Das Thema Buchhaltung ist für viele Gründer ein Buch mit sieben Siegeln. Dabei ist vieles gar nicht so schwer wie man denkt, wenn man die Grundlagen verstanden hat. Dieser Artikel soll Abhilfe schaffen.

Vorweg: das Gesetz gibt vor, dass alle Unternehmen in Deutschland zur Buchführung verpflichtet sind. Was am Ende eines Geschäftsjahres dem Finanzamt als Gewinnermittlung vorgelegt wird, richtet sich nach der Rechtsform eines Unternehmens. So müssen beispielsweise Kapitalgesellschaften per doppelter Buchführung eine Bilanz ausweisen. Das längst nicht so aufwändige Pendant dazu ist die einfache Buchführung.

Buchhaltung per einfacher oder doppelter Buchführung?

Der größte Vorteil der einfachen Buchführung ist wie gesagt, dass sie deutlich weniger aufwändig ist. Es müssen nämlich ausschließlich die Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. Das Verfahren nenn sich dann Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Hier dazu mehr.

Die doppelte Buchführung hingegen muss die Gewinnermittlung für den Jahresabschluss via Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfolgen. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle auf die dafür vorgesehenen Konten bzw. Gegenkonten doppelt erfasst. Aufgrund des größeren Aufwands für die diese Art der Buchführung, ist sie auch nur für größere Unternehmen vorgesehen. Das liegt unter anderem daran, dass dem Finanzamt ein deutlich detaillierter Einblick in die Geschäfte des Unternehmens gegeben wird.

Wann bin ich nun zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Wie gesagt – die Pflicht zur doppelten Buchführung ist mit der gewählten Rechtsform verknüpft. Doch auch der Jahresumsatz bzw. der Jahresgewinn haben einen entscheidenden Einfluss auf die Buchführung. Alle Freiberufler hingegen müssen sich keinen Gedanken machen – Sie können einfach Buch führen.

Grundsätzlich sind aber mal alle Unternehmen, welche im Handelsregister eingetragen sind verpflichtet die doppelte Buchführung durchzuführen. Das sind rechtsformabhängig schon mal die OHG, GmbH und die AG. Aber auch Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, können bei Überschreiten der die Umsatz- bzw. Gewinngrenze von 600.000 € bzw. 60.000 € zur doppelten Buchführung verpflichtet werden.

Freiberufler und Buchhaltung

Die Gruppe der Freiberufler besitzt neben steuerlichen Vorteilen eben auch den Vorteil, dass sie per EÜR ihre Gewinne an das Finanzamt übermitteln darf. Doch wer ist jetzt überhaupt Freiberufler? Um diese Frage zu beantworten lohnt sich ein Blick in das Einkommenssteuergesetz. Denn hier steht im § 18 folgendes:

„Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe.“

Was will das Finanzamt sehen?

Grundsätzlich immer die Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuererklärung. Zusätzlich muss das Finanzamt aber auch über Gewinne und Umsatze informiert werden. Bei der einfachen Buchführung passiert das per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Diese Art der Gewinnermittlung wird im weiteren Verlauf des Artikels detaillierter unter die Lupe genommen.

Unternehmen, welche zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen den Jahresabschluss an das Finanzamt übermitteln. Dieser besteht auf der einen Seite aus der Bilanz und auf der anderen Seite aus der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Hinzugefügt wird der Anhang und bei größeren Unternehmen sogar ein Lagebericht. Alle Kapitalgesellschaften unterliegen ebenfalls der sog. Publizitätspflicht, die gesetzliche Pflicht insbesondere rechnungslegungsbezogene Informationen im Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Kleine Kapitalgesellschaften und damit auch die meisten Existenzgründer müssen nur die Bilanz veröffentlichen und ersparen sich so eine zeitintensive Prüfung durch einen Abschlussprüfer.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Das Schöne an der EÜR ist, dass sie auf einfachstem Wegen beispielsweise in Excel durchgeführt werden kann. Diese Variante der Gewinnermittlung soll vor allem Selbstständigen Zeit ersparen.

In der EÜR werden zuerst die Einnahmen erfasst und summiert und dann die Ausgaben. Die Differenz stellt den Gewinn bzw. Verlust dar. So kann eine EÜR aussehen:

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung darf von Steuerpflichtigen erstellt werden, um folgende Einkünfte zu ermitteln:

  • Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (Freiberufler)
  • Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, wenn

    • der Jahresumsatz maximal 600.000,00 Euro beträgt*
    • und der Jahresgewinn maximal 60.000,00 Euro beträgt*
    • und sie nicht nach anderen Gesetzen, als nach den Steuergesetzen verpflichtet sind, Bücher zuführen (beispielsweise wegen der Eintragung in das Handelsregister).

*Ist ein Schwellenwert überschritten, muss zwingend eine Bilanz erstellt werden (kaufmännische Buchführung). Das Finanzamt muss allerdings mitteilen, dass Sie infolge des Überschreitens einer der beiden Grenzen buchführungspflichtig sind. Die steuerliche Buchführungspflicht beginnt dann in dem Jahr, das auf diese Mitteilung des Finanzamts folgt.

Als Grundlage für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung dienen Aufzeichnungen, in denen alle im Laufe eines Jahres zugeflossenen Einnahmen bzw. abgeflossenen Ausgaben erfasst und aufgegliedert werden.

Mehr zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es hier.

Die Umsatzsteuer

Wie bereits erwähnt möchte das Finanzamt neben der EÜR oder des Jahresabschlusses ebenfalls wissen, wie viel Umsatzsteuer durch Ausgangsrechnungen eingenommen bzw. wie viel Vorsteuer durch Eingangsrechnungen bezahlt wurde. Gegebenenfalls muss man als Unternehmer nämlich die Differenz ausgleichen sofern die Umsatzsteuer überwiegt. Damit diese Zahlung einen nicht komplett aus der Bahn wirft, gibt es die sog. Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Die UST-Voranmeldung

Die Buchhaltung für Selbständige und Kleinunternehmer erscheint um einiges komplexer als die von Arbeitnehmern. Auch muss man sich regelmäßig über Steueränderungen informieren. Meistens ändert sich zum Jahresanfang etwas am Steuergesetz. Zum Beispiel können sich die Einkommensgrenzen verschieben. Es ist also wichtig, in Sachen Steuererklärung immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. Momentan bedeutet dies, dass Unternehmer regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen.

Die Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung erfordert einiges an zeitlichem Aufwand. Deswegen sollten sich Existenzgründer überlegen, ob sie zu Beginn auf die Auszeichnung der Umsatzsteuer auf den eigenen Rechnungen verzichten möchten. Ist dies der Fall, erklärt man sich zum Kleinunternehmer. Dies geht jedoch nur dann, wenn die Umsatzgrenze von 17.500 € im Jahr nicht überschritten wird. Neben Kleinunternehmen gibt es noch bestimmte Berufsgruppen, die ebenfalls von der Regelung der Umsatzsteuervoranmeldung ausgenommen werden. Darunter fallen zum Beispiel Ärzte, Physiotherapeuten und Heilpraktiker.

Relevant wird die Umsatzsteuervoranmeldung ab Beginn der Selbstständigkeit. Wird das Unternehmen im Januar gegründet, wird bereits im Februar die erste Voranmeldung fällig. Um alle Unterlagen zu sammeln und die Voranmeldung einzureichen, bekommt man bis zum 10. des Monats Zeit. In bestimmten Fällen kann auch eine Dauerfristverlängerung beantragt werden.

Die Kleinunternehmerregelung

Neben der Umsatzsteuer sollte man allerdings auch beachten, ob man nicht sogar unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Bestätigt das Finanzamt einem nach Beantragung den Status des Kleinunternehmers, muss keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen werden. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist dann erstmal Geschichte.

Unter die Kleinunternehmerregelung fallen alle, die im Vorjahr nicht mehr als 17.500 € umsatzsteuerpflichtige Umsätze gemacht haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € einnehmen werden.

Was dann natürlich im Gegenzug wegfällt, ist die Möglichkeit die Vorsteuer vom Finanzamt einzufordern. Das kann gerade bei größeren Investitionen unangenehm werden. Deshalb sollte sich jeder Unternehmer gut überlegen von der Kleinunternehmerregelung gebraucht zu machen. Sie ist nämlich für fünf Jahre bindend.