Buchhaltung für Selbstständige & Kleinunternehmer: Das sollten Sie wissen

Autor: Fabian Silberer
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Wie funktioniert Buchhaltung denn eigentlich als Kleinunternehmer? An was muss ich alles denken? Welche Unterlagen benötigt das Finanzamt von mir? Wie gehe ich generell richtig vor? Und kann ich das alles selbst bewältigen?

Tim ist 28 Jahre alt und steht kurz davor, seinen Traum der Selbstständigkeit im Berufsleben zu verwirklichen. Nach seinem erfolgreich abgeschlossenen Informatik-Studium konnte er einige Erfahrungen innerhalb der IT-Branche sammeln. Vor einem halben Jahr hatte er dann die Idee für die Gründung eines kleinen Startups.

Auf dem Weg zur Gründung des ersten eigenen Unternehmens muss Tim nicht nur die richtige Software programmieren und vermarkten, sondern sich auch – jetzt wo er kein Angestellter mehr ist – um viele andere Faktoren selbst kümmern.

Eine zentrale Rolle spielt hier die Buchhaltung. Fragen tauchen auf: Wie funktioniert Buchhaltung denn eigentlich als Kleinunternehmer? An was muss ich alles denken? Welche Unterlagen benötigt das Finanzamt von mir? Wie gehe ich generell richtig vor? Und kann ich das alles selbst bewältigen?

Vorweg haben alle Unternehmer eines gemeinsam. Jedes Jahr aufs Neue müssen sie eine sogenannte „Gewinnermittlung“ beim zuständigen Finanzamt einreichen. Größere Unternehmen müssen bilanzieren. Das bedeutet, sie müssen ihren Gewinn auf Grundlage einer ordnungsgemäßen doppelten Buchführung ermitteln. Kleinere Unternehmen und Selbstständige können ihren Jahresgewinn jedoch mittels der einfachen Buchführung errechnen.

Was das bedeutet, worauf dabei zu achten ist und was alles dazu gehört, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Hier ein kurzer Überblick:

  1. Die „einfache Buchführung“
  2. Die „Einnahme-Überschuss-Rechnung“ (EÜR)
  3. Die Umsatzsteuer
  4. Die Einkommensteuererklärung
  5. Fazit

1. Die einfache Buchführung

Was bedeutet die „einfache Buchführung“?
Anstatt der doppelten Buchführung genügt es hier, die Ein- und Ausgaben eines Geschäftsjahres in der sogenannten „Einnahme-Überschuss-Rechnung“ (EÜR) gegenüberzustellen. Daraus ergibt sich anschließend der Jahresgewinn, oder Verlust, welcher am Jahresende in die eigene Einkommensteuererklärung als Einkunft aus einer selbstständigen Tätigkeit oder als Einkunft aus einem Gewerbebetrieb mit einfließt. Somit wird die Buchführung für Selbstständige und Kleinunternehmer im Vergleich zu größeren Unternehmen erheblich erleichtert.

Was sind die Vorteile der „einfachen Buchführung“?
Die „einfache Buchführung“ ermöglicht insgesamt eine weniger komplexe Buchhaltung im Vergleich zu größeren Unternehmen.  Auch ohne die eingehende Beschäftigung mit T-Konten und den dazugehörigen Buchungssätzen, kann eine korrekte Buchhaltung größtenteils von einem selbst vollzogen werden. Da die Einnahme-Überschuss-Rechnung meist ohne die Hilfe eines Steuerberaters erstellt werden kann, wird hier Geld eingespart.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass sich im Gegensatz zu der Bilanzierung (doppelte Buchführung), Einnahmen bei der EÜR steuerlich erst als Einnahmen auswirken, wenn sie dem Unternehmen tatsächlich zugegangen sind. Das heißt: Der Gewinn muss erst versteuert werden, wenn er bereits realisiert wurde.

Wer darf die einfache Buchführung anwenden?
Insgesamt dürfen alle Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn, die einfache Buchführung anwenden. Außerdem dürfen das auch alle Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren jährlicher Umsatz 600.000€ oder deren jährlicher Gewinn 60.000€ nicht überschreiten. 

Welche beruflichen Tätigkeiten zu „Freiberufler“ gehören, wird im §18 des Einkommenssteuergesetzes klar definiert:

„Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbstständig ausgeübte 

  • wissenschaftliche,
  • künstlerische,
  • schriftstellerische,
  • unterrichtende oder
  • erzieherische Tätigkeit“

Ebenfalls dazu zählen die „selbstständigen Tätigkeiten der

  • Ärzte, Zahnärzte & Tierärzte,
  • Rechtsanwälte, Notare & Patentanwälte,
  • Vermessungsingenieure, Ingenieure & Architekten,
  • Handelschemiker,
  • Wirtschaftsprüfer & Steuerberater,
  • beratenden Volks- und Betriebswirte,
  • vereidigten Buchprüfer,
  • Steuerbevollmächtigten,
  • Heilpraktiker,
  • Dentisten,
  • Krankengymnasten,
  • Journalisten,
  • Bildberichterstatter,
  • Dolmetscher,
  • Übersetzer,
  • Lotsen und ähnlicher Berufe.“

Was muss schlussendlich beim Finanzamt abgegeben werden?

Selbst bei der einfachen Buchführung benötigt das Finanzamt einige Unterlagen zur Berechnung der Steuerzahllast. Folgende Dokumente müssen beim Finanzamt eingereicht werden:

  • Einnahme-Überschuss-Rechnung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung (über das Jahr verteilt)
  • Umsatzsteuererklärung (im Folgejahr abzugeben)
  • Einkommensteuererklärung

2. Die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Wie bereits erwähnt, ist die Einnahme-Überschuss-Rechnung Hauptbestandteil der einfachen Buchführung. Durch sie stellt ein Unternehmer sämtliche Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben eines Geschäftsjahres gegenüber. Überwiegen die Einnahmen, so wurde ein Gewinn erwirtschaftet.

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung kann ohne weiteres vom Unternehmer selbst erstellt werden. Ob man diese Rechnung mit Hilfe von Excel oder einer anderen Software erstellt, spielt keine Rolle. Das einzig wirklich Wichtige ist, dass die EÜR alle Geschäftsvorfälle abbildet sowie Einnahmen und Ausgaben übersichtlich gegenüberstellt.

So könnte Ihre EÜR beispielsweise aussehen:

Beispiel einer EÜR

3. Die Umsatzsteuer

Neben den Einnahmen und Ausgaben, welche in der EÜR dargestellt werden, möchte das Finanzamt auch wissen, wie viel Umsatzsteuer mit den Ausgangsrechnungen eingenommen und wie viel Vorsteuer bereits für Eingangsrechnungen bezahlt wurde. Überwiegt die Umsatzsteuer eines Jahres der bezahlten Vorsteuer, muss die Differenz zu Beginn des Folgejahres bezahlt werden.

Unter Umständen könnte das ein recht hoher Betrag sein. Um diese Einmal-Zahlung gleichmäßig auf das Jahr zu verteilen, gibt es die sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Was bedeutet die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Unternehmer?
Grob beschrieben ist diese eine Art „Anzahlung“ für die Umsatzsteuererklärung. Der Unternehmer entrichtet hier monatlich oder quartalsweise die in der Periode angefallene Umsatzsteuer. Zu Beginn des Folgejahres ist dann die Umsatzsteuererklärung fällig, die natürlich die bereits angezahlte Umsatzsteuer aus den Voranmeldungen berücksichtigt.

Ob man die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder quartalsweise einreicht, hängt unter anderem davon ab, wie hoch die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr war. Die ersten zwei Jahre muss allerdings jedes Unternehmen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben.

Nach diesen zwei Jahren kommt es auf die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres an. War diese höher als 7.500€, muss man die Umsatzsteuer-Voranmeldungen weiterhin monatlich abgeben. War die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres geringer als 7.500€, genügt die Abgabe quartalsweise. Liegt die Zahllast unter 1.000€, so sind die Voranmeldungen beim Finanzamt überhaupt nicht notwendig.

Angst davor, eine Voranmeldung zu vergessen braucht man nicht zu haben. Das Finanzamt benachrichtigt frühzeitig, wie und wann diese einzureichen sind.

Gibt es eine bestimmte Regelung für Kleinunternehmer?
Ja, die gibt es. Wird ein Unternehmer vom Finanzamt als Kleinunternehmer anerkannt (dies muss beantragt werden), so muss er auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer mehr ausweisen. Dann entfallen natürlich auch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung.

Als Selbstständiger kann die Kleinunternehmerregelung beantragt werden, wenn

  • im Vorjahr nicht mehr als 17.500€ umsatzsteuerpflichtige Umsätze gemacht wurden
  • und
  • im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000€ eingenommen werden. 

Wurde der Unternehmer vom Finanzamt als Kleinunternehmer anerkannt, so wird es also möglich, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu schreiben. Allerdings sollte man unbedingt beachten, dass man in diesem Fall nicht mehr berechtigt ist, die Vorsteuer vom Finanzamt einzufordern. Gerade bei größeren Investitionen ist es immer angenehm, die bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückzuerhalten.

Dieser Punkt sollte auf alle Fälle berücksichtigt werden, wenn man sich überlegt, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden. Einmal gewählt ist man dann fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. 

4. Die Einkommensteuererklärung

Jeder Selbstständige muss natürlich auch eine Einkommensteuererklärung abgeben. Grundlage für die Berechnung der Steuerschuld eines Selbstständigen ist die Einnahme-Überschuss-Rechnung. Sie ermittelt, wie viel Gewinn im Laufe des Jahres erwirtschaftet wurde, und somit versteuert werden muss. Das zu versteuernde Einkommen errechnet sich dann zusammen mit weiteren Einkünften. (z.B. Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit)

Steuerberater für die Einkommensteuererklärung? Ja oder nein?
Sicherlich ist es ratsam, für die Erstellung der Einkommensteuererklärung mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten. Dieser kann sicherstellen, dass alle Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort angegeben werden und kennt (im besten Fall) ein paar hilfreiche Kniffe, um Steuern zu sparen.  

5. Fazit

Nachdem sich Tim über die wichtigsten Themen der Buchhaltung für Kleinunternehmer erkundigt hat, stellt er fest, dass das alles doch gar nicht so kompliziert ist. Ganz wichtig ist auf alle Fälle, dass jegliche Rechnungen und Belege aller Geschäftsfälle immer aufbewahrt und direkt archiviert werden sollten. Durch konsequentes Ablegen der Belege kann so späterer Suchaufwand vermieden werden.

Natürlich gibt es innerhalb der Buchhaltung immer einige Dinge, an die gedacht werden muss. Allerdings kann man sich mit ein wenig Durchhaltevermögen recht schnell einen Überblick verschaffen und die Buchhaltung so fast komplett selbst stemmen. Und wenn es doch einmal klemmt, sind die Kosten für die Hilfe eines Steuerberaters ebenfalls im Rahmen. Alles in allem, ist die Buchhaltung für Kleinunternehmer also doch gar kein so großes Hindernis wie gedacht.

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