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Bürokratisches Muss

Neben dem Arbeitsvertrag kommt auf den frischgebackenen Arbeitgeber aber auch einiges an Bürokratie zu. Beispielsweise braucht der Unternehmer eine Arbeitgebernummer vom Finanzamt. Denn er muss die Lohnsteuer abführen. Zusätzlich hat er seine Angestellten bei der Sozialversicherung anzumelden und seinen Anteil für die Mitarbeiter zu begleichen. Und: Die Mitarbeiter müssen bei der betreffenden Berufsgenossenschaft unfallversichert werden. Außerdem: Ist der Arbeitnehmer kein Deutscher, benötigt er eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Das Problem: Alle diese Dinge sind mit engen Fristen kombiniert. Wer nicht weiß, was ihn erwartet, oder Teile des Prozesses vergisst, auf den können von Gesetzes wegen Sanktionen zukommen.

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Der erste Arbeitstag

Wenn die neue Kraft dann ihren ersten Tag hat, ist für sie im Regelfall alles ungewohnt. Außer es läuft wie beim Senfsalon in Berlin: „Unsere drei Mitarbeiter sind nach und nach bei uns reingewachsen“, erzählt Inhaberin Merit Schambach. Sie waren über den Bekanntenkreis gekommen und hatten zunächst als Aushilfen gearbeitet. Bis die Senfspezialistin nicht mehr auf die drei verzichten wollte und sie schließlich fest eingestellt hat. „Bevor ich mich allerdings dazu entschloss, habe ich mich eingelesen, speziell in die Themen der Sozialversicherung“, sagt Merit Schambach. Ist der Übergang nicht so fließend wie beim Senfsalon, dann sollte die neue Arbeitskraft am ersten Tag an die Hand genommen werden. Denn Tatsache ist: „Die meisten Mitarbeiter erinnern sich auch nach vielen Jahren noch an ihren ersten Tag im neuen Unternehmen. Häufig würzen Anekdoten von diesem besonderen Tag später Jubiläumsreden oder sogar den Abschied in den Ruhestand“, weiß Langosch. Für den ersten Eindruck gibt es also keine zweite Chance. Darum ist es wichtig, dass dem Neuen jemand den Weg weist: Wo ist der Arbeitsplatz? Wo die Kaffeeküche? Die Toiletten? Außerdem sollte der neue Mitarbeiter durch den Betrieb geführt und mit den Arbeitszeit- und Pausenregelungen vertraut gemacht werden.

Hinzu kommt: „Bereits die Vorbereitung des Arbeitsplatzes für den neuen Mitarbeiter sollte signalisieren, dass er erwartet wird“, sagt Langosch. Der Kurierfahrer sollte also ein Fahrzeug vorfinden, wer am Computer arbeitet, einen eingerichteten Schreibtisch mit Papier, Kugelschreiber und der nötigen technischen Ausstattung. Dazu gehört auch eine Telefonnummer, ein Passwort für den Computer, eine Mailadresse und bei größeren Unternehmen gegebenenfalls ein Intranetzugang. „Mehr als nur eine Geste ist auch, dass der neue Arbeitnehmer schon Visitenkarten vorfindet oder Arbeitskleidung des Unternehmens. Das stärkt vom ersten Moment an ein Wir-Gefühl“, rät der Unternehmensberater. Und ein Blumenstrauß als kleines Willkommenspräsent gibt dem Neuzugang das Gefühl, erwünscht und erwartet zu sein. Übrigens geht es bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes nicht nur um den Wohlfühlfaktor. Sowohl der Staat als auch die Berufsgenossenschaften haben zur Bereitstellung und Einrichtung von Arbeitsplätzen Rechtsvorschriften erlassen. Ganz wichtig ist außerdem für den ersten Arbeitstag, dem Mitarbeiter zu sagen, was man von ihm erwartet, ihn langsam an seine Aufgaben heranzuführen – und bitte nicht zu viel erwarten: „Man muss ihm schon eine gewisse Einarbeitungszeit zugestehen“, sagt der Unternehmensberater. „Er wird nicht bereits am zweiten Tag die totale Entlastung sein können. Das ergibt sich erst im Laufe der folgenden Wochen oder sogar Monate.“

Diesen Zeitaufwand für die Einarbeitung eines Neuen unterschätzten viele Chefs. Eine weitere Falle in der Anfangszeit: „Am ersten Tag das Du anzubieten ist nicht ungefährlich“. Denn es sei schwierig bis unmöglich, diese Form des Vertrauensbeweises wieder zurückzunehmen. Besser sei, sich erst einmal aneinander zu gewöhnen und gegebenenfalls sich am Ende der Probezeit zu duzen. „Damit bekommt das Du auch eine ganz andere Bedeutung. Doch auch ohne Du ist eines klar: Der erste Mitarbeiter wird immer in einer besonderen Vertrauenskonstellation mit dem Chef stehen. „Das muss so sein, denn sonst kann er keine wirkliche Unterstützung bieten“, weiß Langosch. Allerdings muss hier unterschieden werden zwischen einer funktionalen Vertraulichkeit auf Geschäftsebene und einer menschlichen Vertraulichkeit, die im schlimmsten Fall zu weit gehen kann. „Eine gewisse Distanz zwischen Beruflichem und Privatem ist zwischen Chef und Mitarbeiter angebracht“, rät Langosch.

Checkliste: Das gehört in den Arbeitsvertrag
Checkliste: Was Sie erledigen müssen


Den vollständigen Artikel lesen Sie in der Ausgabe 04/2008

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