Buchhaltung für Selbstständige & Kleinunternehmer: Das solltest du wissen

Bei der Unternehmensgründung spielt die Buchhaltung eine zentrale Rolle. Deshalb widmen wir uns ausführlich der Buchhaltungsthematik und verraten dir alles, was du als Gründer über das Thema wissen musst. 

Was alle Existenzgründer vereint…

Unternehmen müssen zum Jahresabschluss eine Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen. Abhängig von der Rechtsform wird entweder bilanziert, d.h. der Gewinn wird auf Grundlage der doppelten Buchführung ermittelt. Oder aber es genügt die sogenannte einfache Buchführung.

„Nach § 238 des HGB sind in Deutschland alle Unternehmen und somit auch Gründer zur Buchführung verpflichtet!“

Einfache vs. doppelte Buchführung

Was verbirgt sich hinter beiden Begriffen? Die einfache Buchführung ist die abgespeckte Version der doppelten Buchführung und erlaubt es Ein- und ausgaben eines Geschäftsjahres in der „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ (EÜR) gegenüberzustellen.

Bei der doppelten Buchführung erfolgt die Gewinnermittlung zum Jahresabschluss demgegenüber durch die sogenannte „Gewinn- und Verlustrechnung“ (GuV) in Zusammenspiel mit der Bilanz. Geschäftsvorfälle werden auf Konten und Gegenkonten erfasst, warum auch von „doppelter“ Buchführung gesprochen wird.

Die einfache Buchführung ist vom Gesetzgeber als Erleichterung für kleinere Unternehmen gedacht. Die doppelte Buchführung ist an größere Unternehmen adressiert und deutlich aufwendiger. Diese Buchführungsart eröffnet dem Finanzamt im Umkehrschluss aber einen deutlicheren Blick auf den Vermögens- und Schuldenstand eines Unternehmens.

Darfst du als Gründer „einfach“ Buch führen?

Die Unterscheidung zwischen kleinen und großen Unternehmen ist relativ wage. Konkret entscheidet Rechtsform bzw. jährlicher Umsatz/Gewinn, ob du als Existenzgründer einfach oder doppelt Buch führen musst.

Sobald dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, das betrifft unter anderem die Rechtsformen OHG, GmbH und AG, bist du in jedem Fall zur doppelten Buchführung verpflichtet. Als Gründer hast du in vielen Fällen aber die Möglichkeit einfach Buch zu führen. Gilt das auch für dich? Überprüfe es mit Hilfe dieser Grafik:

Zwischenfazit: Es dürfen alle Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn, die einfache Buchführung anwenden. Außerdem dürfen das auch alle Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren jährlicher Umsatz 600.000€ oder deren jährlicher Gewinn 60.000€ nicht überschreiten. Gerade als Existenzgründer hast du gute Chancen, dass du zu einem dieser Personenkreise gehörst. 

Bist du Freiberufler?

Freiberufler zu sein, hat auf Buchhaltungsebene seine Vorteile. Deswegen solltest du wissen, ob du zu dieser Personengruppe zählst. Welche beruflichen Tätigkeiten zu „Freiberufler“ gehören, wird im §18 des Einkommenssteuergesetzes

„Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbstständig ausgeübte 

  • wissenschaftliche,
  • künstlerische,
  • schriftstellerische,
  • unterrichtende oder
  • erzieherische Tätigkeit“

Ebenfalls dazu zählen die „selbstständigen Tätigkeiten der

Ärzte, Zahnärzte & Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare & Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure & Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer & Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe.“

Was musst du beim Finanzamt abgeben?

Auch hier ist das entscheidende Kriterium: einfache oder doppelte Buchführung?

Unterlagen wie Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung (dazu später mehr) sind dabei unabhängig von der Rechtsform von Unternehmern an das Finanzamt zu übermitteln.

Interessanter wird es beim Thema Gewinnermittlung zum Jahresende.

Bei der doppelten Buchführung entscheidet als Existenzgründer die Rechtsform. GmbH und AG müssen so beispielsweise einen Jahresabschluss (bestehend aus Bilanz und GuV) und einen Anhang erstellen. Bei mittelgroßen und großen Gesellschaften kommt ein Lagebericht hinzu. Nach § 325 ff. HGB besteht für Kapitalgesellschaften zusätzlich die sogenannte Publizitätspflicht. 

Diese besagt, dass sogenannte rechnungslegungsbezogene Informationen im Bundesanzeiger veröffentlicht werden müssen. Da du als Existenzgründer zunächst maximal eine kleine Kapitalgesellschaft sein wirst, musst du lediglich die Bilanz mit entsprechenden Oberpositionen veröffentlichen und ersparst dir zusätzlich die Prüfung durch einen Abschlussprüfer.

Ähnlich ist das Bild bei Personengesellschaften wie OHG und KG. Hier entfällt in der Regel darüber hinaus die Publizitätspflicht.  

Bei einfacher Buchführung ist die Situation „entspannter“. Anstelle des Jahresabschlusses mit Bilanz und GuV rückt die EÜR.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Wie bereits erwähnt, ist die Einnahme-Überschuss-Rechnung Hauptbestandteil der einfachen Buchführung. Durch sie stellt ein Unternehmer sämtliche Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben eines Geschäftsjahres gegenüber. Überwiegen die Einnahmen, so wurde ein Gewinn erwirtschaftet.

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung kann theoretisch vom Unternehmer mit Hilfe von Microsoft Excel selbst erstellt werden. Das kostet allerdings Zeit, ist fehleranfällig und entspricht unter Umständen nicht den gesetzlichen Bestimmungen (Stichwort GoBD). Einfacher und gründlicher erledigt eine Buchhaltungssoftware diesen Job. Per Knopfdruck lässt sich eine EÜR erstellen, die wirklich alle Geschäftsvorfälle abbildet sowie Einnahmen und Ausgaben übersichtlich gegenüberstellt. 

Bei der Verpflichtung zur doppelten Buchführung kann das Buchhaltungstool auch eine „GuV-Rechnung“ machen. Eine GuV kann zwar ebenfalls mit Excel erstellt werden (siehe Grafik). Bei der Verwendung eines derartigen Nebensystems werden häufig allerdings ebenfalls GoBD-Richtlinien verletzt.

Die Umsatzsteuer

Neben den Einnahmen und Ausgaben, welche in der EÜR dargestellt werden, möchte das Finanzamt auch wissen, wie viel Umsatzsteuer mit den Ausgangsrechnungen eingenommen und wie viel Vorsteuer bereits für Eingangsrechnungen bezahlt wurde. Überwiegt die Umsatzsteuer eines Jahres der bezahlten Vorsteuer, muss die Differenz zu Beginn des Folgejahres bezahlt werden.

Unter Umständen könnte das ein recht hoher Betrag sein. Um diese Einmal-Zahlung gleichmäßig auf das Jahr zu verteilen, gibt es die sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Die Sache mit der USt-Voranmeldung…

Grob beschrieben ist diese eine Art „Anzahlung“ für die Umsatzsteuererklärung. Der Unternehmer entrichtet hier monatlich oder quartalsweise die in der Periode angefallene Umsatzsteuer. Zu Beginn des Folgejahres ist dann die Umsatzsteuererklärung fällig, die natürlich die bereits angezahlte Umsatzsteuer aus den Voranmeldungen berücksichtigt.

Ob man die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder quartalsweise einreicht, hängt unter anderem davon ab, wie hoch die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr war. Die ersten zwei Jahre muss allerdings jedes Unternehmen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben.

Nach diesen zwei Jahren kommt es auf die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres an. War diese höher als 7.500€, muss man die Umsatzsteuer-Voranmeldungen weiterhin monatlich abgeben. War die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres geringer als 7.500€, genügt die Abgabe quartalsweise. Liegt die Zahllast unter 1.000€, so sind die Voranmeldungen beim Finanzamt überhaupt nicht notwendig.

Bist du Kleinunternehmer?

Beim Thema Umsatzsteuer solltest du als Existenzgründer noch einen anderen Bereich beachten. Nämlich die Frage, ob du Kleinunternehmer bist!

Wird ein Unternehmer vom Finanzamt als Kleinunternehmer anerkannt (dies muss beantragt werden), so muss er auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer mehr ausweisen. Dann entfallen natürlich auch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung.

Als Gründer kannst du die Kleinunternehmerregelung beantragen, wenn du

  • im Vorjahr nicht mehr als 17.500€ umsatzsteuerpflichtige Umsätze gemacht hast
  • und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000€ einnehmen wirst

Wurde der Unternehmer vom Finanzamt als Kleinunternehmer anerkannt, so wird es also möglich, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu schreiben. Allerdings sollte man unbedingt beachten, dass man in diesem Fall nicht mehr berechtigt ist, die Vorsteuer vom Finanzamt einzufordern. Gerade bei größeren Investitionen ist es immer angenehm, die bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückzuerhalten.

Dieser Punkt sollte auf alle Fälle berücksichtigt werden, wenn man sich überlegt, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden. Einmal gewählt ist man dann fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.

Steuerberater – ja oder nein?

Abschließend die Frage aller Fragen: Brauchst du als Gründer für deine Buchhaltung einen Steuerberater? Die Antwort lautet: Ja!

Viel wichtiger scheint allerdings: In welchem Umfang benötigst du ihn? Auch hier gilt ganz klar, dass mit zunehmender Unternehmensgröße und in Abhängigkeit der Rechtsform die Wichtigkeit des Steuerberaters zunimmt.

Kannst du auf die einfache Buchführung zurückgreifen, was bei vielen Gründern der Fall ist, empfiehlt es sich aber in jedem Fall nur punktuell auf die Dienste deines Steuerfachmanns zu setzen. Andernfalls wird es nämlich schnell teuer.

Einen Gros der Arbeit (vor allem die EÜR) kannst du mit deiner Buchhaltungssoftware selbst bewältigen und deinem Steuerberater die Daten im branchenüblichen DATEV-Format auf dem Silbertablett servieren.

Benötigst du im Anschluss beispielsweise als Selbstständiger Hilfe bei deiner Einkommensteuererklärung, so ist ein guter Steuerberater die Ideallösung. Damit stellst du sicher, dass neben EÜR und Umsatzsteuererklärung auch deine privaten steuerrelevanten Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort landen. 

Wie du den idealen Steuerberater findest erfährst du hier.