Nach dem Lesen der Betreffzeile wird Ihre Mail geöffnet: Auf den ersten Blick sollte jetzt erkennbar werden, worum es in der Mail geht und wie die Informationen gegliedert sind. Denken Sie daran, dass im professionellen Umfeld viele Empfänger Ihre Mail nicht im HTML-Format, sondern in der Nur-Text-Darstellung öffnen. Damit gehen Formatierungen wie Fettdruck, verschiedene Schriftzeichen, Aufzählungspunkte und ähnliches verloren. Arbeiten Sie daher mit einer klaren und eindeutigen Sprache. Gliedern Sie Ihren Text durch Absätze an den richtigen Stellen. Unter Umständen werden in verschiedenen Systemen die Leerzeilen automatisch entfernt.

Verwenden Sie Überschriften, um den Inhalt längerer Texte klar zu gliedern. Das vereinfacht die Aufnahme der Information erheblich. Wenn Sie konkrete Reaktionen des Empfängers erwarten, teilen Sie ihm das auch unmissverständlich mit. Bis zu welchem Termin erwarten Sie welche Aktionen? Wenn der Empfänger die Ausführung nicht übernehmen kann, was sind die Alternativen?

Regel 4

Schreiben Sie für jedes Thema eine separate Mail.

Viele E-Mail-Nutzer verwenden ihr Postfach auch zur Aufgabenorganisation. Diese Personen können dann einzelne Mails bearbeiten, die darin enthaltenen Aufgaben erledigen und Ihr „To-Do“ im Anschluss löschen oder es an andere weiterleiten. Die damit einhergehende Vergrößerung der Anzahl empfangener Mails wird bei Einhaltung der hier vorgestellten Regeln mehr als ausgeglichen.

Achten Sie auf einen Schreibstil, der dem Sinn der Mail und dem Verhältnis zum Empfänger entspricht. Hierzu gehört insbesondere eine höfliche Anrede, die den Gepflogenheiten Ihres Sprach- und Kulturraumes entspricht. Das bedeutet beispielsweise im Deutschen immer noch die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ bei elektronischen Briefen an Geschäftspartner. Wenn Sie in regelmäßigem Informationsaustausch mit einer Person – etwa einem Kunden – stehen und dieser durch seinen Schreibstil erkennen lässt, dass er einen kurzen und formlosen Ton bevorzugt, können Sie ebenfalls beim Schreiben der Mail dazu übergehen, aber bitte nicht vorher. Als Faustregel kann immer gelten:

Regel 5

Schreiben Sie mindestens so förmlich,
wie Sie selbst angeschrieben wurden.

Die detaillierten Informationen zum Absender sind im Normalfall durch Ihr Unternehmen vorgegeben. Fügen Sie der Signatur keine weiteren, über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehenden Ergänzungen hinzu. Wenn Sie mit Dateianhängen arbeiten, achten Sie darauf, dass sie in einem üblichen Format vorliegen und dass der Empfänger genau weiß, was er damit tun soll. Das am weitesten verbreitete und wohl auch am besten für den Austausch von Information auf elektronischem Weg geeignete Format ist die PDF-Datei. Hier kann der Inhalt zur Kenntnis genommen, gedruckt und kommentiert werden. Bei größeren Dateien ist es innerhalb einer Organisation oftmals sinnvoller, sie an einem zentralen Speicherort im Netzwerk zu speichern und nur Verweise, sog. Links, zu verschicken. Das spart zum einen erheblichen Datenverkehr, beschleunigt andererseits oft den Zugriff und erlaubt darüber hinaus eine genaue Vergabe von Nutzungsrechten.

Regel 6

Nur wenn der Versand von Kopien einer Nachricht
sinnvoll und berechtigt ist,
verwenden Sie hierfür das „CC-Feld“.

Achten Sie unbedingt darauf, dieses in der Regel 6 geschilderte Vorgehen nur zu wählen, wenn es unabdingbar ist oder Sie durch entsprechende Dokumentationsvorschriften dazu gezwungen sind. Ansonsten wenden Sie sich mit einer gesonderten Mail an die Empfänger, die ebenfalls etwas mit der Information unternehmen sollen, und teilen Sie Ihnen (am besten bereits im Betreff) genau mit, was zu geschehen hat. Vielerorts ist es zur unhöflichen Angewohnheit geworden, überflüssige CC-Mails zu versenden und im gleichen Augenblick davon auszugehen, dass die Empfänger sich angesprochen und zur detaillierten Kenntnisnahme verpflichtet sehen.