5 Strategien für effiziente Change-Projekte

Wie Sie Ihre Mitarbeiter in Change-Prozesse einbinden

Autor: Dr. Reiner Czichos
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Jeder Mitarbeiter tickt anders – umso wichtiger ist es, sie typbezogen für Veränderungen und Change-Projekte zu begeistern. Wir zeigen die wichtigsten Strategien.

Für Gründer sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit wichtige Erfolgsfaktoren. Ein Start-up muss bei der Akquise schnell auf die Bedürfnisse neuer Kunden eingehen und mit meist beschränkten Mitteln kundenorientiert agieren. Dabei sind Veränderungskompetenz und die Arbeit in Kundenprojekten gefragt.

Konkretes Beispiel: Sie müssen sich kurzfristig entschließen, ein neues IT-System zu implementieren, um den Erwartungen eines Neukunden gerecht zu werden.

Das Problem: Es wird nicht nur ein neues IT-System eingeführt. Die Neueinführung verändert auch die Prozesse und Reporting-Strukturen in Ihrem Start-up, die Aufgaben von Mitarbeitern erfahren eine Kehrtwende und damit die Anforderungen an sie. Von ihnen wird verlangt, ihr Arbeitsverhalten ad hoc zu verändern. Das überfordert einige Mitarbeiter und ist Gift für das Projekt.

Nun können Sie argumentieren, dass Sie diese Veränderungsbereitschaft von Ihren Mitarbeitern mit Fug und Recht erwarten dürfen. Aber Sie werden damit rechnen müssen, dass Ängste aufkommen: vor Kontrollverlust, vor Machtverlust, vor Kompetenzverlust. Zumindest in der subjektiven Empfindungswelt der Mitarbeiter wird das Unterste zuoberst gekehrt. Sie sollten darum den „menschlichen Faktor“ berücksichtigen und überlegen, welche Folgen die – auch noch unerwartete – Veränderung für Ihre Mitarbeiter hat.

Change-Projekte scheitern, wenn der Unternehmer an der Spitze die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit des Veränderungsprozesses unangemessen kommuniziert. Das geht schneller als gedacht, denn der Jungunternehmer brennt für seine Idee, hat genug damit zu tun, die schwierige Zeit der Gründung und Marktbegleitung zu stemmen – und vergisst dabei, die Mitarbeiter auf dem Weg mitzunehmen.

5 Strategien zum Umgang mit Mitarbeiter in Change-Prozessen

Wer im Unternehmen sein Change-Projekt durchsetzen will, muss Begeisterung entfachen und konkrete Umsetzungsstrategien entwickeln. Aber das allein genügt nicht: Notwendig sind differenzierte Strategien, um verschiedene Zielgruppen von der Notwendigkeit des Change-Prozesses zu überzeugen. Dabei sind fünf Gruppen zu unterscheiden – und damit fünf Strategien.

Strategie 1 – Umgang mit Enthusiasten: offen und ehrlich informieren

Die Stärke der Enthusiasten liegt darin, dass sie für das Projekt kämpfen und sich bedingungslos für den Projekterfolg einsetzen. Sie wollen stets den direkten Kontakt zu den Projektverantwortlichen, sie sehen sich als Teil des Projektteams. Und darum würden sie es nie verzeihen, wenn Sie sie nicht umfassend informieren oder wenn Sie Probleme beim Projektfortgang verschleiern würden. Und so ist ihr Enthusiasmus zugleich der Nährboden für das Risiko, dass ihre Begeisterung in Enttäuschung umschlägt. Also: Ihre Enthusiasten brauchen die „totale Rundum-Information“ – immer und überall.

Strategie 2 – Umgang mit Visionären: nicht enttäuschen

Die Visionäre pumpen Energie und Zeit in das Change-Projekt, sie sind ehrgeizig und wollen es verwirklichen. Geben Sie ihnen dazu die Gelegenheit. Wenn Sie ihre Visionen kennen, können Sie Ihnen das Neue leicht verkaufen. Es ist aber nicht leicht, sie zufrieden zu stellen – ihre Anspruchsmesslatte liegt hoch. Daher müssen Sie ihre Erwartungen managen. Die Visionäre sind bereit, ein hohes Risiko für die Verwirklichung ihrer Visionen einzugehen und bestehen darauf, das Projekt professionell zu bearbeiten, die Meilensteine genau zu definieren und die Deadlines konsequent einzuhalten. Wenn diesbezüglich Nachlässigkeiten auftreten, kann der Visionär im schlimmsten Fall zum Blockierer werden.

Strategie 3 – Umgang mit Pragmatikern: realistisch bleiben

Die Pragmatiker werden sich selten freiwillig für neue Change-Projekte melden – ihr Thema ist die Sicherheit. Sie streben kleine, jedoch sichere Fortschritte an, keine großen Sprünge. Deshalb muss sich das Neue schon bewiesen haben – ein Widerspruch in sich, der dazu führt, dass sie nicht leicht zu überzeugen sind, an der Veränderung mitzuarbeiten. Allerdings: Wenn Ihnen dies gelungen ist, agieren sie sehr loyal. Diese schwierige Zielgruppe bietet Ihnen auch Chancen. Denn sie zwingt Sie zu Disziplin, Realitätssinn und pragmatischem Verhalten.

Strategie 4 – Umgang mit Konservativen: als Prüfinstanz nutzen

Die Konservativen sind Veränderungen gegenüber, die zu Brüchen in der kontinuierlichen Entwicklung des Unternehmens führen könnten, negativ eingestellt. Bei ihnen gilt: Sie müssen das Neue ganz auf sie und ihre Bedürfnisse abstimmen. Weisen Sie sie darauf hin, dass das Change-Projekt zwar das Neue implementiert, allerdings zugleich dazu beiträgt, Kernelemente zu erhalten. Die Chance, die die Konservativen für den Projekterfolg bieten, ist ihr Erhaltungswillen. Ihr Vorteil: Dieser Erhaltungswillen lässt sie auch überlegen, ob nicht die eine oder andere altgediente und bewährte Struktur doch erhaltenswert ist.

Strategie 5 – Umgang mit Skeptikern: Einwände bedenken

Die Skeptiker finden immer ein Beispiel dafür, dass das Neue einfach nicht funktionieren kann und so nur Geld zum Fenster hinausgeschmissen wird. Auf der anderen Seite liefern Ihnen die Skeptiker teils wertvolle Hinweise auf die Schwachpunkte eines Projekts. Ihre Ablehnungs- und Blockadegründe können helfen, das Projekt und den Change positiv zu beeinflussen. Sie sollten die skeptischen Einwände ernst nehmen und in konstruktiv-produktive Bahnen lenken.

Fazit

Für die verschiedenen Zielgruppen müssen Sie differenzierte Überzeugungsstrategien entwickeln, um ihnen das Projekt verkaufen zu können. Dies gelingt, wenn Sie den Zielgruppen jeweils ihren persönlichen Nutzen – bezogen auf ihre Funktion und Rolle und zudem bezogen auf die Abteilung, für die sie tätig sind – aufzeigen. Dann werden sie das Projekt „kaufen“ und aktiv unterstützen.

Der Autor Dr. Reiner Czichos ist Experte für professionelles Veränderungsmanagement und arbeitet seit fast 40 Jahren als Coach, Berater, Trainer, Moderator, Organisations- und Personalentwickler. Sein Buch „Erfolgsfaktor Change Management“ ist jetzt bei Haufe-Lexware erschienen, www.ctnmuenchen.de

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