Anbieter-Check: Webinare

Autor: Andrea Claudia Delp
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Was muss eine Webinar-Software können, um als vielschichtiges Kommunikations- und Business-Tool im Start-up-Alltag bestehen zu können? Dazu haben wir die Produkte der Marktführer unter die Lupe genommen. Wichtig für alle, die sich eine Webinar-Software zulegen möchten.

Der Einsatz von Webinaren ist bei vielen Unternehmen beliebt. Schneller, direkter und individueller Zugang zu potenziellen Kunden – das lässt sich mit Webinaren erreichen. Kommuniziert wird dabei ganz ortsunabhängig mit Hilfe von Videoübertragungen, parallelen Chats oder Präsentationen – fast wie im realen Leben. Die Möglichkeiten sind dabei vielfältig. Wer etwa eine Software anbietet, kann diese in Webinaren hervorragend präsentieren. Im Beratungsumfeld nutzen auch viele kleine Unternehmen Webinare, um Kostproben spezialisierten Know-hows zu geben. Kunst, Kultur, Pädagogik, Reisen … die Zahl der Branchen und Themen, die in Form von Webinaren bei der gewünschten Personengruppe angebracht werden können, ist riesig. Unified Communications heißt das Schlagwort.

Der Markt und damit die Zahl der Nutzer wächst; Experten gehen auch in den kommenden Jahren weiterhin von beachtlichem Wachstum aus. Auf den Zug aufzuspringen lohnt sich, denn so werden im Vergleich zum klassischen Vertrieb mit persönlicher Anwesenheit auch noch Kosten gespart. Doch: Die Vielfalt der angebotenen Lösungen für die Durchführung ist groß, die Preise und Funktionen häufig undurchsichtig – Fehlentscheidungen sind dabei durchaus an der Tagesordnung. Wir helfen bei der Orientierung.

Wo anfangen?

Die Recherche bei Google zeigt meist schon schnell, dass die Dinge nicht einfach sind. Jeder Anbieter kocht hier sein ganz eigenes Süppchen. Am Ende gewinnt dann oft die Lösung, die den besten Vertrieb hat. Das häufige Ergebnis: überflüssige Funktionen, Probleme mit nicht funktionierender Technik bei den Teilnehmern, explodierende Kosten, fehlende Funktionen oder geringe Akzeptanz. Hilfreich ist deshalb ein Blick auf die Merkmale der einzelnen Collaboration-Lösungen.

I. Vorab-Überlegungen

Erstellen Sie zunächst im Vorfeld der Entscheidung ein aussagekräftiges Webinar-Konzept. Beantworten Sie dazu folgende Fragen: Wer soll erreicht werden? Welche Botschaften sollen auf welche Weise kommuniziert werden? Wie viele Moderatoren soll es geben, die zeitgleich arbeiten können? Welche technische Ausstattung haben potenzielle Kunden?

Da Web-Collaboration-Lösungen sehr vielseitig sind, sollte auch vorab überlegt und entschieden werden, ob die Lösung für weitere Zwecke wie etwa das Video-Conferencing oder für Telefonkonferenzen eingesetzt werden soll. Im nächsten Schritt erfolgt dann die Festlegung der notwendigen (Kern-)Funktionalitäten auf Basis des obigen Konzeptes: Im Ergebnis entsteht ein Anforderungskatalog, der die Entscheidung erleichtert bzw. konkret ermöglicht. Im letzten Step erfolgt dann das Einholen von Angeboten und die Bewertung der Lösungen auf Basis des von Ihnen erstellten, individuellen Anforderungskataloges. Sinnvoll ist ergänzend ein Testzugang, mit dem Sie einen Probelauf durchführen können.

Welche Funktionen werden gebraucht?

Für Webinar-Lösungen werden meist die nachfolgend aufgeführten Funktionen angeboten. Welche davon wichtig sind, können Sie nur im Einzelfall entscheiden. Für den erfolgreichen Einsatz wird deshalb zunächst das eingangs thematisierte Konzept benötigt. Entscheidender Faktor ist dabei, wie Sie Ihre Botschaften vermitteln können und welche Einschränkungen bei Ihren Kunden bestehen. Hier die wichtigsten Funktionalitäten im Kompaktüberblick

Kernfunktionalitäten

Wer eine Software präsentieren will, braucht unbedingt das Desktop-Sharing. Wer dagegen ein physisches Produkt oder sich selbst präsentieren will, sollte auf Videoübertragungen setzen – in einigen Fällen ist auch eine Kombination aus Desktop-Sharing und Video sinnvoll. Das Verteilen von Unterlagen ist für jeden praktisch, denn Whitepapers und ähnliches helfen, in Erinnerung zu bleiben. Zeichenwerkzeuge dagegen sind nur im Ausnahmefall wichtig, genauso wie das Whiteboard. Das Verteilen von Unterlagen und das Desktop-Sharing dagegen gehören zu den Funktionen, die in jedem Fall vorhanden sein sollten. Ein Chat ist in der Regel auch sinnvoll und notwendig.

Technische Voraussetzungen

Die technischen Bedingungen stellen Stolperfallen dar. Hat ein Teilnehmer nicht die notwendige Hardware – also ein Mikrofon oder ein Headset, kann er sich gegebenenfalls nicht am Webinar beteiligen. Alle Anbieter haben zwar die Option der Einwahl via Telefon, diese ist aber in vielen Fällen mit zusätzlichen Kosten verbunden, die sehr unterschiedlich ausfallen. Noch problematischer wird es, wenn eine zusätzliche Software installiert werden muss. Viele große Unternehmen verhindern dies und machen damit gegebenenfalls die Teilnahme unmöglich. Auch die Verschlüsselung der Daten sowie die Serverstandorte spielen gerade in großen Unternehmen (also auch bei Teilnehmern) eine erhebliche Rolle.

Technische Probleme ergeben sich außerdem häufig auf Linux-Rechnern, die nur sehr eingeschränkt unterstützt werden. Wer Teilnehmer aus dem Ausland erwartet, sollte prüfen, inwieweit dies funktioniert. Die Preismodelle der unterschiedlichen Anbieter orientieren sich darüber hinaus an Teilnehmerzahlen, die im Vorfeld geschätzt werden sollten. Ob eine Lösung mit Smartphone oder Tablet nutzbar ist, sollte ebenfalls in Ihren Fragenkatalog für Anbieter gehören.

Vermarktungsoptionen

Um potenzielle Kunden zu erreichen, sind individuelle Einladungstexte sinnvoll. Auch die Nachvollziehbarkeit der Teilnehmer ist wichtig für das Nachhalten im Vertrieb. Hierzu dienen Tools zur Abfrage der Teilnehmer, aber nicht alles muss über Standard-Funktionalitäten der Software gelöst werden. Das gilt auch für die CRM-Integration, die nur begrenzt notwendig ist, da oft schon ein einfacher CSV-Import reicht. Eine sehr wichtige Funktion ist das Aufzeichnen von Webinaren, denn diese werden als Mitschnitt gern auch für den Vertrieb genutzt – als Video auf Plattformen wie YouTube beispielsweise.

Administration und mehr

Viele Webinar-Lösungen bieten ausgesprochen komfortable Funktionalitäten. Aber: Häufig wird genau das zum Stolperstein, denn die Akzeptanz bei den späteren Webinar-Moderatoren dafür ist teilweise gering. Je umfangreicher eine Lösung ist, desto mehr Einarbeitungszeit muss eingeplant werden. Unter Umständen wird eine vielseitige Lösung gesucht, die sich neben Webinaren auch für Webkonferenzen und Telefonkonferenzen anbietet. Gerade Unternehmen, die noch ganz am Anfang stehen, wollen in der Regel nicht mit zig unterschiedlichen Lösungen arbeiten. Deshalb prüfen Sie am Besten im Vorfeld auch, inwieweit eine Lösung erweiterbar ist oder für eine weitergehende Kommunikation innerhalb eines Teams oder Unternehmens geeignet ist.

Lizenzmodelle

Hier ist äußerste Vorsicht ratsam. Wesentlich ist die Frage, ob pro Nutzer oder pro virtuellem Raum abgerechnet wird. Je nachdem fallen die Kosten sehr unterschiedlich aus. Häufig entstehen erhebliche zusätzliche Kosten für die Einwahl aus dem Ausland oder via Telefon. In jedem Fall sollten Funktionalitäten und Preise sehr genau im Vorfeld geprüft werden, denn gerade diese zusätzlichen Kosten werden von vielen Anbietern oft nur sehr vage formuliert. Die Erfahrung zeigt außerdem, dass es wichtig ist, sich nicht nur auf ein einziges festgelegtes Konzept bei der Durchführung zu verlassen. Denn vereinzelt kann es immer technische Probleme geben. Es ist deshalb ratsam, einen Ersatzplan griffbereit zu haben und im Falle eines Falles etwa schnellstmöglich von Videoübertragung/Audio und Chat auf Telefon und Desktop-Sharing wechseln zu können. Mit anderen Worten: Die Einwahl per Telefon sollte immer gewährleistet sein und somit mit gebucht werden.

II: Der Anbieter-Check

Einige Anbieter tun sich im Markt für Webinar-Lösungen hervor. Dabei fällt vor allem die Unübersichtlichkeit einiger Lösungen auf. Rechtsanwalt Markus Schmidt von deranwalt24.de rät: „Allgemein ist zu empfehlen, die angebotenen Leistungen zu prüfen. Nur, wenn dem Kunden bekannt ist, welchen Service er bekommt und welche Leistungen in dem Angebot genau enthalten sind, kann er einschätzen, ob es sich um ein kompetentes und seriöses Angebot handelt.“ Auf vielen Seiten finden sich jedoch eher wenige Fakten und dafür umso mehr schwammige und unklare Werbeversprechen. Ein Anruf beim Anbieter, ein Testaccount oder noch besser eine E-Mail mit konkreten Fragen ist also ein wichtiger Schritt im Vorfeld. Einen ersten Überblick gängiger Lösungen zeigen wir im Folgenden auf. Der Anbieter-Markt wird stark von großen Unternehmen beherrscht; die bekanntesten stellen wir vor. Denn bei der Recherche lassen sich diese ohnehin gar nicht übersehen. Als eher kleineren Anbieter haben wir zusätzlich Talkyoo mit in den Vergleich aufgenommen, quasi stellvertretend als eine Alternative zu den großen Anbietern.

SKYPE

Der bekannteste Service in Sachen Web-Collaboration und damit der erste Gedanke ist wohl Skype. Aber: Als Video-Conferencing-Service ist Skype für das Durchführen von Webinaren nicht oder nur sehr begrenzt geeignet. Das ergibt sich schon alleine aus der fehlenden Möglichkeit, Einladungen zum Webinar aus Skype heraus per Mail zu verschicken oder der nicht vorhandenen Moderatorenrolle in Skype. Die Installation der Anwendung ist für die Mitarbeiter sehr vieler Unternehmen nicht möglich. Damit entfällt Skype in vielen Fällen als Lösungsweg.

CITRIX

Citrix lässt sich als Lösung für Webinare (Citrix GoToWebinar), für Web-Conferencing (Citrix GoToMeeting) oder für Online-Trainings (Citrix GoToTraining) einzeln buchen. Alternativ steht auch das gesamte Angebot als Komplettlösung zur Verfügung. Die besten Informationen zu den einzelnen Produkten finden Sie hier, wo die einzelnen Lösungen verglichen werden. Die Lösung GoToMeeting hat dabei den geringsten Funktionsumfang und ist für Webinare nicht geeignet. GoToWebinar ist dagegen voll auf Webinare ausgerichtet und erlaubt vor allem zusätzliche Möglichkeiten, die dem Vertrieb helfen – wie etwa Umfragen, anhand derer die Beteiligung am Webinar nachvollzogen werden kann. Die Lösung lässt sich darüber hinaus auch für das Web-Conferencing nutzen. Mit der Installation einer zusätzlichen Software lässt sich Citrix neben MacOS und Windows auch mit Linux nutzen. Die Preise unterscheiden sich je nachdem, ob es sich um ein monatliches Abonnement handelt, oder ob ein komplettes Jahr gebucht wird. Wer von Anfang an auf ein Monatsabo setzt, nimmt deutlich höhere Preise in Kauf. Der Preis für die monatliche Nutzung liegt derzeit bei 109 Euro pro Nutzer für das kleinste Paket (bis zu 100 Teilnehmern) als monatliches Abonnement. Hinzu kommen weitere Kosten für die Nutzung von Telefonservices und die Auslandseinwahl.

EDUDIP

Edudip ist eine komplette Online-Lösung und zugleich ein Marktplatz für Webinare. Hier wird in Online-Trainer und Unternehmen unterschieden. Für kleine Anbieter gibt es Online-Trainer-Pakete, die richtig erwachsene Variante mit allen notwendigen Funktionalitäten steht aber erst ab dem Business-Paket mit 69 Euro pro Monat und Nutzer zur Verfügung. Weitere Nutzer kosten dann 29 Euro monatlich pro Moderator. Einige Services wie die Einwahl per Telefon müssen hinzu gebucht werden. Die Funktionen der Lösung sind vielseitig, alle üblichen Dinge wie die Videoübertragung, Desktop-Sharing, Chat, Umfragen und mehr stehen zur Verfügung. Die Nutzung funktioniert über die Plattform, eine Installation von Software ist nicht notwendig. Technisch betrachtet entstehen aber Probleme mit dem zwingend notwendigen Flash-Player, der für das iPhone nicht verfügbar ist und vereinzelt auch in größeren Unternehmen nicht eingesetzt werden darf. Ein Teil potenzieller Kunden bzw. Teilnehmer ist damit ausgeschlossen. Bezüglich der Sicherheit zeigt sich der Anbieter mit einem Serverstandort in Deutschland und einer verschlüsselten Verbindung recht zuverlässig. Allzu vielseitig ist die Lösung nicht, denn für Telefonkonferenzen und Videokonferenzen ist Edudip nicht sonderlich geeignet.

FASTVIEWER

FastViewer punktet vor allem in Sachen Sicherheit: Ein TÜV-Zertifikat, die mögliche Einrichtung eigener Kommunikationsserver, die Auswahl des Serverstandortes über die Administrationsoberfläche sind wichtige Merkmale für sicherheitsbedachte Kunden. Neben der Webinar- und Conferencing-Lösung ist FastViewer auch für den Einsatz von Fernwartungen geeignet. Die 256-Bit AES-Verschlüsselung macht die Verbindung auch sicher. Chat, Umfragen, Videoübertragung, Whiteboard, Online-Präsentationen und alle anderen üblichen Funktionen sind hier verfügbar. Unterschiede ergeben sich allenfalls durch Details. Etwas unglücklich zeigt sich, dass die Aufzeichnung von Webinaren unter MacOS nicht verfügbar ist – hierzu ist aber eine Lösung in Arbeit. Windows und MacOS sind aber ansonsten unproblematisch; Linux wird nicht unterstützt. Die Lösung unterscheidet sich preislich stark von den hier vorgestellten Vorgängern: Die Abrechnung erfolgt pro Raum, nicht pro Nutzer. Damit dürfte Fast Viewer in vielen Fällen deutlich günstiger als die Konkurrenz sein. Es gibt unterschiedliche Lizenz-Modelle: Vom Mini-Paket in Form eines Prepaid-Guthabens über die monatliche Miete (38 Euro pro Monat und pro Raum) bis zum Kauf mit 979 Euro pro Raum einmalig plus 15 Prozent Wartungskosten pro Jahr. Außerdem kommen Vergünstigungen bei der Buchung zusätzlicher Räume ins Spiel.

TALKYOO

Das Unternehmen Talkyoo aus Hamburg war ursprünglich auf Telefonkonferenzen fokussiert. Aus der Kooperation mit FastViewer ist eine interessante Alternative entstanden, die verschiedene Anwendungen im Unternehmen abdeckt: Webkonferenzen, Webinare, Online-Präsentationen oder eben die immer noch zuverlässigste Lösung – die Telefonkonferenz. Insgesamt fehlt hier einzig die Abrechnung von Seminaren. Mit etwas Kreativität kann das aber auf anderen Wegen gelöst werden. Insbesondere wird durch den Hintergrund der Telefonkonferenzen hier international die Möglichkeit geboten, den bereits erwähnten Plan B stets in Angriff nehmen zu können, wenn die Audio- und Videoübertragung Probleme bereitet. Talkyoo unterscheidet sich für diese wichtige Option vor allem auch durch einen festen monatlichen Betrag von anderen Anbietern. Das macht die Kosten transparent und gut kalkulierbar. Eine Einwahl mit Skype ist ebenfalls möglich. Vorteilhaft ist darüber hinaus, dass auch kleine Pakete zu erschwinglichen Preisen gebucht werden können, ohne dabei die Funktionen einzuschränken. Das kleinste Telefon-Webkonferenz-Paket kostet pro Monat netto 32,53 Euro und kann ohne Frist gekündigt werden. Außerdem sind auch Sofort-Webkonferenzen ohne jede vertragliche Bindung möglich. Durch Upgrades wächst die Lösung dann bei Bedarf einfach und flexibel mit.

WEBEX

Wie auch Citrix wartet WebEx mit umfangreicher Funktionalität auf. Neben Standards wie dem Chat, Videoconferencing, Umfragen, Up- und Download von Dateien gibt es Details wie etwa das Aufteilen von Teilnehmern in Gruppen. Damit ist die Lösung sehr vielseitig einsetzbar – vom Meeting über das Webinar bis hin zum Training. In den Standard-Paketen, die man über die Webseite buchen kann, sind allerdings keine erweiterten Funktionalitäten – etwa für Trainings beinhaltet. Es geht bereits mit einem kleinen Paket für 8 Teilnehmer und 19 Euro im Monat pro Nutzer los – richtig teuer wird es aber, wenn Audio-Produkte wie das Telefonieren (vor allem aus dem Ausland) hinzu kommen, die ebenfalls pro Nutzer abgerechnet werden. Je nach Nutzung entstehen leicht monatliche Zusatzkosten von 150 Euro und mehr im Monat pro Nutzer. Zum Thema Datensicherheit lässt sich sagen, dass auch hier Kommunikationsserver im Ausland stehen. In großen Unternehmen kann das gegen die Richtlinien verstoßen und so möglicherweise die Teilnahme einiger Kunden ausschließen. Unterstützt wird neben MacOS und Windows auch Linux – allerdings mit starken Einschränkungen. So ist etwa ein 32Bit-Linux-System stark veraltet, aktuelle 64-Bit-Systeme sind hier aber nicht an Bord.

Gibt es die ideale Lösung?

Kurz gesagt: Es gibt keine ideale Lösung für alle Fälle. Jeder Anbieter wartet mit ganz eigenen Merkmalen und Preismodellen auf, die nur im einzelnen beurteilt werden können. Sehr wesentliche Unterschiede ergeben sich aus den Lizenzmodellen und den Telefonkosten. Neben den vorgestellten Lösungen kommen übrigens auch weitere Anbieter wie Adobe Connect, ClickMeeting, Mikogo oder TeamViewer in Frage. Wer zielgerichtet auswählt, vermeidet Enttäuschungen oder Überraschungen bei den Kosten. Mit der richtigen Lösung können Sie sich dann ganz auf den Kern der Sache konzentrieren: die Kommunikation mit Kunden und dem weiteren Netzwerk.

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