Gründer der Woche: Bilendo - Mahnen 2.0

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Die Münchner Markus Haggenmiller, Jakob Beyer und Florian Kappert haben eine Software-Lösung für das Mahnwesen entwickelt und auf den 2015 Markt gebracht. Über das meist leidige Thema Mahnen, offene Rechnungen und den optimierten Umgang damit, sprechen wir mit Co-Gründer Florian Kappert:

Bilendo-Co-Gründer Florian Kappert


Sind sich insbesondere kleine und junge Unternehmen der Gefahr bewusst, die ein „lasches“ Mahnwesen mit sich bringt?

Nicht nur kleine und junge Unternehmen sind sich der Gefahr eines laschen Mahnwesens bewusst. Auch etablierte, erfahrene Unternehmen unterschätzen die Risiken und verharmlosen die Konsequenzen eines laissez-fairen Mahnwesens. Bei jungen Unternehmen ist oft das schnelle Wachstum und die mangelnde Prozess-Treue daran schuld, dass Mahnwesen nicht oder nicht regelmäßig betrieben wird. Das ist auch verständlich, weil ein junges Unternehmen vermutlich zunächst nicht so viele Rechnungen schreibt und daher kein echter Prozess benötigt wird. Wenn die Anzahl der Rechnungen steigt, dann steigt auch die Gefahr, den Überblick über die offenen Posten zu verlieren. Bei gestanden Unternehmen ist das etwas anders: Hier gibt es in der Regel einen funktionierenden Prozess den es zu optimieren gilt. In den meisten Fällen spart sich ein mittelständisches Unternehmen hier noch bis zu 85 Prozent der Kosten im Mahnwesen.

Es dreht sich also alles um die intelligente Verwaltung der offenen Posten bzw. um die Steigerung der Liquidität. Hier setzen Sie an. Wer ist Ihre Zielgruppe, auch Start-ups?
Ein Start-up kann heutzutage vieles sein: Ein gerade gegründetes Unternehmen, ein Unternehmen im Aufbau oder sogar noch Unternehmen die lange rentabel sind und Gewinn erwirtschaften. Bilendo ist ein Service für alle Unternehmen die Rechnungen stellen. Ganz egal ob 5 oder 5000 Mitarbeiter - ganz egal ob 50 oder 50.000 Rechnungen. Ganz egal ob Startup oder das Familienunternehmen in 3. Generation. In jedem Fall gilt: Je mehr Rechnungen gestellt werden, desto größer der Nutzen von Bilendo.

Erklären Sie uns bitte, wie Sie Unternehmen mit Ihrer Lösung entlasten.
Unternehmer aller Art haben die Herausforderung, sich im Alltag zu fokussieren und nicht mit Aufgaben zu beschäftigen die nichts mit dem Kerngeschäft zu tun haben. Die Digitalisierung trägt dazu bei, dass Gründer, Manager und/oder Geschäftsführer die richtigen Werkzeuge an die Hand bekommen, um den Fokus zu behalten. Dazu zählen eben nicht nur Werkzeuge zur Steigerung direkten der Produktivität, sondern eben auch jene, die indirekt mehr Zeit und Ressourcen im Unternehmen frei machen. Wer seine Forderungen mit Bilendo verwaltet, wird spürbar weniger Zeit für die Kontrolle der Zahlungen, den Abgleich mit Rechnungen, den Versand und die Freigabe von Rechnungen und Mahnungen und die Steuerung eines Inkasso-Unternehmens aufwenden müssen.
Durch den Einsatz von Bilendo steigt die Liquidität im Unternehmen, verringert sich die durchschnittliche Zeit zur Zahlung von Rechnungen, steigt die professionelle Außenwirkung durch ein modernes und stringentes Mahnwesen und steigt der Überblick über die offenen Posten. Nutzer unserer Webseite können selbst nachrechnen wie viel zusätzlichen Umsatz das eigene Unternehmen erwirtschaften muss, wenn Bilendo nicht eingesetzt wird und man stattdessen den Prozess selbst macht.

Gibt es besondere Voraussetzungen, die ich erfüllen muss, um Ihre Software nutzen zu können?
Nein. Bilendo ist als Software so konzipiert, dass Nutzer sofort mit der Arbeit beginnen können. Im Grunde ist alles selbsterklärend. Bilendo benötigt im einfachsten Fall eine PDF-Version der Rechnung. Es gibt viele verschieden Wege wie die PDF-Rechnungen dann zu Bilendo gelange. Beispielsweise per einfachem Upload oder per E-Mail. In vielen Fällen haben wir bereits Schnittstellen zu den Systemen mit dem die Rechnung erstellt wird. In diesen Fällen recht es schon aus, Bilendo mit dem eigenen System zu verbinden. Ab dann greifen die Automatismen und der Aufwand der Buchhaltung reduziert sich nachhaltig.

Welche Sicherheitsstandards erfüllt Ihre Software?
Bilendo erfüllt aller Standards zum Schutz der Daten unserer Kunden. Natürlich werden alle Daten verschlüsselt übertragen und ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert. Dort, wie auch in den Büroräumen von Bilendo, sind  die Daten vor dem Zugriff von unbefugten geschützt. Die Anforderungen an unsere IT wurden natürlich auch von unseren Partnern wie der Commerzbank geprüft und für gut befunden.

Was unterscheidet Sie vom Wettbewerb?
Bilendo ist de facto die einzige Lösung die Forderungsmanagement zum Kernprozess im Unternehmen macht. Bisher war das Thema bestenfalls mittelprächtig in der Finanzbuchhaltung oder noch schlimmer beim Steuerberater aufgehängt. Wer Bilendo nutzt ermöglicht allen Mitarbeitern (oder zumindest den richtigen) den Zugriff auf wichtige Informationen zur Zusammenarbeit mit den teuer gewonnenen Kunden. Als assoziiertes Mitglied im BDIU (Bund deutscher Inkasso-Unternehmen) sind wir auch eine Art “Schaltzentrale” für Inkasso-Unternehmen. Wenn unser kaufmännisches Mahnwesen am Ende ist bieten wir die Möglichkeit, die Forderung aus der Software heraus an eines unserer Inkasso-Unternehmen zu übergeben. Derzeit haben wir etwas mehr als 10 Inkasso-Partner: Die Nachfrage ist aber derart groß, dass wir in der glücklichen Lage sind, unseren Kunden ein breites Spektrum an Inkasso-Lösungspartnern anzubieten.

Und last but not least: Was raten Sie anderen Gründern aus eigener Erfahrung?
Fokus, Fokus, Fokus: Meiner Meinung nach ist es das Wichtigste, die folgenden Herausforderungen zu lösen:

  • Was ist der Markt?
  • Wer sind die Kunden?
  • Welchen Mehrwert kann ich diesen Kunden bieten?
  • Wie erreiche ich die Kunden?
  • Wie kommuniziere ich den Mehrwert den Kunden?
  • Wie hoch ist die Zahlungsbereitschaft für den Mehrwert?
  • Wie grenze ich mich von Wettbewerbern ab?
  • Wie muss mein Produkt oder die Leistung beschaffen sein, um diese Fragen positiv zu beantworten?

Es gibt nicht DIE Lösung, DAS Produkt oder DEN Ansatz. Wichtig ist, dass Gründer erkennen, dass am Ende die Kombination aus allem das Entscheidende ist. Auf dem Weg zur Beantwortung dieser Frage ist es von größter Bedeutung ehrlich zu sich selbst zu sein, schnelle Entscheidungen zu treffen, aus Fehlern zu lernen, viel auszuprobieren und nicht stur verharren.


Hier geht’s zu Bilendo


Das Interview führte Hans Luthardt

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