Bei der Mustersatzung ist die Zahl der Gesellschafter auf drei beschränkt, es darf auch nur einen Geschäftsführer geben, und individuelle Nachfolgeregelungen wie etwa Vorkaufsrechte für die verbleibenden Gesellschafter beim Ausscheiden eines Gesellschafters sind nicht möglich. Damit wird der künftige Kreis der Gesellschafter nicht kontrollierbar. Natürlich ist jede Satzung zu einem späteren Zeitpunkt änderbar. Allerdings entstehen spätestens dann wieder erhebliche Beratungs- und Notarkosten für die Erstellung einer individuellen Satzung, so dass unter dem Strich nichts gespart wird, wenn man erst per Mustersatzung gründet und später eine individuelle Satzung nachrüstet.

Ein weiteres Problem der Mustersatzung betrifft die Abrechnung der Kosten der Gründung einer GmbH. Entsprechend der festgelegten Satzung darf nur ein Betrag bis max. 300 Euro von der neugegründeten GmbH übernommen werden. Darüberhinaus gehende Gründungskosten müssen von den Gesellschaftern der GmbH privat getragen werden, obwohl dies der Sache nach ganz klar Betriebsausgaben sind, die steuerlich geltend gemacht werden könnten. Da die Gründungskosten einer GmbH aber regelmäßig diesen Betrag übersteigen, bleiben die Gründer privat auf einem Großteil dieser Kosten sitzen. Ferner kommt bei allen genannten Notargebühren noch die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent dazu. Auch diese muss bei Verwendung der Mustersatzung überwiegend von den Gesellschaftern privat getragen werden. Ein schlechter Deal somit.

Dennoch lassen sich Kosten bei der GmbH-Gründung einsparen, gerade auch mit einer individuellen Satzung. Denn nicht alle in der Tabelle genannten Positionen müssen beim Notar beauftragt werden, einiges kann der Gründer – zumindest theoretisch – selbst erledigen.  

Unumgänglich sind die Kosten für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages. Hierfür fallen bei einer Ein-Mann-GmbH gemäß KV Nr. 21200 GNotKG Gebühren in Höhe von 125 Euro an. Bei mehr als einem Gesellschafter rechnet der Notar hierfür eine doppelte Gebühr ab, also 250 Euro. Die Bestellung des Geschäftsführers inkl. Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung kann der kostenbewusste Gründer selbst erledigen, da dieser Beschluss zur Bestellung des Geschäftsführers nicht beurkundet werden muss. Bei der Ein-Mann-GmbH spart er hierbei 250 Euro, bei der Mehr-Personen-GmbH 134 Euro. Allerdings muss der Gründer selbst dafür Sorge tragen, dass die Beschlussfassung korrekt erstellt wird.

Ebenfalls optional ist die Erstellung der Gesellschafterliste durch den Notar. Hier kann der Gründer 57,60 Euro (Ein-Mann-GmbH) bzw. 96 Euro (Mehrpersonen-GmbH) sparen. Allerdings ist in dieser Leistung des Notars auch die Abstimmung der Firmierung mit der IHK enthalten. Wer den Notar nicht beauftragt und diese Liste selbst anfertigt, riskiert bei der Eintragung am Amtsgericht wegen Firmierungsproblemen erstmal „durchzufallen“, was Zeitverlust und neue Kosten verursacht.

Ebenfalls freiwillig, aber im Sinne eines reibungslosen Eintragungsprozesses durchaus sinnvoll ist die Position „Überwachung Stammkapitaleinzahlung“ durch den Notar, der dafür dem Handelsgericht grünes Licht für die Aufnahme ins Register. Hierfür fallen 62,50 Euro an. Alle genannten Notar-Kosten sind nicht verhandelbar und bundesweit einheitlich, sie sind im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) festgelegt.

Eine kleine Einsparungsmöglichkeit gibt es noch bei den Post- und Telekommunikationsgebühren sowie den Kosten für Kopien und Ausdrucke. Diese werden normalerweise vom Notar als Pauschalbeträge abgerechnet (siehe Tabelle). Der Notar darf aber auch auf faktische Abrechnung der effektiv angefallenen Kosten umstellen. Allerdings verursacht die dafür erforderliche präzise Abrechnung jedes Telefonats, jeder Briefmarke etc. erhöhten Aufwand in der Kanzlei, so dass sich nur wenige Notare auf dieses Verfahren einlassen. 

Alle genannten Kosten beziehen sich übrigens auf eine Gründung mit 25.000 Euro Stammkapital. Hierbei wird ein Gegenstandswert von 30.000 Euro für die Gebührenberechnung des Notars zugrunde gelegt. Falls das Stammkapital diesen Wert überschreitet, steigen die Kosten für die GmbH-Gründung beim Notar, allerdings nicht linear, sondern degressiv. Je höher das Stammkapital ausfällt, umso geringer entwickelt sich die Zunahme der Kosten.

Bundesweit einheitlich sind auch die Kosten bzw. amtlichen Gebühren für die Eintragung einer GmbH ins Handelsregister. Diese betragen bei der Neugründung einer GmbH pauschal 150 Euro, bei einer Sachgründung steigen sie auf 240 Euro. Bei diesen Gebühren kommt keine Mehrwertsteuer hinzu.

Tipp: Sollten die Gesellschafter z.B. wegen der Gründung per Mustersatzung einen Teil der GmbH-Gründungskosten privat tragen müssen, da die Kostenübernahme nicht in einer individuellen Satzung geregelt wurde, empfiehlt es sich, die Gerichtsgebühren privat zu übernehmen und die Notargebühren soweit möglich über die Gesellschaft abzurechnen, um hier die Vorsteuer geltend zu machen.

Ein weiterer Kostenfaktor besteht in der Gewerbeanmeldung. Diese Kosten werden von den Gemeinde- und Stadtverwaltungen selbst festgesetzt und können daher unterschiedlich hoch ausfallen. Sie liegen zwischen 10 und 60 Euro.