Mobiler Datenzugriff – Büro in der Westentasche
Vom Kunden zur Auftragsbesprechung und gleich weiter zum Außentermin – wer neu im Geschäft ist, muss auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben. Per Notebook oder Smartphone kann ein Gründer den entscheidenden Schritt schneller sein als die etablierte Konkurrenz.
Und das ist auch nötig, denn häufig entscheidet der Kundenservice, wer bei einem Auftrag zum Zug kommt. Hier gilt es, Anfragen schnell und kompetent zu beantworten sowie immer auf dem aktuellen Stand eines Projekts zu sein. Branchenübergreifend lassen sich Kunden durch Schnelligkeit und Zuverlässigkeit überzeugen. Da Unternehmer gerade in der Gründungsphase häufig unterwegs sind und nicht auf ein ständig besetztes Sekretariat zurückgreifen können, spielen mobile Kommunikationswerkzeuge eine wichtige Rolle. Mit Notebook, Smartphone oder BlackBerry kommt das Büro einfach mit auf den Außentermin. Noch ein Pluspunkt: Viele Arbeiten lassen sich bequem in Wartepausen oder auf der Fahrt erledigen. Ein großer Teil des lästigen Papierkrams wartet damit nicht mehr am Abend, wenn eigentlich Feierabend wäre.
Blitzschnell unterwegs
Mobile Computer und sogenannte Smartphones, also Mobiltelefone mit Internetfunktionalität, helfen dabei, immer alle nötigen Daten und Informationen vorliegen zu haben. Ganz einfach ist damit der Zugriff auf E-Mails oder Unternehmensdaten. Das Gerät baut eine kabellose Verbindung entweder über WLAN (Wireless Local Area Network) und Hotspot oder UMTS (siehe Kasten) auf. Damit lassen sich sogar große Mail-Anhänge problemlos herunterladen, und Recherchen im Internet klappen im Handumdrehen. Nahezu flächendeckend stehen mittlerweile Mobilfunknetze mit hohen Übertragungsraten zur Verfügung und die Hotspot-Dichte ist insbesondere in Großstädten sehr gut, auch an Flughäfen oder im Zug herrscht keine Funkstille mehr. Dank der rasanten Entwicklung im Mobilfunksektor lassen zudem internetfähige Handys kaum mehr Wünsche offen. Ihre Funktionsvielfalt macht sie zu mobilen Alleskönnern und für jeden Einsatzweck bieten die Hersteller ein passendes Gerät. Die Auswahl reicht vom Hightech-Endgerät bis zur robusten Variante für Architekten auf Baustellen. Besonders beliebt sind BlackBerrys des Herstellers RIM und das neue iPhone von Apple. Doch egal, welches Endgerät der Unternehmer einsetzt: Alle wichtigen Anwendungen lassen sich damit nutzen.
Automatisch up to date
Steht die Verbindung, muss sich heute niemand mehr aufwändig in sein Postfach einloggen und Mails manuell laden. Über einen speziell konfigurierten E-Mail-Server kommen die Nachrichten automatisch und nahezu in Echtzeit auf das mobile Endgerät. Nötig ist dazu ein so genannter Push-Service. Bei den Telekommunikationsanbietern lassen sich fertig konfigurierte Mailserver in Form eines Hosted-Exchange-Postfachs mieten, die derartige Funktionen übernehmen. Dabei werden nur die eingehenden E-Mails übermittelt, die Daten selbst bleiben zunächst auf dem Server. Beim Smartphone gelangen sogar nur Bild- beziehungsweise Steuerungsdaten auf die mobilen Geräte, sodass sich der Nutzer zuerst den Nachrichtentext durchlesen kann, bevor er große Dateianhänge herunterladen muss. Die zu übertragende Datenmenge lässt sich dadurch erheblich verringern. Die Verbindung sorgt dabei nicht nur für die aktuellen Nachrichten, auch Termine, Kontakte, Aufgaben oder Adressen lassen sich mühelos abgleichen. Stellt der Unternehmer unterwegs beispielsweise eine Terminänderung ein, ist diese auch für die anderen Nutzer im Firmennetz sofort sichtbar. Aufwändige Abstimmungsrunden entfallen damit. Das gilt auch für Dokumente, die unterwegs bearbeitet werden. Wieder zurück im Büro, stehen automatisch die neuen Versionen auch am dortigen Arbeitsplatzrechner zur Verfügung.
