Gründer der Woche: BillingEngine – Rechnungswesen ab in die Cloud!

Gründer der Woche, KW 28


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Das Hamburger Start-up Kleemann & Kleemann GbR hat eine neue Cloud-Applikation entwickelt. "BillingEngine" richtet sich an Freiberufler und Kleinunternehmer, die damit auf einfache Art ihre Rechnungen schreiben und verwalten sollen. Darüber sprechen wir mit Gründer Timo Kleemann:

Timo Kleemann

Ein schönes Gefühl für jeden Gründer und jungen Selbständigen sollte es sein, Rechnungen schreiben zu dürfen ... Sie unterstützen ihn dabei – wo lauern bei aller möglichen Euphorie die Fallstricke beim Erstellen der Rechnungen?

Naja, das schöne Gefühl stellt sich bei den meisten Selbständigen erst ein, wenn das Geld auf dem Konto ist. Unserer Erfahrung nach ist das Schreiben von Rechnungen gerade für Neugründer oft eine Quälerei. Neben den zahlreichen Formvorschriften, die je nach Land beim Erstellen einer Rechnung eingehalten werden müssen, stellt sich für den jungen Neugründer auch die Frage, mit welcher Software er denn seine Rechnungen überhaupt schreiben möchte. Wer nichts anderes kennt, bei dem fällt die Wahl dann schnell auf Microsoft-Word oder -Excel. Das sind beides tolle Programme, allerdings ist es aus EDV-Sicht grundfalsch, Rechnungen in Form von Dateien zu speichern und zu verwalten.

Demnach basiert Ihre Idee zu BillingEngine auch auf eigenen Erfahrungen?

Ja, allerdings. Zu Beginn unserer eigenen Selbständigkeit standen wir ebenfalls vor all diesen Fragen und haben uns dann aus der Not heraus, wie so viele andere auch, für Word-Dateien entschieden. Wir haben aber schnell festgestellt, dass dies langfristig betrachtet zahlreiche Probleme mit sich bringt. So „denkt“ MS-Word beispielsweise nicht mit, wenn man eine neue Rechnung erstellt. Es gibt keine Möglichkeit, MS-Word beizubringen, dass es beim Anlegen einer neuen Rechnung einfach die Rechnungsnummer der vorherigen Rechnung um 1 erhöhen soll. Auch die Absender- und Empfängeradressen müssen jedes Mal neu eingetippt oder manuell von anderen Rechnungen kopiert werden. Richtig nervenaufreibend wird es aber erst, wenn am Ende eines Jahres alle Rechnungssummen zusammenaddiert werden müssen. Hier helfen dann oft nur noch Papier und Bleistift.

Was waren die größten Herausforderungen bis zum Markteintritt und wie lange hat die Entwicklungsarbeit gedauert?

Die größte Herausforderung war es in unserem Fall vor allem überhaupt am Ball zu bleiben. Wir haben keine finanzstarken Investoren hinter uns, die uns regelmäßig auf die Finger schauen und uns mit Geld unterstützen. Wir haben BillingEngine ganz allein ohne Hilfe von außen auf die Beine gestellt. Über einen Zeitraum von über drei Jahren haben wir regelmäßig jede Woche mehrere Tage daran programmiert. Selbst für ein 2-Mann-Team ist das eine relativ lange Zeit. Aber wir wollten unsere Aufgabe auch besonders gut machen. Nichts ist schlimmer als ein Nutzer, der mit einer Software nicht zufrieden ist. Glücklicherweise haben wir unser Ziel letztendlich nie aus den Augen verloren.

Für wen genau ist BillingEngine ausgelegt und was bietet es?

BillingEngine ist ein Programm, mit dem Freiberufler, Selbständige und Kleinunternehmer ihre Kunden und Rechnungen verwalten können. Es zeichnet sich dadurch aus, dass es besonders einfach zu bedienen ist und einen schnellen Einstieg ermöglicht. Buchstäblich jeder kann damit mit nur wenigen Klicks seine erste Rechnung erstellen und diese mit nur einem weiteren Klick versenden.

BillingEngine nimmt einem dabei zahlreiche Arbeitsschritte ab. So werden Rechnungsnummern automatisch generiert, Empfängeradressen automatisch aus der Kundendatenbank gezogen, Rechnungspositionen addiert und am Ende die Mehrwertsteuer automatisch aufgeschlagen. Die Summen aller bereits bezahlten und noch offenen Rechnungen werden dabei anhand von Balkendiagrammen anschaulich aufbereitet, etwa nach Jahren, Quartalen oder Monaten.

Ein wirkliches Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Anbietern ist die Tatsache, dass BillingEngine durchgehend „responsive“ ist. Das heißt, es funktioniert plattformunabhängig auf unterschiedlichen Geräten und Bildschirmgrößen. Man muss also nicht mal mehr am Schreibtisch sitzen, um Rechnungen zu schreiben und zu versenden. Notfalls lässt sich dies nun auch in der U-Bahn vom SmartPhone aus erledigen.

Hier drängt sich gleich die Frage aller Fragen rund um cloudbasierte Lösungen auf: Wie sicher sind meine Daten in der Cloud bzw. wie garantieren Sie die Sicherheit?

Ein Großteil unserer Arbeit der letzten drei Jahre diente dazu, sicherzustellen, dass BillingEngine sicher ist. Selbstverständlich werden alle Daten grundsätzlich nur über verschlüsselte SSL-Verbindungen übertragen. Täglich werden automatische Backups aller bestehenden Daten erstellt, so dass unmöglich große Datenbestände verloren gehen können. Für den extrem unwahrscheinlichen Fall, dass unsere mehrfach verschlüsselte Datenbank kompromittiert wird, sind die darin enthaltenen Daten für den Eindringling aber weitestgehend wertlos, da sich aus ihnen keinerlei Zusammenhang zwischen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern herstellen lässt.

Aus persönlicher Erfahrung kann ich berichten, dass es viel unsicherer ist, die eigenen Rechnungen nur auf einem einzigen Gerät zu speichern. Im Jahre 2005 gab die Festplatte meines damaligen iBooks seinen Geist auf und die darauf befindlichen Daten ließen sich auch durch Profis nicht wieder herstellen. Alle Rechnungen der Jahre davor waren mit einem Schlag verloren. Zwar handelte es sich damals hauptsächlich um kleinere Studentenjobs, die ich abgerechnet hatte, das Finanzamt wollte meine Umsätze aber natürlich trotzdem wissen und es kostete mich sehr viel Zeit die verloren gegangenen Rechnungen neu anzulegen.

Warum sollten Freiberufler und Kleinunternehmer nicht gleich auf Lösungen von Datev und Co zurückgreifen – insbesondere unter dem Aspekt des möglichen schnellen Wachstums und den damit verbundenen Strukturänderungen?

Mit Datev haben wir uns noch nicht im Detail auseinandergesetzt. Wir sind aber der Meinung, dass der Trend weg von der klassischen Desktop- hin zur Cloud-Anwendung geht. Cloudbasierte Anwendungen haben den großen Vorteil, dass sie plattformunabhängig auf einer Vielzahl von Geräten laufen, ohne dort überhaupt je installiert werden zu müssen.

Jungunternehmer von heute sind unserer Erfahrung nach verwöhnt und möchten Zugang zu ihren Daten jederzeit und überall, nicht nur von dem einen Desktop-PC im Büro aus. Viele haben es regelrecht verlernt, Software-Pakete herunterzuladen, zu entpacken und dann zu installieren. Ganz zu schweigen von den regelmäßig erscheinenden Updates, die ebenfalls installiert werden wollen. Unser cloudbasiertes BillingEngine wird ebenfalls kontinuierlich verbessert. Allerdings passiert das Einspielen der Updates komplett geräuschlos, ohne dass der Nutzer davon etwas mitbekommt.

Welche Marketingkanäle nutzen Sie, um auf sich aufmerksam zu machen?

Im Moment läuft noch sehr viel über Mund-zu-Mund-Propaganda, Facebook und Twitter. Da wir ja keine finanzstarken Investoren hinter uns haben, wird das vermutlich auch noch eine Weile so bleiben. Wir geben allerdings bereitwillig und gerne Interviews und hoffen, dass der eine oder andere auch so auf uns aufmerksam wird.

Sie sind mit Ihrer Lösung im deutschsprachigen Raum unterwegs – sind weitere Märkte anvisiert?

Wir sind auch jetzt schon im englischsprachigen Raum unterwegs! Von BillingEngine gibt es nämlich bereits zwei Sprachversionen, eine deutsche und eine englische. Die Mehrsprachigkeit war bei BillingEngine von vornherein vorgesehen. Die sprachlichen Inhalte sind komplett vom Programmcode getrennt, so dass es relativ einfach ist, weitere Sprachversionen hinzuzufügen. Als nächste Sprachen stehen Französisch und Spanisch an. Allerdings werden wir das vor 2016 nicht realisieren können.

Und was sind Ihre längerfristigen Ziele?

Wir wollen einer der Top 5 Anbieter für das cloudbasierte Erstellen von Rechnungen in Deutschland werden. Wenn nur ein paar Freiberufler Spaß an unserer App haben und ihnen das Erstellen von Rechnungen kein Laster mehr ist, dann haben wir unser Hauptziel schon erreicht.

Was wollen Sie anderen Gründern und jungen Unternehmen an Tipps mit auf den Weg geben?

Konsequent am Ball bleiben und das Ziel immer vor Augen haben. Bei der Entwicklung von Software sollte man sich auf einige wenige Features beschränken, diese aber richtig gut umsetzen. Dies verkürzt die Entwicklungszeit und kommt auch beim Benutzer meist sehr gut an.

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Das Interview führte Hans Luthardt

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