Nie wieder Büro-Chaos

Tipps für ein ordentliches Büro

Autor: Sabine Olschner
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„Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen.“ Was schon Goethe wusste, gilt für Gründer allemal. Wie Sie sich mit einfachen Mitteln besser organisieren.

Auf den ersten Blick herrscht auf Monika Lubitz’ Schreibtisch Ordnung: ein Notebook, ein Papierausdruck des aktuellen Projekts, ein paar Wörterbücher, das Telefon, eine Flasche Wasser nebst Glas, ein Taschenrechner. So weit, so gut. Doch schweift der Blick durch das Büro der Japanisch-Übersetzerin, bleibt er bald an diversen Stapeln hängen: Hinter dem Bildschirm türmen sich Papierberge von unerledigten Projekten. Auf dem Sofa liegen fünf dicke Ordner und zahlreiche lose Blätter durcheinander, darunter eine ganze Reihe von ungelesenen Computermagazinen. Das Regal quillt über mit japanischen Büchern, die sich die Dolmetscherin während ihrer Promotion gekauft hat. „Ich kann einfach nichts wegwerfen“, stöhnt Monika Lubitz. „Und außerdem fehlt mir die Zeit, mich mal richtig mit Aufräumen zu beschäftigen – dafür würde ich sicherlich mehrere Tage brauchen.“

System statt Euphorie

So wie Monika Lubitz geht es vielen Selbständigen: Vor lauter Euphorie, mit der das Geschäft angegangen wurde, haben sie vergessen, sich eine funktionierende Ablagesystematik zu überlegen. Was am Anfang noch übersichtlich aussieht, wird nach mehreren Jahren und viele Projekte später zum Problem: Man verliert den Überblick. Das kostet nicht nur Zeit (nämlich zum Suchen), sondern im schlimmsten Fall sogar Geld: Eine freiberufliche Unternehmensberaterin zum Beispiel stand kurz vor dem Gerichtsverfahren, weil sie in ihrem Durcheinander wichtige Verträge und unbezahlte Rechnungen nicht mehr fand. „So weit sollte es aber gar nicht erst kommen, wenn man sich von Beginn an Gedanken macht über die Ordnung im Büro“, meint Arbeitsplatz-Coach Anna Kohles. Sie ist immer dann zur Stelle, wenn ihren Kunden das Chaos über den Kopf wächst.

„Volle Schreibtische sind an sich erst mal nichts Schlechtes, denn hinter dem Chaos verbirgt sich oft ein kreativer Kopf“, so Anna Kohles. „Allerdings wird unnötiges Suchen immer mehr zum Kostenfaktor – Zeit ist für Unternehmer schließlich Geld.“ Außerdem hinterlasse man bei seinen Kunden einen schlechten Eindruck, wenn man bei spontanen Anrufen nicht sofort die passenden Unterlagen parat hat, so die Erfahrung der Aufräum-Expertin. Auch wer mit Kollegen zusammenarbeitet, macht sich nicht gerade beliebt, wenn diese bei gemeinsamen Projekten ständig nach den richtigen Ordnern suchen müssen. Einzelkämpfer laufen noch eher Gefahr, im Durcheinander zu stranden, weil es niemanden gibt, der sie hin und wieder zur Ordnung ermahnt.

Wegwerfen lernen

Mit Ordnern, Ablagekästen und Karteikarten (siehe auch "Tipps für mehr Ordnung") geht Anna Kohles gemeinsam mit ihren Kunden gegen das Chaos am Arbeitsplatz an. „Lernen Sie, sich von Dingen zu trennen, die Sie nicht mehr benötigen“, so ein Tipp der Beraterin. „Wenn eine Korrespondenz erledigt ist, sollten Sie die Unterlagen wegwerfen.“ Als Faustregel, ob man etwas behalten oder aussortieren soll, kann man sich die Frage stellen: „Würde ich diese Sache vermissen, wenn mein Büro ausbrennen würde?“ Wenn nein: Ab in den Papierkorb. Aber Achtung: Für bestimmte Unterlagen wie etwa Nachweise zur Buchführung besteht eine Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren. Wichtige Dokumente sollten also in dem dafür vorgesehenen Ordner landen und sicher aufbewahrt werden.

Zur Checkliste Tipps für mehr Ordnung

Konsequent bleiben

Auch Monika Lubitz hat sich bereits eine Struktur für ihr Ablagesystem überlegt. „Aber es dauert einfach Zeit, bis ich es auch wirklich umsetze. Die Idee im Kopf zu haben, reicht schließlich nicht aus – man muss es dann auch konsequent tun.“ Anna Kohles rät in solchen Fällen dazu, sich einen Sparringspartner zu suchen – etwa einen guten Freund oder den Partner, der einem immer wieder über die Schulter schaut und kontrolliert, wie weit man mit dem Aufräumen gekommen ist und ob man sein Ordnungssystem auch beibehält.

Einmal im Jahr, so Kohles, sollten sich Selbständige zudem die Zeit nehmen, die Ordner danach durchzugehen, ob die Kategorien noch stimmen oder etwas umsortiert werden muss. „Wenn man schon früh beginnt, sich eine gewisse Ordnung anzugewöhnen, die der eigenen Denkweise entspricht, dauert es nicht lange, seine Unterlagen perfekt zu sortieren“, so der Arbeitsplatz-Coach. Ist das Chaos aber erst mal da, schiebt man das Aufräumen immer weiter vor sich her – bis es vielleicht zu spät ist, um selbst noch Herr der Lage zu werden.

Den vollständigen Artikel lesen Sie in der Ausgabe 04/2007

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