Dezentrales Arbeiten - das Office als Tool

Autor: Alexander Eser
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Prominente Firmen wie Automattic (WordPress.com), Zapier, Buffer, Fastbill, Basecamp, Kissmetrics oder auch GitHub machen es vor: Diese Companys sind entweder zu 100 Prozent dezentral aufgebaut oder ein signifikanter Teil ihrer Belegschaft arbeitet ortsunabhängig. Wir zeigen die Vor- und die Nachteile dieser modernen Arbeitsform und geben Tipps für die passenden Tools.

Was sich noch vor wenigen Jahren exotisch angehört hat, wird vor allem bei jungen Arbeitskräften und in Start-ups immer beliebter. Das Office mutiert zum „Tool“ und wird nur noch als Besprechungsraum für wichtige Meetings oder für Firmenevents genutzt. Die Zeiten in denen mehr oder minder produktive Präsenz im Büro mit Arbeitswillen gleichgesetzt wurde scheinen vorbei, denn die Qualität der Arbeit wandelt sich langsam zur allgemein gültigen Messlatte und nicht die Präsenzzeit die dafür aufgewendet wurde.

Die Vorteile

Der Hauptvorteile einer ortsunabhängigen Organisation liegen auf der Hand. Richtig strukturiert zeichnen sich dezentrale Firmen durch eine hohe Produktivität und Effektivität aus. Jeder Arbeitnehmer der in einem Büro sitzt kennt die Situation, dass man eine Aufgabe gegen Ende des Arbeitstages eher künstlich in die Länge zieht, um auch ja nichts mehr Neues zu starten. Dieses Problem wird in einer dezentralen Firma umgangen, da meist mit wöchentlichen oder monatlichen Deadlines gearbeitet wird. Mit anderen Worten gibt es keinen Anreiz Arbeit auf die lange Bank zu schieben, da es keine Präsenzzeit gibt.

Dies führt zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit, da die meisten Menschen sehr gern selbstbestimmt Arbeiten. Dadurch verlassen auch weniger Mitarbeiter die Firmen, was feste Strukturen und eingespielte Team entstehen lässt.

Das Modell ermöglicht es zudem Firmen einfacheren Zugang zu Talenten zu erlangen. Dies spielt insbesondere bei Start-ups eine große Rolle. Denn nicht nur potenzielle Arbeitnehmer im Umkreis des Bürostandortes sind relevant, sondern Arbeitnehmer auf der ganzen Welt. Dies ist besonders für Internet- Start-ups signifikant wichtig, denn gute Programmierer oder auch Online Marketing Manager sind ein seltenes Gut.

Mögliche Fallstricke

Nicht ohne Grund hat sich Arbeiten an einem festen Standort über Jahrhunderte als präferiertes Modell in der Arbeitswelt etabliert. Denn der Großteil der Arbeitnehmer benötigt dieses gesicherte Umfeld, um überhaupt in den Arbeitsmodus schalten zu können. Mit anderen Worten verlangt ein dezentrales Modell von jedem Mitarbeiter bis zu einem gewissen Grad unternehmerisches Handeln.

Aus diesem Grund steht und fällt der Erfolg einer dezentralen Firma mit der Organisationsstruktur und den Kommunikationswegen. Auch wenn in der Start-up- und in der Internet-Welt meist von flachen Hierarchien und Teamwork gesprochen wird, ist es in einer dezentralen Firma umso wichtiger klare Strukturen, Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Denn die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns ist hoch, wenn sich jeder Mitarbeiter überall einmischt. Teamwork ist daher wesentlich schwerer zu realisieren als an einem festen Standort.

Darüberhinaus gibt es immer wieder Situationen in denen ein physisches Meeting nicht vermieden werden kann. Zum Beispiel richtungsweisende Strategie Meetings oder Verhandlungen mit Partnern und wichtigen Kunden. Aus diesem Grund ist es auch ungemein leichter eine dezentrale Firma rund um ein digitales Produkt aufzubauen im Vergleich zu einem Produkt, das ausgiebigen Kundenkontakt erfordert.

Die beliebtesten Tools (eine Auswahl)

Digitale Zusammenarbeit geht Hand in Hand mit dem Fortschritt digitaler Werkzeuge, die ortsunabhängiges Arbeiten überhaupt möglich machen. Es gibt mittlerweile sehr viele Online-Tools für verschiedene Zwecke.

Google G Suite

So hat sich vor allem die Google G Suite als Powerhouse für online Services etabliert und bietet mit den hauseigenen Programmen eigentlich alles was man benötigt. Google Docs, Google Slides und Google Sheets erinnern stark an Microsoft Office mit dem feinen Unterschied, dass mehrere Personen gleichzeitig an Dokumenten in real-time arbeiten können. Zudem bietet Google mit Google Drive Speichermöglichkeiten in der Cloud, sodass Mitarbeiten immer Zugang zu allen für sie relevanten Dokumenten haben.

Slack

Die Unternehmenskommunikation findet meist über Slack statt. Slack ist eine Chat Plattform auf der man Kommunikationsstränge in verschiedene Gruppen unterteilen kann. So bekommt jeder Kollege die für Ihn interessanten Nachrichten.

Asana und Basecamp

Als Projektmanagement-Tools haben sich vor allem Asana und Basecamp im Markt durchgesetzt. Beide Softwares erlauben eine einfache Erstellung von Projektgruppen und die Zuteilung verschiedener Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, bekommen alle Gruppenmitglieder eine Nachricht. Durch diese Meilensteine können Projekte effektiv abgearbeitet werden.

Skype und Zoom

Auch Video-Tools finden weit verbreitet Einsatz in Team- & virtuellen Kundenmeetings. Skype ist immer noch der Marktführer in diesem Segment, bekommt aber gehörig Konkurrenz  von der US-Firma Zoom die hochqualitative Videos anbietet.

Es gilt: Mittlerweile gibt es für fast jedes spezifische Problem eine Software, die es Menschen ermöglicht, digital zusammenzuarbeiten.

Fazit

Mit den richtigen Tools und der richtigen Verteilung der Verantwortlichkeiten bieten dezentrale Firmen riesige Chancen im heiß umkämpften Markt für digitale Talente. Aber auch für Arbeitnehmer, die Spaß am selbstbestimmten Arbeiten haben und Ihre Zeit frei einteilen wollen, ohne den Einkommensdruck eines Freelancers zu haben, bieten dezentrale Firmen den idealen Arbeitsplatz.

Der Autor Alexander Eser hat das digitale Verbrauchermagazin Kaufberater.io dezentral mitgegründet. Kaufberater.io bietet Usern eine Plattform, um Produkte zu bewerten und sich über diese auszutauschen.


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