Die 5 wichtigsten Regeln rund um die Arbeitszeiten

Autor: Matthias Schmidt
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Als Selbständiger und Unternehmer muss jedem, der Mitarbeiter beschäftigt, bewusst sein, dass in Deutschland das Arbeitszeitgesetz klare Vorgaben aufstellt. Egal, ob Flexibilisierung der Arbeitszeiten mit Gleitzeit, Pausenregelung oder Bereitschaftsdienst: Das Gesetz gibt den Rahmen vor, in dem sich die Arbeitszeit gestalten lässt. Gleichzeitig werden flexible Arbeitszeiten bei den Arbeitnehmern immer beliebter und mit der digitalen Mobilität verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit ohnehin. Anbei die fünf wichtigsten Regeln, damit auch im Startup alles im rechtlichen Rahmen klappt.

Eine aktuelle Umfrage "Beruf und Karriere 2015" der CreditPlus Bank AG zeigt, dass viele Arbeitgeber in diesen Bereichen umdenken müssen, um attraktiv für Bewerber zu sein. Die Erwartungen an einen Job sind deutlich: Nach dem guten Betriebsklima, auf das 58 Prozent der Berufstätigen Wert legen, sind für 48 Prozent der Befragten flexible Arbeitszeiten der zweite entscheidende Faktor. Aufstiegsmöglichkeiten und überdurchschnittlich hohe Bezahlung liegen mit 37 beziehungsweise 34 Prozent schon deutlich abgeschlagen. Um sich richtig aufzustellen, müssen Unternehmer wissen, wie der vorgegebene gesetzliche Rahmen bei den Arbeitszeiten aussieht.

Die Arbeitszeit ist in erster Linie im Arbeitszeitgesetz geregelt. Sonderregelungen finden sich auch im Jugendarbeitsschutzgesetz sowie im Mutterschutzgesetz. Ganz konkret regelt das Arbeitszeitgesetz folgende Punkte:

  • die Höchstdauer der täglichen Arbeitszeit
  • die zeitliche Lage der Arbeitszeit
  • Pausen und Ruhezeiten
  • die Arbeit an Sonn- und Feiertagen

Zuständig für die Überwachung der Arbeitszeitvorgaben ist das Gewerbeaufsichtsamt bzw. das Amt für Arbeitsschutz. Verstößt ein Arbeitgeber gegen die Arbeitszeitvorschriften, droht ihm ein Bußgeld. Und ein Mitarbeiter, der regelwidrig zur Arbeit angewiesen wird, darf die Arbeit verweigern.

Die Wochenarbeitszeit: Diese Grundregeln sollte jeder kennen

Das Gesetz bezieht sich auf Werktage: Montag bis einschließlich Samstag, also sechs Tage. Grundsätzlich dürfen Mitarbeiter höchstens acht Stunden pro Werktag arbeiten und damit eine Wochenarbeitszeit von maximal 48 Stunden. Die Arbeitszeit darf zeitweise (bspw. saison- oder auftragsbedingt) auf bis zu zehn Stunden pro Tag bzw. 60 Stunden pro Woche verlängert werden, wenn sie in sechs Monaten bzw. 24 Wochen durchschnittlich höchstens acht Stunden pro Tag beträgt.

Wenn’s mal wieder länger dauert: Aufzeichnen!

Arbeiten Mitarbeiter länger als acht Stunden pro Tag, müssen die Arbeitszeiten der Betroffenen im Betrieb schriftlich festgehalten und die Unterlagen dazu mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt auch bei flexiblen Arbeitszeiten. In bestimmten Fällen kann die Aufsichtsbehörde eine längere Arbeitszeit erlauben. In Notfällen – etwa wenn der Betrieb von Hochwasser bedroht ist – darf der Arbeitgeber ausnahmsweise ungefragt länger arbeiten lassen. Auch ein Tarifvertrag kann längere Arbeitszeiten und längere Ausgleichszeiten vorsehen. 

Die Arbeitszeit bestimmt die Pausendauer

Es hängt von der täglichen Arbeitszeit ab, wie lange Pausen sein dürfen oder müssen. Ohne eine Pause darf der Mitarbeiter höchstens sechs Stunden arbeiten. Arbeitet er etwa zwischen sechs und neun Stunden am Tag, dann stehen ihm insgesamt 30 Minuten Pause zu (zweimal 15 oder einmal 30 Minuten). Die Pausen müssen im Voraus feststehen. Es reicht aus, wenn ein Zeitraum vorgeben ist, in dem die Pause zu erfolgen hat. Der Arbeitgeber sollten auf Einhaltung der Pausen achten, da er gesetzlich dafür verantwortlich sind. Auf den Feierabend muss grundsätzlich eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden folgen. Von der elfstündigen Ruhezeit gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen – diese gelten beispielsweise für Pflegeeinrichtungen, Gaststätten oder Verkehrsbetriebe. 

Flexibilität klar definiert gestalten

Will das Unternehmen flexible Arbeitszeiten ermöglichen oder ist auch nur der Arbeitsanfall in einem Betrieb unregelmäßig, bietet sich die Vereinbarung von Gleitzeit an. Die Mitarbeiter dürfen und können dann innerhalb bestimmter Grenzen selbst entscheiden, wann sie arbeiten. Im Regelfall legt das Unternehmen hierbei eine Kernarbeitszeit fest, in der die Arbeitnehmer im Betrieb sein müssen, und Gleitzeitspannen, in denen sie ihre Arbeitszeit selbst festlegen können. Minusstunden dürfen nur mit Zeitguthaben verrechnet werden, wenn die unternehmens-interne Regelung zur Arbeitszeit das vorsieht. In jedem Fall trägt der Arbeitgeber die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Die über die Acht-Stunden-Grenze hinausgehende Arbeitszeit muss aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Es gibt drei grundsätzliche Formen der Flexibilisierung von Arbeitszeit:

  • Grundform: einfache oder klassische Gleitzeit
  • Variante 1: qualifizierte Gleitzeit
  • Variante 2: Gleitzeit mit Funktionszeiten

Bei der Grundform steht ist die Dauer der täglichen Arbeitszeit fest, lediglich die Arbeitszeit zwischen den Rahmenvorgaben und dem Anfang bzw. dem Ende der Kernarbeitszeit ist variabel. In der ersten Variante erfolgt ein vollständiger Verzicht auf eine definierte Kernarbeitszeit bzw. deren Reduktion auf ein Minimum; es wird lediglich eine Vereinbarung über die durchschnittliche Arbeitszeit in der Woche, im Monat oder im Jahr getroffen. Der Arbeitnehmer trifft alle weitergehenden Entscheidungen hinsichtlich der Arbeitszeitplanung (z.B. Lage, Dauer der Arbeitszeit und Verteilung auf die einzelnen Tage) selbst. Eventuell entstehende Zeitguthaben und Zeitschulden sind mittels eines Arbeitszeitkontos zu dokumentieren und auszugleichen. Die zweite Variante beinhaltet keine Kernarbeitszeit, dafür definierte Funktionszeiten. Das bedeutet, dass vom Unternehmen betrieblich vereinbarte Zeiten festgelegt sind, in denen die jeweiligen Bereiche des Unternehmens funktionsfähig sein müssen (Funktionszeiten z.B. für die Produktion oder für den Kundenservice). Die Arbeitnehmer legen in diesem Rahmen in Absprache mit den Kollegen aus dem Team Lage, Verteilung und Dauer ihrer individuellen Arbeitszeit entsprechend der betrieblichen Belange selbst fest. Bei der Funktionsgleitzeit besteht ebenfalls die Möglichkeit, mittels Arbeitszeitkonten Zeitguthaben und -schulden aufzubauen.

Jedes Unternehmen kann dank dieser Varianten eine passende Lösung für die eigene Flexibilisierung der Arbeitszeiten finden. Wichtig ist dabei, die Lösung genau zu definieren und für alle Mitarbeiter in einer Arbeitszeit-Regelung festzulegen, um dem rechtlichen Rahmen zu entsprechen und den Mitarbeitern klaren Handlungsspielraum zu eröffnen.

Sauber trennen: Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft

Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst sind Themen, die gerne im Servicebereich, wie zum Beispiel in technischen Abteilungen, zum Tragen kommen. Die Zeit, in der ein Mitarbeiter Rufbereitschaft hat, wird bei der Berechnung der Höchstarbeitszeit nicht miteinkalkuliert. Rufbereitschaft liegt dann vor, wenn der Mitarbeiter sich aufhalten kann, wo er möchte, aber jederzeit erreichbar sein muss, um sofort zu arbeiten. Im Gegensatz dazu ist der Bereitschaftsdienst mitzurechnen, bei dem sich der Mitarbeiter an einem vom Arbeitgeber festgelegten Ort – entweder im Betrieb oder außerhalb – aufhalten muss.

Intelligente Software-Produkte helfen bei der Verwaltung von Arbeitszeiten – wie zum Beispiel Lexware Fehlzeiten, mit dem sich Arbeitszeitkonten einfach pflegen und handhaben lassen. Denn gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist es entscheidend, hier auf der sicheren Seite zu agieren und Mitarbeitern bei dem entscheidenden Faktor Arbeitszeit ein Plus zu bieten. So lässt sich die Attraktivität des Unternehmens für qualifizierte Bewerber im Handumdrehen steigern.

Zum Autor:

Matthias Schmidt stieg 1998 nach seinem Studium zum technischen Diplom Betriebswirt mit Schwerpunkt Marketing an der FH Offenburg / Gengenbach als Marketingfachmann beim Rudolf Haufe Verlag ein. 2001 wechselte er zu Lexware als Marketingmanager. 2006 wurde er dort Produktmanager. Heute arbeitet er für die Haufe-Lexware GmbH und Co KG, wo er als Produktmanager SBE Personal sämtliche Produkte zu diesem Thema marketingseitig vertritt.