Startup-IT: Wann der Wechsel von Public zu Private Cloud sinnvoll ist

Autor: Christoph Dyllick-Brenzinger
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Die private IT-Ausstattung und die zahlreichen kostenlosen Cloud Dienste sind heutzutage vollkommen ausreichend, um mit seinem Start-up loszulegen. Mit Dropbox, Evernote und Trello erhält das Gründerteam zu unschlagbaren Konditionen eine funktionierende IT-Plattform, die die Zusammenarbeit im Team und den standortübergreifenden Zugriff ermöglicht. Doch früher oder später reichen die kostenlosen Dienste nicht mehr. Benötigt man mehr Funktionen, mehr Speicher oder will man weitere Nutzer hinzufügen, dann werden kostenpflichtige Business Accounts nötig. Spätestens dann sollten die Gründer überlegen, wie Sie Ihre zukünftige IT gestalten wollen. Bleiben Sie den Cloud Diensten treu, riskieren sie beständig wachsende Lizenzgebühren und akzeptieren implizit einen fest definierten Funktionsumfang. Die alternative Entscheidung – die IT selbst in die Hand zu nehmen und auf eine Private Cloud zu setzen – bedeutet zwar Investitionen, andererseits wird man mit einer flexiblen und erweiterbaren Lösung belohnt. Die Entscheidung „make or buy“ kann nicht generell gefällt werden, sondern muss von jedem Start-up individuell bewertet werden. Dieser Artikel soll helfen, diese Entscheidung informiert zu treffen.

Grenzen der Gründer-IT

Schaubild, das den Unterschied zwischen Public und Private Cloud illustriert
Public vs Private Cloud

Gründer haben in den ersten Monaten eine Menge um die Ohren. Deshalb konzentriert man sich auf die wichtigen Dinge und stellt das Thema IT-Ausstattung gern hinten an. Dies ist zu Beginn ein sinnvoller Ansatz, da die meisten Gründer schon alles Notwendige besitzen, um sofort zu starten. Das private Notebook, Handy und Internetzugang sind vollkommen ausreichend für ein Dienstleistungsunternehmen oder einen Hersteller virtueller Güter. Softwareseitig nutzt man kostenlose Cloud Dienste, die man schon vom privaten Gebrauch kennt. In der Dropbox liegen die eigenen Daten, E-Mails liegen bei Gmail, Evernote und Trello sind das digitale Notizbuch, und die eigene Webseite ist mit Hilfe von Wordpress oder anderen Baukastensystemen schnell aufgesetzt.

Dieser Ansatz funktioniert einwandfrei, solange das Team klein, die Anforderungen an die IT überschaubar und es keine Hierarchien gibt. Alle Mitarbeiter sind zu diesem Zeitpunkt gleichgestellt und haben jederzeit und von überall Zugriff auf die Firmendaten. Bei wachsenden Unternehmen kommt man aber unweigerlich zu einem Punkt, wo die anfängliche IT-Ausstattung in Frage gestellt werden muss. Bleibt man bei der bestehenden Lösung oder wechselt man? Die Entscheidung, die sich aufdrängt, ist nur oberflächlich ausschließlich eine solche zwischen „make or buy“. Darüber hinaus ist es ebenso eine Frage, wie viel Unabhängigkeit und Flexibilität man in der Zukunft mit seiner IT und seinen Prozessen benötigt.

IT-Systemfrage „make or buy“ – Public Cloud vs. Private Cloud

Dropbox ist ein gutes Beispiel, um die Konsequenzen dieser Entscheidung zu verdeutlichen. Mit der Registrierung erhält man 5 Gigabyte Cloudspeicher – kostenlos und sofort einsatzbereit. Doch irgendwann braucht man vielleicht mehr Speicherplatz. Vielleicht wächst auch das Team und es werden feinere Freigabeberechtigungen für die verschiedenen Daten benötigt. In diesem Fall benötigt man das Business Paket von Dropbox, welches aktuell für die ersten fünf Benutzer € 600 netto pro Jahr kostet. Mit jedem weiteren Benutzer steigen die Kosten um € 120.  

Dies ist nicht nur bei Dropbox so, sondern alle kostenlosen Cloud Dienste haben kostenpflichtige Business Varianten mit zusätzlichen Fähigkeiten. Wenn man also gezwungen ist, bei mehreren Diensten zur kostenpflichtigen Business Variante zu wechseln, summieren sich die Lizenzkosten für die Gründer schnell auf mehrere Tausend Euro pro Jahr. Gerade Anbieter von vertriebsnaher Software wie Salesforce oder SugarCRM lassen sich die Softwarenutzung teuer bezahlen.  

Für manch ein Start-up mögen die Kostenimplikationen angesichts des Komfortgewinns und der Entlastung der Geschäftsführung eine untergeordnete Rolle spielen. Doch auch hier sollten sich die Entscheider die Frage stellen, ob ein Systemwechsel nicht aus Sicht der Erweiterbarkeit angeraten sein könnte. Die Cloud Dienste – ob kostenlos oder kostenpflichtig – können nicht um individuell benötigte Features erweitert werden. Werden individuelle Fähigkeiten oder Schnittstellen benötigt, so befindet man sich in einer Sackgasse. Weder Dropbox, noch Trello oder Salesforce werden wegen einer Anfrage eines Start-ups den Funktionsumfang erweitern. Somit geht die Entscheidung zu Gunsten einer Public-Cloud-Lösung auch immer einher mit einem OK zu einem klar definierten und nicht individuell erweiterbaren Funktionsumfang.

Dies ist der Moment, in dem sich das Start-up Gedanken über die zukünftige IT-Plattform machen sollte. Die heutigen und zukünftigen Anforderungen sollten genau eruiert werden, um eine fundierte und zukunftsfähige Entscheidung zu treffen. Zu diesem Zeitpunkt kann jedes Unternehmen noch vergleichsweise leicht Anpassungen an der Firmen-IT vornehmen. Im Verlauf der Zeit wird die Abhängigkeit jedoch immer größer und jeder Wechsel aufwändiger.  

Es ist eine schwerwiegende Entscheidung, da diese weitreichende Konsequenzen mit sich bringt. Ein Systemwechsel oder eine Datenbankmigration klingen banal, haben es aber in sich. Das wird wohl jeder bestätigen, der schon mal eine solche Übung hinter sich gebracht hat.

Natürlich können die Public-Cloud-Dienste für ein Start-up auch in Zukunft ausreichend sein. Die Public-Cloud-Dienste sind jederzeit im Internet erreichbar und bieten klar definierte Features. Dropbox, Google Docs, Evernote und Trello sind nur vier Beispiele für einen schnell wachsenden Bereich, der fast täglich neue Funktionen aus dem Internet bietet. Fast alle Public-Cloud-Dienste müssen nicht installiert werden und stehen sofort zur Verfügung. Neue Mitarbeiter sind häufig mit den Diensten vertraut und können direkt losarbeiten. Für ein Start-up lohnt es sich dann, dauerhaft auf Public-Cloud-Dienste zu setzen, wenn diese die benötigten Features bieten und man keinen Aufwand mit der Administration verbringen will.

Abstraktes Bild zu Cloud Computing
Public und Private Cloud liefern die gleichen IT-Funktionen. Der Unterschied liegt in der Verantwortung über den Server

Wenn die Kosten, die Abhängigkeit oder die geringe Flexibilität jedoch zum Problem werden, gibt es eine Alternative. Man muss die Public-Cloud-Lösungen hinter sich lassen und zu einer Private Cloud wechseln. Nur wenn man die Firmen-IT in die eigene Hand nimmt, kann man diese den eigenen Bedürfnissen entsprechend formen. Eine Private Cloud heißt nicht, dass man sämtliche Funktionen und Tools selbst entwickeln muss, sondern dass man als Unternehmen gewillt ist, die eigene IT-Infrastruktur selbst zu administrieren und den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Man entscheidet sich bewusst für das eigene kleine Rechenzentrum. Hierbei ist es weniger entscheidend, wo sich das eigene Rechenzentrum befindet. Der Firmenserver kann im eigenen Büro stehen oder sich in einem angemieteten Rechenzentrum befinden. Im Englischen gibt es hierfür – im Gegensatz zum Deutschen – die klare Unterscheidung in "On- und off-premise"-Lösungen.

Verschiedene Wege zur Privaten Cloud

Bei einer Private Cloud holt man also die eigenen Daten in den eigenen Hoheitsbereich. Der eingesetzte Server oder der Network-Attached-Storage (NAS) befindet sich im eigenen Netzwerk oder im gemieteten Rechenzentrum und man entscheidet selbst, welche Dienste der Server im lokalen Netzwerk und im Internet zur Verfügung stellt. Der grundsätzliche Aufbau einer Private Cloud fordert somit einen deutlich höheren Administrationsaufwand, bietet jedoch deutlich größere Freiheiten bei der Auswahl der Dienste sowie der individuellen Anpassungen oder Erweiterungen.  

Vom Funktionsumfang muss die Private Cloud sich nicht vor der Public Cloud verstecken. Es gibt unzählige Open-Source-Lösungen, die den kommerziellen Produkten in nichts nachstehen. ownCloud, Seafile, Wordpress, Jira, OpenProject, Odoo und viele weitere Private-Cloud-Software-Lösungen stehen kostenlos zur Verfügung und warten auf Ihren Einsatz. Keines der eben genannten Produkte wird sämtliche Anforderungen eines Start-ups auf einen Schlag abdecken können. Aber für fast jeden Bedarf lässt sich eine geeignete Open-Source-Lösungen finden. Die Herausforderung liegt in der Suche, der Installation und der Integration in die eigene Private Cloud.  

Wem die Suche nach der passenden Software zu aufwendig ist, wird sich vielleicht für vorkonfigurierte Private Cloud Server interessieren. Den Einstieg in das Segment bilden die erwähnten NAS Server. Diese sind auch für sehr schlanke Budgets zu haben und stellen Speicherplatz im eigenen Netzwerk zur Verfügung. In den meisten Fällen kann man auch über das Internet auf die Daten per VPN zugreifen. Ihr Nachteil ist die vergleichsweise geringe Erweiterbarkeit. Zwar können Sie – analog Smartphones – durch Apps weitere Aufgaben übernehmen, aber auch diese haben einen klar vorgegebenen Funktionsumfang. Nur auf wenigen lassen sich Private-Cloud-Open-Source-Dienste à la ownCloud installieren.  

Um die Flexibilitätsvorteile einer Private-Cloud-Lösung auszuschöpfen, sollte man auf Lösungen mit offene Plattformen setzen. Die beiden bekanntesten Vertreter dieser Kategorie sind die Protonet- und die ionas-Server der beiden gleichnamigen Start-ups aus Hamburg und Mainz. Protonet machte im Jahr 2014 viel von sich reden, als es mit seiner Crowdfunding-Kampagne einen Welt- und Deutschlandrekord aufstellte. In 133 Stunden sammelte es 3 Millionen Euro ein! Nie zuvor hat ein Start-up in dieser Geschwindigkeit Geld über die Crowd eingesammelt und kein anderes deutsches Start-up hat eine solche Summe einsammeln können. Protonet sieht sich als Lösung, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Team zu unterstützen. Die zentralen Funktionen wie Chat, Datenablage und Projektmanagement laufen über das selbstentwickelte Frontend Soul OS.

Der ionas-Server fährt einen anderen Ansatz und sieht sich eher als Integrator erstklassiger Open-Source-Dienste. Der Server ist bei Auslieferung mit einer Vielzahl vorkonfigurierter und miteinander integrierter Open-Source-Lösungen bestückt. Mit VoIP-Telefonanlage, CRM-System und professionellem Projektmanagement-Tool ist sein Funktionsumfang auch umfangreicher als der der Protonet-Geräte. Ihm fehlt dafür die einheitliche graphische Nutzeroberfläche. Die Lösungen dieser beiden Private-Cloud-Anbieter vereint, dass zusätzliche Dienste ohne weiteres dank der offenen Plattform installiert werden können. Soll eine bestimmte Warenwirtschaftslösung verwendet werden, dann kann diese aufgespielt und in die private Cloud integriert werden. Um für größere Arbeitsgruppen ausreichend Power mitzubringen, gibt es die Protonet- wie die ionas-Server mit unterschiedlichen Hardwarekonfigurationen.  

Individualentwicklungen sind hingegen nur in absoluten Ausnahmefällen sinnvoll. Der Aufwand und die Kosten werden zu gerne unterschätzt und lohnen nur für große Unternehmen mit stark individualisierten Prozessen und großen Mitarbeiterzahlen. Der Individuallösungen vorauseilende Ruf „Kosten am Ende das Doppelte und bringen nur die Hälfte“ ist leider tatsächlich eher die Regel als die Ausnahme.

Keine einfache Entscheidung

Was sollte man nun einem Start-up empfehlen? Eine pauschale Empfehlung gibt es nicht! Zu unterschiedlich sind die Anforderungen an Flexibilität, Sicherheit, Komfort und Leistungsfähigkeit von Start-up zu Start-up in Bezug auf die IT. Die Eierlegende IT-Wollmilchsau gibt es leider nicht.  

Die Grundlage aller Überlegungen sollte daher der realistische IT-Bedarf der nächste 3 bis 5 Jahre sein. Wenn dieser von Public-Cloud-Diensten abgedeckt wird, dann ist die Public Cloud vermutlich die bessere Wahl – trotz der Lizenzkosten. Wenn nicht, dann sollten die Möglichkeiten einer Private Cloud ermittelt werden. Gerade wenn die internen IT-Kapazitäten begrenzt sind, bietet sich eine paketierte Lösung à la Protonet oder ionas an. Die anfänglichen Investitionen in den Aufbau der Private Cloud werden sich langfristig in Form einer höheren Flexibilität, Sicherheit und Funktionsumfang auszahlen.  

Schaden kann es auch nicht, sich Rat und die Erfahrungen von Experten und anderen Gründern einzuholen. Im Tagesgeschäft stellen wir immer wieder fest, dass die Lektüre von ein/zwei Forenbeiträgen die intensive Auseinandersetzung mit dem Thema zu ersetzen scheint. Dem ist nicht so! Die Entscheidung pro und contra Public und Private Cloud sollte wie auch jede andere Investitionsentscheidung mit Bedacht erfolgen. Ein gesparter Euro oder eine falsche Entscheidung in dieser Phase kann schnell zu einem Fehlinvestment in vielfacher Höhe führen.

Zum Autor:

Christoph Dyllick-Brenzinger gründete 2014 mit seinem Bruder Ralf ionas – Ihr Online Assistent. ionas ist IT-Dienstleister für Privatleute, Selbständige und kleine Unternehmen.

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