Praxis-Tipps für den effektiven und zielgerichteten Umgang mit E-Mails

  • E-Mails sind nicht geeignet, um Streitigkeiten oder andere komplexe Kommunikationsaufgaben zu lösen.
  • Verwenden Sie eine aussagekräftige und eindeutige Betreffzeile, um Aufmerksamkeit oder sogar Neugier zu wecken.
  • Im Idealfall sagt bereits die Betreffzeile einer Mail aus, ob und was wer zu leisten hat.
  • Auf den ersten Blick sollte erkennbar werden, worum es in der Mail geht und wie die Informationen gegliedert sind.
  • Schreiben Sie für jedes einzelne Thema eine eigene Mail.
  • Achten Sie auf einen Schreibstil, der dem Sinn der Mail und dem Verhältnis zum Empfänger entspricht.
  • Schreiben Sie mindestens so förmlich wie Sie selbst angeschrieben wurden.
  • CC-Mails so selten wie möglich, so oft wie unbedingt nötig! Sie müssen im Zweifel ungelesen gelöscht werden können, ohne Schaden zu verursachen.
  • Abfall – Handeln – Ablage: Bei jedem Blick in Ihren Posteingang entscheiden Sie sofort darüber, was Sie mit der Mail tun werden: In den Abfall stecken, sofort handeln oder die Mail zur weiteren Bearbeitung in die Ablage verschieben.
  • Um Mails schnell und unkompliziert für die spätere Bearbeitung ablegen zu können, benötigen Sie eine modifizierbare Ablagestruktur.
  • Durch zuvor definierte Regeln können Mails automatisch in Unterverzeichnisse verschoben werden, ohne dabei zugleich auch als gelesen markiert zu sein.
  • Dauert das Lesen und Bearbeiten einer Mail länger als zwei Minuten bzw. kann die Bearbeitung nicht direkt erfolgen, kennzeichnen Sie die Nachricht zur Nachverfolgung.