Ihren Einkauf kontinuierlich zu optimieren. Natürlich dürfen Sie nicht am falschen Ende sparen und auch nicht in Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten geraten.
Wer für jedes wichtige Angebot mindestens zwei Anbieter kennt, die als Lieferanten in Frage kämen, ist auf der sicheren Seite. Neuester Trend ist Nachhaltigkeit im Einkauf. Veränderte Erwartungen der Kunden, staatliche Auflagen und nicht zuletzt auch gestiegene Kosten für umweltschädliches Verhalten machen es für immer mehr Unternehmen reizvoll, auch beim Einkauf auf die Einhaltung ökologischer und sozialer Mindeststandards zu achten.